Configurações de Contabilidade

Antes de efetuar lançamentos, existe um conjunto de configurações que deverá validar para cumprir todos os requisitos contabilísticos.

Criar Plano de Contas e Contas da Geral

O plano de contas inclui todas as contas identificadas pela organização para registar as entradas e saídas financeiras no livro Razão. Assim, é importante criar o plano de contas, adicionar todas as contas e efetuar um conjunto de configurações adicionais para adaptar o plano às necessidades da organização.

Para agilizar esta tarefas, poderá duplicar um Plano de Contas já existente.

Para criar o plano de contas e as contas da geral, siga os seguintes passos:

Criar Livros

É possível criar vários livros que funcionam em paralelo e que produzem demonstrações financeiras de acordo com os diversos princípios contabilísticos. Numa organização simples existem dois livros disponíveis:

• Livro Geral: onde são emitidas as demonstrações financeiras oficiais;
• Livro Orçamental: onde são registados os valores do orçamento.

Poderá criar os livros necessários para representar orçamentos alternativos ou para lançar valores noutros referenciais contabilísticos. No entanto, os módulos integram na contabilidade apenas num só livro designado de livro Razão, disponível em Configurar Empresas | Parâmetros Financeiros.

Um livro Razão só poderá ser do tipo Real e deverá permitir impostos.

Para criar livros, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Livros;
2. Clicar em Criar;
3. Preencher os campos Livro e Descrição;
4. No campo Tipo de Livro indicar se pretende criar valores reais ou orçamentais;
   Nota: Se selecionar a opção Real, é possível indicar se este tipo de livro aceita lançamentos;
5. Selecionar a opção Permite Impostos caso pretenda lançar o imposto neste livro e usá-lo como livro Razão;
6. Clicar em Guardar e Novo.

Todas as explorações e demonstrações de resultados são filtradas pelo livro a que se destinam.

Criar Diários

Os registos contabilísticos são agrupados em diários que, por sua vez, atribuem o número de registo contabilístico. O ROSE disponibiliza de base os tipos de diários mais comuns, no entanto, poderá alterá-los e/ou criar outros.

Nota: Os diários são definidos por empresa.

Para criar um diário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Diários;
2. Clicar em Criar;
3. Preencher os campos Diário, Descrição e Tipo de Transação;
4. Indicar o Diário de Estornos;
5. Indicar o tipo de Numeração do Diário no respetivo campo. No caso de ser mensal, o n.º é reiniciado em cada período;
6. Ativar a opção Validar documentos duplicados para garantir que não são criadas/importadas para o sistema referências que já existem;
7. Na área Numeração do Diário, indicar o numerador por exercício ou para o exercício/período, conforme o indicado no tipo de numeração;
8. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

Nota: A abertura de um exercício copia a numeração do exercício base.

Criar Calendário Contabilístico ou Financeiro

É possível definir exercícios divergentes do ano civil, bem como definir o n.º de períodos de fecho.

Para criar um calendário, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Calendários Financeiros;
2. Clicar em Criar;
3. Preencher os campos Calendário e Descrição;
4. Indicar o Número de Períodos de Fecho até ao limite de 5;
5. Indicar o Mês Final no respetivo campo;
   Nota: Caso o mês final indicado termine num mês diferente de dezembro, poderá indicar qual o desvio em relação ao ano;
6. Na área Períodos, a lista é automaticamente atualizada ao indicar o mês final do exercício e o número de períodos de fecho, permitindo consultar a equivalência entre meses e períodos. Apenas poderá alterar o nome do período;
7. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

O calendário será atribuído à empresa na configuração disponível em Configurar Empresas | Parâmetros Financeiros, sendo que esta configuração pode ser partilhada entre empresas. Contudo, não poderá alterar esta configuração se já existirem movimentos na contabilidade para a empresa.

Criar Demonstração Financeira

Apesar de o sistema possuir demonstrações financeiras que suportam os planos de contas base, é possível criar uma demonstração caso existam alterações aos planos existentes ou para a atualizar a configuração das demonstrações dos novos planos.

É também possível desativar uma demonstração financeira para impedir a sua utilização caso esta já não seja aplicável.

Criar Grupos de Orçamento

Os grupos de orçamentos permitem indicar as contas da geral a orçamentar, bem como as dimensões que pretende incluir.

Para criar um grupo de orçamento, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Grupos de Orçamento;
2. Clicar em Criar;
3. Preencher os campos Grupo de Orçamento e Plano de Contas;
4. Na área Contas indicar as Contas a orçamentar e a respetiva Natureza Contabilística;
   Nota: Poderá indicar contas integradoras;
5. Indicar as Dimensões a orçamentar na respetiva área;
6. Por fim, clicar em Guardar e Novo.

Criar tipos de conta de artigos e entidades

Por predefinição, o sistema disponibiliza de base vários tipos de conta de artigos e de entidades para responder às comuns normas contabilísticas das organizações.

Contudo, é possível criar tipos de conta de artigos e de entidades para satisfazer necessidades específicas da empresa:

• Tipos de conta de artigos: aceder a Configurar Contabilidade | Tipo de Conta do Artigo e indicar o tipo de conta e a respetiva descrição;
• Tipos de conta das entidades: aceder a Configurar Contabilidade | Tipo de Conta da Entidade e indicar o tipo de conta e a respetiva descrição.

Determinar conta de descontos e diferenças cambiais

Para determinar a conta de descontos financeiros e diferenças cambiais, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Determinações de Contas;
2. Selecionar o plano de contas pretendido;
3. Clicar em Editar;
4. Validar os seguintes campos:
   - Contas de arredondamento (ganhos/perdas);
   - Contas de descontos (recebidos/dados);
   - Contas de diferenças cambiais (ganhos/perdas);
   - Determinação da conta de retenções.
5. Clicar em Guardar.

Criar modelos de fatura

Os modelos de fatura definem a importação de faturas para o sistema através do efatura. Ou seja, nestes modelos são definidas as classes de IVA que vão ser utilizadas na contabilização das faturas importadas.

No ROSE, estão disponíveis de base os modelos de existências e de serviços que podem ser utilizados imediatamente após a subscrição do produto. Caso estes modelos não satisfaçam as necessidades da organização, poderá criar mais modelos.

Para criar modelos de fatura, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurar Contabilidade | Modelos de Fatura;
2. Clicar em Criar;
3. Preencher os campos Modelo e Descrição;
4. Indicar o Motivo de Nota de Crédito e da Nota de Débito (opcional);
5. Na área Impostos, selecionar as taxas relacionadas com este modelo e o motivo de isenção do modelo, caso seja aplicável;
6. Clicar em Guardar e Novo.