Utilitário Go to People

Colaboradores

Na exportação dos dados, são considerados apenas os funcionários com contratos ativos (fichas de funcionários ativas) no momento da exportação. 

De seguida, é explicada a relação entre os campos do Rose e do ERP:

• no campo Função é considerada a informação do Cargo do ERP;
• no campo Formação Académica é considerada a informação da Habilitação Literária do funcionário no ERP. As formações académicas criadas no Rose irão assumir o nível de qualificação correspondente ao código do Relatório Único definido no Nível Qualificação do funcionário.

O campo Nome Abreviado deverá ter no máximo 20 caracteres. Caso ultrapasse, o sistema emitirá um alerta.

Contratos

São considerados apenas os funcionários ativos (fichas de funcionários ativas) no momento da exportação. O contrato assume por predefinição o prefixo seguido do código do funcionário acrescido de “-01”. Já o campo Regime Duração de Trabalho assume o valor 1 para tempo completo e valor 2 para tempo parcial.

Os dados relativos à forma de pagamento, IBAN e SWIFT são preenchidos com base nos dados da conta principal. O perfil contabilístico assume o valor de MOE se o funcionário, nos dados fiscais da ficha, estiver como pertencente aos órgãos sociais da empresa. Caso contrário, assume o perfil PES.

É possível importar o contrato e ativá-lo de forma automática desde que:

1. a opção Ativar Contratos na Importação esteja ativa;
2. a informação relativa ao contrato esteja preenchida: Remunerações, Deduções, Plano Contratual e Contas de Benefício.

Serão associados aos contratos os horários definidos na ficha do funcionário. Se o primeiro horário existente não se iniciar aquando da data de admissão, este será alterado para iniciar na data de admissão. Caso não existam horários, o contrato assumirá o horário base definido nos Parâmetros da Empresa definido no Rose.

Nota: Ao importar os contratos, deverá garantir que estão selecionados todos os dados da ficha de contrato, tais como: remunerações, deduções, contas de benefício e plano contratual, uma vez que não é possível importar um contrato só com as remunerações e depois repetir o processo para importar apenas as deduções. Se, eventualmente, apenas criou um contrato com remunerações e pretender adicionar posteriormente as deduções, terá de remover o contrato no Rose e voltar a importar com todos os dados do contrato. Este comportamento não é aplicável a restantes entidade como: ausências, férias ou formação.

Remunerações

O utilitário exporta todas as remunerações de sistema (vencimento, diuturnidades, sub. alimentação e remuneração em espécie) e outras remunerações que, aquando da importação, estejam em vigor e associadas aos movimentos da ficha do funcionário.

Os campos Tipo de Quantidade e Tipo de Valor são preenchidos como sendo de Valor e, quando não é possível determinar, o sistema assume como sendo do tipo Nenhum. Após importar estes dados, deverá rever a configuração destas remunerações.

Os valores das remunerações do ERP são considerados no campo Valor Monetário se na configuração da remuneração estiver definido como Valor Fixo. Caso contrário, a remuneração será em percentagem, sendo considerada no valor da quantidade. O valor da remuneração passa a ser obtido por uma fórmula, dependendo da configuração da remuneração no ERP:

• se for Percentagem valor base, assume a fórmula FS001;
• caso seja Percentagem valor líquido, assume a fórmula FS002.

De salientar que as remunerações definidas em Outros Movimentos da ficha do funcionário não serão exportadas se a data fim de aplicação for anterior à data início do período de processamento no Rose.

Já se a remuneração ainda estiver a ser considerada no processamento, o período inicial da remuneração assume o período inicial de processamento caso seja anterior a este.

Nota: Não é possível exportar os Subsídios de Turno. Deverá posteriormente configurá-los no Rose.

Deduções

O utilitário exporta todos os descontos de sistema (IRS, Seg. Social, CGA, Sindicato, ADSE, Apólice Seguro e Fundos de pensão) e outros descontos que, aquando da importação, estejam em vigor e associados aos movimentos da ficha do funcionário.

De salientar que, após importar, no regime:

• IRS Jovem deverá editar o contrato e identificar através da variável ANOINICIOIRSJOVEM o ano inicial da aplicabilidade do regime;
• Não Residente (definido no domicílio fiscal) deverá indicar nos dados fiscais a Taxa Fixa aplicável. Caso não o faça, será aplicada a dedução do regime geral do IRS.

O n.º de subscritor será assumido de acordo com o desconto:

• Segurança Social e Seguros: o sistema assume o NISS;
• IRS: o sistema assume o NIF do funcionário;
• ADSE e CGA: o sistema assume o número de identificação.

