Importações de Ficheiros

Documentos Contabilísticos

Histórico do Ativo

Deverá ter em atenção que, caso utilize o Importador do SAF-T de Contabilidade, ao importar o histórico de ativos as contas dos ativos irão ter saldos duplicados. Para ultrapassar esta situação, recomendamos a realização de um movimento contabilístico para reverter os valores.

Nota: Após importar o histórico do ativo, será criada uma entrada de diário por área de depreciação.

Ativos

Inventário

Fornecedores

Clientes

Artigos

Relatório do estado SEPA

Deverá importar o ficheiro SEPA emitido pelo seu banco. Para conhecer todas as especificações deste ficheiro, sugere-se a consulta da documentação de ajuda disponibilizada pelo Banco de Portugal.

Colaboradores

Nota: Apesar de poder utilizar uma sequência nesta importação (código do colaborador), o numerador não é atualizado. Desta forma, após importar, deverá rever os códigos e criar uma sequência indicando qual é o último registo para que a sequência se inicie a partir deste numerador. 

Contratos

Nota: É necessário criar previamente as fichas dos colaboradores no sistema e no campo Código Colaborador inserir o código registado no ROSE. 

Plano Contratual

Nota: É necessário criar previamente as fichas dos contratos para importar corretamente o plano contratual. 

Remunerações

Antes de importar, deverá criar previamente os contratos e preencher corretamente o campo Código do Contrato do ficheiro de importação com o código registado no ROSE.

De salientar que poderá também importar remunerações para contratos quando estes já estão em execução (no estado Ativo). Nesse caso, depois da importação, são gerados pedidos de reprocessamento relativos à dedução adicionada.

Deduções

Antes de importar deduções, deverá criar previamente os contratos no sistema. De salientar que poderá importar deduções para contratos quando estes já estão em execução (no estado Ativo). Nesse caso, depois de importar, são gerados pedidos de reprocessamento relativos à dedução adicionada.

O número de subscritor que será considerado nas deduções relativas a IRS (associadas à entidade Autoridade Tributária) corresponde ao NIF indicado, mesmo que no ficheiro seja referido outro número de subscritor. Esta informação será preenchida na área de Deduções do contrato.

Contas de Benefício

Entradas na Conta de Benefícios

Nota: É necessário ativar previamente os contratos no ROSE antes de importar. Só deverá exportar as entradas/movimentos manuais das Contas de Benefício dos contratos cuja data de admissão é diferente do período inicial de processamento e se essa data for menor que o período inicial de processamento. Desta forma, irá evitar a duplicação dos valores a crédito de uma conta de benefício. 

Remunerações Pontuais

Este ficheiro permite associar aos contratos as Remunerações Pontuais de determinados períodos (mês/ano).

Ausências

Este ficheiro permite inserir ausências para os contratos pretendidos em determinados períodos (mês/ano).

Contratos das Contas de Benefício

Acumulados do contrato

Categorias Profissionais

Este ficheiro permite criar as Categorias Profissionais no sistema para ser possível associá-las aos colaboradores nos contratos.

Para simplificar a criação das Categorias Profissionais ajustadas ao CAE, Região, Distrito e Concelho em que a empresa opera, sugerimos o seguinte procedimento:

1. Aceder a Sistema de Gestão de Unidades Locais e filtrar os dados de acordo com a empresa;
2. Abrir o ficheiro excel apresentado e copiar as linhas;
3. Colar no template de importação e seguir os passos indicados para a importação.

Formações Profissionais

Etapa 1: Descarregar importador

1. Efetuar todas as operações referidas na secção “Pré-requisitos”;
2. Descarregar o importador aqui;
3. Abrir o executável e autenticar-se no PRIMAVERA Identity Server;
4. Dar um nome ao dispositivo (opcional);
5. Clicar em Permitir para dar acesso à aplicação.

Etapa 2: Validar dados importados do ROSE

O importador irá carregar automaticamente todas as configurações criadas no ROSE para os separadores Plano de Contas, Diários e Entidades.

No separador Opções, deverá garantir que está selecionado o exercício pretendido, validar o diário de abertura a utilizar e o ativo financeiro definido por omissão para as contas do subtipo ativo.

