Suplemento Excel
O suplemento Cegid Rose People (download aqui) para o Microsoft Excel disponibiliza de forma simples um conjunto de listas de dados disponíveis no produto, para assim tirar partido das inúmeras funcionalidades oferecidas pelo Excel. Através desta funcionalidade, poderá trabalhar, analisar e atualizar os dados extraídos do People, mantendo a estrutura do ficheiro Excel, assim como construir tabelas dinâmicas e gráficos para efetuar análises multiempresa e cruzar dados entre as várias listas. Existem várias fontes de dados disponíveis que poderá usar em análises personalizadas, bem como aceder a um conjunto de modelos pré-preparados (disponíveis para download) com indicadores padrão e estatísticas que poderá atualizar de forma fácil e rápida com os dados da sua empresa. Desta forma, terá uma maior flexibilidade na análise de informação.
Requisitos
Para utilizar este suplemento, é necessário:
- ter uma subscrição Rose People;
- descarregá-lo através deste link;
- abrir a pasta descarregada e descompactá-la;
- executar o ficheiro setup.exe.
Após realizar essas operações, o suplemento será apresentado num separador da barra de ferramentas do Excel, designado Cegid Rose People. Será sempre notificado quando existirem alterações de compatibilidade com o produto. Quanto tal se verificar, deverá proceder à sua atualização.
Para manter a ligação à fonte de dados de origem (subscrição Rose People), o suplemento adiciona metadados ao livro onde são inseridas as listas, sendo o seu manuseamento automático.
A cópia de uma lista, a alteração do nome ou a edição do ficheiro sem o suplemento ativo ou disponível poderão quebrar a ligação das listas com o produto e inviabilizar a sua atualização automática.
O suplemento apenas está disponível para a versão Standalone.
Começar a Usar
Para começar a usar esta ferramenta, siga os seguintes passos:
- Na extensão Cegid Rose People do ficheiro Excel, clicar na opção Login. Esta opção é importante para estabelecer a ligação entre o Excel e a sua subscrição;
- Será apresentada uma janela no seu navegador predefinido para inserir as suas credenciais;
- Aceitar as permissões para aceder aos seus dados;
- Validar se o código de autorização é o mesmo que é apresentado na janela que abrirá no Excel;
- Aceder ao ficheiro Excel e verificar que, na extensão Cegid Rose People, o campo Subscrição está preenchido com as subscrições a que tem acesso e que permitem a utilização do suplemento;
- Na secção Login, clicar no ícone Roldana de Configuração;
- No separador Geral, opcionalmente ativar as seguintes opções:
- Atualizar automaticamente as tabelas dinâmicas (pivots): permite que, após atualizar as listas, as tabelas dinâmicas sejam também atualizadas automaticamente;
- Mostrar o parâmetro Empresa no formulário de parâmetros: permite que o filtro da empresa (se existirem mais que uma empresa) seja apresentado na janela de configuração de parâmetros. Por omissão, este parâmetro está desativo e é assumido o valor da empresa de contexto para este parâmetro;
- No separador Proxy, preencher os dados necessários à utilização do suplemento em redes com um servidor proxy.
Nota: Pode existir um desfasamento temporal entre a aquisição da licença para uma subscrição e o seu total funcionamento no suplemento.
O suplemento guarda a sua autenticação localmente durante um período de forma totalmente segura. Desta forma, não é sempre necessário efetuar login quando abre o Excel. No entanto, sempre que efetuar Logout, toda a informação de acesso é eliminada e terá de efetuar login na próxima vez que abrir o ficheiro Excel.
Utilizar Listas
Nas listas disponíveis com este suplemento, poderá efetuar as seguintes operações:
Adicionar Listas a uma Folha
1. Preparar Ficheiro
Para adicionar uma lista a uma folha, deverá previamente preparar o ficheiro Excel onde será inserida a lista de dados e, de seguida, selecionar a célula numa folha onde será inserida a lista.
A lista será inserida para a direita e para baixo a começar na célula selecionada. Desta forma, deverá garantir de que o espaço que será preenchido está disponível e será suficiente para os dados da lista. Recomendamos que numa folha seja inserida apenas uma lista de dados, mantendo desta forma espaço para a mesma aumentar futuramente.
2. Escolher Lista de Dados
Na secção Listas, clicar em Nova Lista para escolher a lista de dados a utilizar como fonte. Esta lista é dinâmica e irá crescer com a evolução do produto.
De seguida, será apresentada uma janela para definir os parâmetros para a lista. Deverá escolher os parâmetros pretendidos e quais a colunas que serão inseridas.
