A gestão dos contratos dos colaboradores é uma importante tarefa para garantir o fluxo contratual, nomeadamente, a renovação, cessação e término do contrato.

Para otimizar a tomada de decisão, poderá consultar no Dashboard a área Etapas a renovar, onde são apresentados os contratos em que a etapa atual do Plano Contratual irá terminar nos próximos 30 dias.

Renovar ou Efetivar Contratos

No Plano Contratual associado a um contrato, estão estabelecidas todas as etapas a executar, nomeadamente, as etapas de termo certo e termo incerto.

No ciclo normal de execução de um contrato, o colaborador transita da etapa atual para a etapa seguinte prevista no plano contratual, o que corresponde a uma renovação do contrato. Também podem existir situações em que o colaborador avança diretamente para a última etapa prevista (do tipo Permanente/ Sem termo), dando-se a efetivação do contrato.

Nota: Antes de renovar um contrato, deverá ter em atenção as regras específicas sobre o número máximo de renovações definido pelo Código de Trabalho.

Para renovar ou efetivar contratos, siga os seguintes passos:

Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Renovações;
Definir a Data de Referência. Após preencher este campo, serão apresentadas as etapas contratuais ativas dos contratos a Termo Certo até ao limite temporal definido. Caso não preencha, serão apresentadas todas as etapas no estado Ativo para os contratos a termo certo e a termo incerto.
Indicar o Colaborador pretendido;
Selecionar o Tipo de Contrato Atual associado à etapa atualmente ativa. Se selecionar a opção Nenhum, são apresentados todos os contratos independentemente do tipo de etapa;
Selecionar o Estabelecimento para apresentar apenas os contratos associados;
Clicar em Aplicar;
Selecionar os contratos que pretende renovar ou efetivar;
Caso pretenda renovar/efetivar um contrato antes da data final da etapa, deverá indicar a data pretendida na coluna “Data Final”. Assim, a data final da etapa atual assumirá a data aqui indicada, sendo as datas inicial e final das etapas seguintes recalculadas;
Clicar em Renovar ou Efetivar.

O Rose tem diferentes comportamentos dependendo da opção selecionada:

Renovar

Se selecionar a opção Renovar, o sistema irá proceder às seguintes operações:

A etapa atual fica no estado Executada e irá assumir a data indicada na coluna “Data Final”;
A etapa contratual seguinte, definida no Plano contratual, passa para o estado Ativo e irá assumir como data inicial o dia seguinte à data final da etapa anterior;
É lançado um registo no Histórico de Execução Contratual com os dados relativos à operação de renovação.

Se no plano contratual do(s) contrato(s) selecionado(s) não estiver definida a etapa seguinte à atual, o sistema não conclui a operação. Neste cenário, será necessário editar o contrato e inserir a etapa seguinte.

Efetivar

Se selecionar a opção Efetivar, o sistema verifica se a última etapa do Plano Contratual é do tipo Sem termo/Permanente e, caso não seja, não conclui a operação. Nesse caso, é necessário na ficha do contrato adicionar uma nova etapa do tipo Sem termo/Permanente e, posteriormente, repetir a efetivação.

Caso a última etapa seja do tipo Sem termo/Permanente, o contrato é efetivado e:

a etapa contratual atual fica no estado Executado e irá assumir a data indicada na coluna “Data Final”;
as etapas intermédias ficam no estado Avançado, uma vez que não serão executadas;
a última etapa fica no estado Ativo;
a coluna "Data Final Estimada" do contrato não será preenchida, uma vez que não existe previsão do término do contrato;
é lançado um registo no Histórico de Execução Contratual com os dados relativos à operação de efetivação.

Caso a renovação/efetivação tenha sido efetuada por lapso, é possível reverter o processo. Para tal, deverá aceder ao contrato e, nas opções de contexto, clicar na opção Reverter Última Decisão Contratual. No entanto, não poderá reverter o processo se o processamento já ocorreu, se já criou a folha de pagamento ou se já gerou as declarações referentes à etapa seguinte da renovação/efetivação.

Na grelha, os contratos são ordenados de acordo com a data final para que seja possível visualizar primeiramente os contratos que estão a terminar.

Associar IRCT

É possível associar um Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho (IRTC) a um contrato e definir valores diferentes para as variáveis globais existentes no sistema.

Esta possibilidade é útil caso pretenda que uma variável global tenha um valor diferente para um conjunto de contratos. Para o fazer, deverá criar um IRCT com os valores das variáveis pretendidos e associá-lo aos respetivos contratos.

Neste cenário, no processamento o sistema irá ter dois comportamentos de acordo com o IRCT:

Se o contrato não tiver IRCT associado ou se não existir valores das variáveis globais definidos, são usados os valores indicados nas variáveis globais;
Se tiver um IRCT associado com definidos valores definidos para as variáveis globais, é utilizado o valor definido no IRCT.

Para definir um IRCT, siga os seguintes passos:

Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Instrumento de Reg. Coletiva de trabalho ou a Contratos | Configurar Contrato | Instrumento de Reg. Coletiva de trabalho (de acordo com o perfil);
Clicar em Criar;
Indicar o código e a descrição do IRCT pretendido;
Na grelha Variáveis, selecionar as variáveis disponíveis para as quais pretende indicar um valor específico (opcional);
Para cada linha, através das operações do contexto clicar em Configuração do Período e indicar o período inicial, o período final (se aplicável) e o valor que a variável deve assumir;
Nota: Deverá ter atenção que os períodos definidos não podem ser sobrepostos;
Clicar em Fechar e, de seguida, em Guardar.

