A integração com o sistema de gestão de tempo Cegid Visualtime garante que as ausências mensais são sincronizadas com sucesso entre as duas aplicações.

Esta integração tem de estar configurada nas duas aplicações (ver artigo) e permite ainda a sincronização dos colaboradores.

Funcionamento

Este processo pressupõe a típica sincronização mensal, periódica e contínua, ou seja, depois de iniciar a sincronização deverá garantir uma sequência sem intervalos para que o processo seja o mais automático e verdadeiro. É possível aumentar automaticamente o intervalo de sincronização sempre que existirem alterações em períodos anteriores ao especificado e que foram realizadas após a sincronização anterior.

Exemplo: foi criado um registo de sincronização de 1 a 31 de janeiro, executado a 1 de fevereiro e finalizado às 10h. Posteriormente, antes da sincronização de fevereiro, os registos diários para um colaborador foram alterados para o dia 15 de janeiro no Visualtime. No mês seguinte (fevereiro), ao sincronizar de 1 a 28, a aplicação irá considerar os registos de fevereiro, mas irá estender o período para o colaborador anterior até ao dia 15 de janeiro.

De seguida, são explicados ao detalhe os processos de sincronização:

Sincronização de Horários

A aplicação suporta a integração de horários variáveis que estejam associados de forma única por contrato, ou seja, um contrato tem um horário variável específico. Se existir o mesmo horário variável associado a mais que um contrato, será apresentado um erro e o processo não inicia (é apresentada uma mensagem de validação).

Este processo atualiza no People o período de sincronização com os valores por dia e de horas esperadas, bem como o período de validade para o último dia com registo no Visualtime, incluindo os dias de descanso.

No caso dos horários fixos assume-se que o horário mantém-se coerente entre o People e o Visualtime e não é efetuada qualquer sincronização.

Sincronização de Ausências

Este processo assume que as ausências previstas (por exemplo: baixas prolongadas) são registadas no Visualtime e sincronizadas de forma integral, ou seja, pelo período total e não apenas para o período de sincronização. As ausências diárias (faltas) são sincronizadas apenas para o período de sincronização.

A sincronização das ausências previstas pressupõe ausência total, não sendo consideradas outras ausências nesse período. Já nas ausências diárias, quando estas correspondem:

à totalidade das horas do dia é automaticamente convertido para dia;
a meio-dia é automaticamente convertido para ½ dia.

De realçar que é convertido para horas em outro qualquer caso.

Assim, deverá ter uma configuração nos tipos de ausência corretamente definida para permitir esta integração.

Nota: As férias são importadas como ausências. Por isso, no registo das férias no Visualtime deverá garantir que o tipo de incidência é Ausências.

Sincronização de Remunerações Pontuais

A sincronização das remunerações pontuais é sempre efetuada diariamente e considera a data de referência para o dia em que efetivamente ocorreu. Quando devidamente configurada nos parâmetros, será efetuada uma repartição em dois registos para o mesmo dia (um para a 1.ª hora e as restantes na seguinte). Relativamente ao valor, será assumido automaticamente como Herdado.

Este processo considera os utilizadores de sistema para controlar as alterações efetuadas por utilizador. Por exemplo: um utilizador altera um registo que foi criado pelo processo de sincronização. Num eventual processo de sincronização para o mesmo período em que são necessárias alterações, o processo irá manter as alterações do utilizador e não atualiza ou remove o registo modificado.

A sincronização é efetuada na íntegra por contrato e é desencadeado o reprocessamento para cada contrato a partir do 1.º período em que tenha alterações.

Regras

As regras de utilização do People não podem ser quebradas nesta integração. Por exemplo, se existir previamente uma ausência no People e o processo de integração tentar adicionar um registo para o mesmo dia, tal resultará num erro no registo da sincronização.

O mapeamento entre as justificações ou ausências no Visualtime devem ser configuradas no Visualtime entre o código de equivalência e o código do tipo de ausência ou remuneração. Se existirem registos que pretenda que o processo de sincronização ignore, deverá inserir a expressão #Ignore. Caso contrário, será apresentado um aviso no registo da sincronização para as ocorrências não mapeados.

Em alguns cenários, o processo de sincronização pode ser demoroso. Caso tal se verifique, não deverá criar pagamentos ou efetuar o fecho de período. Também deverá aguardar que eventuais reprocessamentos sejam concluídos.

Desta forma, é muito importante que o momento de execução seja planeado e atempado para evitar constrangimentos.

Sincronizar Alterações Mensais

O sistema permite importar alterações mensais do Visualtime que podem ser ausências, férias, baixas previstas e trabalho suplementar. Adicionalmente, é possível importar horários quando no People o contrato tem um horário variável associado (ver secção Funcionamento).

Relativamente às férias, é assumido a gestão das férias estará do lado do Visualtime. O People recebe apenas ausências à medida que as férias vão sendo gozadas. Se não for este o cenário, deverá indicar no Visualtime que as determinadas férias não sejam integradas com People, inserindo a expressão #Ignore no campo Equivalência.

Caso seja necessário, a sincronização pode ser interrompida e executada novamente:

Sincronizar dados registados no Visualtime com o People

Para sincronizar os dados registados no Visualtime com o People, siga os seguintes passos:

Aceder a Sistema | Visualtime | Sinc. De Alterações Mensais;
Clicar em Criar;
Preencher os campos Descrição (opcional), Data Inicial (por predefinição, é o período atual ou período seguinte ao da anterior sincronização) e Data Final;
Clicar em Guardar para inicializar a sincronização.

O sistema inicia a sincronização assumindo o estado Processamento. Quando estiver concluída será apresentada uma notificação do People.

Interromper Sincronização em Processamento

Para interromper uma sincronização que está no estado Processamento, siga os seguintes passos:

Aceder a Sistema | Visualtime | Sinc. De Alterações Mensais;
Na lista, aceder à sincronização pretendida;
Clicar em Abortar.

Executar Sincronizações Concluídas, Com Erros ou Interrompidas

Para executar novamente uma sincronização que está no estado Sucesso, Com Erros ou Abortada, siga os seguintes passos

Aceder a Sistema | Visualtime | Sinc. De Alterações Mensais;
Na lista, aceder à sincronização pretendida;
Na opção de contexto clicar em Executar.

Alternativamente, poderá executar novamente a sincronização alterando a Data Inicial e/ou a Data Final, se a mesma não estivar no estado Processamento. De salientar que, caso altere a data inicial ou data final de uma sincronização, a aplicação inicia automaticamente o processo de sincronização. O registo depois de criado já não pode ser removido.

Durante a sincronização, o sistema irá considerar as alterações mensais do período de importação, assim como todas as alterações de períodos anteriores que tenham ocorrido após a última importação.

Se os dados importados anteriormente foram alterados no People, estes serão ignorados na reimportação.

Se o colaborador sincronizado para o Visualtime for removido no People, terá também de ser removido manualmente no Visualtime.

Consultar Log

Após as sincronizações, o sistema irá guardar num ficheiro de log todos os dados que estão a ser importados para auxiliar a análise dos dados importados e os que falharam.

Para consultar o log das sincronizações, siga os seguintes passos:

Aceder a Sistema | Visualtime | Sinc. De Alterações Mensais;
Selecionar a sincronização pretendida;
Clicar na opção de Anexos;
Selecionar o anexo pretendido.

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