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Importações de Ficheiros

Importações de Ficheiros

Última alteração a 22/05/2024
Este artigo é aplicável a:
Administrador
Contabilista
Técnico de RH
Resp. de Vendas
Resp. de Compras
Financeiro
Configurador

No Rose, é possível importar os registos de outras aplicações através de ficheiros excel. Contudo, antes de efetuar qualquer migração, deverá ler atentamente as instruções disponíveis.

Tipos de Ficheiro

É possível efetuar cinco tipos de importações para o Rose:

  • Importação de dados mestre: importa todos os dados relativos aos artigos, clientes e fornecedores. De referir que deverá importar estes dados nos respetivos ficheiros;
  • Importação de stock/inventário: importa todas as informações referentes ao stock e ao inventário;
  • Importação dos documentos de contabilidade: esta migração divide-se em:
    - Contas de Resultados
    : só deverá importar este tipo de contas se a migração não ocorrer no início do ano civil;
    Contas de Balanço: para migrar este tipo de contas deverá criar uma conta por cada pendente que existir e migrar como uma linha por cada conta/saldo. No caso das contas de stock não será necessário migrá-las uma vez que todo o inventário/stock é importado ao efetuar a respetiva migração;
  • Importar SAF-T - através deste mecanismo, poderá importar os ficheiros SAF-T de contabilidade. O Rose irá criar automaticamente o plano de contas e gerar o documento de abertura com os saldos indicados no SAF-T;
  • Importar informações de Recursos Humanos - poderá utilizar os ficheiros disponíveis para migrar para o Rose todos os dados referentes aos Colaboradores, Contratos, Etapas Contratuais, Contas de Benefício e respetivas entradas, Remunerações, Deduções, Acumulado, Ausências, Remunerações PontuaisFormações Profissionais

De referir que caso utilize o módulo RHP da versão 9 ou 10 do ERP PRIMAVERA, poderá migrar estes dados através do Utilitário Go To People.

Importar Ficheiros

É possível importar para o Rose vários registos de outras aplicações através de ficheiros excel.

Antes de efetuar qualquer importação, deverá ler atentamente as instruções de preenchimento dos ficheiros e validar as informações que pretende alterar no grupo de clientes. Caso contrário, a informação importada será a predefinida e as alterações terão de ser realizadas manualmente. Por exemplo, quando definido o grupo de clientes como PVP4 e caso pretenda o PVP1, terá de alterá-lo manualmente.

Para importar ficheiros, siga os seguintes passos:

  1. Aceder ao menu Configurar Sistema Importações de Ficheiros;
  2. Clicar no modelo pretendido ou selecionar o tipo de registo que pretende importar e clicar em Ver.
  3. Selecionar Descarregar ficheiro;
  4. Será apresentada uma janela pop-up onde deverá selecionar Save and Open para guardar e abrir o ficheiro;
  5. Seguir as instruções do ficheiro e preencher as diferentes colunas com os dados correspondentes;
  6. Gravar o ficheiro no formato CSV;
  7. Na mesma janela clicar em Selecionar;
  8. Localizar o ficheiro e clicar em Open;
  9. Por fim, clicar em Importar.

Poderá acompanhar o estado da importação na área Resumo de Importações. Quando concluída, será apresentada a data de importação que pode ou não conter mensagens com Detalhes de Importação. Para aceder aos detalhes, basta clicar no número de mensagens apresentadas.

No final deste processo, deverá criar uma sequência para os dados que importou. Esta operação é importante uma vez que o Rose sugere automaticamente a sequência seguinte aquando da criação de um registo. Caso não o faça, o Rose irá sempre sugerir a sequência 0001 para o primeiro registo e não será possível gravá-lo uma vez que essa sequência já existe na aplicação.

De referir que a janela pop-up Detalhes de Importação apresenta as mensagens e/ou avisos organizados por várias secções/categorias. Após consultar toda a informação, deverá clicar em Fechar para voltar ao ecrã anterior.

Instruções de Preenchimento

Para a correta importação de dados, é importante garantir que os ficheiros estão construídos de acordo com as seguintes regras:

  • No ficheiro, estão disponíveis exemplos para auxiliar o preenchimento de cada coluna. Após analisá-los, deverá apagar todas as informações de exemplo presentes no ficheiro e só depois inserir os dados pretendidos;
  • Em cada linha do excel, deverá preencher todas as colunas com a informação pretendida. Se apagar alguma coluna, o ficheiro não será corretamente importado;
  • Não é possível utilizar os caracteres aspas e ponto e vírgula;
  • Os valores numéricos devem ser separados por uma vírgula e não podem conter espaços ou outros caracteres numéricos;
  • As datas devem seguir exatamente um dos seguintes formatos: dd/mm/yyyy, dd-mm-yyyy, yyyy/mm/dd ou yyyy-mm-dd;
  • Deverá ter particular atenção às células que se iniciam com um 0. Esta definição poderá ser perdida na gravação do ficheiro;
  • Deverá guardar o ficheiro Excel em formato .CSV.

Cada ficheiro de importação é constituído por diversas colunas. Para garantir o correto preenchimento dessas colunas, deverá seguir as seguintes instruções:

Documentos Contabilísticos

Coluna Obrigatório Preenchimento
DocId Sim Inserir um identificador único que descreve uma transação master/detial.
Reference Inserir o tipo de documento (por exemplo, Documento Externo).
Company Sim Indicar a empresa.
JournalType Sim Inserir o diário do movimento. Deverá validar esta informação na lista de diários da empresa.
Currency Indicar a moeda em que os valores estão inscritos.
MainParty Sim Inserir a entidade atribuída ao documento. Deverá validar o código na lista de entidades do ROSE.
DocumentDate Sim Indicar a data do documento.
PostingDate Sim Indicar a data do lançamento.
FinancialYear A informação desta coluna é determinada pela data de lançamento. Corresponde ao exercício.
FinancialPeriod A informação desta coluna é determinada pela data de lançamento, exceto nos períodos especiais (0, 14, 15, etc).
GLAccountKey Sim Inserir a conta do plano de contas. Deverá validar a conta na lista de contas do plano de contas associado à empresa.
OverrideDocumentParty Sim Indica se a entidade da linha difere da entidade do documento (coluna ""MainParty"") e, neste caso, deverá introduzir o valor 1.
PartyKey É apenas obrigatório se preencher a coluna "OverrideDocumentParty" Inserir a entidade.
DebitValue É apenas obrigatório se na coluna "CreditValue" indicar 0. Inserir o valor a débito.
CreditValue É apenas obrigatório se na coluna "DebitValue" indicar 0. Inserir o valor a crédito.
DueDate Inserir a data de vencimento para as contas que irão gerar pendentes.
ExemptionReasonCode É apenas obrigatório se na coluna "TaxTypeCode" indicar 0. Inserir o código de isenção. Deverá obrigatoriamente preencher esta informação caso o código de imposto seja isento.
TaxTypeCode Inserir o código de imposto. Devera verificá-lo na lista de impostos do ROSE.
CashFlowItem É apenas obrigatório se o tipo de subconta da "GLAccountKey" for do tipo caixa ou bancos. Inserir o fluxo de caixa. Deverá obrigatoriamente preencher esta informação nas contas cujo subtipo é caixa/banco.
PaymentMethod É apenas obrigatório se o tipo de subconta da "GLAccountKey" for do tipo caixa ou bancos. Inserir o meio de pagamento. Deverá obrigatoriamente preencher esta informação nas contas cujo subtipo é caixa/banco e geridas por pendentes.
FinancialAccount É apenas obrigatório se o tipo de subconta da "GLAccountKey" for do tipo caixa ou bancos, exceto se esta subconta apenas tiver uma conta financeira. Indicar a conta de caixa/bancos.
PaymentReference Indicar a referência de pagamento. Poderá inserir nesta coluna, por exemplo, o n.º de cheque.

