Como criar e gerir o onboarding de utilizadores?

A funcionalidade de onboarding permite gerir o processo de integração de novos colaboradores, garantindo que estes completam todas as tarefas necessárias em tempo útil.

Esta funcionalidade está disponível em Utilizadores | Onboarding e permite:

• Criar processos de onboarding;
• Acompanhar o progresso dos colaboradores;
• Gerir tarefas associadas ao onboarding .

Vista geral

Este ecrã apresenta um resumo das tarefas de onboarding atribuídas aos utilizadores e permite gerir o progresso dos novos colaboradores à medida que se juntam à organização.

Na secção Tarefas dos utilizadores é apresentada a lista de utilizadores em processo de onboarding. Para cada utilizador, são apresentadas as seguintes informações:

• Nome e imagem do utilizador;
• Grupo a que pertence;
• Data de incorporação;
• Estado do progresso das tarefas, representado por uma barra que indica o número de tarefas concluídas do total previsto e uma percentagem, a partir da qual se acede ao detalhe do onboarding;
• Comentários associados ao processo de onboarding.

Além disso, é possível:

• Filtrar e pesquisar a lista (apenas supervisores) por:
  • Utilizador;
  • Grupo;
  • Data de entrada;
  • Lista de tarefas;
  • Comentários;
• Criar um novo onboarding;
• Eliminar um registo de onboarding.

Criar processo de onboarding

O processo de onboarding de um colaborador é o conjunto de tarefas que visam a sua integração na empresa. Este processo tem como objetivo familiarizar o colaborador com a cultura organizacional, os procedimentos internos e a sua nova função na empresa.

Para definir o processo de onboarding de um colaborador, devem seguir-se estes passos:

1. Aceder a Utilizadores | Onboarding;
2. Clicar em Cria um novo onboarding (+);
3. Será aberto um formulário pop-up;
4. Selecionar o utilizador a que pretende atribuir o processo de onboarding;
   Nota: só se podem selecionar os utilizadores com permissões;
5. No campo Entra no dia, indicar a data prevista para a entrada do utilizador (pode ser selecionada no calendário);
6. Além disso, também é possível copiar as tarefas de onboarding de outro utilizador selecionando-o no campo Copiar as tarefas de;
7. Guardar as alterações clicando no ícone da disquete.

Uma vez concluídos estes passos, é possível acompanhar o onboarding a partir do ecrã principal.

Acompanhar o onboarding de um colaborador

No Visualtime, pode acompanhar ao detalhe o progresso do colaborador ao longo do processo de integração, garantindo que todas as tarefas relevantes são concluídas de forma eficaz e segura.

Para consultar e gerir o progresso de um colaborador, devem seguir-se estes passos:

1. Aceder a Utilizadores | Onboarding;
2. Localizar na lista o colaborador a acompanhar;
3. Clicar duas vezes na sua barra de progresso;
4. Será aberto um formulário detalhando o processo de onboarding, onde se encontra:
   • Lista de tarefas: mostra todas as tarefas que o colaborador deve completar como parte do seu processo de onboarding;
   • Estado das tarefas: cada tarefa tem uma caixa de verificação que indica:
     • Marcada: tarefa concluída;
     • Desmarcada: tarefa pendente;
   • Ícone da reciclagem junto de cada tarefa: é possível eliminar a tarefa correspondente da lista;
   • Botão + para adicionar novas tarefas à lista.