Acumulados

A exportação dos acumulados permite que os valores anteriores ao período de início no Rose sejam incluídos na Declaração de Rendimentos do colaborador. Para isso, apenas serão exportadas as deduções com impacto nesta declaração, ou seja: Seg. Social, IRS e CGA.

O utilitário exporta todos os processamentos acumulados do ano de arranque até ao período anterior ao do início no Rose. Se este período for janeiro, não é gerado o ficheiro de acumulados.

Os valores acumulados consistem nos valores base, valor sujeito, valor isento, valor não sujeito, valor do colaborador e valor da empresa de cada desconto enunciado anteriormente e agrupado por Naturezas de Remuneração.

Para apurar a Natureza, é necessário efetuar o mapeamento entre as remunerações e as Naturezas. Esta tabela está disponível quando é selecionada a opção Exportar Acumulados.

Sempre que várias remunerações contribuam para a mesma Natureza, ao calcular os acumulados, o sistema irá somar os valores.

 Planos Contratuais

Engloba os dados do Plano Histórico Contratual dos funcionários ativos:

• O campo Tipo de contrato é mapeado com os “Tipos Vínculo”;
• O Estado do plano poderá ser Executado para etapas contratuais passadas, Ativo para a etapa atual e Agendada para etapas futuras;
• Os campos de Aviso prévio são preenchidos com os dados indicados na ficha do funcionário em cada etapa como sendo os dias de aviso prévio por caducidade.

Se no ERP o funcionário não tiver um plano contratual associado, o sistema assumirá o tipo de contrato indicado nos Parâmetros Iniciais para preencher a etapa contratual. O mesmo ocorrerá se existir uma etapa sem tipo de contrato associado.

Contas de Benefício (Contrato)

Associa ao contrato os registos relativos às Férias, Subsídios de Férias e de Natal para que seja efetuada a gestão das respetivas contas de benefício.

Entradas de Conta de Benefício

Importa o movimento de Saldo Inicial para as contas de benefício para efetuar o acerto dos saldos das contas no momento de importação:

• Para a conta de Férias o movimento do saldo inicial irá calcular o valor a crédito com base nos dias do ano anterior e o valor a débito com base nos dias férias já gozados até ao período que antecede a data inicial da importação;
• Para as contas de Subsídio de Férias /Natal são considerados para o cálculo do valor a débito os dias pagos até ao período que antecede o período inicial de importação.

Se não existirem dias já pagos/gozados, o utilitário não apresenta registos nesta tabela.

Nota: O sistema irá calcular os dias de direito no ano em curso, creditando os dias de férias e de subsídios (de Férias ou de Natal). Terá de criar um movimento manual para os dias extra que possam existir além dos calculados no Rose, por exemplo: dias adicionais por antiguidade, idade, entre outros.

Ausências

São importadas as ausências (faltas) a partir do período inicial de importação. Também são consideradas as ausências prolongadas que estão associadas a uma falta.

As ausências cuja data inicial é igual à data final não podem ser introduzidas com duração superior a 1 dia, bem como a percentagem indicada não pode ser superior a 100. O sistema verifica também se a falta tem uma unidade (Dias/Horas) válida e coerente com o tipo de ausência existente no Rose (Dias, Meios Dias ou Horas).

Além disso, efetua a seguintes validações:

1. Tipo de Ausência Horas

Quando o tipo de ausência é Horas, a data de início e fim têm de ser iguais. Caso não seja, o sistema assume como data final a data inicial.

2. Tipo de Ausência Dias

Quando o tipo de ausência é em Dias, a diferença entre datas tem de corresponder à duração e a percentagem indicada tem de ser entre 0 a 100%.

Caso tal não se verifique, o sistema efetua uma de duas correções:

• Se estiver definida a duração da falta, o sistema soma a duração à data inicial;
• Se não estiver definida, o sistema calcula a duração com base na diferença entre as datas;

3. Faltas em dias

As faltas em dias com duração 0.5 podem ser importadas como faltas de Meios Dias. Neste caso, a duração tem que ser 0.5, as datas inicial e final tem de ser iguais e a percentagem 100%.

Caso tal não se verifique, o sistema efetua as seguintes correções:

• Importa a duração como 0.5;
• Coloca como data final a data inicial;
• Altera a percentagem para 100;

Caso existam faltas em dias com duração diferente de 1 ou 0.5, estas serão importadas com duração 1 mas é alterada a percentagem para representar a fração. Por exemplo, uma falta de 0,25 num dia. Na importação, será contabilizada como duração 1 dia e como percentagem 25%.

