Configurações de Empresa

Os processos de implementação do Accounting Services/Payroll são realizados no Rose Central, nomeadamente, a criação da empresa do escritório e as dos respetivos clientes, bem como a configuração dos parâmetros financeiros e de salários.

No entanto, é necessário configurar outro conjunto de informações importantes ao negócio relacionadas com as vendas, os ativos da empresa ou o cumprimento das obrigações legais.

Criar Conjuntos

Para simplificar as configurações de empresas, é possível criar conjuntos de fornecedores, clientes e artigos partilhados entre empresas. Nestes conjuntos, deverá agregar todos os elementos e associá-los às empresas pretendidas. Contudo, cada elemento só pode estar presente num conjunto.

Exemplo

Pretende associar o fornecedor de papelaria e encontram-se disponíveis os seguintes conjuntos:

• Conjunto de fornecedores Transversais às empresas X e Y;
• Conjunto de fornecedores Específicos da empresa X;

Ao associar o fornecedor de papelaria ao conjunto de fornecedores específicos, este elemento não será utilizado pela empresa Y. Se selecionar os conjuntos de fornecedores transversais, o novo fornecedor estará disponível para as duas empresas. (ver infografia).

Para criar conjuntos deverá aceder a Configurar Empresas | Conjuntos | Conjuntos de Fornecedores/Conjuntos de Clientes/Conjuntos de Artigos e clicar em Criar. Posteriormente, deverá indicar o conjunto pretendido e a respetiva descrição e, por fim, na área Utilizado por Empresas associá-lo às empresas pretendidas.

Validar Parâmetros Financeiros

Deverá validar todas as configurações geradas automaticamente pelo sistema antes de lançar documentos, nomeadamente, o plano de contas da empresa que será utilizado nos lançamentos da contabilidade, bem como o calendário contabilístico oficial da empresa que servirá para traduzir os meses em períodos da contabilidade.

Além disto, deverá também validar os seguintes dados para integrar os documentos do e-fatura:

• O diário a utilizar nos documentos a gerar na contabilidade;
• A conta da contabilidade de fornecedor;
• A conta da entidade indiferenciada.  Ao importar as faturas, o importador procura na base de dados uma entidade com o mesmo número de contribuinte do e-fatura. Quando não encontra será utilizada esta entidade.

Para validar as configurações da contabilidade, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Empresas | Parâmetros Financeiros;
2. Selecionar a empresa pretendida e clicar em Editar;
3. Validar as informações preenchidas automaticamente;
4. Ativar a checkbox Estorno Negativo? para o estorno utilizar montantes negativos quando não existe stock de um artigo;
5. Na área Valores Predefinidos, indicar a Forma de Pagamento predefinida para as contas de Caixa e Conta Bancária. Poderá ainda predefinir outras informações importantes, tais como a conta bancária para que seja preenchida automaticamente nos documentos;
6. Na área e-fatura, preencher os campos Diário, Conta de Fornecedor e Entidade Indiferenciada;
7. Selecionar a opção Criar Entidades caso pretenda criar os fornecedores existentes no e-fatura que ainda não estão criados no ROSE. Se ativar esta opção, deverá selecionar o tipo de identificação para esses fornecedores no sistema: NIF ou AutoNumeração;
8. Indicar as Dimensões da Empresa na respetiva área para determinar quais serão utilizadas e a ordem que será utilizada ao visualizar;
9. Por fim, clicar em Guardar.

Validar Parâmetros dos Ativos

Nos parâmetros de ativos, é possível consultar e definir um conjunto de dados relacionados com os diários utilizados em cada operação realizada no ativo.

Para configurar os diários e as áreas de depreciação a utilizar, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Empresas | Parâmetros dos Ativos;
2. Editar a empresa pretendida;
3. Validar os diários utilizados;
4. Escolher a(s) área(s) de depreciação a utilizar e o respetivo livro;
5. Por fim, clicar em Guardar.

Validar Parâmetros de Vendas

Ao configurar uma empresa, é necessário validar um conjunto de informações relativas às vendas, nomeadamente a validade predefinida de um orçamento para determinar o tempo que o(s) cliente(s) tem para aceitá-lo.

De salientar que a menos que seja definida uma data de "Válido Até", o cliente pode aceitar o orçamento em qualquer momento, mesmo que os pressupostos subjacentes ao preço já não sejam aplicáveis.

Para validar um orçamento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Empresas | Parâmetros de Vendas;
2. Editar a empresa pretendida;
3. Validar as informações preenchidas automaticamente e, caso pretenda, predefinir outros tipos de documentos e valores;
4. Indicar o Canal de Vendas e a Lista de Preços aplicável;
5. No campo Validade do Orçamento, inserir o prazo pretendido;
6. Por fim, clicar em Guardar.

Validar Parâmetros de Inventário

Apesar de ser possível configurar a existência de stock negativo, não é recomendável uma vez que o reporte de stock negativo não é aceite pela Autoridade Tributária, assim como dificulta o processo de análise de valorização de stock.

O stock negativo ocorre quando existe saída de material antes do registo do respetivo material no Inventário e que, por razões organizacionais, o material já se encontra fisicamente localizado no armazém.

