Pastas Inteligentes

Criar Pastas através das Configurações

1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
2. Clicar em Criar;
3. Inserir um código identificativo da pasta inteligente;
4. No campo Nome, clicar em Traduções para inserir o nome da pasta em vários idiomas;
5. No campo Grupo, selecionar o agrupamento em que pretende que a pasta seja agregada na raiz do arquivo da empresa (opcional);
6. Definir o Ícone da pasta. Se não definir, será atribuído um ícone genérico;
7. Indicar uma Descrição da pasta clicando em Traduções (opcional)  Aqui, poderá inserir a descrição da pasta em vários idiomas;
8. Ativar a opção Predefinido caso pretenda que a Pasta Inteligente seja adicionada automaticamente quando é criado um arquivo para uma empresa. Caso contrário, deverá desativar esta opção e indicar em que arquivos de empresa a pasta inteligente deve ser criada;
9. Ativar a opção Trata documentos fiscalmente relevantes caso pretenda armazenar este tipo de documentos nesta pasta. Ao selecionar esta opção, nos detalhes dos documentos serão apresentados todos os campos dos documentos fiscalmente, tais como Data Doc, NIF, N.º Doc. e serão atribuídas as categorias associadas a este tipo de documentos;
10. Aceder ao separador Designer para configurar os detalhes dos ficheiros;
11. Na secção Categorias, poderá:
    • selecionar as categorias aplicáveis aos ficheiros que estão armazenados na Pasta Inteligente. É obrigatório existir no mínimo uma categoria;
    • reordenar a ordem pela qual as categorias serão listadas arrastando cada uma delas para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novas categorias (se aplicável);
    • selecionar a categoria predefinida. Ao mover um ficheiro para a pasta inteligente, será atribuída a categoria predefinida caso não seja possível determiná-la através da hierarquia das pastas;
12. Na secção Estados, poderá:
    • introduzir os estados aplicáveis aos ficheiros que estão na Pasta Inteligente. É obrigatório existir no mínimo um estado;
    • reordenar a ordem pela qual os estados serão listados arrastando cada um deles para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novos estados (se aplicável);
    • definir o estado predefinido. Ao mover um ficheiro para a pasta inteligente, será atribuído o estado predefinido caso não seja possível determiná-lo através da hierarquia das pastas;
13. Na secção Campos, poderá:
    • indicar os campos personalizados criados anteriormente e aplicáveis aos ficheiros que estão armazenados na Pasta Inteligente.
    • adicionalmente poderá adicionar espaços vazios ou divisores de modo a organizar o layout da página conforme pretender;
    • reordenar a ordem pela qual os campos serão listados arrastando cada um deles para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novos campos (se aplicável);
    • clicar em + para aceder à configuração do campo:
      - Largura: poderá definir a Largura que o campo irá ocupar na página de detalhes;
      - Valor por Defeito: poderá definir o valor a atribuir ao campo quando se envia um documento para a pasta. Se enviar o documento para uma subpasta, será preenchido o valor associado à subpasta e os valores dos vários campos que compõem a hierarquia da mesma;
      - Obrigatório: poderá indicar se o campo é de preenchimento obrigatório. Caso defina, deverá obrigatoriamente definir um valor por defeito;
      - Visível: poderá indicar se o campos estará visível na lista de ficheiros. Caso esteja oculto, poderá colocá-lo visível nas configurações da lista;
      - Apenas leitura: poderá indicar se é apenas de leitura e, neste caso, não será possível alterar o valor do campo;
14. Na secção Subpastas, poderá:
    • definir a hierarquia das subpastas;
    • adicionar um novo nível e, de seguida, selecionar as opções disponíveis;
    • reordenar a ordem pela qual as pastas serão apresentadas arrastando cada uma delas para a respetiva ordem pretendida (opcional);
15. Na secção Pré-visualização, poderá verificar os campos que serão apresentados nos detalhes do ficheiro e as respetivas configurações atribuídas a cada um;
16. Clicar em Gravar.