Se alterar ou definir os valores das variáveis, o sistema não irá reprocessar automaticamente os períodos em causa. Para o fazer, terá de utilizar a opção de Reprocessar Período disponível em Salários | Reprocessar Período.

Terminar Contratos

A cessação é a primeira operação a realizar para terminar o contrato de trabalho. No entanto, apesar de estar cessado, o contrato ainda existe no sistema e poderá ser ativo novamente.

A passagem para o estado Terminado é automática, ou seja, ocorre quando o processamento regular do período onde está incluída a data de cessação do contrato (ou retroativo do mesmo período) é integrado numa folha de pagamento. Tal também se verifica quando é efetuado o Fecho do Período onde a cessação está incluída.

Caso este processamento seja removido da folha de pagamento, o contrato volta ao estado Cessante e a passagem de estado Cessante para Terminado é anulada do histórico contratual.

Nos contratos que estão no estado Terminado, deixa de ser possível reverter a cessação, processar ou registar alterações mensais. 

Se alterar os valores das remunerações na cessação e se o processamento regular já constar numa folha de pagamento, as alterações serão refletidas num processamento retroativo. Nesse caso, só quando este processamento de retroativos constar numa folha de pagamento é que o contrato volta ao estado Terminado.

Consultar Histórico Contratual

Um contrato que tenha um plano contratual associado com diferentes etapas tem um percurso definido. Contudo, esse percurso pode sofrer alterações ao longo do tempo em consequência das transições entre etapas, renovações ou efetivações.

O percurso e as respetivas alterações são registados no Histórico Contratual para ser possível acompanhar a sua evolução, bem como para verificar os dados da ativação, cessação ou término do contrato.

Para consultar esta opção, deverá aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Histórico Contratual. Será apresentada uma lista com os dados da etapa anterior e os dados relativos à etapa seguinte para cada etapa contratual.

Nesta lista, poderá consultar as seguintes informações:

Contrato;
Colaborador;
Decisão Contratual: identificação da operação que originou o registo no histórico (ativar, renovar, efetivar, cessar ou terminar);
Número de linha etapa anterior: n.º da linha correspondente à etapa anterior em função da sua posição no plano contratual;
Descrição da etapa anterior: tipo de contrato associado à etapa anterior;
Número de linha da etapa seguinte: n.º da linha correspondente à etapa seguinte;
Descrição da etapa seguinte: tipo de contrato associado à etapa anterior;
Data final prevista etapa seguinte;
Observações;
Data final da etapa.

Simular Salários

A simulação de vencimentos permite à organização conhecer todos os encargos associados ao salário bruto antes de efetuar uma proposta ou negociar aumentos salariais.

Por exemplo, num processo de contratação, em que os valores brutos estão a ser negociados, é útil saber todos os valores associados ao salário bruto que a empresa está a propor, assim como para o candidato conhecer em que valor líquido se traduz a remuneração que lhe está a ser proposta.

Para simular salários líquidos, siga os seguintes passos:

Aceder a Contratos | Gestão de Contratos | Criar Simulação de Salários;
Indicar uma Descrição (opcional) e a possível Data de Admissão ou alteração das condições salariais;
Selecionar os Modelos de Remuneração e de Dedução cujas remunerações e deduções pretende que sejam consideradas;
Clicar em Seguinte;
Nos Dados Fiscais, preencher todos os campos para ser possível apurar corretamente a retenção na fonte de IRS;
Clicar em Seguinte;
Definir o Tipo de Simulação pretendido: Total Líquido ou Valor Ilíquido. Se optar pelo Total Líquido, deverá indicar também o valor total líquido em questão;
Na tabela "Remunerações", indicar o valor para cada remuneração apresentada. Se não preencher a coluna "Quantidade" ou “Valor”, o sistema irá assumir a configuração existente na remuneração. Caso tenha definido a simulação por valor ilíquido, não deverá indicar qualquer valor na remuneração de vencimento (RS001) uma vez que esta será calculada pela simulação;
Validar as Deduções apresentadas e, caso pretenda, selecionar novas;
Clicar em Seguinte;
Consultar o resultado da simulação;
Ativar a opção Criar rascunho do contrato ao finalizar para que, após finalizar a simulação, o sistema abra automaticamente a janela de criação de contrato com todos os dados inseridos na simulação;
Por fim, clicar em Finalizar.

No resumo da simulação, além de apresentar os valores (quantidade, valor unitário, valor e total líquido) para cada remuneração, também são apresentados os encargos suportado pela Entidade Patronal para cada remuneração.

Na área Pagamento, estão disponíveis todos os totais da simulação, sendo que o Total de Encargos da Empresa corresponde à soma entre o valor Total das Remunerações e o total da parte das deduções suportadas pela Empresa.

Poderá a qualquer momento consultar as simulações realizadas em Contratos | Gestão de Contratos | Simulações de Salários, sendo possível imprimi-las ou enviá-las por email.

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