Para permitir stock negativo, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Empresas | Parâmetros de Inventário;
2. Editar a empresa pretendida;
3. Validar as informações preenchidas automaticamente;
4. Selecionar a checkbox Permitir Stock Negativo;
5. Clicar em Guardar.

Validar Parâmetros de Impostos

Nos parâmetros de impostos, é possível definir o NIF do contabilista oficial da organização, bem como a classificação da atividade económica para que exista um valor automático nas novas séries dos documentos. Caso exista mais que uma série, é possível alterá-la nos tipos de documento.

Para definir estes valores, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Empresas | Parâmetros de Impostos;
2. Editar a empresa pretendida;
3. Indicar o Fuso Horário Fiscal aplicável para que a data e hora sejam corretamente impressas nos documentos de transporte;
4. Determinar um Valor Limite da Fatura Simplificada, ou seja, definir um montante que as faturas simplificadas não podem ultrapassar. Este valor deve cumprir as normas fiscais aplicáveis à organização;
5. Inserir o NIF do Representante Legal para que seja apresentado na Declaração de Retenções;
6. Indicar o NIF do Contabilista que irá emitir a Declaração Recapitulativa;
7. Selecionar a Classificação das Atividades Económicas para predefinir um valor para as novas séries dos documentos;
8. Validar as restantes informações;
9. Por fim, clicar em Guardar.

Ativar Empresas (RH)

Para utilizar o módulo de salários, deverá primeiramente ativar a empresa pretendida no ROSE Payroll e garantir que também está no estado Ativo no ROSE AS. Só depois de ativar a empresa, é que poderá definir os parâmetros desta aplicação e realizar as restantes configurações.

Caso seja necessário, poderá posteriormente desativar o módulo.

Para ativar ou desativar o módulo de salário na(s) empresa(s), siga os seguintes passos:

Validar Parâmetros de Salários

Após ativar o módulo de Salários, é necessário definir os dados contabilísticos e legais da empresa para garantir a correta integração na Contabilidade do ROSE AS e cumprir todas as obrigações legais.

Para validar os parâmetros de salários, siga os seguintes passos:

Criar Estabelecimentos (RH)

Todas as informações da empresa são importantes e, por isso, deverá refletir a realidade organizacional no ROSE, nomeadamente, os dados referentes ao(s) estabelecimento(s).

O estabelecimento corresponde, por norma, à localização de trabalho dos colaboradores. Caso existam várias empresas associadas a um estabelecimento, deverá criar um estabelecimento por cada empresa, indicando que se trata de filiais.

Assim, poderá analisar as informações de cada empresa de forma individual para acompanhar a situação contratual e contabilística de cada empresa.

Para criar estabelecimentos, siga os seguintes passos:  

1. Aceder a Sistema | Configurar Empresas | Estabelecimentos; 
2. Clicar em Criar;
3. Indicar o Código Identificador e a Designação do estabelecimento;
   Nota: Na designação, deverá indicar se trata da sede ou de uma filial;
4. Selecionar a opção Sede? caso se trate do estabelecimento principal da empresa. Esta informação é relevante para o preenchimento do Relatório Único, onde muita da informação é relativa à Sede;
5. Preencher as informações referentes à Morada;
6. Clicar no botão + para indicar dados fiscais do estabelecimento;
7. Inserir o NISS (Número de identificação de Seg. Social) e o Código do estabelecimento atribuído pela Seg. Social;
8. Por fim, clicar em Guardar.

De salientar que, como os estabelecimentos dependem da empresa, não é possível definir mais do que um como sede. Se, posteriormente, pretender alterar a sede, basta desativar a opção no estabelecimento atual e ativar no pretendido.

Definir Perfis de Lançamento (RH)

O Perfis de Lançamento do Contrato permite definir, para cada Plano de Contas, os seguintes dados:

• a conta a utilizar para o contrato;
• a conta a utilizar para as remunerações configuradas com determinado tipo de remuneração;
• as contas a utilizar no lançamento das deduções de acordo com o tipo de dedução. 

De base, são disponibilizados dois tipos de perfis de lançamento: "PES" para os colaboradores e "MOE" para os membros de órgãos estatutários. No entanto, poderá criar mais perfis de acordo as necessidades da empresa. 

Para agilizar esta tarefa, poderá duplicar um perfil e efetuar todas as alterações necessárias. De salientar que deverá garantir que todas as contas referidas anteriormente estão criadas na aplicação.

Para criar um Perfil de Lançamento, siga os seguintes passos: 

1. No ROSE Payroll, aceder a Configurar Empresas | Contabilidade | Perfis de Lançamento do Contrato;
2. Clicar em Criar. Caso pretenda duplicar um perfil já existente, deverá selecioná-lo e, no botão "...", clicar em Copiar para Novo;  
3. Inserir os dados identificativos do novo perfil de lançamento;
4. Na área Contas de Contrato, indicar o plano de contas e a conta associada ao contrato;
5. Na área Remunerações, indicar o plano de contas, o tipo de conta de remuneração e a conta associada à remuneração;
6. Na área Deduções, preencher todas as colunas da tabela;
7. Por fim, clicar em Guardar.

Após estes passos, já poderá associar o novo perfil aos contratos. Na integração com a Contabilidade, para cada remuneração ou dedução o sistema irá verificar aos perfis a conta a movimentar para cada tipo (remuneração ou dedução).