Documentos de Transporte
A emissão e comunicação de Documentos de Transporte à Autoridade Tributária (AT) é obrigatória sempre que enviar e transportar bens de circulação. Nestes documentos, deverão constar todos os elementos obrigatórios previstos na Portaria n.º 161/2013. Cada documento de transporte depois de comunicado recebe da AT um código único que é obrigatório obter antes de se iniciar o transporte e que é impresso no documento. Esse código pode ser obtido de três formas: via WebService, a partir do ficheiro SAF-T (PT) e, no caso de indisponibilidade das duas formas anteriores, de forma Manual. De referir que antes de comunicar os documentos de transporte, o configurador de sistema deverá validar os parâmetros financeiros para que estes sejam comunicados da forma pretendida.
Elementos Obrigatórios
De acordo com a Portaria n.º 161/2013, os documentos de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
- Menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA;
- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
- Locais de carga e descarga;
- Data e a hora em que se inicia o transporte.
Comunicação WebService
A opção WebService possibilita a comunicação dos documentos de transporte de forma eletrónica diretamente a partir do software. De acordo com a configuração do sistema, a comunicação pode ocorrer automaticamente no momento da gravação ou posteriormente. Os tipos de comunicação estão associados às séries dos documentos financeiros.
Para comunicar um documento de transporte à AT via WebService, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Criar o documento de transporte
- Aceder a Inventário | Expedição | Processar Encomendas;
- Selecionar o Armazém e o Tipo de Transporte nos respetivos campos;
- Preencher os restantes campos;
- Clicar em Aplicar;
- Selecionar a encomenda da lista apresentada
Nota: Poderá lançar vários documentos e comunicá-los em simultâneo no final; - Clicar em Gerar Envio;
- Validar todas as informações indicadas;
- Por fim, clicar em Guardar e Enviar.
Caso contrário, poderá emitir o outro documento de transporte diretamente a partir da lista Inventário | Expedição | Transportes.
De referir que neste tipo de comunicação a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Validar o estado da Comunicação com a AT
Esta opção, disponível em Impostos | Explorar Impostos | Comunicações, permite verificar o estado de todos os pedidos de comunicação à AT (quer tenham sido efetuados de forma automática ou manual).
Caso tenha ocorrido um erro de comunicação, é necessário processar novamente o pedido à AT em Comunicar à AT. Se o código da AT não tenha sido atribuído por indisponibilidade do sistema, será alertado quando consultar a guia de remessa.
Comunicação SAF-T (PT)
A partir do ficheiro SAF-T (PT), é possível exportar os dados do sistema e posteriormente importá-lo na página da AT para obtenção do código de transporte.
Para comunicar um documento de transporte à AT via SAF-T (PT), siga os seguintes passos:
Etapa 1: Criar documento de transporte
- Aceder a Inventário | Expedição | Processar Encomendas;
- Selecionar o Armazém e o Tipo de Transporte nos respetivos campos;
- Preencher os restantes campos;
- Clicar em Aplicar;
- Selecionar a encomenda da lista apresentada;
Nota: Poderá lançar vários documentos e comunicá-los em simultâneo no final; - Clicar em Gerar Envio;
- Validar todas as informações indicadas;
- Por fim, clicar em Guardar e Enviar.
De referir que neste tipo de comunicação a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Criar declaração legal com os documentos a comunicar
- Aceder a Impostos | SAF-T;
- Clicar em Criar;
- Selecionar a opção Guia de Remessa no campo Finalidade;
- Indicar o intervalo de tempo para filtrar os documentos;
- Clicar em Guardar.
Etapa 3: Extrair ficheiro SAF-T(PT) e importá-lo no site da AT
- Aceder a Impostos | SAF-T;
- Selecionar a declaração pretendida;
- Clicar na hiperligação Exportar;
- Submeter o ficheiro no Portal das Finanças e na mesma página descarregar o ficheiro de resposta.
Etapa 4: Registar código de transporte atribuído no seu documento
- Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
- Escolher o documento pretendido da lista e selecionar Editar;
- Na área Transporte, preencher o campo Código da AT;
- Clicar em Guardar.
Comunicação Manual
É possível comunicar os documentos de forma manual através de telefone ou da página online da Autoridade Tributária. Deste modo, o código de transporte é associado posteriormente de forma manual no software.
Etapa 1: Criar documento de transporte
- Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
- Clicar em Criar;
- Preencher o campo Entidade;
- Validar os campos preenchidos automaticamente;
- Na área Produtos e Serviços, indicar os artigos que pretende incluir no documento;
- Por fim, clicar em Guardar.
De referir que, neste tipo de comunicação, a data de carga pode ser anterior à data em que vai ser efetuada a comunicação do documento.
Etapa 2: Comunicar manualmente o documento de transporte
Poderá comunicar o transporte manualmente através do telefone ou do site disponibilizados pela AT.
Etapa 3: Registar código de transporte atribuído no seu documento
- Aceder a Inventário | Expedição | Transportes;
- Escolher o documento pretendido da lista e selecionar Editar;
- Na área Transporte, preencher o campo Código da AT;
- Verificar os restantes dados do documento;
- Clicar em Guardar.
Para evitar erros, a guia de transporte só é impressa depois da atribuição do código da AT à respetiva guia.