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Pastas Inteligentes

Pastas Inteligentes

Última alteração a 03/06/2024

As Pastas Inteligentes são uma ferramenta altamente configurável e dinâmica que fornecem uma forma flexível de armazenar e organizar documentos, tendo como base critérios específicos. As respetivas subpastas atuam como filtros fornecendo uma forma rápida e fácil de aceder aos documentos pretendidos.

Criar Pastas Inteligentes

Esta operação apenas pode ser efetuada por utilizadores com perfil de Gestor no Cegid Workspace.

Para criar pastas inteligentes, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
  2. Clicar em Criar;
  3. Inserir um código identificativo da pasta inteligente e o respetivo Nome;
  4. Na secção Grupo, selecionar um agrupamento se pretender que a pasta seja agrupada na raiz do arquivo da empresa num grupo específico (opcional);
  5. Definir o Ícone da pasta. Se não definir, será atribuído um ícone genérico;
  6. Indicar uma Descrição da pasta (opcional);
  7. Ativar a opção Predefinido caso pretenda que a Pasta Inteligente seja adicionada automaticamente sempre que é criado um arquivo para uma empresa. Caso contrário, deverá indicar em que arquivos de empresa a pasta inteligente deve ser criada;
  8. Na secção Categorias, selecionar as categorias aplicáveis aos documentos que estão armazenados na Pasta Inteligente. Deve existir no mínimo uma categoria;
  9. Nesta tabela, selecionar a categoria predefinida. Ao mover um documento para a pasta inteligente, será atribuída a categoria predefinida se a categoria original do documento não estiver disponível na pasta inteligente;
  10. Na secção Estados, introduzir os estados aplicáveis aos documentos que estão na Pasta Inteligente. Deve existir no mínimo um estado;
  11. Nesta tabela, definir o estado predefinido. Ao mover um documento para a pasta inteligente, será atribuído o estado predefinido caso o estado original não esteja disponível na pasta inteligente;
  12. Na secção Campos, indicar os campos personalizados criados anteriormente.
  13. Nesta tabela, definir um Valor Prédefinido, isto é, o valor a atribuir ao campo quando se envia um documento para a pasta. Se enviar o documento para uma subpasta, será preenchido o valor associado à subpasta. Pode indicar também se o campo é de preenchimento obrigatório (neste caso deverá obrigatoriamente definir um valor prédefinido) e se deve estar Visível na lista de documentos. Caso esteja oculto, poderá colocá-lo visível nas configurações da lista de documentos;
  14. Na secção Subpastas, ativar a opção Criar Subpastas caso pretenda ter uma forma de filtrar os campos dos documentos selecionados.
  15. Em caso afirmativo, definir a hierarquia das subpastas. Para adicionar um novo nível, clicar no ícone Adicionar (+) e, de seguida, selecionar as opções disponíveis. Poderá criar as subpastas que precisar. Se introduzir uma subpasta por lapso ou pretender removê-la, basta clicar no ícone Remover;
  16. Clicar em Gravar.

Eliminar Pastas Inteligentes

Quando as pastas inteligentes entretanto criadas já não forem necessárias, poderá eliminá-las. No entanto, não poderá eliminar:

  • pastas de sistema;
  • pastas que contenham documentos. Nestes casos, deverá movê-los para outra pasta antes de remover a pasta.

Ao eliminar uma pasta inteligente predefinida, a mesma será removida em todos os arquivos de empresas. Caso uma pasta inteligente predefinida possua documentos nuns arquivos mas noutros não, essa pasta será apenas removida dos arquivos que não tem documentos e, consequentemente, deixará de ser considerada uma pasta inteligente predefinida.

Como o Cegid Docs permite que outras aplicações possam gerir pastas e documentos através da sua API, podem existir cenários em que essas aplicações criem e configurem pastas para serem geridas externamente. Nestes casos, não é possível editar ou remover a pasta, bem como importar e alterar os documentos inseridos nessas pastas.

Para eliminar pastas inteligentes, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
  2. Selecionar as pastas inteligentes pretendidas;
  3. Clicar no ícone Eliminar;
  4. Confirmar a operação.

