Gestor da Aplicação
A app Rose Employee foi desenhada para ser de acesso simples e rápido. Por isso, o Gestor apenas necessita atribuir acesso aos seus colaboradores. Sempre que precisar, é possível criar mensagens gerais da organização para informar os colaboradores de determinado assunto.
Convidar Utilizadores
A gestão dos acessos e respetivos perfis é realizada no Backoffice do Rose Employee. Neste sentido, o Administrador do produto deve aceder ao backoffice (a partir da área das Aplicações disponível no canto superior esquerdo do Rose) e efetuar as configurações necessárias, entre as quais, convidar os responsáveis de RH para a aplicação com o perfil de Gestor.
Após este passo, os responsáveis de RH podem convidar os colaboradores da organização a partir do backoffice ou da ficha do colaborador para que estes tirem o máximo partido das funcionalidades disponíveis no Rose Employee.
Para convidar utilizadores para a app, é necessário seguir os seguintes passos de acordo com o seu perfil de acesso:
Administrador do produto
- No Rose, clicar na área das Aplicações disponível no canto superior esquerdo;
- Selecionar a app Rose Employee;
- Clicar na opção Utilizadores;
- Serão apresentados todos os utilizadores ativos da subscrição. No utilizador pretendido, deverá clicar na opção Convidar disponível no lado direito do ecrã;
- Será enviado um email ao utilizador selecionado.
Na lista dos utilizadores, poderá consultar o estado de cada cada utilizador na app - Sem acesso, Convidado ou Ativo - e/ou filtrar por perfil (Gestor e Colaborador).
Caso seja necessário retirar o acesso a algum utilizador, basta efetuar o mesmo procedimento mas clicar na opção Eliminar.
Gestor
Para convidar os colaboradores de uma determinada organização a aceder ao Rose Employee, siga os seguintes passos:
- No Rose, clicar na área das Aplicações disponível no canto superior esquerdo;
- Selecionar a app Rose Employee;
- Selecionar a opção Colaboradores;
- São apresentados todos os colaboradores da organização ativos na organização;
- Na linha correspondente ao colaborador pretendido, clicar na opção Convidar disponível no lado do direito. Se pretender convidar vários colaboradores em simultâneo, basta selecionar os colaboradores pretendidos e clicar na opção Convidar no canto inferior direito do ecrã.
Na lista dos colaboradores, é possível consultar o estado de cada colaborador na aplicação, ou seja, se não foi enviado qualquer convite (sem acesso), se foi convidado mas ainda não aceitou (Convidado) ou se já aceitou o convite.
Quando é enviado um convite a um colaborador, este passa a constar também na lista de utilizadores da subscrição.
Para agilizar esta tarefa, é possível convidar individualmente cada colaborador a partir da ficha do colaborador.
Caso um utilizador altere o email, terá de o remover do sistema, alterar o email no Rose People e enviar novamente o convite de acesso à app.
Criar Mensagens
É possível criar mensagens gerais da organização para informar os colaboradores de um determinado tema, por exemplo, enviar detalhes sobre o Jantar de Natal, comunicar reuniões gerais presenciais ou online e políticas da organização, bem como divulgar documentação relevante e/ou novos procedimentos.
Desta forma, os utilizadores com perfil de Gestor podem criar, publicar e remover mensagens da organização para que possam ser consultadas pelos colaboradores na aplicação Rose Employee.
Estas mensagens serão enviadas para todos os colaboradores da organização que têm acesso à app.
Para criar mensagens, siga os seguintes passos:
- Aceder ao Rose Employee;
- Clicar na opção Mensagens da Organização e, de seguida, em Criar;
- Indicar o Título e o Corpo da mensagem. No corpo da mensagem poderá inserir links e/ou imagens;
- Definir uma data de expiração para que a mensagem deixe de estar disponível e visível (opcional);
- Clicar na opção pretendida:
- Guardar: a mensagem é guardada em rascunho e pode posteriormente ser editada e publicada. Posteriormente, basta aceder à lista das mensagens em Editar ou Publicar, de acordo com o pretendido;
- Guardar e Publicar: a mensagem é guardada e publicada, passando a ficar visível para os colaboradores.
Não é possível editar uma mensagem após publicá-la. Caso exista algum erro, imprecisão ou informação em falta numa mensagem publicada, será necessário removê-la e criar outra.
Na lista das mensagens, é possível consultar os seguintes dados:
- Data e hora de criação (ordenadas por predefinição da mais recente para a mais antiga)
- Título
- Utilizador que criou a mensagem
- Indicação se está publicada ou não
- Data de expiração (caso tenha sido preenchida)
Caso pretenda remover alguma das mensagens apresentadas na lista, basta clicar na opção Remover na linha correspondente à mensagem pretendida.