Além disso, poderá também ignorar as entidades terceiras sem movimentos e mostrar apenas as contas de movimento.

Nota: O separador Sumário SAF-T não apresentará nesta fase nenhuma informação, uma vez que ainda não introduziu o ficheiro SAF-T.

Etapa 3: Carregar ficheiro SAF-T e classificar dados

Após validar todos os dados importados, deverá abrir o ficheiro SAF-T no importador e iniciar a classificação das contas que correspondem a caixas/bancos e entidades (Clientes, Fornecedores, Outros Devedores e Credores, Autoridades Públicas e Colaboradores). No ROSE, todas estas contas estão representadas numa só conta invés de estarem individualmente apresentadas no plano de contas.

A funcionalidade Classificador de Contas permite assim definir para cada conta o seu respetivo equivalente no ROSE:

1. Clicar em Abrir SAF-T PT;
2. Selecionar o ficheiro pretendido;
3. Clicar em Classificador de Contas para iniciar o mapeamento;
4. Para cada conta de movimento apresentada na tabela relativa às Contas Bancárias e de Caixa, definir o tipo de conta (caixa ou bancária). Para tal, basta selecionar a conta e clicar numa das opções disponíveis:
   - Definir como Conta Caixa;
   - Definir como Conta Bancária;
   - Reverter para Conta de Movimento: deverá selecionar esta opção quando se tratar de uma conta normal, ou seja, caso não seja nem de contas nem de bancos;
   Nota: Ao definir uma conta integradora, todas as subcontas irão assumir o mesmo tipo de conta;
5. Clicar em Seguinte;
6. Identificar para cada conta de cliente da tabela a conta correspondente através das opções Definir como Cliente ou Definir como Conta de Movimento. Deverá validar sempre se o conjunto, grupo e o os Impostos são adequados ao(s) cliente(s);
7. Clicar em Seguinte;
8. Identificar para cada conta de fornecedor da tabela a conta correspondente através das opções Definir como Fornecedor ou Definir como Conta de Movimento. Deverá validar sempre se o conjunto, grupo e o os Impostos são adequados ao(s) fornecedor(s);
9. Clicar em Seguinte;
10. Na tabela relativa aos Outros Devedores e Credores, definir as contas de Outro Devedor, Outro Credor ou Conta de Movimento através das opções disponíveis no lado direito. Caso não seja associado o tipo de conta correto, não será possível importar o ficheiro;
11. Associar cada linha da tabela a uma Autoridade Pública ou a um Colaborador através das opções disponíveis, consoante o aplicável;
12. Clicar em Terminar.

Todas as entidades mapeadas são criadas no ROSE e irão assumir como número de entidade o NIF associado. Caso existam entidades sem NIF, serão criadas com o código da conta de contabilidade.

Etapa 4: Mapear Plano de Contas

1. No separador Plano de Contas, selecionar uma conta da tabela “General Ledger”;
2. O importador sugere automaticamente a conta equivalente. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar. Se não corresponder, deverá selecionar outra conta e só depois clicar em Adicionar.

Todas as contas mapeadas ficam assinaladas a verde na coluna “Estado” para identificar as que foram corretamente mapeadas. Contudo, durante todo o processo de mapeamento, nas contas integradoras esta coluna só fica preenchida quando terminar de mapear as subcontas associadas.

Nota: O ROSE não permite a importação de contas sem taxonomia. Caso pretenda criar uma conta para mapear com os existentes no ficheiro SAF-T, deverá criá-la antes de importar.

Etapa 5: Mapear contas dos Diários

1. No separador Diários, selecionar uma conta da tabela “Journal”;
2. O importador sugere automaticamente a conta equivalente. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar. Se não corresponder, deverá selecionar outra conta e só depois clicar em Adicionar;
3. Na coluna “Estratégia de Numeração”, poderá clicar em Alterar para escolher outro tipo de numeração. Por exemplo, por vezes existem caracteres especiais (/) no campo “DOCARCHIVENUMBER” dos ficheiros SAF-T. Quando este cenário se verifica, deverá alterar a numeração para que a importação ocorra sem problemas;
   Dica: Recomendamos que seja seleciona a opção Remunerar no ROSE.

