Configurações de Ativos
Para garantir uma gestão controlada dos ativos da organização, deverá efetuar um conjunto de configurações relacionadas com a criação e organização interna do ativo (ver infografia).
Criar áreas de depreciação
As áreas de depreciação são utilizadas para gerir vários requisitos legais para a depreciação e avaliação de ativos, sendo geralmente específicas de cada país e definidas independentemente das outras unidades organizacionais.
Todas as empresas com sede no mesmo país estão sujeitas aos mesmos requisitos legais para a avaliação dos ativos, sendo por isso apenas necessário uma área de depreciação. Por exemplo, uma área de depreciação pode ser utilizada para todas as empresas de um determinado país.
No ROSE, estão disponíveis as áreas de depreciação contabilística e fiscal, sendo possível criar áreas em Configurar Ativos | Áreas de Depreciação. Deverá indicar os dados indicativos da nova área, bem como validar a moeda utilizada.
Criar tributação autónoma
A Tributação Autónoma é um imposto apurado de forma independente do IRC e tem sofrido agravamentos progressivos ao longo dos anos.
Este imposto consiste numa tributação extraordinária a determinados gastos das empresas, que não estão diretamente relacionados com os gastos de produção, por exemplo: despesas de representação, despesas não documentadas e encargos com viaturas. Estas despesas são taxadas independentemente dos lucros ou prejuízos fiscais das organizações. Aliás, caso exista prejuízo fiscal, as taxas são agravadas em 10% com penalizações altas para as empresas.
Ao mesmo tempo que procura combater a evasão fiscal e penaliza as empresas que façam este tipo de despesas quando as contas estão fiscalmente mais complicadas, a Tributação Autónoma também é utilizada como incentivo às práticas amigas do ambiente. Nesse sentido, as empresas que adquiram e circulem com viaturas híbridas plug-in, viaturas elétricas ou viaturas a GPL ou GNV têm uma menor tributação a pagar ou até isenção total – como é o caso dos veículos elétricos.
O ROSE auxilia o cumprimento desta obrigatoriedade, introduzindo o conceito de tipos de Tributação Autónoma que depois são atribuídos às classes de ativos.
Para criar novas Tributações Autónomas, deverá aceder a Configurar Ativos | Tributações Autónomas, clicar em Criar e preencher os campos disponíveis.
Criar grupos de ativos
Para efeitos de análise, é por vezes necessário criar grupos ou conjuntos de ativos. Estes grupos podem ser homogéneos (por exemplo automóveis elétricos) ou heterogéneos (por exemplo: ativos do piso 4), sendo a atribuição realizada na própria ficha de ativo.
Os grupos de ativos têm como objetivo agrupar todos os ativos que partilhem as mesmas características. Por exemplo, é possível agrupar os carros da organização no grupo "Carros da empresa". Esta funcionalidade permite desta forma categorizar todas as aquisições para simplificar a organização interna dos ativos.
Para criar um grupo de ativo, deverá aceder a Configurar Ativos | Grupos de Ativos, clicar em Criar e preencher os campos disponíveis.
Criar tipos de conta do ativo
O módulo de ativos atualiza automaticamente os valores da contabilidade geral sempre que alguma transação é realizada no módulo. Para saber as contas que deverá utilizar, está disponível o conceito de tipos de conta que determinam as contas de reconciliação financeiras, bem como as contas de contrapartida que devem ser lançadas quando certas transações são realizadas.
É possível encontrar no mesmo tipo de conta, contas para diversos planos de conta.
A associação entre o ativo e as respetivas contas para cada área de depreciação é realizada através da classe do imobilizado. De salientar que as várias classes de ativos ou áreas podem usar a mesma determinação de conta, se usarem o mesmo plano de contas e lançar nas mesmas contas do razão geral.
O ROSE já disponibiliza de base um conjunto alargado de tipos de conta de ativos, que podem ser utilizados de imediato pelo contabilista da organização. No entanto, é possível criar tipos de conta do ativo.