Histórico do Ativo

Deverá ter em atenção que, caso utilize o Importador do SAF-T de Contabilidade, ao importar o histórico de ativos as contas dos ativos irão ter saldos duplicados. Para ultrapassar esta situação, recomendamos a realização de um movimento contabilístico para reverter os valores.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a abreviatura da empresa à qual pertencem os ativos. Deverá validar a abreviatura da empresa criada no Rose.
Year Indicar o ano (exercício) para o qual pretende importar o histórico do ativo. Se não indicar um valor, é assumido o ano atual.
DepArea Sim Indicar a área de depreciação. Não deverá omitir os zeros colocados à esquerda e validar as áreas de depreciação já criadas no ROSE.
AssetKey Sim Inserir o código do ativo.
AcquisitionCost Sim Inserir o valor de aquisição do ativo.
Depreciation Sim Inserir o valor da depreciação acumulada.
ValueAdjustment Sim Inserir o valor em imparidades (acumulado).

Nota: Após importar o histórico do ativo, será criada uma entrada de diário por área de depreciação.

Ativos

Coluna Obrigatório? Preenchimento
AssetKey Sim Inserir o código do ativo sem espaços nem caracteres especiais. Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-).
Description Sim Inserir a descrição do ativo.
Company Sim Indicar a abreviatura da empresa à qual pertencem os ativos. Deverá validar a abreviatura da empresa criada no ROSE.
GroupAsset Indicar se o ativo é único (FALSE) ou se corresponde a um conjunto homogéneo (TRUE).
ActualQuantity Indicar a quantidade atual de ativos. Se indicou False na coluna "GroupAsset", deverá inserir o valor 1.
SerialNumber Inserir o n.º de série do ativo. Esta célula só deve ser preenchida se na coluna "GroupAsset" foi indicado FALSE.
InventoryNumber Definir o número de inventário. Esta célula só deve ser preenchida se na coluna "GroupAsset" foi indicado FALSE.
PutInServiceDate Inserir a data de colocação ao serviço (corresponde ao início da depreciação).
Class Sim Inserir a classe do ativo. Deverá validar com as classes disponíveis no ROSE.
ScrapValue Definir o valor de sucata ou residual.

Inventário

Coluna Obrigatório? Preenchimento
ItemKey Sim Inserir o código do artigo sem espaços nem caracteres especiais. Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-).
Description Sim Inserir a descrição do artigo.
Type Inserir o tipo de artigo: P para Produto e S para Serviço.
Unit Sim Inserir a unidade. Deverá utilizar os códigos de unidade disponíveis no ROSE.
Barcode Inserir o código de barras do artigo.
DefaultWarehouse Sim Inserir o armazém predefinido. Deverá validar que o armazém existe na lista de armazéns do ROSE.
Stock Inserir a quantidade em stock.
UnitPrice Inserir o preço unitário do artigo.
PriceList Inserir a lista de preços. Deverá validar a lista de preços existente no ROSE.
ItemTaxSchemaPurchase Inserir o código do imposto do artigo para as compras. Deverá validar os códigos do imposto do artigo disponíveis no ROSE.
ItemTaxSchemaSales Inserir o código do imposto do artigo para as vendas. Deverá validar os códigos do imposto do artigo disponíveis no ROSE.
ItemSet Indicar o conjunto a que o artigo pertence.
ItemAccoutType Definir o tipo de conta do artigo. Deverá validar com os tipos de conta do artigo disponíveis no ROSE.
Purchase Introduzir o valor 1 caso se trate de um artigo de compras. Caso não seja, introduzir 0.
Sale Introduzir o valor 1 caso se trate de um artigo de vendas. Caso não seja, introduzir 0.
ComplementaryDescription Introduzir uma descrição adicional do artigo.

Fornecedores

Coluna Obrigatório? Preenchimento
PartyKey Sim Inserir o código do fornecedor sem espaços nem caracteres especiais. Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-).
CompanyTaxID Inserir o NIF do fornecedor.
Name Sim Inserir o nome do fornecedor.
Search Team Inserir o termo de pesquisa da entidade.
Group Sim Inserir qual o tipo de grupo aplicável:
1-Grupo de entidades nacionais
2-Grupo de entidades intracomunitários
Payment Method Sim Inserir método de pagamento aplicável à entidade.
Tax Schema Sim Indicar os impostos de acordo com o espaço fiscal.
Withholding Tax Schema Indicar as retenções aplicáveis.
Culture Inserir a cultura aplicável ao fornecedor, por exemplo: PT-PT.
Payment Term Sim Inserir a condição de pagamento aplicável.
Discount Introduzir o desconto aplicável ao fornecedor. Se não existir, inserir 0.
Delivery Mode Indicar o modo de transporte do fornecedor.
Sales Person Indicar o vendedor aplicável.
Price List Indicar a lista de preços aplicável.
StreetName Inserir a rua/avenida/travessa do fornecedor.
BuildingNumber Inserir o n.º da porta (máximo 10 caracteres).
CityName Inserir a cidade do fornecedor.
PostalZone Inserir o código postal no formato MMMM-NNN.
Country Inserir o país do fornecedor. Deverá validar a existência da abreviatura do país no Rose.
Se não preencher esta coluna, o sistema assume por omissão Portugal.
Telephone Inserir o contacto telefónico do fornecedor.
TeleFax Inserir o n.º de fax do fornecedor.
ElectronicMail Inserir o email do fornecedor.
WebsiteURL Inserir o site da empresa do fornecedor.

Clientes

Coluna Obrigatório? Preenchimento
PartyKey Sim Inserir o código do cliente sem espaços nem caracteres especiais. Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-).
CompanyTaxID Inserir o NIF do cliente.
Name Sim Inserir o nome do cliente.
Search Term Inserir o termo de pesquisa da entidade.
Group Sim Inserir o tipo de grupo aplicável de acordo com as configurações definidas em Configurar Vendas | Grupos de Clientes. Por exemplo, "01" para clientes finais ou "02" para revendedores.
Payment Method Sim Inserir método de pagamento aplicável à entidade.
Tax Schema Sim Indicar os impostos de acordo com o espaço fiscal.
Withholding Tax Schema Indicar as retenções aplicáveis.
Culture Inserir a cultura aplicável, por exemplo: PT-PT.
Payment Term Sim Inserir a condição de pagamento.
Discount Introduzir o desconto aplicável ao fornecedor. Se não existir, inserir 0.
Delivery Mode Indicar o modo de transporte do fornecedor.
Sales Person Indicar o vendedor.
Price List Definir a lista de preços aplicável.
StreetName Indicar a rua/avenida/travessa do cliente.
BuildingNumber Inserir o n.º da porta (máximo 10 caracteres).
CityName Indicar a cidade do cliente.
PostalZone Inserir o código postal no formato MMMM-NNN;
Country Sim Inserir o país do cliente. Deverá validar a existência da abreviatura do país no ROSE.
Telephone Inserir o contacto telefónico do cliente.
TeleFax Inserir o n.º de fax do cliente.
ElectronicMail Inserir o email do cliente.
WebsiteURL Inserir o site da empresa do cliente.

