Bem-vindo ao Rose People

Configurador

O configurador deve convidar os utilizadores para a aplicação e atribuir os perfis aplicáveis, bem como configurar todas as áreas do sistema.

Para simplificar este processo, preparamos uma checklist com todos os passos necessários para a correta configuração das áreas funcionais.

Técnico de RH

1. Criar colaboradores

O Técnico de RH deverá criar as fichas dos colaboradores com todas as informações necessárias ao processamento salarial e troca de comunicações.

2. Definir contratos

Com este perfil, deverá criar todos os contratos aplicáveis aos colaboradores com o respetivo plano contratual e horário.

Dashboards

Para conhecer facilmente as informações da sua organização, o dashboard inicial apresenta os dados operacionais e de gestão, tarefas e indicadores de RH sempre atualizados.

O sistema apresenta estes dados e indicadores consoante o tipo de perfil ativo:

Dashboard de Gestão

O dashboard de gestão apresenta os seguintes dados:

• Uma área de indicadores de gestão;
• Um gráfico com a evolução do indicador selecionado pelo utilizador.

Dashboard Operacional

O dashboard operacional contêm:

• Um indicador sobre uma tarefa, por exemplo um fecho do período por realizar;
• Os contratos a cessar, renovar e a ativar, bem como as renovações de etapas contratuais;
• Os contratos cujo o período experimentar está a terminar;
• Os colaboradores cujos documentos de identificação expiraram ou estão prestes a expirar (dentro de 30 dias).

É possível realizar uma tarefa diretamente a partir deste dashboard, por exemplo criar uma Declaração Oficial.

Em qualquer momento, poderá voltar ao dashboard operacional clicando no ícone Rose no canto superior esquerdo.

Menu 

Para controlar os processos e fluxos de trabalho a barra esquerda está dividida em duas áreas principais:

1. Funcionalidades Rápidas

• Dashboards: a partir desta opção poderá a qualquer momento consultar os dashboards operacional e de gestão;
• Ações Rápidas: com o objetivo de automatizar as operações repetitivas e aumentar a fluidez dos processos logísticos, as ações rápidas permitem agilizar a criação dos mais diversos documentos;
• Rascunhos: para um acompanhamento real do trabalho em curso, quando não concluir uma tarefa, essa operação será apresentada no menu.

2. Funcionalidades

No menu são apresentados todos os módulos disponíveis. Desde a contabilidade ao inventário, poderá gerir todos os dados da sua empresa, acompanhado assim a eficácia dos processos de negócio presentes no Rose People.

Pesquisa

Caso não encontre o que procura, poderá utilizar a barra Pesquisar que lhe indica todas ações disponíveis no produto.

Seletor de Empresas

A partir do seletor de empresas poderá alterar a subscrição e a empresa em que pretende trabalhar, existindo para tal dois separadores identificados para a função.

Área Pessoal

Todos os utilizadores conseguem aceder a um conjunto de opções relacionadas com o seu perfil através da área pessoal. Nesta área, é possível verificar qual o perfil ativo e, caso o utilizador esteja associado a mais que um perfil, mudar de perfil, clicando no campo referente ao perfil ativo.

Além disto, também é possível consultar os utilizadores de cada subscrição e a própria subscrição, bem como aceder ao Help Center, consultar a App Store do Rose e sair da aplicação.

Através do botão Sobre, poderá conhecer a versão atual do Rose.

Configurador

Funções

• Configurar o sistema para o correto funcionamento da aplicação;
• Convidar utilizadores e atribuir perfis;
• Retirar os perfis atribuídos.

Acessos

• Gestão de utilizadores e perfis;
• Configurações de todas as áreas funcionais.

Indicadores disponíveis no Dashboard de Gestão

• Utilizadores da subscrição e a data de criação;
• Email e perfil associado a cada utilizador.

Administrador

Funções

• Executar todas as operações de gestão administrativa;
• Gerir acessos;
• Configurar o sistema.

Acessos

Tem acesso a todas as áreas funcionais e de configuração disponíveis na aplicação.

Indicadores disponíveis no Dashboard de Gestão

• Custos com a massa salarial;
• Total de contratos ativos e cessantes (Headcount);
• Taxa de absentismo (Turnover);
• Taxa de absentismo na empresa.

Indicadores disponíveis no Dashboard Operacional

• Entrega de Declarações Oficiais (mensal);
• Contratos a terminar;
• Etapas contratuais a renovar;
• Número de contratos por ativar;
• Contratos com período experimental a terminar;
• Número de retroativos por validar.

Técnico de RH

Funções

• Criar os colaboradores e os contratos associados;
• Gerir o processamento salarial;
• Garantir o cumprimentos das obrigações legais.

Acessos

Tem acesso aos módulos disponíveis na aplicação.

Indicadores disponíveis no Dashboard de Gestão

• Custos com a massa salarial;
• Total de contratos ativos e cessantes (Headcount);
• Taxa de absentismo (Turnover);
• Taxa de absentismo na empresa.

Indicadores disponíveis no Dashboard Operacional

• Entrega de Declarações Oficiais (mensal);
• Contratos a terminar;
• Etapas contratuais a renovar;
• Número de contratos por ativar;
• Contratos com período experimental a terminar;
• Número de retroativos por validar.

Assistente de RH

Funções

• Controlar o processamento salarial da empresa;
• Gerir situação contratual dos colaboradores.

Acessos

Salários

Indicadores disponíveis no Dashboard de Gestão

• Custos com a massa salarial;
• Total de contratos ativos e cessantes (Headcount);
• Taxa de absentismo (Turnover);
• Taxa de absentismo na empresa.