A seguinte tabela enumera as contas que podem ser configuradas:
| Conta | Descrição | Classe de conta |
| Conta do ativo | O saldo desta conta representa o valor líquido do ativo, pelo qual é debitada nas aquisições e creditada nas alienações. | Balanço |
| Depreciação acumulada | Corresponde ao total de depreciação lançada. É creditada no processo de depreciações e debitada nos abates/alienações. | Balanço |
| Custo Depreciação | Corresponde ao custo de depreciação. É debitada no processo de depreciações. | Resultados (Custo) |
| Imparidade acumulada | Corresponde ao total de imparidades lançada. É creditada no processo de revisão de imparidades e debitada nos abates/alienações. | Balanço |
| Custo de imparidade | Corresponde ao custo de imparidades. É debitada no processo de verificação de imparidades. | Resultados (Custo) |
| Reversão da imparidade | Corresponde ao proveito que ocorre quando o valor de uma imparidade diminui. | Resultados (Proveito) |
| Mais Valia Alienação | É registada quando ocorre uma mais valia numa alienação. | Resultados (Proveito) |
| Menos Valia Alienação | É registada quando ocorre uma menos valia numa alienação/abate. | Resultados (Custo) |
| Migração de histórico | Esta conta é usada no processo de importação do histórico. | Balanço (Capital) |
De referir que todas as contas devem ser do subtipo de imobilizado.
Para criar tipos de conta do ativo, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Ativos | Tipos de Conta do Ativo;
- Clicar em Criar;
- Indicar o Tipo de Conta do Ativo e a respetiva Descrição;
- Na área Contas do Ativo, escolher as contas pretendidas por plano de depreciação de acordo com as regras acima definidas;
- Clicar em Guardar e Novo.
Consultar classificação fiscal
De acordo com as normas legais e fiscais, os ativos são caracterizados por um conjunto de tabelas publicadas pela Portaria ou Decreto-Lei.
O ROSE disponibiliza de base as classificações fiscais dos últimos diplomas disponíveis em Configurar Ativos | Classificações Fiscais.
Nota: Esta tabela é apenas de consulta, não sendo possível editar qualquer elemento apresentado.
Criar classes do ativo
As classes de ativos representam o elemento mais importante para os catalogar. Podem ser criadas tantas classes quanto as necessárias para cumprir os requisitos da empresa. O conjunto de classes de ativos é partilhado para todas as empresas da subscrição.
Uma das funções mais importantes da classe do imobilizado é estabelecer a conexão entre os dados mestre do imobilizado e as contas correspondentes da contabilidade financeira. Esta conexão é criada pela chave de determinação de contas na classe do ativo que é atribuída no detalhe por plano de depreciação.
A outra função relevante é a determinação da depreciação de ativos. Atualmente, apenas são suportadas depreciações lineares a taxas constantes (ou quotas constantes), baseado na vida útil do ativo. De referir que é possível ter vidas úteis separadas por área de depreciação.
O ROSE disponibiliza de base um vasto conjunto de classes de ativo para utilização imediata, mas permite a criação de novas classes. Para tal, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Ativos | Classes do Ativo;
- Clicar em Criar;
- Preencher os campos Classe do Ativo e Descrição;
- Selecionar a Classificação Fiscal do ativo e, caso se aplique, o código de Tributação Autónoma;
- Determinar como será o Ciclo de Lançamento da depreciação do ativo: Mensal ou Anual;
- Selecionar o Tipo de Ativo;
- Ativar as checkboxs Ativo de Valor Reduzido e Não deprecia, caso aplicável;
- Definir as Regras por área de depreciação, escolhendo a vida útil, limites fiscais, etc.;
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Nota: Os bens de reduzido valor obrigam à contabilização de todo o custo logo no primeiro mês.
Criar ativos
Para criar ativos, siga os seguintes passos:
- Aceder a Configurar Ativos | Ativos;
- Clicar em Criar;
- Indicar a descrição do ativo que pretende criar;
- Caso a ficha represente um bem individual, inserir o Número de Inventário e o Número de Série do ativo. Se representar um conjunto homogéneo de ativos, ativar a checkbox Ativo de Grupo;
- No separador Contabilidade, indicar a Classe do Ativo que vai representar de que forma o bem é depreciado e as contas a usar na ligação à contabilidade;
- Selecionar o Grupo de Ativos em que se insere o ativo que está a criar (opcional);
- Indicar o Valor Residual, caso seja possível identificar. No modelo de custo, o valor depreciável é descontado por este valor;
- Indicar as Dimensões utilizadas e os respetivos valores (se aplicável);
- Por fim, clicar em Guardar e Novo.
Nota: O campo Quantidade é preenchido automaticamente com base na capitalização/alienação de faturas de compras ou de vendas.