Artigos

Coluna Obrigatório? Preenchimento
ItemKey Sim Inserir o código do artigo sem espaços nem caracteres especiais. Os únicos caracteres especiais válidos são a linha baixa (_) e o travessão (-).
Nota: Não são importados artigos com movimentos. Se não existir um artigo com o código indicado, este será criado.
Description Sim Inserir a descrição do artigo.
Type Introduzir o tipo de artigo: P para Produto e S para Serviço.
Unit Sim Definir a unidade. Deverá utilizar os códigos de unidade disponíveis no ROSE.
Barcode Inserir o código de barras do artigo.
DefaultWarehouse Sim Definir o armazém predefinido.
UnitPrice Inserir o preço unitário do artigo.
PriceList Definir a lista de preços. Deverá verificar as listas de preços definidas no ROSE.
ItemTaxSchemaPurchase Sim Inserir o código do imposto do artigo para as compras. Deverá validar os códigos do imposto do artigo disponíveis no ROSE.
ItemTaxSchemaSales Sim Inserir o código do imposto do artigo para as vendas. Deverá validar os códigos do imposto do artigo disponíveis no ROSE.
ItemSet Sim Indicar o conjunto a que o artigo pertence.
ItemAccoutType Sim Definir o tipo de conta do artigo. Deverá validar com os tipos de conta do artigo disponíveis no ROSE.
Purchase Introduzir o valor 1 caso se trate de um artigo de compras. Caso não seja, introduzir 0.
Sale Introduzir o valor 1 caso se trate de um artigo de vendas. Caso não seja, introduzir 0.
ComplementaryDescription Introduzir uma descrição adicional do artigo.

Relatório do estado SEPA

Deverá importar o ficheiro SEPA emitido pelo seu banco. Para conhecer todas as especificações deste ficheiro, sugere-se a consulta da documentação de ajuda disponibilizada pelo Banco de Portugal.

Colaboradores

Coluna Obrigatório? Preenchimento
EmployeeKey Sim Indicar o código do colaborador.
Name Sim Indicar o nome do colaborador.
SearchTerm Sim Termo de pesquisa.
TaxID Sim Indicar o Número de Identificação Fiscal (NIF).
Country Sim Indicar o país do colaborador.
ElectronicMail Indicar o email do colaborador.
WebsiteUrl Indicar o link do LinkedIn do colaborador.
Mobile Indicar o número do telemóvel do colaborador.
Telephone Indicar o número do telefone do colaborador.
Gender Indicar o género do colaborador:
1- Indefinido;
2- Feminino;
3- Masculino.
BirthDate Sim Indicar a data de nascimento do colaborador.
Position Indicar a função do colaborador. As funções devem estar previamente criadas no ROSE.
Career Indicar a carreira do colaborador. As carreiras devem estar previamente criadas no ROSE.
JobGrade Indicar o nível funcional do colaborador. Os níveis funcionais devem estar previamente criados no ROSE.
PostalZone Sim Indicar o código-postal do colaborador.
CityName Sim Indicar a cidade do colaborador.
BuildingNumber Sim Indicar o número da porta da morada oficial do colaborador.
StreetName Sim Indicar o nome da rua da morada do colaborador.
IdDocType Sim Indicar o tipo de documento de identificação:
1- Identificação Nacional;
2- Passaporte;
3- Identificação Estrangeiro;
4- Autorização da Residência.
IdDocNumber Sim Número do documento de identificação do colaborador.
IdDocValidity Sim Data de validade do documento de identificação.
IdDocIssueLocation Sim Local de emissão do documento de identificação.
IdDocIssueDate Sim Data de emissão do documento de identificação.

Nota: Apesar de poder utilizar uma sequência nesta importação (código do colaborador), o numerador não é atualizado. Desta forma, após importar, deverá rever os códigos e criar uma sequência indicando qual é o último registo para que a sequência se inicie a partir deste numerador. 

Contratos

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a empresa.
EmployeeKey Sim Indicar o código do colaborador.
HiringDate Sim Indicar a data da contratação.
HiringReason Sim Indicar o motivo da contratação.
NonWorkingDays Definir o número de dias não trabalháveis.
WorkLocation Sim Definir o local de trabalho.
TrialPeriodDays Indicar o período experimental em dias.
WorkTimeDuration Sim Definir o regime de duração do trabalho:
1-Tempo Parcial;
2-Tempo Completo.
HourlyWageFormula Indicar a fórmula de cálculo do salário hora:
1- Regular (calculado de acordo com as remunerações base e a regra definida pelo Código do Trabalho);
2- Salário Fixo (valor fixo do salário hora).
HourlyWage Apenas é obrigatório caso selecione a opção 2 na coluna "HourlyWageFormula" Valor monetário do Salário Hora quando está indicado que o Salário Hora é fixo.
PaymentMethod Sim Indicar o método de pagamento.
SWIFT Apenas é obrigatório caso selecione como forma de pagamento "Transferência" Indicar o SWIFT do colaborador.
IBAN Apenas é obrigatório caso selecione como forma de pagamento "Transferência" Indicar o IBAN do colaborador.
ProcessingStartPeriod Sim Indicar o período inicial de processamento, que na migração de dados de outro software deverá corresponder ao período de início de utilização do ROSE.
EndDate Indicar a data de cessação do contrato.
LeavingReason Indicar o motivo de cessação
PeriodStart Período (mês/ano) inicial.
PeriodEnd Período (mês/ano) inicial.
TaxResidence Indicar o domicílio fiscal:
1- Portugal Continental;
2- Açores;
3- Madeira;
4- Não Residente.
TaxJurisdictionService Indicar o Código do Serviço de Finanças.
EarningType Definir o tipo de rendimento:
1- Trabalhador por conta de Outrem;
2- Pensões.
FiscalState Definir o estado fiscal:
1- Casado ou União de Facto;
2- Outros.
EarningHolders Indicar o número de titulares de rendimento : 1 ou 2.
Dependants Indicar o número de dependentes.
DisabilityDegreeDependents Indicar o número de dependentes com deficiência igual ou superior a 60%.
FixedTax Indicar a taxa fixa de retenção na fonte a aplicar (quando necessário).
DisabilityDegreeHolder Indicar se o colaborador tem deficiência igual ou superior a 60%.
SecondHolderMajorEarning Indicar se o segundo titular de rendimentos tem a maioria dos rendimentos englobados.
SecondHolderDisabilityDegree Indicar se o segundo titular de rendimentos tem deficiência igual ou superior a 60%.
ContractPostingProfile Perfil de Lançamento do Contrato (para integrar os valores na Contabilidade).

Nota: É necessário criar previamente as fichas dos colaboradores no sistema e no campo Código Colaborador inserir o código registado no ROSE. 

