Cegid Docs

O Cegid Docs é uma plataforma de arquivo digital que armazena informação num único local e facilita a gestão e partilha estruturada de todos os documentos. Uma vez importados, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil.

Funcionalidades

A organização documental é um elemento crucial para o sucesso do negócio, uma vez que diariamente existem processos cuja gestão depende de diversos colaboradores e clientes, além de existirem correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Nesse sentido, esta aplicação facilita e aumenta a rapidez no acesso à documentação, permite o rastreamento dos ficheiros e guarda a informação num único local, libertando espaço físico.

Com o Docs garante maiores índices de produtividade e agrega mais valor para o negócio através das seguintes funcionalidades:

Empresas

A criação das empresas no Docs é um processo totalmente automático.

Por cada empresa existente no Rose AS é criada a respetiva pasta no Docs, ou seja:

• quando subscreve o Cegid Docs, todas as empresas existentes na subscrição do Escritório são criadas automaticamente no Docs;
• sempre que cria uma empresa no Rose AS, esta é também criada no Docs.

Utilizadores e Perfis

Toda a gestão de acessos ao Docs é realizada no Rose Central para unificar as permissões de utilização de qualquer aplicação do ecossistema Rose.

Nesse sentido, no Rose Central deve atribuir acesso aos utilizadores pretendidos e atribuí-lhes o perfis mais adequado (ver artigo).

Relativamente aos perfis de acesso, e à semelhança do Rose AS, o Docs também disponibilizada perfis diferentes para os utilizadores do escritório e para os utilizadores cliente:

Utilizador Escritório

Utilizador Cliente

Fluxo Documental

A gestão documental do Cegid Docs está assente num fluxo específico que irá garantir o correto tratamento dos ficheiros, permitindo o envio, a edição, o arquivo e a exportação dos documentos.

Quando um ficheiro é submetido no Docs, seja por email ou importação no portal, irá passar por um fluxo de estados:

1. Em Processamento: Após enviar os ficheiros, estes serão processados para que a aplicação valide, pesquise e extraia os dados dos documentos através da leitura do código QR. Até este processo estar concluído, não é possível efetuar nenhuma operação sobre o documento.
2. Falhou: Se um ficheiro for inválido, a aplicação move-o para o separador Falhou da opção Em Processamento. Estes ficheiros deixam de estar acessíveis;
3. Recentes: Não existindo nenhum erro no processamento, o ficheiro é movido para a pasta Recentes. Nesta pasta, poderá adicionar dados ao documento e definir o destino final do documento, efetuando uma de duas operações:
   - Mover para Outros Documentos: se o documento não tiver relevância fiscal, poderá arquivá-lo na pasta Outros Documentos. A partir desta pasta continua a ser possível mover os documentos para contabilização;
   - Mover para Contabilização: se o documento for fiscalmente relevante, deverá movê-lo para a pasta Pronto para Contabilidade, onde os documentos ficarão a aguardar pelo tratamento contabilístico. Nesta fase continua a ser possível editar os dados do documento ou movê-lo para Outros Documentos.

É obrigatório que os documentos tenham a Categoria e Data definidos quando são enviados para contabilização. Através de uma interpretação dos números fiscais das entidades e dos tipos de documentos fiscais, a aplicação irá sugerir uma categoria, contudo esta validação poderá não ser possível efetuar se existirem dados em falta.