Arquivo Legal
O Arquivo Digital do Cegid Docs está em conformidade com a legislação de desmaterialização de documentos e com a obrigatoriedade de arquivo de documentos pelo prazo legal exigido. O arquivo digital é um tema cada vez mais relevante na era da informação e tecnologia, pois permite que documentos e informações sejam armazenados de forma eletrónica, reduzindo custos e facilitando o acesso à informação. Em Portugal, o DL 28/2019, publicado em fevereiro de 2019, regulamenta a utilização do arquivo digital e estabelece as regras para a sua implementação e gestão, definindo as condições de validade e eficácia dos documentos eletrónicos, assim como os requisitos técnicos e as medidas de segurança necessárias para garantir a integridade, autenticidade e confidencialidade dos documentos digitais. Dessa forma, o DL 28/2019 procura modernizar e otimizar os processos de gestão de documentos e veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes em formato papel (faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços) possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. Estão, desta forma, criadas as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais. Neste sentido, e em conformidade com o DL 28/2019, a solução cloud Cegid Docs permite aos Escritórios de Contabilidade e Empresas reduzirem custos e aumentarem a produtividade ao eliminarem a necessidade de um arquivo físico de documentos. Nota: De acordo com o art.º 23.º do DL 28/2019, os documentos em papel só poderão ser eliminados após ter sido exercido o direito à dedução do IVA, se os documentos digitalizados não perderem legibilidade ou informação e se o arquivo onde os serão guardados os documentos cumprirem com todos os requisitos de integridade e segurança da informação. Para garantir a conformidade com o DL 28/2019 e evitar erros na introdução dos dados, os documentos fiscalmente relevantes têm de ser arquivados a partir da aplicação onde estes documentos serão contabilizados (aplicação terceira). Desta forma, é necessário conceder previamente acesso da aplicação terceira ao Cegid Docs para que esta tenha o controlo sobre o Arquivo Legal. Os documentos fiscalmente relevante que se encontram arquivados apenas podem ser editados ou removidos pela aplicação terceira através da edição ou anulação do lançamento contabilístico. A gestão dos documentos fiscalmente relevantes do Cegid Docs está assente num fluxo específico que irá garantir o correto tratamento deste tipo de documentos, ou seja, quando um documento fiscalmente relevante é enviado para o Docs, seja por email ou importação no portal, irá passar por pelo seguinte fluxo:Enquadramento Legal
Fluxo Documental
1. Envio de Documentos
Os documentos são enviados para o Cegid Docs por email ou importação direta na aplicação.
Tratando-se de documentos fiscalmente relevantes, estes devem ser importados diretamente na pasta da empresa para garantir a extração do códigos QR.
2. Recentes
Não existindo nenhum erro no processamento, o ficheiro é colocado na pasta genérica Recentes. Uma vez que esta pasta pode receber qualquer documento, independentemente se tem relevância fiscal ou não, aqui não é possível visualizar e/ou editar os detalhes dos documentos.
Após mover os documentos fiscalmente relevantes para a pasta Em Tratamento ou Pronto para Contabilização poderá consultar e editar os respetivos dados, sejam eles extraídos pelo código QR, caso este seja válido e legível, ou introduzir os dados manualmente. Se o documento que se encontra nesta pasta não tiver relevância fiscal, poderá movê-lo para outra pasta qualquer.
3. Em Tratamento
Deverá inserir nesta pasta os documentos fiscalmente relevantes que ainda não foram devidamente categorizados ou validados, bem como os que não devem ser contabilizados porque, por exemplo, são de um período contabilístico diferente.
Nesta pasta, é possível editar ou eliminar documentos.
4. Pronto a Contabilizar
Quando pretender iniciar o lançamento contabilístico, deverá mover os documentos para esta pasta, uma vez que a aplicação terceira irá consultar nesta pasta os documentos que devem ser contabilizados.
Continua a ser possível editar ou eliminar os documentos nesta pasta.
5. Em Contabilização
Se aplicável, assim que os documentos sejam importados pela aplicação terceira, esta irá mover os documentos da pasta Pronto a Contabilizar para esta pasta.
Aqui, os documentos estarão bloqueados e não será mais possível editá-los ou eliminá-los. Apenas a aplicação terceira poderá desbloquear os documentos.
6. Arquivo Legal
Depois de contabilizados, a aplicação terceira irá mover os documentos para a pasta do Arquivo Legal, enviando para o Docs os dados contabilísticos do documento.
Apenas a aplicação terceira poderá editar ou eliminar o documento sempre que o lançamento for editado ou eliminado na contabilidade.
Caso o documento seja anulado na contabilidade, a aplicação terceira deverá colocar o documento na pasta Em Contabilização ou Pronto a Contabilizar.
A implementação do Arquivo Legal em aplicações terceiras é da responsabilidade dos respetivos proprietários/equipas.
Por isso, em função da aplicação utilizada para realizar a contabilidade, este fluxo pode variar assim como o procedimento de ligação da aplicação ao Cegid Docs. Nestes casos, deve ser consultada a documentação de apoio das respetivas aplicações.
Categorização
É obrigatório que os documentos tenham uma Categoria definida quando são enviados para contabilização.
Através de uma interpretação dos números fiscais das entidades e tipos de documentos fiscais, a aplicação irá sugerir uma categoria. Contudo, poderá não ser possível efetuar esta validação se existirem dados em falta.
Existem seis categorias associadas ao arquivo legal:
- Vendas: representam os documentos de venda emitidos aos clientes da empresa;
- Recebimentos: representam os recebimentos dos clientes;
- Compras: correspondem aos documentos de compras emitidos à empresa por parte dos seus fornecedores;
- Pagamentos: representam os pagamentos feitos aos fornecedores;
- Bancos: correspondem às notas de lançamento emitidas pelos bancos;
- Outros: qualquer outro documento que não se enquadre nas categorias anteriores;
- Desconhecido: é sempre assumida quando uma categoria não está atribuída e, por isso, deverá defini-la obrigatoriamente.
Qualquer documento que possua qualquer uma das primeiras cinco categorias, é automaticamente considerado como sendo fiscalmente relevante. Já um documento da categoria Outros pode ser ou não fiscalmente relevante, devendo efetuar essa indicação.