Faturas e adiantamentos

As faturas são documentos legais que discriminam todos os elementos envolvidos na transação comercial, como por exemplo os dados da organização, do cliente e dos produtos a ser transacionados. A emissão destes documentos é obrigatória, mesmo que não seja solicitada pelo cliente.

Tipos de Fatura

Quando se vende um artigo, a emissão de faturas é obrigatória para efeitos fiscais. No entanto, poderá emitir vários tipos de fatura consoante o tipo de atividade, o tipo de operação e os valores envolvidos.

É possível emitir:

• Fatura: quando se compra um artigo, mas o pagamento não é efetuado no momento;
• Fatura Simplificada: este tipo de fatura só pode ser emitido em Portugal e deve cumprir alguns requisitos:
  – Quando existe uma venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
  – Quando o montante total da transação de um bem é inferior a 1000€;
  – Quando o montante total da prestação de um serviço é inferior a 100€;
• Fatura Recibo: quando se compra um artigo a pronto pagamento. Este tipo de fatura agrega num só documento a fatura e o recibo;
• Fatura de Adiantamento: quando existem adiantamentos antes da transmissão de bens ou da prestação dos serviços encomendados.

Quantidades Negativas 

A Autoridade Tributária (AT) permite que numa fatura existam linhas negativas apenas nas situações de regularizações à própria fatura. Por exemplo, um consultório médico com uma avença mensal de 60 consultas a uma organização. Se, num determinado mês apenas realizar 50 consultas, pode regularizar a avença na própria fatura, inserindo a linha -10.

Para dar resposta a estes cenários, no Rose é possível emitir faturas de vendas com linhas negativas com as seguintes regras:

• Os valores negativos devem ser inseridos na coluna “Quantidade” da fatura;
• Não é possível gravar linhas negativas se na fatura não existir uma linha do mesmo artigo com um valor superior;
• Na geração do SAF-T (PT), as linhas negativas são apresentadas a débito.

Emitir Faturas

Como referido anteriormente, poderá emitir qualquer tipo de fatura para cumprir todas as obrigações fiscais. No entanto, deverá garantir que todos os tipos de fatura se encontram devidamente configurados antes da emissão de qualquer fatura.

Nota: Antes de emitir a fatura, poderá validar qual o tipo de retenção que está a ser considerado. Basta clicar no valor total (em baixo da grelha) e serão apresentados todos os impostos, retenções e totais associados à fatura.

Para emitir faturas, siga os seguintes passos:

Exemplo de Adiantamento

O processo de adiantamento compreende 3 etapas:

1. Emissão de Fatura de Adiantamento;
2. Emissão da Fatura com o total dos bens ou serviços prestados;
3. Emissão da Nota de Crédito para regularização das contas correntes.

Recebe um adiantamento de 123 € relativo a uma encomenda de bens sujeitos à taxa normal de IVA.

Nesta data deverá emitir uma fatura de adiantamento dos montantes recebidos, conforme apresentado na tabela:

Valor do adiantamento                        100 €
IVA do adiantamento                             23 €
Total                                                         123 €

Vende os bens pelo valor de 1000 € + IVA, tendo já recebido o adiantamento anterior.

Nesta data deverá emitir uma fatura final pelo valor de 1.000 €, com referência à fatura de adiantamento, conforme apresentado na tabela:

Valor da venda                                      1.000 €
IVA da venda                                            230 €
Total                                                         1230 €

Regulariza as contas correntes.

De seguida, deverá também emitir uma nota de crédito, fazendo referência à fatura de adiantamento para regularização do valor do adiantamento, conforme apresentado na tabela:

Valor do crédito                                     100 €
IVA do crédito                                          23 €
Total                                                         123 €

Predefinir Número de Cópias

Por vezes, pode ser necessário imprimir várias cópias de uma fatura para, além de enviar ao cliente, guardar um comprovativo de venda no arquivo físico.

Para tal, basta predefinir o número de cópias no tipo de fatura pretendido e o sistema irá imprimir sempre o mesmo número de cópias. De salientar que o número de cópias deve estar compreendido entre 1 e 6 (inclusive).

Para predefinir o número de vias ou cópias de uma fatura, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Vendas | Configuração | Tipos de fatura;
2. Selecionar o tipo de documento que pretende configurar;
3. Clicar em Editar;
4. Na área Série, inserir o número de cópias pretendidas na coluna “Número de Cópias”;
5. Clicar em Guardar.

Para imprimir o documento, após a configuração do número de cópias, deverá clicar no botão com 3 pontos no canto inferior esquerdo, clicar em Imprimir e selecionar o tipo de documento pretendido:

• 2.ª via;
• Fatura de Mercadorias (com ou sem os totais de linha sem IVA);
• Fatura de Serviços (com ou sem os totais de linha sem IVA);
• Talão de Fatura;
• Talão de Fatura com Dados de Entrega.

Nota: A partir do momento em que imprime uma primeira vez, ao clicar em Enviar e selecionar Imprimir, o sistema automaticamente imprime a 2.ª via do respetivo documento.