Assistente de RH Avançado

Funções

• Controlar o processamento salarial da empresa;
• Gerir situação contratual dos colaboradores.

Acessos

• Salários
• Alterações ao Processamento

Indicadores disponíveis no Dashboard de Gestão

• Custos com a massa salarial;
• Total de contratos ativos e cessantes (Headcount);
• Taxa de absentismo (Turnover);
• Taxa de absentismo na empresa.

Multiempresa

O Rose People é de base uma solução multiempresa, ou seja, é possível criar na mesma subscrição todas as empresas do grupo. Para alterar para outra empresa, não é necessário sair do produto. Na interface, basta selecionar a empresa pretendida no seletor de empresas.

Nota: É recomendável que numa subscrição apenas coexistam empresas do mesmo grupo empresarial.

Multicontrato e Criação de Contratos

Concentração de Informação
Enquanto no ERP todas as informações pessoais e contratuais do colaborador são criadas numa única ficha (Ficha do Funcionário), no People existem duas fichas para estes dados:

• Ficha do Colaborador;
• Contrato de trabalho do colaborador.

Esta separação permite, por exemplo, que seja apenas necessário criar o contrato caso o trabalhador regresse à empresa. Não precisa assim de registar novamente todos os dados pessoais do colaborador, uma vez que já estão no sistema.

Se o colaborador tiver mais do que um contrato em simultâneo, os dados pessoais são herdados em todos os contratos relativos a esse colaborador.

Criação de Contratos

A criação de contratos no People é bastante diferente da solução RHP, uma vez que poderá criá-los através de modelos predefinidos (e disponibilizados de base) onde apenas tem de selecionar os aplicáveis à sua organização.

Em qualquer altura, poderá consultar o histórico de execução do plano contratual onde estão registadas todas as alterações desde a ativação do contrato até à cessação.

Registo de Férias

Poderá gerir diretamente as férias do colaborador no respetivo contrato para que estas informações fiquem centralizadas num único lugar.

Naturezas de Remuneração

Ao contrário do ERP em que cada uma das remunerações é configurada em diversas áreas (descontos, limites de isenção, classificação de tipo de rendimento, classificação da natureza da remuneração, etc), no People todas as configurações são determinadas nas naturezas da remuneração.

Assim, basta associar cada remuneração à natureza aplicável (por exemplo, remuneração base, subsídio de Natal, prémios, etc) e ficam imediatamente associadas as deduções para as entidades oficiais, as configurações que influenciam o cálculo dessas deduções e o reporte oficial.

Deste modo, invés de configurar manualmente a remuneração e depois definir de forma individual os descontos e tributações, no People poderá fazê-lo tudo no mesmo local.

Grupos de Englobamento

Ao contrário do ERP em que os valores a apurar para a retenção de IRS são definidos nos tipos de processamento, o People diferencia os vários grupos de tributação de apuramento de IRS.

Desta forma, é possível saber no processamento qual a taxa de tributação associada a cada grupo de englobamento e indicar para qual a remuneração contribui.

Editor de Fórmulas

O editor de fórmulas é um conceito inovador numa solução de recursos humanos, uma vez que permite flexibilizar a criação de cenários específicos das organizações.

Através de fórmulas, cuja construção é muito semelhante às do Microsoft Excel, poderá alterar as formas de cálculo associadas às remunerações, deduções e outros aspetos do processamento de forma rápida e intuitiva.

Fecho do Período

O Fecho do Período é um mecanismo importante para controlar eficazmente o processamento salarial. Ou seja, através desta funcionalidade poderá indicar quais os períodos fechados para saber a qualquer altura o estado do processamento salarial.

Ao fechar um período, o People irá gerar automaticamente as Declarações Oficias com base nas folhas de pagamento fechadas nesse período.

Contas de Benefício

Outro aspeto diferenciador da solução People são as Contas de Benefício.

As Contas de Benefício permitem, numa lógica de Conta Corrente, gerir de forma flexível e centralizada os diferentes benefícios associados ao colaborador desde dias de férias até aos Subsídios de Férias e de Natal.

Deste modo, terá uma visão integrada dos direitos do colaborador, ou seja, dos valores a que tem direito (crédito), do que foi já gozado/pago (débito) e dos valores que ainda estão em saldo em cada uma das Contas de Benefício, tudo automaticamente apurado pela aplicação.

Agregação de dados para o Relatório Único

Enquanto no ERP existem tabelas auxiliares e campos dispersos cuja informação contribui para o preenchimento do RU, no People apenas precisa de realizar um mapeamento entre os códigos do ROSE e os códigos considerados no RU para que a informação seja preenchida corretamente neste Relatório.

Dashboards

Tal como no ERPv10, o dashboard de gestão do People permite ter uma visão global sobre evolução dos colaboradores e fornece informação relativa ao KPI de Rotatividade (Turnover).

No entanto, além deste, está também disponível o dashboard operacional em que poderá conhecer as tarefas a realizar, controlar os prazos de execução e fazê-las a partir daqui. Além disso, pode controlar o estado do plano contratual dos colaboradores ou os contratos cujo período experimentar está a terminar.

Automatização de Processos

• Já não precisa de dar ordens de processamento todos os meses, emitir recibos ou gerar as quatro Declarações Oficiais mensais. O People faz tudo automaticamente;
• Quando é aprovado um novo regime legal, todas as configurações associadas são disponibilizadas de base e apenas é necessário associá-las aos contratos, poupando tempo nestas tarefas;
• Todos os processamentos são explicados ao detalhe para que saiba a qualquer momento os dias e horas trabalhadas, as remunerações associadas e as deduções incluídas.
• Para que não existam dúvidas sobre os valores processados, pode consultar e enviar recibos de vencimentos detalhados aos seus colaboradores.