Os campos Duração e Percentagem são sempre arredondados a 2 casas decimais.

Se uma ausência está em vigor no período inicial de importação mas iniciou num período anterior, a data inicial corresponderá ao dia 1 do período de importação, provocando erros no campo Duração. Neste cenário, será apresentado um alerta para avisá-lo que deverá proceder à sua correção antes de iniciar a importação ou aceitar a correção automática que irá acertar a duração no momento de importação no Rose.

4. Faltas de Acerto

O utilitário agrupa as faltas de acerto por dia e soma a sua duração. Caso esta soma seja 0, não serão importadas.

Nota: Se repetir a importação das ausências em horas ou em dias com uma percentagem diferente de 100%, podem ocorrer duplicações no Rose. Deverá garantir que, ao repetir o processo, a coluna “Integrado” das ausências está ativa.

Férias

O utilitário importa as férias registadas a partir do período inicial de importação (inclusive) que não estejam processadas.

Para importar as férias e entradas na Conta de Benefício de férias, o utilitário desativa temporatiamente a validação do limite de saldo mínimo, que por norma está ativo nesta conta (CS001). No final da importação, volta a ativar essa configuração.

Como no movimento das Contas de Benefício são consideradas as férias gozadas, apenas são contabilizadas como férias os dias marcados e não processados.

O acerto das férias não processadas será ignorado na importação.

Remunerações Extra

São consideradas as remunerações provenientes de alterações mensais a partir do período inicial de importação.

Esta importação segue as mesmas regras relativas à Quantidade e ao Valor da importação das Remunerações (do contrato).

Horas Extra

São consideradas as horas extra provenientes de alterações mensais a partir do período inicial de importação. As horas extra são convertidas em remunerações extra (pontuais), sendo o mapeamento definido na entidade Remunerações.

Na importação, o sistema efetua as seguintes validações relativas à configuração da hora extra:

• Se a configuração da hora extra for Valor, o utilitário assume o valor;
• Caso a configuração seja Percentagem, assumirá o tipo de valor como fórmula e irá considerar a fórmula configurada na Remuneração do Rose.

Formações Profissionais

A formação profissional é preenchida com base na informação do contrato disponível em Curriculum | Cursos da Ficha do Funcionário do ERP.

De seguida, é explicado os mapeamentos realizados pelo utilitário:

• A informação relativa à Modalidade advém do tipo de curso onde é definida a modalidade;
• Quando a Iniciativa de Formação está definida como 0 no ERP, no Rose ficará como 01;
• O Nível de Qualificação advém do Curso | Nível EU;
• Importa o Tipo de Entidade Formadora e Entidade Formadora definida no Curso. No entanto a entidade formadora deverá ser criada no Rose antes de iniciar o processo de importação;
• O Período Referência advém do período de formação (em Funcionários | Cursos).

Dimensões

Brevemente disponível

As dimensões podem ser preenchidas com origem no Plano Base de Centros de Custo, Plano Funcional e Analítica (Mesma Natureza) relativos ao período definido como período de início da importação.

Antes de iniciar a importação, deverá garantir que:

• os valores das dimensões têm correspondência com os planos que pretende importar;
• as dimensões já existem no People. Poderá importá-las previamente através da funcionalidade Importação de Ficheiros.

As dimensões têm de ser importadas em simultâneo para que o sistema possa criar automaticamente o rateamento correto. Por exemplo, um determinado funcionário possui a seguinte repartição:

• Centro Custo A com 80%
• Centro Custo B com 20%
• Plano Funcional Z com 100%

O rateamento para este contrato no People será:

Importação de outras informações dos Colaboradores

No preenchimento da informação dos colaboradores e dos contratos, existe um conjunto de informação auxiliar que é importante migrar, por exemplo as Profissões, Categorias, Funções e Área de Formação. Esta informação é importada automaticamente no People, caso não exista.

As Profissões, Formação Académica e Área de Formação podem ser mapeadas com os códigos de sistema:

• Profissões: PS
• Formação Académica: AS
• Áreas Formação: AF

Nestas entidades, o utilitário tem o seguinte comportamento:

• Se for um código de sistema (PSxxxxx), o utilitário verifica se é um código válido. Caso não seja, não será importado e será apresentado um erro;
• Caso seja um código válido, então é criado no People;
• Os outros códigos (não iniciados pelo prefixo de sistema) serão criados, se ainda não existirem.

Na área Mapeamento destas entidades poderá verificar que é possível carregar do People possíveis registos que já existam ou inserir diretamente o novo código destino, que será criado no decorrer da importação.