Dashboards
Para tomar decisões fundamentadas é importante ter acesso a indicadores de monitorização da performance. Para isso, nos dashboards do Rose estão disponíveis vários indicadores das áreas de Vendas, Compras, Contabilidade e Financeira. Apresentados sob a forma de gráficos de fácil interpretação, é possível acompanhar a evolução dos objetivos e das metas delineadas:
Os dashboards refletem sempre o dia anterior ao atual, ou seja, se hoje for dia 12 de fevereiro, as métricas apresentadas referem-se a 11 de fevereiro.
Para aumentar a consistência no cálculo, o Rose verifica também a data dos últimos documentos criados e calcula as métricas dos dashboards com base nestes dados. Por exemplo, se lançar um documento criado em junho, o processamento das métricas vai calcular automaticamente desde fevereiro até à data atual.
Métricas Contabilísticas e Financeiras
Com o perfil Gestor Financeiro ou Contabilista, é possível consultar um conjunto significativo de dados contabilísticos e financeiros calculados com através das seguintes métricas:
EBITDA
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os seguintes dados:
- O valor do EBITDA atual;
- O mesmo valor (ano anterior)
- O valor do EBITDA considerando o orçamento
Para calcular o EBITDA, o sistema subtrai todas as contas de proveitos e custos e, posteriormente, retira os valores das contas de custos/depreciações, custos/proveitos/imparidades, bem como custos/juros.
Margem EBITDA
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os seguintes dados:
- Valor do KPI atual
- Valor do mesmo KPI do ano anterior
- Valor do EBITDA considerando o orçamento
Depois de calcular o EBITDA, o sistema divide o mesmo sobre as contas de proveitos/vendas, ou seja, MEBITDA = EBITDA/Vendas
Custo de Pessoal
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os seguintes dados:
- Valor do KPI atual
- Valor do mesmo KPI do ano anterior
O EBIT corresponde ao resultado operacional antes dos gastos de financiamento e impostos. Após calcular esse valor, divide-se esse mesmo valor sobre as contas de Custos/Pessoal.
FSE
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os seguintes dados:
- Valor do KPI atual
- Valor do mesmo KPI do ano anterior
- Valores orçamentados
Este indicador é facilmente calculado através dos valores mensais para as contas de custos/FSE’s sobre a conta de proveitos/vendas.
Custos de Manutenções Gerais
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os custos lançados com ativos na Contabilidade.
Custos de Manutenção de Frota Automóvel
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os custos lançados em ativos fixos cuja classe tem associado o tipo Veículo.
Gastos com o Pessoal
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica agrupa os seguintes dados:
- Valor do KPI atual
- Valor do mesmo KPI do ano anterior
O cálculo é efetuado através dos valores mensais para custos/pessoal sobre a conta de proveitos/vendas.
Dívida Vencida
Gestor Financeiro
Esta métrica é calculada mensalmente com base nos seguintes dados:
- Valor do divida vencida/volume de vendas do mês;
- Comparativo do ano anterior;
Entende-se como fatura pendente quando não existem recibos que o referenciam ou se existirem a data do documento é superior à data de referência.
Para calcular a dívida vencida no final do mês temos de analisar o que está pendente e a respetiva data de vencimento.
O volume de vendas é calculado pelos movimentos na contas de proveitos/vendas.
Exemplo: Se no mês de Julho a empresa fez um total de 500,000€ de vendas e tem 200,000€ em pendentes à mais de 30 dias (no final do mês), então teremos:
(200,000 / 500,000) x 100 = 40 %
Prazo Médio de Recebimento em dias
Gestor Financeiro
Esta métrica é calculada mensalmente com base nos seguintes dados:
- Valor do PMR do mês
- Comparativo do ano anterior
Utiliza-se para o cálculo dos valores movimentados (AccountPostings) no mês em questão, nas contas de proveitos/vendas e o saldo das contas de clientes (a receber).
O IVA não é considerado.
Exemplo: No mês de julho, a empresa fez um total de 500,000 € de vendas e tem 350,000 € em pendentes de clientes (no final do mês). Como o mês de Julho tem 31 dias, então o PMR pode ser calculado como: (350,000 / 500,000) x 31 = 21.7
Prazo Médio de Pagamentos em dias (PME)
Gestor Financeiro
Esta métrica é calculada mensalmente com base nos seguintes dados:
- O valor do PMP do mês;
- O comparativo do ano anterior;
Utiliza-se para o cálculo dos valores movimentados (AccountPostings) no mês em questão, nas contas de mercadorias vendidas e FSE’s e o saldo das contas de fornecedores (a pagar).
O IVA não é considerado.