Plano Contratual

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a empresa à qual o plano contratual é referente.
ContractKey Sim Indicar o código do contrato.
ContractType Sim Definir o tipo de contrato:
01- Termo certo;
02- Termo incerto;
03- Permanente.
ContractLineState Sim Indicar o estado da etapa do contrato:
1- Agendada;
2- Ativa;
3- Executada;
4- Cancelada;
5- Concluída.
StartDate Sim Indicar a data de início da etapa que integra o plano contratual.
Duration Sim Definir a duração estimada da etapa que integra o plano contratual.
EstimatedEndDate Definir a data de fim estimada da etapa que integra o plano contratual
EmployeeExpiryPriorNotice Definir o prazo de aviso prévio a respeitar pelo colaborador para cessar o contrato.
CompanyExpiryPriorNotice Definir o prazo de aviso prévio a respeitar pela empresa se pretender cessar o contrato.
EndDate Definir a data final da etapa que integra o plano contratual.

Nota: É necessário criar previamente as fichas dos contratos para importar corretamente o plano contratual. 

Remunerações

Antes de importar, deverá criar previamente os contratos e preencher corretamente o campo Código do Contrato do ficheiro de importação com o código registado no ROSE.

De salientar que poderá também importar remunerações para contratos quando estes já estão em execução (no estado Ativo). Nesse caso, depois da importação, são gerados pedidos de reprocessamento relativos à dedução adicionada.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar o código da empresa a que o contrato está associado.
ContractKey Sim Indicar o código do contrato a que a remuneração está associada.
Earning Sim Indicar o código da remuneração.
PeriodStart Sim Indicar o período Inicial de aplicação da remuneração.
PeriodEnd Indicar o Período Final da remuneração para que esta deixe de ser processada. Não deverá preencher este campo se a remuneração for devida durante toda a execução do contrato.
QuantityKind Sim Indicar o tipo de quantidade:
0- Herdado;
1- Valor;
2- Fórmula.
QuantityValue Indicar o valor da quantidade quando o tipo de quantidade está definido em "Valor".
QuantityFormula Indicar a fórmula da quantidade quando o tipo de quantidade está definido em "Fórmula".
ValueKind Definir o tipo de valor:
0- Herdado;
1- Valor;
2- Fórmula.
ValueMoney Indicar o valor monetário quando o tipo de valor está definido em "Valor".
ValueFormula Indicar a fórmula para valor quando o tipo de valor está definido em "Fórmula".
Currency Sim Definir a moeda a utilizar nos cálculos.

Deduções

Antes de importar deduções, deverá criar previamente os contratos no sistema. De salientar que poderá importar deduções para contratos quando estes já estão em execução (no estado Ativo). Nesse caso, depois de importar, são gerados pedidos de reprocessamento relativos à dedução adicionada.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a empresa a que o contrato está associado.
ContractKey Sim Indicar o número do contrato registado no ROSE. 
Deduction Sim Indicar o código da dedução.
PeriodStart Sim Indicar o período inicial a partir do qual a dedução deve ser considerada no processamento.
PeriodEnd Indicar o período final até ao qual a dedução deve ser processada. Não deverá preencher este campo se a dedução for aplicável durante toda a duração do contrato.
SubscriberId Sim Indicar o número de susbcritor do colaborador associado à entidade da dedução. Por exemplo, no caso de dedução de IRS o n.º de subscritor é o NIF, no caso de dedução de Seg. Social é o NISS.
CalculationKind Definir o tipo de cálculo:
0-Herdado;
1-Monetário;
2-Percentagem;
3-Fórmula Valor;
4-Fórmula Percentagem.
EmployeeValue Indicar o valor de dedução a suportar pelo colaborador quando a forma de cálculo indicada é "Monetário".
EmployeePercentage Indicar a percentagem da dedução a suportar pelo colaborador quando a forma de cálculo indicada é "Percentagem".
EmployeeFormulaValue Indicar a fórmula para apurar o valor da dedução quando a forma de cálculo indicada é "Fórmula Valor".
EmployeeFormulaPercentage Indicar a fórmula para apurar a percentagem da dedução quando a forma de cálculo indicada é "Fórmula %".
Currency Sim Moeda a utilizar

O número de subscritor que será considerado nas deduções relativas a IRS (associadas à entidade Autoridade Tributária) corresponde ao NIF indicado, mesmo que no ficheiro seja referido outro número de subscritor. Esta informação será preenchida na área de Deduções do contrato.

Contas de Benefício

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a empresa a que o contrato está associado.
ContractKey Sim Indicar o código do contrato a que a Conta de Benefício está associada.
BenefitAccountType Sim Indicar o Tipo da Conta de Benefício:
1- Quantidade;
2- Valor.
Timing Sim Indicar o momento do processamento:
1-Antecipado;
2-Regular;
3-Posterior;
4-Herdado.
PeriodStart Sim Indicar o período inicial a partir do qual a Conta de Benefício deve ser processada.
PeriodEnd Indicar o período final até ao qual a Conta de Benefício deve ser processada. Não deve preencher este campo se a Conta de benefício for processada ao longo da execução do contrato.
DebitFormulaKind Sim Definir a fórmula de débito:
1-Herdada;
2-Fórmula de débito específica.
DebitFormula Indicar a fórmula específica de débito da Conta de Benefício naquele contrato.

Entradas na Conta de Benefícios

Coluna Obrigatório? Preenchimento
ContractKey Sim Identificar o código do contrato a que o movimento manual da Conta de Benefício deve ser associado.
Period Sim Identificar o período a que o movimento manual é referente.
BenefitAccountType Sim Identificar o Tipo de Conta de Benefício que pretende movimentar.
Credit Identificar a quantidade ou valor a movimentar a crédito (atribuir direitos ao colaborador naquele contrato).
Debit Identificar a quantidade ou valor a movimentar a débito (retirar direitos ao colaborador naquele contrato).
EntryType Sim Origem do movimento manual (Utilizador).
Company Sim Identificar a empresa associada ao contrato ao qual se refere o movimento manual da Conta de Benefício.
Notes Observações.

Nota: É necessário ativar previamente os contratos no ROSE antes de importar. Só deverá exportar as entradas/movimentos manuais das Contas de Benefício dos contratos cuja data de admissão é diferente do período inicial de processamento e se essa data for menor que o período inicial de processamento. Desta forma, irá evitar a duplicação dos valores a crédito de uma conta de benefício. 

Remunerações Pontuais

Este ficheiro permite associar aos contratos as Remunerações Pontuais de determinados períodos (mês/ano).

Coluna Obrigatório? Preenchimento
ContractKey Sim Indicar o código do contrato ao qual pretende associar a remuneração.
Company Sim Indicar o código da empresa a que o contrato está associado.
Period Sim Indicar o período a que se refere a remuneração pontual.
ReferenceDate Indicar a data de referência da remuneração. Se não preencher esta informação:

  • e o período indicado para a remuneração for o atual, o sistema assume o dia atual.
  • e o período indicado para a remuneração não for o atual, o sistema assume o dia 1 do valor inserido na coluna "Period" (por exemplo, se indicou dezembro de 2021, o sistema assume o dia 1 dezembro de 2021).
Quantity Indicar o valor da quantidade quando o tipo de quantidade está definido em "Valor".
ValueKind Definir o tipo de valor:
1- Valor;
2- Fórmula.Se não preencher, o sistema assume automaticamente o valor 1.
ValueFormula Indicar a fórmula para o valor quando o tipo de valor está definido em "Fórmula".
ValueMoney Indicar o valor monetário quando o tipo de valor está definido em "Valor".
Earning Sim Indicar o código da remuneração.
Timing Sim Indicar o momento do processamento em que a remuneração pontual deve ser incluída:
1-Antecipado;
2-Regular;
3-Posterior.Se não preencher, o sistema assume automaticamente o momento Regular.
Notes Indicar observações relativas à remuneração pontual.

