Como gerir documentos no gestor de documentos?

O Gestor de documentos permite organizar, armazenar e gerir documentos de forma centralizada. Através desta funcionalidade, é possível criar pastas, carregar documentos, efetuar pesquisas e aceder rapidamente à informação armazenada.

O acesso está disponível em Gestor de documentos.

Criar pastas

Para criar uma nova pasta, siga estes passos:

1. Aceda a Gestor de documentos;
2. Clique no ícone Novo (à direita da lista de pastas);
3. Em Geral, indique o nome da pasta em Como se chama o documento?;
4. Selecione a categoria do documento entre as opções disponíveis. A categoria determina quais os supervisores que podem visualizar os documentos da pasta;
   • Prevenção;
   • Trabalho;
   • Jurídico;
   • Segurança;
   • Qualidade;
5. Em Âmbito, selecione se a informação diz respeito a colaborador ou empresa;
6. Indique o tipo de documentação:
   • Documentação geral do utilizador;
   • Documento relativo a uma autorização de acesso do utilizador;
   • Documento relacionado com uma baixa ou autorização;
   • Documento relativo a uma justificação;
7. Indique quem pode guardar documentos na pasta:
   • Utilizadores;
   • Supervisores;
   • Ambos;
8. Em Controlo, defina se os documentos são opcionais ou obrigatórios;
9. Configure a validade dos documentos: permanente ou durante um determinado número de dias;
10. Indique se os documentos requerem validação por parte de um supervisor e se devem ser assinados digitalmente;
11. Em Segurança, defina o nível de proteção aplicável de acordo com o RGPD;
12. Indique se os documentos são conservados de forma permanente ou durante um determinado número de dias;
13. Clique em:
14. Guardar para criar a pasta;
15. Fechar para sair sem guardar as alterações.

Gerir pastas

Depois de criadas, as pastas podem ser geridas através das seguintes opções, localizadas à direita da lista de pastas:

• Editar pasta: permite modificar o nome ou os detalhes de uma pasta existente. Para tal, selecione a pasta que pretende alterar, clique no ícone Editar pasta (à direita da lista de pastas) e efetue as alterações necessárias;
• Eliminar pasta: permite eliminar uma pasta.

Gerir documentos

A secção de gestão documental permite trabalhar com os documentos armazenados no sistema.

É possível executar as seguintes ações:

• Carregar documentos para o sistema;
• Procurar documentos em todas as pastas disponíveis;
•  Atualizar a vista atual para apresentar as informações mais recentes;
• Alterar a visualização entre lista e grelha.

Na secção Ficheiros são apresentados os documentos armazenados na pasta previamente selecionada. Se a pasta não contiver documentos, é indicado que não há dados para apresentar.

No que diz respeito aos documentos armazenados, é possível:

• Descarregar documentos;
• Atualizar documentos;
• Eliminar documentos.

Além disso, ao selecionar um documento e ao clicar com o botão direito do rato, também é possível aceder diretamente a estas ações.

Se um documento não cumprir as características definidas, o sistema apresenta uma mensagem a indicar o problema detetado.