Todas as contas mapeadas ficam assinaladas a verde na coluna “Estado” para identificar as que foram corretamente mapeadas. Contudo, durante todo o processo de mapeamento, nas contas integradoras esta coluna só fica preenchida quando terminar de mapear as subcontas associadas.

Nota: Caso pretenda criar um diário para mapear com os existentes no ficheiro SAF-T, deverá criá-lo antes de importar.

Etapa 6: Mapear contas das Entidades

Neste separador, deverá mapear as contas indicadas no classificador de dados como entidades, bem como mapear as entidades das tabelas de clientes e fornecedores do SAF-T com as entidades do ROSE. Para tal, o ecrã está dividido em 4 áreas:

Ou seja, deverá mapear as contas das tabelas “Contas associadas às Entidades do ficheiro SAF-T” e “Clientes e Fornecedores do ficheiro SAF-T” para a tabela “Entidades (ROSE)”. Ao selecionar uma conta das duas primeiras tabelas, o importador sugere automaticamente a conta equivalente da tabela “Entidades (ROSE)”. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar.

Na tabela “Entidades (ROSE)”, poderá ainda criar as entidades no ROSE ativando a opção Novo.

Etapa 7: Importar contas

Após mapear todas as contas, deverá clicar em Importar.

No separador Relatório de Operações, poderá acompanhar a importação e, em caso de erros, visualizar qual o tipo de erro.

Esta operação pode ser demorosa consoante o volume de informação a importar para o ROSE.

Colaboradores

Dados Pessoais

Formas de Pagamento

Dados Fiscais

Ao importar os dados fiscais, o sistema cria um registo com o período inicial igual ao período da data de admissão. Se algum dos campos não for preenchido, o ROSE assumirá os valores predefinidos aquando da criação de um novo contrato.

Para todos os contratos importados é ROSE assume o tipo de rendimento como Rendimentos do trabalho dependente. Se existirem contratos com outro tipo de rendimento, deverá após a importação editá-los e alterar para o tipo de rendimento pretendido.

Plano Contratual

O plano contratual deverá conter a informação da etapa atual e de etapas posteriores para contratos a termo.

Férias, Subsídios de Férias e Natal

Condições importantes

• A conta de férias será sempre a "CS001", o momento de processamento e a fórmula serão do tipo "Não aplicável";
• Se preencher os campos relativos aos dias de férias de direito e/ou gozados e o período inicial for inferior ou superior à data de admissão, o sistema irá criar um movimento de saldo inicial na conta de benefício, assumindo a crédito os "Dias de férias de direito" e a débito os "Dias de férias gozados". Esta regra é aplicável também às contas de benefício de Sub. Férias e de Sub. Natal;
• O movimento inicial das contas de benefício só será lançado se o contrato estiver Ativo;
• Nas contas de benefício dos subsídios, o Momento de Processamento e a Fórmula de Débito são definidas com o tipo Herdado.

Outras Remunerações

Poderá importar até 3 das remunerações adicionais que podem corresponder a:

• Subsídio de Turno (RS005);
• Isenção de horário (RS006);
• Abono para Falhas (RS015);
• Comissões (RS016);
• Ajudas de custo pessoal – Nacional (RS021);
• Ajudas de custo pessoal - Estrangeiro (RS022);
• Ajudas de custo MOE – Nacional (RS023);
• Ajudas de custo MOE – Estrangeiro (RS024);
• Premio s/ Vencimento Bruto (RS040);

Deverá ter em atenção que:

• Se indicar uma remuneração mas não preencher o valor, o sistema assumirá o valor por Herança. Caso contrário, o assumirá o tipo Monetário e o valor indicado;
• A quantidade será ser sempre considerada com a forma de cálculo por Herança;
• Se selecionar remunerações do tipo “Ajudas de custo”, deverá rever o contrato e indicar de que forma é calculada a quantidade nestas remunerações, uma vez que por predefinição irá ser do tipo Herança à semelhança das restantes remunerações.