Ausências

Este ficheiro permite inserir ausências para os contratos pretendidos em determinados períodos (mês/ano).

Coluna  Obrigatório? Preenchimento
ContractKey Sim Indicar o código do contrato a que a ausência deve estar associada.
Company Sim Indicar o código da empresa a que o contrato está associado.
AbsenceType Sim Indicar o tipo de ausência a registar.
StartDate Sim Indicar a data de inicial da ausência.
EndDate Sim Indicar a data final da ausência. Se não preencher, é assumida a data inicial.
Unit Sim Definir a unidade de registo da ausência:
1- Horas;
2- Dias;
3- Meios dias
Duration Indicar a duração da ausência. Este campo é obrigatório se a unidade selecionada for Horas.
Percentage Sim Indicar a percentagem a aplicar à ausência. Por predefinição assume 100%.
Remarks Indicar uma observação sobre a ausência, se aplicável.

Contratos das Contas de Benefício

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Indicar a empresa para a qual serão importados estes dados.
ContractKey Sim Inserir o código do contrato à qual as contas de benefício se referem.
BenefitAccountTyp Sim Indicar o tipo de conta de benefício.
Timing Sim Indicar o momento do processamento para o cálculo dos valores associados à Conta de  Benefício:
1-Antecipado;
2-Regular;
3-Posterior;
4-Herdado.
PeriodStart Sim Período inicial de aplicação da Conta de Benefício
PeriodEnd Período final de aplicação da Conta de Benefício
DebitFormulaKind Sim Indicar a fórmula de débito a considerar no cálculo da conta de benefício:
1- Herdada;
2-Fórmula de débito específica.
DebitFormula Sim Indicar a fórmula pretendida de acordo com a conta de benefício em causa.

Acumulados do contrato

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Company Sim Inserir o código do contrato.
Year Sim Indicar o ano a que os Acumulados se referem. Tem de ser o ano de início de processamento do contrato.
Deduction Sim Inserir o tipo de deduções aplicável.
EarningNature Sim Indicar a natureza da remuneração.
SubjectValue Sim Indicar o valor da remuneração que corresponde ao valor sujeito.
ExemptValue Sim Indicar o valor da remuneração que corresponde ao valor isento.
FreeValue Indicar o valor da remuneração que corresponde ao valor dispensado de retenção na fonte.
EmployeeValue Sim Valor da dedução suportado pelo colaborador.
CompanyValue Sim Valor da dedução suportado pela empresa.
Currency Sim Inserir a moeda aplicável.

Categorias Profissionais

Este ficheiro permite criar as Categorias Profissionais no sistema para ser possível associá-las aos colaboradores nos contratos.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Professional Category Sim Indicar o código da Categoria Profissional a criar.
Name Sim Descrição da Categoria Profissional.

Para simplificar a criação das Categorias Profissionais ajustadas ao CAE, Região, Distrito e Concelho em que a empresa opera, sugerimos o seguinte procedimento:

  1. Aceder a Sistema de Gestão de Unidades Locais e filtrar os dados de acordo com a empresa;
  2. Abrir o ficheiro excel apresentado e copiar as linhas;
  3. Colar no template de importação e seguir os passos indicados para a importação.

Formações Profissionais

Coluna  Obrigatório? Preenchimento
NIF Empresa Sim Indicar o NIF da empresa a que o contrato está associado.
Contrato Sim Indicar o código do contrato a que a formação deve estar associada.
Data Início Sim Indicar a data inicial da formação.
Data Fim Sim Indicar a data final da formação.
Duração (em horas) Sim Indicar a duração em horas da formação.
Horário de Formação Sim Indicar a data final da ausência. Se não preencher, é assumida a data inicial.
Designação Sim Indicar uma designação descritiva da formação.
Área de Formação Sim Indicar a área de formação. Deverá garantir previamente que estão criadas no sistema as áreas de formação.
Modalidade da Formação Sim Indicar a modalidade aplicável:

  • 01 - Cursos profissionais
  • 02 - Cursos de aprendizagem
  • 03 - Cursos de educação e formação para jovens
  • 04 - Cursos de educação e formação para adultos
  • 05 - Cursos de especialização tecnológica
  • 06 - Outras formações modulares da Categoria Nacional Qualificações
  • 07 - Formação – Ação
  • 08 - Outras ações não inseridas na Categoria Nacional Qualificações
  • 99 - Desconhecida
Iniciativa da Formação Indicar a Iniciativa da Formação aplicável:

  • 01 - Da responsabilidade do empregador
  • 02 - Da iniciativa do trabalhador (ao abrigo do crédito de horas para formação contínua)
  • 03 - Da iniciativa da empresa utilizadora de mão-de-obra
Nível de Qualificação da Formação Sim Indicar o nível de qualificação da formação aplicável:

  • 01 - Nível 1 - 2.º ciclo do ensino básico
  • 02 - Nível 2 - 3.º ciclo do ensino básico
  • 03 - Nível 3 - Ensino secundário vocacionado para estudos superiores
  • 04 - Nível 4 - Ensino secundário (percurso dupla certificação ou estudos superiores com estágio profissionais)
  • 05 - Nível 5 - Pós-secundário não superior com créditos para prosseguir estudos de nível superior
  • 06 - Nível 6 - Licenciatura
  • 07 - Nível 7 - Mestrado
  • 08 - Nível 8 - Doutoramento
  • 09 - Sem atribuição de nível
  • 99 - Desconhecido
Tipo de Entidade Formadora Indicar o tipo de entidade formadora aplicável:

  • 01 - Própria empresa
  • 02 - Centro de Emprego e/ou de Formação Profissional de Gestão Direta
  • 03 - Centro de Formação Profissional de Gestão Participada (Centros Protocolares)
  • 04 - Associações de Empregadores ou Outras Associações Empresariais
  • 05 - Associações Sindicais ou Ordens Profissionais
  • 06 - Escolas/Universidades
  • 07 - Empresas de formação
  • 08 - Empresas privadas cuja atividade principal não é a formação
  • 09 - Outro tipo de entidade
  • 99 - Desconhecida
Entidade Formadora Não Indicar a entidade formadora (opcional).
Tipo de Certificado Sim Indicar o tipo de certificado aplicável:

  • 01 - Diploma de qualificação
  • 02 - Certificado de qualificação
  • 03 - Certificado de formação profissional certificada
  • 04 - Certificado de formação profissional não certificada
  • 05 - Sem certificado por reprovação
  • 06 - Certificado de frequência
  • 07 - Diploma de ensino superior
  • 08 - Não aplicável
  • 99 - Desconhecido
Período de Referência da Formação Sim Indicar o período de referência da formação aplicável:

  • 01 - Formação correspondente a direito adquirido no ano de referência
  • 02 - Formação por direito adquirido nos 2 anos anteriores ao de referência
  • 03 - Formação por antecipação da aquisição do direito
  • 08 - Outra situação
Avaliação Não Indicar a avaliação (opcional).
Tipo de Conta de Benefício Não Indicar a Conta de Benefício de formação (opcional) caso pretenda que a formação seja contabilizada a débito na conta de benefício. Deverá garantir previamente que a Conta de Benefício em questão esteja definida no contrato.