Atualizar Lista e Livro
O suplemento permite atualizar apenas uma lista ou todas as listas existentes num livro:
- Apenas uma lista: deverá selecionar uma célula que pertença à lista de dados selecionada e clicar em Atualizar lista. Para atualizar o livro, basta selecionar a opção Atualiza livro;
- Todas as listas: poderá atualizar todas as tabelas dinâmicas associadas a uma lista. Para tal, deverá ativar a opção Atualização automática de tabelas dinâmicas após atualizar lista disponível através da roldana de configuração da secção Login.
Definir ou modificar parâmetros para uma lista
Quando adiciona uma lista ou seleciona a opção Modificar Parâmetros, são apresentados os vários parâmetros disponíveis. Através desta janela, é também possível aceder à lista de colunas.
A lista de parâmetros, que são gerados dinamicamente, simula a interface existente na aplicação para as listas. Conforme o tipo de parâmetro selecionado, estarão disponíveis diferentes opções:
- Indefinido: com esta opção, não seria utilizado qualquer valor e a lista irá ignorar este filtro;
- Contexto: permite predefinir uma empresa na secção Contexto. Quando na lista de empresas está escolhida a opção especial, ao atualizar uma lista com esta opção serão percorridas todas as várias empresas disponíveis e os dados unificados na lista.
- Valor: permite definir um valor especificamente para o parâmetro e será apresentado um controlo adaptado ao tipo de dados (texto, data, etc.);
- Fórmula: permite que o valor do parâmetro seja obtido a partir de uma fórmula, que será avaliada em cada atualização da lista. Ao selecionar esta opção, deverá selecionar Clique para selecionar. Para referenciar determinadas células, poderá selecionar a posição onde pretende inserir a referência e, de seguida, selecionar a célula no livro. A fórmula é guardada e se a localização de células referenciadas for alterada, deverá revê-la posteriormente dado que a atualização não é automática. Deverá garantir que o resultado da célula é um valor coerente com o tipo de parâmetro. A fórmula internamente é guardada em formato invariante de cultura.
Nas listas de dados que são relativas a períodos temporais, recomendamos a definição dos valores de início e fim. Caso não o faça, não irá obter todos os dados por limitação ao número de registos.
Adicionar Colunas
Todas as listas têm várias colunas disponíveis. Por omissão, ao adicionar uma lista é sugerido um conjunto de colunas relevantes para estarem visíveis (tipicamente, as colunas de chave de registo não estão visíveis).
Contudo, é possível escolher quais as colunas visíveis, alterar os respetivos títulos e/ou adicionar colunas calculadas. Esta configuração está disponível quando adiciona uma nova lista a partir da janela de Parâmetros selecionando a opção Colunas:
- Alterar Título: posicionar o cursor na linha correspondente no campo Título e proceder à alteração, garantindo que no final da edição todos os títulos são únicos;
- Alterar Ordem: posicionar o cursor na linha pretendida e pressionar os botões existentes para o efeito, movendo para a posição pretendida. De seguida, selecionar a visibilidade das colunas na coluna para o efeito.
Poderá inserir colunas calculadas na lista através de fórmulas com referência a campos da lista que têm obrigatoriamente de estar visíveis, bem como todas as funções ou referências comuns do Excel. Esta operação é efetuada a partir da janela de Parâmetros ao adicionar uma lista ou modificar os parâmetros:
- Para inserir uma nova coluna, aceder à configuração das colunas e, na última linha que é apresentada em branco, indicar o título e de seguida a fórmula.
- Na fórmula, para referenciar outras colunas da lista deverá utilizar o padrão de referências estruturadas do Excel, em que se usa “[@Coluna]” onde coluna é o título da coluna referenciada. Se o título da coluna contiver espaços ou caracteres especiais, deverá envolver o título com parêntesis retos, como por exemplo “[@[Nome da coluna]]”.
Deverá introduzir as fórmulas em inglês e utilizar como separador de parâmetros uma vírgula. Caso não o faça, poderá não ser possível atribuir a fórmula automaticamente à coluna.
Se adicionar diretamente uma coluna calculada na lista, esta será perdida ao atualizar a lista. No entanto, esta é operação ideal para construir a fórmula, consultar o resultado e posteriormente adicionar a mesma à configuração.
Ordenar Dados
O suplemento permite a ordenação dos dados da lista aquando da atualização na origem (Rose People). Para realizar esta operação na janela de edição de colunas, poderá indicar qual a tipo de ordenação (ascendente ou descendente), bem como a prioridade da ordenação. A ordenação é realizada por empresa, incluindo cenários de multiempresa.