Saldo de Tesouraria
Contabilista | Gestor Financeiro
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Séries de dados
- Os valores projetados de fluxo de caixa baseados nos pendentes atuais
O cálculo é realizado de forma contínua com base na data de vencimento;
Esta métrica considera o saldo atual nas contas de caixas/bancos (somatório dos acumulados desde o período 0 até ao período atual) e vai somando ao longo do tempo os valores dos pendentes por data de vencimento.
Métricas de Vendas
Para acompanhar o volume de vendas do negócio, estão disponíveis os seguintes dados:
Volume de Vendas (Mensais)
Responsável de Vendas
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Vendas Mensais
- Vendas Mensais do mês homologo do ano anterior
- Orçamento de Vendas daquele mês
O valor é obtido pelo saldo das contas da classe de proveitos e subclasse de vendas.
O valor do orçamento corresponde ao somatório dos orçamentos com as contas identificadas no passo anterior e registado na tabela de AccountPostings.
Os valores do ano atual podem ser estimados até ao final do exercício seguindo a progressão indicada pelo orçamento.
Volume de Vendas Acumulado
Responsável de Vendas
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Vendas – Acumulado Ano atual
- Vendas – Acumulado Ano anterior
- Orçamento de Vendas acumulado
O valor final é obtido pelo saldo das contas da classe de proveitos e subclasse de vendas.
O valor do orçamento corresponde ao somatório dos orçamentos com as contas identificadas no passo anterior e registado na tabela de AccountPostings.
Os valores do ano atual podem ser estimados até ao final do exercício, seguindo a progressão indicada pelo orçamento.
Taxa de Conversão
Responsável de Vendas
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados mensais:
- Taxa de conversão de cotações em encomendas do ano
- Taxa de conversão de cotações em encomendas do ano anterio
Para calcular este percentil, é calculado o n.º de orçamentos criados até ao final do período (mês) e divide-se pelo n.º orçamentos convertidos em encomendas.
Taxa de CHURN
Responsável de Vendas
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Taxa de churn do ano atual
- Taxa de churn do ano anterior
Para saber se um cliente está ativo, o sistema calcula a média de dias entre encomendas (Average Order Interval). Entende-se como cliente ativo um cliente que cria encomendas dentro do prazo de 2xAOI. Caso não o tenha feito, considera-se um cliente perdido.
Já um cliente novo é aquele que emite uma nova encomenda, que pode ser um novo cliente ou um cliente perdido.
Os clientes indiferenciados não são considerados.
Métricas de Compras
Para controlar o fluxo de compras da organização poderá utilizar os seguintes indicadores:
Entrega dentro do prazo
Responsável de Compras
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Percentagem de fornecimentos dentro do prazo
- N.º médio de dias em atraso
- Os mesmos valores do ano passado
Este cálculo é efetuado mensalmente. Assim, para cada mês é comparado para cada entrega (ou fatura com base na encomenda) o n.º de dias em atraso relativamente à data de entrega da encomenda. Cada a entrega seja realizada com nenhum dia de atraso, é considerada como entrega dentro do esperado.
A percentagem é calculada com base no n.º de entregas dentro do prazo sobre o nº total de fornecimentos.
Este cálculo é apenas feito para processos de compras feitos pelo processo normal (ENC -> GR -> FA).
Cada linha é tratada individualmente, ie. uma encomenda com 3 linhas conta como 3 e uma apenas com uma linha como 1.
Tempo de entrega (em dias)
Responsável de Compras
Esta métrica é calculada com base nos seguintes dados:
- Tempo de entrega do ano N;
- Os mesmos valores do ano passado
Para obter este valor, é calculada a média (em dias) entre a data de colocação da encomenda e a respetiva data de entrega (guia ou fatura).
Este cálculo é apenas efetuado para processos de compras que seguem o fluxo normal (Encomenda | Guia de Remessa | Fatura).
Cada linha é tratada individualmente, isto é, uma encomenda com três linhas é contabilizada como três.
Fiabilidade de Faturação
Responsável de Compras
Esta métrica é calculada mensalmente com base nos seguintes dados:
- Percentagem de faturas cujo valor corresponde à encomenda
- Percentagem de faturas cujo valor corresponde à encomenda do ano passado
Para cada mês são analisadas as faturas registadas para verificar se as condições de preços e descontos não sofreram alterações, isto é, desvios ao contratualizado na encomenda.
De salientar que este cálculo é apenas realizado para os processos de compras que seguiram o fluxo normal (Encomenda > Guia de Remessa > Fatura).
A percentagem é calculada com base no valor total das faturas sobre o valor da encomenda.
As diferenças de cambio não contam como desvio (por isso as contas são feitas com base no cambio original da encomenda).