Estas regras não se aplicam à importação do SAF-T de Contabilidade e do relatório de estado SEPA.

Importar SAF-T

Para cumprir com todas as obrigações declarativas e acelerar o processo de migração de dados, é possível importar os ficheiros SAF-T de contabilidade para o ROSE. Além de migrar estas informações, o Importador cria o plano de contas e gera o documento de abertura com os saldos indicados nas contas do SAF-T.

Assim, é possível automatizar os lançamentos contabilísticos, diminuir erros no registo de lançamentos e garantir uma integração completa dos documentos contabilisticamente relevantes.

Pré-requisitos

Para importar os ficheiros SAF-T de Contabilidade, deverá garantir os seguintes pré-requisitos:

  1. Criar uma entidade do tipo Colaborador. Esta entidade será posteriormente necessária no mapeamento das contas associadas aos colaboradores do ficheiro SAF-T;
  2. Criar um ativo na empresa onde pretende importar o ficheiro, uma vez que existem um conjunto de contas de Contabilidade que necessitam de um ativo criado para serem movimentadas;
  3. Garantir que o exercício referido no SAF-T de contabilidade está previamente criado no ROSE. Se, por exemplo, o ficheiro SAF-T for relativo ao exercício de 2020 , deverá previamente criar o exercício “2020” na aplicação;
  4. Verificar a validade da conta de caixa em Bancos | Contas Financeiras. Quando cria uma empresa no ROSE, é automaticamente criada uma conta de caixa em que a data inicial corresponde ao ano atual. Caso esteja a importar ficheiros de anos anteriores, deverá alterar a data indicada na área Controlo (campo Válido De) para o ano indicado no ficheiro. Caso não altere esta informação, o ficheiro não é importado;
  5. Garantir que o NIF indicado no ficheiro corresponde a uma das empresas da subscrição;
  6. Recomendamos que a empresa em causa não tenha mais movimentos (excetuando-se as prévias migrações de SAF-T utilizando o mesmo importador). Caso contrário, podem existir conflitos com os numeradores de diários que impedem a importação de movimentos;
  7. Garantir que estes ficheiros estão no encoding Windows-1252 antes de realizar qualquer importação (ver artigo).

Para importar ficheiros SAF-T, siga as seguintes etapas:

Etapa 1: Descarregar importador

  1. Efetuar todas as operações referidas na secção “Pré-requisitos”;
  2. Descarregar o importador aqui;
  3. Abrir o executável e autenticar-se no PRIMAVERA Identity Server;
  4. Dar um nome ao dispositivo (opcional);
  5. Clicar em Permitir para dar acesso à aplicação.

Etapa 2: Validar dados importados do ROSE

O importador irá carregar automaticamente todas as configurações criadas no ROSE para os separadores Plano de Contas, Diários e Entidades.

No separador Opções, deverá garantir que está selecionado o exercício pretendido, validar o diário de abertura a utilizar e o ativo financeiro definido por omissão para as contas do subtipo ativo.

Além disso, poderá também ignorar as entidades terceiras sem movimentos e mostrar apenas as contas de movimento.

Nota: O separador Sumário SAF-T não apresentará nesta fase nenhuma informação, uma vez que ainda não introduziu o ficheiro SAF-T.

Etapa 3: Carregar ficheiro SAF-T e classificar dados

Após validar todos os dados importados, deverá abrir o ficheiro SAF-T no importador e iniciar a classificação das contas que correspondem a caixas/bancos e entidades (Clientes, Fornecedores, Outros Devedores e Credores, Autoridades Públicas e Colaboradores). No ROSE, todas estas contas estão representadas numa só conta invés de estarem individualmente apresentadas no plano de contas.

A funcionalidade Classificador de Contas permite assim definir para cada conta o seu respetivo equivalente no ROSE:

  1. Clicar em Abrir SAF-T PT;
  2. Selecionar o ficheiro pretendido;
  3. Clicar em Classificador de Contas para iniciar o mapeamento;
  4. Para cada conta de movimento apresentada na tabela relativa às Contas Bancárias e de Caixa, definir o tipo de conta (caixa ou bancária). Para tal, basta selecionar a conta e clicar numa das opções disponíveis:
    - Definir como Conta Caixa;
    - Definir como Conta Bancária;
    - Reverter para Conta de Movimento: deverá selecionar esta opção quando se tratar de uma conta normal, ou seja, caso não seja nem de contas nem de bancos;
    Nota: Ao definir uma conta integradora, todas as subcontas irão assumir o mesmo tipo de conta;
  5. Clicar em Seguinte;
  6. Identificar para cada conta de cliente da tabela a conta correspondente através das opções Definir como Cliente ou Definir como Conta de Movimento. Deverá validar sempre se o conjunto, grupo e o os Impostos são adequados ao(s) cliente(s);
  7. Clicar em Seguinte;
  8. Identificar para cada conta de fornecedor da tabela a conta correspondente através das opções Definir como Fornecedor ou Definir como Conta de Movimento. Deverá validar sempre se o conjunto, grupo e o os Impostos são adequados ao(s) fornecedor(s);
  9. Clicar em Seguinte;
  10. Na tabela relativa aos Outros Devedores e Credores, definir as contas de Outro Devedor, Outro Credor ou Conta de Movimento através das opções disponíveis no lado direito. Caso não seja associado o tipo de conta correto, não será possível importar o ficheiro;
  11. Associar cada linha da tabela a uma Autoridade Pública ou a um Colaborador através das opções disponíveis, consoante o aplicável;
  12. Clicar em Terminar.

Todas as entidades mapeadas são criadas no ROSE e irão assumir como número de entidade o NIF associado. Caso existam entidades sem NIF, serão criadas com o código da conta de contabilidade.

Etapa 4: Mapear Plano de Contas

  1. No separador Plano de Contas, selecionar uma conta da tabela “General Ledger”;
  2. O importador sugere automaticamente a conta equivalente. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar. Se não corresponder, deverá selecionar outra conta e só depois clicar em Adicionar.

Todas as contas mapeadas ficam assinaladas a verde na coluna “Estado” para identificar as que foram corretamente mapeadas. Contudo, durante todo o processo de mapeamento, nas contas integradoras esta coluna só fica preenchida quando terminar de mapear as subcontas associadas.

Nota: O ROSE não permite a importação de contas sem taxonomia. Caso pretenda criar uma conta para mapear com os existentes no ficheiro SAF-T, deverá criá-la antes de importar.

Etapa 5: Mapear contas dos Diários

  1. No separador Diários, selecionar uma conta da tabela “Journal”;
  2. O importador sugere automaticamente a conta equivalente. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar. Se não corresponder, deverá selecionar outra conta e só depois clicar em Adicionar;
  3. Na coluna “Estratégia de Numeração”, poderá clicar em Alterar para escolher outro tipo de numeração. Por exemplo, por vezes existem caracteres especiais (/) no campo “DOCARCHIVENUMBER” dos ficheiros SAF-T. Quando este cenário se verifica, deverá alterar a numeração para que a importação ocorra sem problemas;
    Dica: Recomendamos que seja seleciona a opção Remunerar no ROSE.