Atribuir Permissões às Pastas

Além de poder controlar todo o conteúdo dos seus arquivos, também é possível gerir que utilizadores têm acesso a cada pasta.

Com a gestão de utilizadores por pastas, é possível convidar utilizadores específicos para determinadas pastas garantindo que cada um tem acesso apenas ao que precisa.

Atribuir acessos em lote

Apenas os utilizadores com o perfil  Gestor no Cegid Workspace é que estão autorizados a gerir as permissões em lote.

Para atribuir permissões aem lote, siga os seguintes passos:

  1. Na configuração da pasta inteligente, aceder à secção Acessos;
  2. Clicar em Adicionar (+);
  3. Selecionar o utilizador, o perfil pretendido e as empresas onde o utilizador terá acesso à pasta com o perfil indicado;
  4. Poderá adicionar mais utilizadores clicando em Adicionar (+);
  5. Selecionar a opção Notificar Novos Utilizadores caso pretenda que os novos utilizadores recebam uma notificação no seu email;
  6. Clicar em Gravar.

Nota: O mesmo utilizador poderá ter perfis diferentes na pasta em diferentes empresas. Contudo, se por engano atribuíu dois perfis diferentes para a mesma empresa, om perfil que será tido em consideração será o último perfil introduzido.

Posteriormente, poderá alterar os perfis dos utilizadores ou remover permissões consoante as suas necessidades.

Atribuir acessos em cada arquivo de empresa

Apenas os utilizadores com o perfil Proprietário na pasta é que estão autorizados a gerir as permissões da mesma.

Para atribuir permissões a uma pasta dentro do arquivo da empresa, siga os seguintes passos:

  1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
  2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Gerir Acessos;
  3. Inserir o nome do(s) utilizador(es) pretendido(s). Poderá selecionar qualquer utilizador a quem atribuiu acesso anteriomente no Cegid Workspace;
  4. Associar o perfil aplicável;
  5. Clicar em Adicionar (+);
  6. Selecionar a opção Notificar Novos Utilizadores caso pretenda que os novos utilizadores recebam uma notificação no seu email;
  7. Clicar em Gravar.

Nota: Se selecionar um utilizador existente no Cegid Workspace que não tem permissões para aceder ao arquivo da empresa, será automaticamente atribuída a permissão a esse utilizador no arquivo da empresa com o perfil definido na pasta.

Posteriormente, poderá alterar os perfis dos utilizadores ou remover permissões consoante as suas necessidades.

Alterar Perfis

Para alterar os perfis dos utilizadores em lote, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
  2. Selecionar a pasta inteligente pretendida;
  3. Clicar no ícone Editar;
  4. Em Acessos, indicar para o utilizador em questão o novo perfil;
  5. Clicar em Gravar.

Para alterar os perfis dos utilizadores no arquivo da empresa, siga os seguintes passos:

  1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
  2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Gerir Acessos;
  3. Na lista de utilizadores, indicar para o utilizador em questão o novo perfil;
  4. Clicar em Gravar.

Remover Permissões

Para remover as permissões dos utilizadores em lote, siga os seguintes passos:

  1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
  2. Selecionar a pasta inteligente pretendida;
  3. Clicar no ícone Editar;
  4. Em Acessos, clicar em Remover na linha pretendida;
  5. Em alternativa poderá em Limpar Tudo, caso pretenda remover todos os acessos;
  6. Clicar em Gravar.

Para remover as permissões dos utilizadores no arquivo da empresa, siga os seguintes passos:

  1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
  2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Gerir Acessos;
  3. Na lista de utilizadores, no utilizador pretendido clicar no ícone Eliminar;
  4. Clicar em Gravar.

Nota: Na gestão de utilizadores no arquivo da empresa, um utilizador Proprietário não consegue alterar ou remover permissões a si próprio.

O Cegid Docs permite que outras aplicações possam gerir pastas e documentos através da sua API. Neste sentido, uma aplicação terceira poderá criar pastas e configurá-las para serem geridas externamente por si.

Desta forma, independentemente do perfil que possua, não poderá alterar os documentos que estão nessas pastas nem enviar documentos para essas mesmas pastas. Apenas é possível gerir as permissões.

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