¿Cómo crear y gestionar el onboarding de usuarios?

La funcionalidad de onboarding permite gestionar el proceso de integración de nuevos empleados, asegurando que completen todas las tareas necesarias en tiempo y forma.

Esta funcionalidad está disponible en Usuarios | Onboarding y permite:

• Crear procesos de onboarding;
• Hacer seguimiento del progreso de los empleados;
• Gestionar tareas asociadas al onboarding.

Vista general

Esta pantalla muestra un resumen de las tareas de onboarding asignadas a los usuarios y permite gestionar el progreso de los nuevos empleados al integrarse en la organización.

En la sección Tareas de los usuarios se muestra la lista de usuarios en proceso de onboarding. Para cada usuario, se presenta siguiente información:

• Nombre e imagen del usuário;
• Grupo al que pertenece;
• Fecha de incorporación;
• Estado del progreso de las tareas, representado por una barra que indica el número de tareas completadas del total previsto y un porcentaje, desde la que se accede al detalle del onboarding;
• Comentarios asociados al proceso de onboarding.

Además, se puede:

• Filtrar y buscar en la lista (solo los supervisores) por:
  • Usuario;
  • Grupo;
  • Fecha de incorporación;
  • Lista de tareas;
  • Comentarios;
• Crear un nuevo onboarding;
• Eliminar un registro de onboarding.

Crear proceso de onboarding

El proceso de onboarding de un empleado es el conjunto de tareas orientadas a integrarlo en la empresa. Este proceso se enfoca en familiarizar al empleado con la cultura organizacional, los procedimientos internos, y su nuevo rol en la compañía.

Para definir el proceso de onboarding de un empleado, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Acceder a Usuarios | Onboarding;
2. Hacer clic en Crea un nuevo OnBoarding (+);
3. Se abrirá un formulario emergente;
4. Seleccionar el usuario al que asignar el proceso de onboarding;
   Nota: solo se pueden seleccionar los usuarios para los que se tienen permisos;
5. En el campo Entra el día, indicar la fecha prevista de incorporación del usuario (se puede seleccionar en el calendario);
6. Además, también es posible copiar las tareas de onboarding de otro usuario, seleccionándolo en el campo Copiando las tareas de;
7. Guardar los cambios haciendo clic en el icono del disquete.

Una vez completados estos pasos ya es posible realizar el seguimiento del onboarding desde la pantalla principal.

Hacer seguimiento del onboarding de un empleado

En Visualtime se puede hacer un seguimiento detallado del progreso del empleado en su proceso de integración, asegurando que todas las tareas relevantes se completen de manera efectiva y eficiente.

Para consultar y gestionar el progreso de un empleado, se deben seguir son los siguientes pasos:

1. Acceder a Usuarios | Onboarding;
2. Localizar al empleado del que se va a hacer el seguimiento de la lista;
3. Hacer doble clic sobre su barra de progreso;
4. Se abrirá un formulario de detalle del proceso de onboarding, donde se encuentra:
   • Lista de tareas: muestra todas las tareas que el empleado debe completar como parte de su proceso de onboarding;
   • Estado de las tareas: cada tarea tiene una casilla de verificación que indica:
     • Marcada: tarea completada;
     • Desmarcada: tarea pendiente;
   • Icono de la papelera ubicado junto a cada tarea: es posible eliminar la tarea correspondiente del listado;
   • Botón + para añadir nuevas tareas a la lista.