Lançamentos na Contabilidade
O Rose é um sistema que integra diversos módulos, permitindo que quando grava, por exemplo uma fatura, esta é imediatamente integrada na contabilidade. Se esta comunicação falhar é possível efetuar lançamentos diretos, bem como utilizar o editor para lançar movimentos de tesouraria e na conta corrente (por exemplo os FSE's podem ser lançados diretamente neste módulo). É também possível efetuar estornos na contabilidade para anular documentos originais. Para uma integração exata e sem erros, existem determinadas regras de comunicação que garantem o seu correto funcionamento. Desta forma, quando uma regra de validação falha, a fatura não é gravada. Nestes casos, é necessário efetuar lançamentos diretos no editor na contabilidade, como por exemplo no registo de uma imparidade no imobilizado ou a constituição de uma reserva. Neste editor, poderá selecionar as contas em que pretende que o movimento seja registado, bem como associar retenções desde que nas configurações da conta a opção Permite Retenção esteja ativa. Veja como neste pequeno vídeo:Efetuar Lançamentos
Para efetuar lançamentos na contabilidade, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contabilidade | Entradas de Diário;
- Clicar em Criar;
- Preencher o campo Entidade para associar ao movimento. Caso não seja um movimento com uma entidade terceira, deverá utilizar o código da própria empresa;
- Validar o campo Data do Documento. Esta data influencia o exercício e o período de acordo com o calendário contabilístico;
Nota: Caso corresponda ao último dia do exercício, poderá escolher um período igual ou maior que 12. O documento de abertura gerado automaticamente no Rose na passagem de ano é sempre lançado no período 0; - Validar a Moeda utilizada que, por omissão, é sugerida a moeda da empresa. Caso pretenda, poderá alterá-la. Apenas deverá garantir que na área Outro o câmbio está devidamente preenchido;
- Na área Linhas de Diário, preencher as seguintes colunas:
- Indicar a "Conta" com que o movimento irá ser registado;
- Definir as dimensões associadas ao movimento na coluna "Alocação das Dimensões". Caso pretenda dividir o custo por várias dimensões, deverá clicar no ícone Repartir e indicar os valores pretendidos em Percentagem ou em Valor. O Rose garante sempre que o total contabiliza 100%;
- Inserir o valor do movimento nas colunas "Crédito" ou "Débito". Na última linha do movimento poderá ignorar este passo já que estes campos serão automaticamente preenchidos para balancear o documento;
- Indicar na coluna "Tipo de Imposto" se a linha está sujeita a imposto. Se a taxa do imposto for superior a 0%, é gerada uma ou duas linhas (se for autoliquidada) com os valores calculados de imposto (IVA para Portugal);
- Preencher a coluna "Fluxo de Caixa" caso a conta for do tipo Caixa ou Bancos;
Nota: O sistema utiliza as configurações financeiras para sugerir o fluxo de caixa caso seja um valor a crédito ou a débito, ou uma conta de caixa ou banco; - Caso existam valores sujeitos a retenção, indicar para cada linha a retenção aplicável através do botão "..." disponível no lado direito da linha. Aqui, deverá selecionar a opção Retenções e, de seguida, indicar a retenção aplicável;
- Se a entidade de uma determinada linha não é a mesma do cabeçalho do documento, através do botão "..." da respetiva linha deverá selecionar a opção Entidade e, de seguida, ativar a opção Sobrepor Entidade. Esta opção é útil, por exemplo, no cenário em que o terceiro que vai para o recapitulativo de uma operação de IVA não corresponde ao mesmo terceiro da transação comercial (muito frequente nos processos de triangulação) ou no caso do documento de abertura apresentar os saldos divididos por entidade. Nestes casos, ao ativar essa opção é possível ao nível da linha substituir a entidade do cabeçalho;
- Anexar um ficheiro ao documento (opcional);
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Na grelha, é possível ordenar os documentos pelo número do diário.
Estornar Lançamentos
O processo de estorno corresponde à criação do mesmo documento com os respetivos valores mas com a natureza inversa, normalmente, para corrigir algum erro ou engano.
No Rose, existem as seguintes restrições no estorno de lançamentos na contabilidade:
- Se o documento original gerou pendente em contas correntes e este já foi liquidado, o documento não pode ser estornado a não ser que o recibo seja eliminado;
- Se o documento original gerou um movimento em tesouraria com um meio de pagamento com tratamento individual e este já foi integrado num talão de depósito, o documento não pode ser estornado;
- Só é possível estornar movimentos contabilísticos emitidos no editor da contabilidade;
- Não é possível estornar um documento estornado nem o respetivo estorno;
- Não é possível anular ou cancelar um documento estornado. Contudo, é possível anular o estorno, sendo que neste caso o documento origem perde a referência ao estorno.
Para estornar lançamentos na contabilidade, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contabilidade | Entradas de Diário;
- Editar o documento a estornar;
- Escolher a opção Estornar disponível na barra da operações.
- Será redirecionado para o documento de estorno. Deverá validar todas as informações, nomeadamente o campo Data de Lançamento;
- Caso pretenda, poderá alterar o diário a utilizar no documento de estorno, indicar uma conta alternativa para o estorno e se este recorre a linhas negativas ou se inverte a natureza das linhas;
Nota: Com o perfil de Administrador/Configurador, é necessário validar se estas configurações estão preenchidas nos parâmetros da contabilidade; - Na área Estorno, verificar qual é o documento de estorno e o documento que foi estornado;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Após esta operação e, caso o documento original tenha gerado pendente em contas correntes, o documento de estorno efetua a liquidação automática.
Utilizar Estorno Automático
É possível utilizar o estorno automático para lançar acréscimos de custos na especialização de exercício, por exemplo, quando é lançado o custo num período e este é anulado no início do período seguinte.
Adicionalmente, é possível definir uma data para que o sistema efetue o estorno automaticamente.
Para lançar na contabilidade com estorno automático, siga os seguintes passos:
- Aceder a Contabilidade | Entradas de Diário;
- Selecionar o documento pretendido e clicar em Ver;
- Clicar em Estornar;
- Preencher o documento e as respetivas linhas;
- Clicar em Estornar.