Criar Pastas diretamente na Pasta da Empresa

1. Aceder à empresa pretendida;
2. Clicar em Nova Pasta. Esta opção apenas estará visível se for Proprietário na pasta da empresa;
3. Será apresentado um assistente que o irá orientar em todo o processo da criação da pasta;
4. No passo Criar Pasta, escolher uma das seguintes opções:
   • Criar Pasta: para criar uma pasta nova. Caso selecione esta opção, deverá seguir todos os passos do assistente, preenchendo cada uma das configurações conforme indicado anteriormente;
   • Adicionar Pasta: se pretender adicionar uma pasta já existente mas que não é predefinida. Ao escolher esta opção, deverá selecionar a pasta inteligente no selector de pastas e clicar em Seguinte;
5. Clicar em Seguinte;
6. No passo Acessos, adicionar os utilizadores que pretende que possam consultar a pasta e defina o nível de acesso. Caso tenha selecionado a opção Adicionar Pasta, não poderá alterar as configurações da pasta já existente;
7. Clicar em Guardar.

Ao criar uma pasta, esta não será considerada como Predefinida e por isso só estará associada à empresa onde foi criada.

Atribuir acessos em lote

Apenas os utilizadores com o perfil  Gestor no Cegid Workspace é que estão autorizados a gerir as permissões em lote.

Para atribuir permissões em lote, siga os seguintes passos:

1. Na configuração da pasta inteligente, aceder ao separador Acessos;
2. Clicar em Adicionar;
3. Selecionar o utilizador, o perfil pretendido e as empresas onde o utilizador terá acesso à pasta com o perfil indicado;
4. Clicar em Adicionar para inserir os utilizadores. Em alternativa, poderá clicar em Adicionar utilizadores da subscrição caso pretenda dar acesso a todos os utilizadores. De seguida, deverá definir as permissões para cada um dos utilizadores;
5. Selecionar a opção Herdar permissões da empresa para novos utilizadores se pretender que, sempre que adicionar um utilizador novo a uma pasta de empresa, este tenha acesso herdado à pasta inteligente com o perfil indicado na empresa;
6. Clicar em Gravar.

Nota: o mesmo utilizador poderá ter perfis diferentes na pasta em diferentes empresas. Contudo, se por engano atribuiu dois perfis diferentes para a mesma empresa, o perfil que será tido em consideração será o último perfil introduzido.

Posteriormente, poderá alterar os perfis dos utilizadores ou remover permissões consoante as suas necessidades.

Atribuir acessos em cada arquivo de empresa

Apenas os utilizadores com o perfil Proprietário na pasta é que estão autorizados a gerir as permissões da mesma.

Para atribuir permissões a uma pasta dentro do arquivo da empresa, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Membros;
3. Inserir o nome do(s) utilizador(es) pretendido(s);
4. Associar o perfil aplicável;
5. Clicar em no ícone Adicionar (+);
6. Clicar em Gravar.

Nota: Se selecionar um utilizador existente no Cegid Workspace que não tem permissões para aceder ao arquivo da empresa, será automaticamente atribuída a permissão a esse utilizador no arquivo da empresa com o perfil definido na pasta.

Posteriormente, poderá alterar os perfis dos utilizadores ou remover permissões consoante as suas necessidades.

Alterar Perfis

Para alterar os perfis dos utilizadores em lote, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
2. Selecionar a pasta inteligente pretendida;
3. Clicar em Editar;
4. No separador Acessos, indicar para o utilizador em questão o novo perfil;
5. Clicar em Gravar.

Para alterar os perfis dos utilizadores diretamente na pasta da empresa, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Membros;
3. Na lista de utilizadores, indicar para o utilizador em questão o novo perfil;
4. Clicar em Gravar.

Remover Permissões

Para remover as permissões dos utilizadores em lote, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
2. Selecionar a pasta inteligente pretendida;
3. Clicar no ícone Editar;
4. No separador Acessos, clicar no ícone Eliminar na linha pretendida;
5. Em alternativa poderá em Apagar Tudo, caso pretenda remover todos os acessos;
6. Clicar em Gravar.

Para remover as permissões dos utilizadores diretamente na pasta da empresa, siga os seguintes passos:

1. Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
2. No ícone Mais Ações (três pontinhos), selecionar a opção Membros;
3. Na lista de utilizadores, no utilizador pretendido clicar no ícone Eliminar;
4. Clicar em Gravar.

Nota: Na gestão de utilizadores no arquivo da empresa, um utilizador Proprietário não consegue alterar ou remover permissões a si próprio.