Guia de Iniciação
O Cegid Docs é uma plataforma de arquivo digital que armazena informação num único local e facilita a gestão e partilha estruturada de todos os documentos. Uma vez importados, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil. Esta aplicação permite assim desmaterializar processos e agilizar métodos de trabalho, garantindo a conformidade com a legislação (Decreto Lei n.º 28/2019). O Docs é uma plataforma totalmente integrada com o software de contabilidade. Por isso, após a integração, as empresas existentes no software serão automaticamente criadas no Docs. Assim, apenas é necessário: Aquando da subscrição do Cegid Docs, foi necessário associar um utilizador no processo de onboarding. Deve ser esse utilizador a aceder pela primeira vez, dado que é o único gestor da subscrição. Assim sendo, esse utilizador deverá aceder ao Cegid Docs e escolher a subscrição pretendida. Caso seja necessário dar permissões a outros utilizadores, o Gestor da subscrição deve aceder à aplicação Cegid Workspace e convidar os utilizadores com os perfis aplicáveis (ver artigo de apoio). Após atribuir o acesso às empresas no Cegid Workspace, deverá atribuir permissões às pastas de empresa (ver artigo de apoio). Cada empresa tem um email associado para o qual é possível enviar documentos relativos à organização. Para que os clientes/colaboradores possam enviar ficheiros para o arquivo, é necessário adicionar o respetivo contacto no Docs. Para o correto arquivo dos documentos, é necessário enviá-los para a aplicação. Poderá efetuá-lo de três formas: A organização documental é um elemento crucial para o sucesso do negócio, uma vez que diariamente existem processos cuja gestão depende de diversos colaboradores e clientes, além de existirem correspondência, faturas e outros ficheiros importantes. Nesse sentido, esta aplicação facilita e aumenta a rapidez no acesso à documentação, permite o rastreamento dos ficheiros e guarda a informação num único local, libertando espaço físico. Com o Docs garante maiores índices de produtividade e agrega mais valor para o negócio através das seguintes características: A informação é centralizada num único local e é facilmente classificada, organizada e acedida a qualquer momento. Basta enviar os documentos por email ou importá-los para proceder ao arquivo e contabilização dos dados (se aplicável). O Docs permite a exportação dos ficheiros para efeitos de auditoria ou de backup. Juntamente com os ficheiros, serão enviados os respetivos metadados dos documentos fiscalmente relevantes e a referência aos respetivos lançamentos na contabilidade para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019. Com o Docs pode acompanhar facilmente vários fluxos documentais e beneficiar de uma gestão integrada da informação contabilística, nomeadamente os documentos de: Para apoiar o arquivo dos documentos, a interface está construída para facilitar a usabilidade e uma experiência de utilização natural e fluída. No Docs, cada pasta corresponde a uma empresa (criada no software de contabilidade). Dentro de cada pasta, é possível identificar facilmente a área em que se encontra através da barra de navegação: Para facilitar a navegação, ao clicar em qualquer um dos níveis da barra, será reencaminhado para essa hierarquia. Sempre que uma hierarquia tem mais do que uma pasta ou ficheiro, poderá escolher a pasta que pretende aceder e/ou pesquisar a pasta ou ficheiro em questão. Nos detalhes de um ficheiro, estão disponíveis as operações Anterior e Seguinte que permitem navegar para o ficheiro anterior ou posterior, respetivamente.Como Começar
Etapa 1: Aceder à Aplicação
Etapa 2: Convidar Utilizadores
Etapa 3: Configurar Remetentes
Etapa 4: Enviar Ficheiros
Características
Informação acessível e centralizada
Metadados dos documentos sempre disponíveis
Arquivo Legal
Navegação intuitiva
Perfis
No Docs estão disponíveis perfis de acesso para garantir a utilização das funcionalidades de forma eficaz e correta:
Proprietário
Com este perfil, poderá visualizar as pastas das empresas a que tem acesso e efetuar qualquer tipo de operação, tal como:
- Convidar novos utilizadores;
- Gerir a lista de remetentes;
- Enviar, eliminar e editar documentos;
- Exportar o arquivo.
É possível existir mais do que um utilizador proprietário por cada empresa.
Escritor
Um utilizador escritor pode efetuar as seguintes operações nas empresas que tem acesso:
Leitor
Este perfil destina-se aos utilizadores que apenas pretendem visualizar e analisar os documentos da empresa a que tem acesso, não sendo possível editar ou remover documentos.