Todas as contas mapeadas ficam assinaladas a verde na coluna “Estado” para identificar as que foram corretamente mapeadas. Contudo, durante todo o processo de mapeamento, nas contas integradoras esta coluna só fica preenchida quando terminar de mapear as subcontas associadas.

Nota: Caso pretenda criar um diário para mapear com os existentes no ficheiro SAF-T, deverá criá-lo antes de importar.

Etapa 6: Mapear contas das Entidades

Neste separador, deverá mapear as contas indicadas no classificador de dados como entidades, bem como mapear as entidades das tabelas de clientes e fornecedores do SAF-T com as entidades do ROSE. Para tal, o ecrã está dividido em 4 áreas:

Ou seja, deverá mapear as contas das tabelas “Contas associadas às Entidades do ficheiro SAF-T” e “Clientes e Fornecedores do ficheiro SAF-T” para a tabela “Entidades (ROSE)”. Ao selecionar uma conta das duas primeiras tabelas, o importador sugere automaticamente a conta equivalente da tabela “Entidades (ROSE)”. Caso seja a conta pretendida, clicar em Adicionar.

Na tabela “Entidades (ROSE)”, poderá ainda criar as entidades no ROSE ativando a opção Novo.

Etapa 7: Importar contas

Após mapear todas as contas, deverá clicar em Importar.

No separador Relatório de Operações, poderá acompanhar a importação e, em caso de erros, visualizar qual o tipo de erro.

Esta operação pode ser demorosa consoante o volume de informação a importar para o ROSE.

Caso tenha de fechar o importador, poderá guardar todo o trabalho em curso e, quando o voltar a utilizar, basta selecionar o respetivo ficheiro através da opção Abrir.

Importador Simplificado (RH)

Para agilizar a importação de dados para o ROSE Payroll, é possível importar num único ficheiro todas as informações relativas aos colaboradores e contratos.

De salientar que, caso preencha os dados relativos às Profissões e/ou Habilitações dos colaboradores, o sistema irá validar durante a importação se estas já existem. Caso não existam, o Rose cria-as no sistema e só depois é que importa os colaboradores e contratos.

Este ficheiro está totalmente personalizado para que possa preenchê-lo de forma simples e rápida através de instruções e validações, garantindo a correta introdução dos dados.

Colaboradores

Coluna Obrigatório? Preenchimento
NIF Empresa Sim Indicar o NIF da empresa.
Código Colaborador Sim Indicar o código do colaborador.
Nome Sim Indicar o nome completo do colaborador.

Dados Pessoais

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Dados Gerais
Nome Abreviado Sim Indicar o nome abreviado do colaborador.
NIF Sim Indicar o NIF do colaborador.
País Sim Indicar o País do colaborador.
Email Indicar o email do colaborador.
Telemóvel Indicar o número de telemóvel do colaborador.
Telefone Indicar o número de telefone do colaborador.
Género Indicar o género do colaborador:
- Indefinido;
- Feminino;
- Masculino.Se não preencher este campo, o ROSE irá assumir "Indefinido".
Data Nascimento Sim Indicar a data de nascimento.
Habilitação
Formação Académica Indicar o código da formação Académica do colaborador.
Instituição de Ensino Indicar a Instituição de Ensino de obtenção da Formação Académica.
Data de obtenção Indicar a data de obtenção da Formação Académica.
Morada
Rua Indicar a rua associada à morada do colaborador.
N.º Porta Indicar o n.º de porta associada à morada do colaborador.
Código Postal Indicar o código postal associado à morada do colaborador.
Localidade Indicar a localidade associada à morada do colaborador.
Documento Identificação
Tipo Documento Sim Indicar o tipo de documento de identificação do colaborador, que poderá ser:
- Identificação Nacional;
- Passaporte;
- Identificação estrangeira;
- Autorização de Residência.
N.º Identificação Sim Indicar o n.º de identificação associado ao tipo do documento escolhido no campo anterior.
Local de emissão Indicar o local de emissão do documento de identificação, caso exista.
Data de Emissão Indicar a data de emissão do documento de identificação, caso exista.
Data de Validade Indicar a data de validade do documento de identificação.
Admissão
Data Admissão Sim Indicar a data de admissão do colaborador.
Dias de Período Experimental   Indicar os dias de período experimental do colaborador. Com base nestes dias, a aplicação determina o fim deste período.
Período inicial de Processamento Sim Indicar o 1.º período a ser processado no ROSE. Se não preencher este campo, o sistema assumirá o período da data de admissão
Ativar Contrato? Sim Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá criar o contrato no estado Ativo e inicia o processamento de vencimento;
- Não.Se não preencher este campo, o sistema irá assumir a opção Não e o contrato é importado no estado Novo. Posteriormente, é necessário ativar o contrato para ser incluído no processamento salarial.
Estabelecimento   Indicar o estabelecimento do contrato. Por predefinição, é sugerido o estabelecimento 01 e 02 e, por isso, deverá garantir que estes existem na aplicação.
Motivo de Admissão   Indicar o motivo de admissão do colaborador.
Dados Profissionais
Código IRCT Indicar o Instrumento de regulamentação Coletiva de Trabalho ao qual pertence o colaborador (se aplicável).
Profissão Sim Indicar a profissão do colaborador.
Categoria
(Deverá preencher a folha "Categorias" antes de introduzir esta informação)
Sim Indicar a categoria do colaborador. Se esta categoria não existir no sistema, será criada.
Deduções
Membro dos órgãos sociais ou equivalente?   Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá assumir a configuração “MOE” como perfil de lançamento na contabilidade;
- Não: assumirá o perfil “PES”.
Regime Segurança Social   Escolher o regime de Segurança Social afeto ao contrato.
NISS Apenas se estiver definido um Regime de Segurança Social. Indicar o NISS do colaborador.
Tem seguro de acidentes de trabalho?   Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá incluir a dedução (DS010) com o NISS indicado como n.º de subscritor. A forma de cálculo da dedução será Herança;
- Não.
Contribuição para o FCT e FGCT?   Escolher a opção aplicável:
- Sim: o sistema irá incluir a dedução FCT (DS005) e a dedução FGCT (DS006). A forma de cálculo da dedução será Herança;
- Não.
Regime de Duração do Trabalho   Indicar o regime de duração do trabalho aplicável:
- Tempo Completo: horário de 40h;
- Tempo Parcial: horário de 20h.
Valores Mensais
Vencimento   Indicar o vencimento aplicável. Deverá ter em atenção que:
- se não preencher, o sistema não adiciona qualquer remuneração;
- se preencher, o sistema associa a remuneração “RS001” com configuração por Herança na quantidade e monetário no valor, sendo o vencimento assumido como valor da remuneração.
Diuturnidades   Indicar a diuturnidade aplicável. Deverá ter em atenção que:
- Se não preencher, o sistema não adiciona qualquer remuneração;
- Se preencher, o sistema associa a remuneração “RS004”, com configuração por Herança na quantidade e monetário no valor, sendo a diuturnidade assumida como valor da remuneração.

