Integração de valores na Contabilidade

Para integrar corretamente os valores das Folhas de Pagamento de cada período na Contabilidade, é necessário garantir as seguintes configurações:

• Inserir o Diário nos parâmetros de salários;
• Introduzir o Livro nos parâmetros financeiros da empresa;
• Validar as contas por contrato nos Perfis de Lançamento;
• Definir a contabilização das diferenças de arredondamento na DRI.

Integrar Valores

A integração na Contabilidade dos valores das Folhas de Pagamento de cada período pode ser efetuada através de dois processos:

1. A partir da opção Integrar nas Folhas de Pagamento disponível em Salários | Pagamentos | Pagamentos. Ao utilizar esta opção, poderá posteriormente criar lotes de pagamentos;
2. A partir das operações automáticas iniciadas pelo Fecho do Período. Ao fechar um período, os valores das Folhas de Pagamento pendentes e criadas nesse período são automaticamente integrados.

Nos dois processos, o sistema irá criar o documento contabilístico considerando o Diário definido nos parâmetros de salários da empresa. Caso existam várias folhas de pagamento no período, o sistema irá criar um documento contabilístico para cada uma das folhas de pagamento do período. Para determinar o Plano de Contas e o Livro a utilizar, o sistema considera os parâmetros financeiros da empresa para determinar as contas. 

Aquando da integração dos valores, é realizada uma validação prévia para garantir que o documento contabilístico fica balanceado, ou seja, que a diferença entre o valor ilíquido e o valor líquido das remunerações corresponde à soma das deduções incluídas.

O lançamento contabilístico é composto pelas seguintes operações:

• Lançar a crédito os valores a pagar aos colaboradores/Prestadores de Serviços, em que a conta é obtida pelo Perfil de Lançamento configurado nos contratos. O valor é calculado pelo valor líquido de cada remuneração;
• Lançar a crédito os valores a pagar às entidades oficiais, sendo que as contas são obtidas através dos tipos de deduções definidos no perfil de lançamento;
• Lançar a débito os custos de pessoal e os encargos. As contas de custos de pessoal são obtidas pelos tipos de remunerações definidos no perfil de lançamento associado ao contrato. As contas das despesas de encargos são obtidas pelo tipo de dedução definida no perfil de lançamento;
• Associado às contas de custos e encargos, são lançadas as dimensões associadas ao contrato para o período de referência da remuneração (ou encargo).

A integração pode englobar vários contratos com configurações de contas iguais, o que permite aglomerar os valores numa única linha. Esta aglomeração ocorre sempre que os seguintes dados sejam iguais: Conta, natureza do valor, entidade, dimensões, forma de pagamento, NIB, Referência e BIC/SWIFT. 

As remunerações que estejam definidas como sendo Em espécie têm um tratamento diferente na integração, dado que esta não é descodificada e o seu valor não é apresentado nos custos. Contudo, este tipo de remuneração poderá estar sujeito a impostos. Se for o caso, o valor do imposto será abatido a crédito na conta do contrato, por exemplo: 

• Vencimento Base = 1000
• Remuneração em espécie = 100
•  IRS (10%) = 110 

O lançamento contabilístico irá corresponder a: 

• 2322(Func) a crédito = (1000-100) - 10 = 890 
• 2421 (IRS) a crédito = 110 
• 63 (custo) a débito = 1000 

Ao integrar os valores na Contabilidade, também serão criados os Pendentes na Tesouraria, relativos aos colaboradores e entidades oficiais.

Integrar valores de Prestação de Serviços

Brevemente disponível

A aplicação permite integrar os valores processados aos Prestadores de Serviços na contabilidade e nos impostos, para o correto tratamento das obrigações legais e fiscais.

Para a correta integração, apenas terá de garantir as seguintes configurações:

1. A entidade associada ao Prestador deverá estar definida no Rose como Outro Credor;
2. No perfil de lançamento, assegurar o correto mapeamento entre o tipo de conta de IVA e o código de imposto que lhe é aplicável;
3. No perfil de lançamento para o tipo de conta de IRS, verificar que o código de retenção está corretamente preenchido, atendendo ao regime que lhe é aplicável.

Exemplo

Integração de um serviço sujeito à taxa normal de IVA (23%) e à retenção de IRS à taxa 25% de acordo com o artigo 101.º, n.º 1 CIRS, considerando um honorário de 100:

Na integração, se o Tipo de Imposto (IVA) e o código de retenção (IRS) estiverem configurados, o sistema cria os lançamentos de imposto e de retenção para possibilitar a sua integração nos modelos legais/fiscais como a DPIVA e o Modelo 10.

Isenção de IVA

A aplicação apenas sugere a configuração para a taxa de IVA normal. No entanto, podem existir situações em que seja aplicável a taxa isenta e, nesses casos, deverá efetuar a seguinte configuração:

1. Criar um tipo de conta de dedução para IVA Isento;
2. Criar uma dedução para IVA Isento com a taxa 0 e com o tipo de conta criado no ponto 1;
3. No perfil de lançamento para os Prestadores de Serviços, adicionar nas deduções o novo tipo de conta, preencher o Tipo de Imposto e indicar o Motivo de Isenção;
4. Editar a Natureza dos Honorários e associar a nova dedução.

Integrar Diferenças de Arredondamento

Na Declaração de Remunerações para a Segurança Social (DRI), os valores são agregados por taxa/regime e os valores do processamento são integrados por colaborador. Por isso, é comum em algumas situações encontrar diferenças de arredondamento.

Para que os valores estejam corretamente refletidos na Contabilidade, poderá integrar na contabilidade as diferenças de arredondamento dos valores da DRi. Para tal, deverá garantir que:

• as contas de empresa e de encargos estão devidamente associadas nos parâmetros específicos de PT para ser possível integrar as diferenças de arredondamento dos valores entregues na DRI;
• o Diário e o Plano de Contas estão corretamente associados nos parâmetros financeiros da empresa;
• a forma e a condição de pagamento estão indicadas para que seja possível criar na tesouraria o pendente relativo a este documento contabilístico. 

Este lançamento contabilístico poderá ser criado automaticamente através da opção Integrar, disponível em Declarações Oficiais | DRi. Contudo, a DRi em questão deverá estar no estado Enviado. Se for necessário anular este lançamento, terá de editar a DRi e, através das opções de contexto, selecionar a opção Remover Integração. Neste cenário, o estado da DRi volta ao estado Processado.

Caso não existam diferenças de arredondamento, ao efetuar esta operação será avisado que o valor de arredondamento DRi é zero, não sendo lançado o documento contabilístico. 

Anular Integração das Folhas de Pagamento 

Para anular a integração dos valores das Folhas de Pagamento, é necessário que estejam cumpridas as seguintes condições: 

• O período onde a Folha de Pagamento está inserida não está fechado, ou seja, não foi realizado o Fecho do Período); 
• Não existem Declarações Oficiais (DMR, DRi, Declaração de Seguros) processadas para o período a que folha de pagamento é referente.

Caso o período esteja fechado ou alguma das declarações oficiais esteja processada, será avisado e a integração não será anulada. No entanto, se estas condições se verificarem, deverá anular a integração das folhas de pagamento na contabilidade. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Salários | Pagamentos | Pagamentos;
2. Editar a Folha de Pagamento pretendida; 
3. Nas opções de contexto “…”, selecionar a opção Remover integração;
4. O documento contabilístico é removido e a Folha de Pagamento volta ao estado Pendente. 

Para eliminar os lotes de pagamento associados à folha de pagamento, deverá aceder a Bancos | Pagamentos em Lote.