Última alteração a 13/07/2026
Cada empresa tem um email associado a partir do qual é possível enviar documentos relativos à organização.
Apenas os emails indicados na lista de remetentes pelo utilizador com o perfil Proprietário ou Escritor podem enviar documentos para o Docs.
Requisitos
Cada empresa tem um endereço de email construído a partir do seu n.º de identificação fiscal com o formato [email protected], por exemplo: [email protected].
Antes de enviar os documentos, deverá:
- garantir a obtenção de imagens perfeitas, sem perda de informação e resolução. A legibilidade dos documentos enviados é da responsabilidade de quem os digitaliza ou fotografa;
- assegurar a visibilidade de toda a extensão do documento, sem cortes nem omissão de qualquer informação;
Dica: Se utilizar a câmara fotográfica, poderá utilizar o modo panorâmico em talões compridos;
- preservar os documentos em papel até que seja exercido o direito à dedução do IVA, bem como o cumprimento dos pontos anteriormente descritos;
- verificar que estão nos formatos zip, pdf, jpg, tif, png, txt ou xml;
- validar que cada documento tem no máximo 10 MB;
- garantir que, com exceção dos documentos da Via Verde ou similares, cada ficheiro enviado corresponde a um só documento fiscalmente relevante.
Deverá preencher o endereço de email da empresa no campo Para do Cegid Docs. Os campos CC e BCC serão ignorados.
Podem existir restrições no tamanho dos ficheiros em determinados provedores de email, assim como no n.º de ficheiros que estes permitem enviar.
A introdução do email na lista de remetentes não confere acesso à aplicação. Caso pretenda dar acesso à aplicação, deverá convidar o utilizador no Workspace.
Se uma empresa com determinado NIF estiver criada em duas subscrições diferentes e ambas tiverem o mesmo remetente, esta funcionalidade não irá funcionar. Neste caso, o remetente deve ser removido das restantes subscrições.
Sempre que é atribuído acesso a uma empresa, o email desse utilizador será adicionado automaticamente aos remetentes da empresa, exceto quando se trata de um utilizador sem conta no Cegid ID. Neste caso, o utilizador não será adicionado à lista de remetentes uma vez que o onboarding no Cegid ID ainda se encontra pendente.
Inserir Remetentes
O preenchimento das listas de remetentes pode ser efetuado por empresa ou em lote. Para tal, siga os seguintes passos:
Preencher lista de Remetentes por empresa
- Na Visão Geral, clicar em Mais Ações (três pontinhos) da pasta e selecionar a opção Remetentes;
Nota: Em alternativa, poderá aceder à pasta da empresa e, na barra de ações, clicar em Mais ações (três pontinhos) e selecionar a opção Remetentes;
- Clicar em Adicionar;
- Indicar o Nome e Email do contacto;
- Selecionar a opção Extrair códigos QR caso pretenda que se efetue a leitura automática dos códigos QR dos documentos enviados pelo remetente. Caso não ative neste momento, poderá executar a leitura posteriormente. Esta opção apenas é aplicável quando a pasta de destino é a Recentes ou uma pasta que gere documentos fiscalmente relevantes;
- Indicar qual a Pasta por omissão para onde os documentos devem ser enviados. Se a pasta selecionada não existir na empresa, os documentos serão automaticamente enviados para a pasta Recentes;
- Indicar os contactos que pretender;
- Clicar em Gravar.
Após gravar, os remetentes irão receber na sua caixa de email uma notificação indicando que podem enviar documentos para a pasta da empresa no Cegid Docs.
Preencher lista de Remetentes em lote
- No menu lateral, clicar em Remetentes;
- Clicar em Adicionar;
- Indicar o Nome e Email do remetente;
- Indicar as Empresas que pretende;
- Selecionar a opção Extrair códigos QR caso pretenda que se efetue a leitura automática dos códigos QR dos documentos enviados pelo remetente. Caso não ative neste momento, poderá executar a leitura posteriormente. Esta opção apenas é aplicável quando a pasta de destino é a Recentes ou uma pasta que gere documentos fiscalmente relevantes;
- Indicar qual a Pasta por omissão para onde os documentos devem ser enviados. Se a pasta selecionada não existir na empresa, os documentos serão automaticamente enviados para a pasta Recentes;
- Se pretender adicionar um novo remetente para o conjunto de empresas indicados num remetente existente, clicar em Copiar empresas para nova linha na linha deste;
- Na nova linha preencher o Nome e Email do novo remetente. As empresas já estarão preenchidas;
- Clicar em Gravar.
Após gravar, os novos remetentes irão receber na sua caixa de email uma notificação indicando que podem enviar documentos para a pasta da empresa no Cegid Docs.
Remover Remetentes
Poderá remover remetentes por empresa ou em lote. Para tal, siga os seguintes passos:
- Na Visão Geral, clicar em Mais Ações (três pontinhos) da pasta e selecionar a opção Remetentes;
Nota: Em alternativa, poderá aceder à pasta da empresa e, na barra de ações, clicar em Mais ações (três pontinhos) e selecionar a opção Remetentes;
- Remover remetentes específicos ou em lote:
- Se pretender eliminar um remetente específico, clicar no ícone Remover da respetiva linha;
- Caso pretenda remover todos, clicar em Apagar Tudo;
- Clicar em Gravar.
Ao remover acessos no Cegid Workspace, os utilizadores também serão removidos da lista de remetentes.
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