Formas de Pagamento

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Principal
Forma de Pagamento Sim Indicar a forma de pagamento aplicável:
- Transferência: assume no contrato a designação "SAL";
- Cheque: assume no contrato a designação "CHQ";
- Numerário: assume no contrato a designação "NUM".
IBAN Apenas se selecionar a opção Transferência na forma de pagamento Indicar o IBAN caso a forma de pagamento for Transferência.
SWIFT Indicar o SWIFT caso a forma de pagamento seja Transferência.
Subsídio Alimentação
Forma de pagamento do Subsídio Alimentação Escolher a opção pretendida:
- Valor diário: assume a remuneração RS011;
- Valor Espécie: assume a remuneração RS013;
- Cartão refeição: assume a remuneração RS014.
O cálculo da quantidade destas remunerações será definido por Herança.
Se não preencher, o sistema não irá associar qualquer remuneração de subsídio de alimentação.
Cartão Refeição Escolher a opção pretendida. Esta informação será guardada no contrato, na área Outras formas de pagamento.
IBAN/Referência
Cartão Refeição
Indicar o IBAN ou a Referência quando a forma de pagamento é por “Cartão Refeição”. Esta informação será guardada no contrato, na área Outras formas de pagamento.
O cartão de refeição “Sodexo” assume o valor no campo Referência e os restantes assumem no campo IBAN.

Dados Fiscais

Ao importar os dados fiscais, o sistema cria um registo com o período inicial igual ao período da data de admissão. Se algum dos campos não for preenchido, o ROSE assumirá os valores predefinidos aquando da criação de um novo contrato.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Titular
Domicílio Fiscal Indicar o domicílio fiscal do contrato aplicável.
Serviço de Finanças Indicar o código do Serviço das Finanças.
Estado Fiscal Indicar o estado fiscal aplicável.
Titulares de Rendimento Indicar se existe 1 ou 2 titulares de rendimentos.
N.º Dependentes Indicar o número de dependentes.
Dependentes c/ deficiência >= 60% Indicar o número de dependentes com deficiência maior ou igual a 60%.
Titular com deficiência
>= 60%?
Indicar se o colaborador é ou não portador de deficiência em grau igual ou superior a 60%.
Segundo Titular
Segundo titular c/ maioria dos rendimentos englobados? Indicar se o segundo titular detém ou não a maioria dos rendimentos englobados.
Segundo titular com deficiência >= 60%? Indicar se o segundo titular é ou não portador de deficiência em grau igual ou superior a 60%.

Para todos os contratos importados é ROSE assume o tipo de rendimento como Rendimentos do trabalho dependente. Se existirem contratos com outro tipo de rendimento, deverá após a importação editá-los e alterar para o tipo de rendimento pretendido.

Plano Contratual

O plano contratual deverá conter a informação da etapa atual e de etapas posteriores para contratos a termo.

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Tipo de Contrato Indicar o tipo de contrato da etapa atual aplicável.
Data estimada de fim (Etapa atual) Indicar a data estimada de fim da etapa atual que só deverá ser preenchida se o tipo de contrato for a Termo Certo. Com esta data, o sistema determina a duração da etapa atual através da diferença entre a data final e a data de admissão.
A 1.ª etapa do contrato tem início na data de admissão. Esta data não deve ser preenchida para os tipos de contrato Permanente e Termo incerto.

Férias, Subsídios de Férias e Natal

Coluna Obrigatório? Preenchimento
Férias
Dias de férias de direito do ano Indicar os dias de férias de direito do ano para que o sistema criar um movimento inicial na conta de benefício com este valor a crédito da conta.
Dias de férias gozados Indicar os dias de férias já gozados no ano para que o sistema cria um movimento inicial na conta de benefício com este valor a débito da conta.
Subsídio de Férias
Forma de pagamento subsídio de férias Indicar a forma de pagamento do Subsídio de Férias aplicável:
- Por inteiro no mês de referência: assumirá a Conta Ben. CS002
- Em duodécimos: assumirá a Conta Ben. SFERIAS_DUOD
- Em duodécimos de 50%: assumirá a Conta Bem.SFERIAS_5050Se não preencher este campo, não será associada a conta de benefício.
Dias de sub. de férias de direito do ano Indicar os dias de Subsídio de Férias de direito do ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a crédito da conta.
Dias de sub. férias pagos Indicar os dias de Subsídio de férias já pagos no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a débito da conta.
Subsídio de Natal
Forma de pagamento subsídio de Natal Indicar a forma de pagamento do Subsídio de Natal aplicável:
- Por inteiro no mês de referência: assumirá a Conta Ben. CS003
- Em duodécimos: assumirá a Conta Ben. SNATAL_DUOD
- Em duodécimos de 50%: assumirá a Conta Bem.SNATAL_5050Se não preencher este campo, não será associada a conta de benefício.
Dias de Natal de direito do ano Indicar os dias de Subsídio de Natal de direito no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a crédito da conta.
Dias de sub. Natal Pagos Indicar os dias de Subsídio de Natal já pagos no ano para que o sistema crie um movimento inicial na conta de benefício a débito da conta.

Condições importantes

  • A conta de férias será sempre a "CS001", o momento de processamento e a fórmula serão do tipo "Não aplicável";
  • Se preencher os campos relativos aos dias de férias de direito e/ou gozados e o período inicial for inferior ou superior à data de admissão, o sistema irá criar um movimento de saldo inicial na conta de benefício, assumindo a crédito os "Dias de férias de direito" e a débito os "Dias de férias gozados". Esta regra é aplicável também às contas de benefício de Sub. Férias e de Sub. Natal;
  • O movimento inicial das contas de benefício só será lançado se o contrato estiver Ativo;
  • Nas contas de benefício dos subsídios, o Momento de Processamento e a Fórmula de Débito são definidas com o tipo Herdado.

Outras Remunerações

Poderá importar até 3 das remunerações adicionais que podem corresponder a:

  • Subsídio de Turno (RS005);
  • Isenção de horário (RS006);
  • Abono para Falhas (RS015);
  • Comissões (RS016);
  • Ajudas de custo pessoal – Nacional (RS021);
  • Ajudas de custo pessoal - Estrangeiro (RS022);
  • Ajudas de custo MOE – Nacional (RS023);
  • Ajudas de custo MOE – Estrangeiro (RS024);
  • Premio s/ Vencimento Bruto (RS040);

Deverá ter em atenção que:

  • Se indicar uma remuneração mas não preencher o valor, o sistema assumirá o valor por Herança. Caso contrário, o assumirá o tipo Monetário e o valor indicado;
  • A quantidade será ser sempre considerada com a forma de cálculo por Herança;
  • Se selecionar remunerações do tipo “Ajudas de custo”, deverá rever o contrato e indicar de que forma é calculada a quantidade nestas remunerações, uma vez que por predefinição irá ser do tipo Herança à semelhança das restantes remunerações.

O Importador Simplificado não importa dados repetidos, ou seja, se por algum erro de configuração não for possível criar ou preencher determinada informação, poderá repetir a importação do ficheiro na totalidade já que não será importada informação que já existe no sistema.

Todas as colunas assinaladas a negrito no ficheiro Excel são de preenchimento obrigatório. Se não as preencher, não conseguirá importar o ficheiro.

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