Después de detectar una Oportunidad de Venta (OV), estas son construidas con base en un flujo de creación de oportunidades y actividades. En este sentido, el ERP ofrece un conjunto de funcionalidades que permiten crear todos los documentos, actividades y propuestas, así como analizar todos los factores necesarios a una gestión equilibrada y sana del ciclo de ventas.

Crear oportunidades de venta

Para crear una oportunidad de venta es necesario introducir la información fundamental que después se podrá completar, en momentos posteriores, con nuevos datos. De esta forma se documentan las diversas fases de la creación de una oportunidad de venta.

Una oportunidad de venta tiene la siguiente ruta:

Detección de la Oportunidad;
Creación de la Oportunidad;
Registro del Ciclo de Ventas y de Actividades Asociadas;
Creación de Actividades de Seguimiento;
Actualización de las fases del Ciclo de Ventas.

Para crear una oportunidad de venta, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Oportunidades de Venta o menú de contexto CRM | Nueva Oportunidad de Venta;
Indicar la descripción de la Oportunidad de Venta para identificar su objetivo fácilmente;
Introducir el resumen de la Oportunidad de Venta para indicar de forma descriptiva lo que desea el cliente;
Indicar el tipo de entidad asociada a la Oportunidad de venta: Cliente, Potencial Cliente o Otro Deudor;
Identificar la entidad asociada a la Oportunidad de Venta (nombre de la entidad);
En la pestaña General introducir los siguientes campos:
- Estado: Seleccionar el estado de la Oportunidad de Venta: En abierto, Ganada, Perdida;
- Motivo: Motivo del estado actual;
- Creación: Fecha de Creación;
- Expiración: Fecha de expiración;
- Moneda: Asume siempre la moneda base. Después de seleccionar el cliente, se asume la moneda usada por el cliente;
- Vendedor: Vendedor asociado a la Oportunidad de Venta. El campo se introduce automáticamente con el vendedor asociado al cliente (definido en la ficha de cliente);
- Origen: Origen de la Oportunidad de Venta (por ejemplo, Web);
- Ciclo de Ventas: Ciclo de Venta dentro del que se introduce la oportunidad de venta y que permitirá controlar las diversas fases por las que pasa la oportunidad de venta, desde su creación hasta su conclusión (con éxito o no);
- Zona: Zona asociada a la Oportunidad de Venta. Por defecto asume la zona del cliente;
- Campaña: Campaña de marketing asociada a la Oportunidad de Venta;
- Proyecto: Proyecto/Obra asociada a la Oportunidad de Venta:
En la pestaña Ciclo de Ventas indicar qué fases se van ejecutando en la oportunidad, y éstas podrán tener los siguientes estados: Por Ejecutar, Ejecutada y No Ejecutada;
En la pestaña Propuestas definir los productos asociados a la propuesta, indicando los siguientes datos: Artículo, Descripción, Unidad, Cantidad, Valor, Descuento, Rentabilidad y Margen;
En la pestaña Documentos convertir los documentos de oferta generados en los pedidos;
En la pestaña Actividades seleccionar una nueva actividad asociada a la oportunidad, haciendo clic en Nuevo;
En la pestaña Contactos añadir un nuevo contacto o editar un contacto existente;
En la pestaña Competidores añadir las empresas participantes en una misma Oportunidad de Venta.;
En la pestaña Adjuntos añadir archivos relacionados;
En la pestaña Notas incluir informaciones relativas a la oportunidad;
Por fin, hacer clic en Guardar.

Debido a la importancia de las diversas pestañas presentes en la ventana de Oportunidad de Venta, se sugiere consultar la siguiente información adicional:

Pestaña Ciclo de Venta

Un Ciclo de Ventas es constituido por un conjunto de fases de venta que permiten controlar los diversos estados por los que pasa una Oportunidad de Venta desde su fase inicial hasta su conclusión con o sin éxito.

En el momento en el que se define el Ciclo de Venta en la pestaña General, todas las fases del ciclo correspondiente se cargan a la tabla. Deberá indicar qué fases se van ejecutando en la Oportunidad, seleccionándolas, y éstas podrán tener los siguientes estados:

Por Ejecutar;
Ejecutada;
No Ejecutada.

Las fases son ejecutadas o no ejecutadas en la secuencia en la que se encuentran en la lista de la tabla (orden definida en el Ciclo de Ventas correspondiente), teniendo en cuenta lo siguiente:

Cualquier fase que no sea obligatoria podrá no ejecutarse;
No se podrán seleccionar fases cuando existen fases anteriores obligatorias;
En la ejecución de una fase y existiendo fases anteriores no obligatorias, éstas pueden considerarse No Ejecutadas automáticamente;

A partir de esta tabla pueden programarse las fases por creación de actividades. Para ello, deben seleccionarse las fases deseadas y usar el menú de contexto Crear Actividad. Si la fase ya se encuentra ejecutada, la actividad se crea en el estado Realizada. Del mismo modo, la ejecución de una fase con programación modifica el estado de la actividad a Realizada.

El valor de la fase puede modificarse, pasando a valor manual y está indicación se mostrará al usuario. Cualquier modificación en el valor de la Oportunidad no modificará el valor de estas fases. Para restaurar los valores basta con Usuario la opción de contexto Restaurar Valor.

Pestaña Propuestas

En esta Pestaña se definen las propuestas y productos asociados a la Oportunidad de Venta. La asociación de productos a las Oportunidades de Venta se realiza a través de propuestas, es decir, a cada propuesta pueden asociarse varios productos y así ofrecer formas alternativas de gestión.

Información disponible en la tabla asociada a la Propuesta:

Artículo - Artículos pertenecientes a la propuesta.;
Descripción - Descripción de los artículos de la propuesta.;
Unidad - Unidad pertenece a la lista de Unidades disponibles en el ERP;
Cantidad - Cantidad Prevista;
Valor - Valor total de la Propuesta calculado a partir del coste de los elementos;
Descuento - Descuentos totales de la Propuesta;
Rentabilidad - Rentabilidad total de la Propuesta;
Margen - Margen total de la propuesta calculado a partir de los márgenes de los elementos.

Después de definir las Propuestas, pueden crearse documentos de oferta.

Pestaña Documentos

En esta pestaña se muestra una lista de los documentos relacionados con la Oportunidad de Venta (Oferta y Pedidos), separados por Tipo. Pueden convertirse los documentos de oferta generados en los pedidos (desde que no hayan sufrido ninguna transformación) relacionadas con la Oportunidad de Venta.

Pestaña Actividades

En esta pestaña se presentan todas las actividades asociadas a la Oportunidad de Venta. Las actividades pueden dividirse en dos grupos: Generales y de Cobro.

A cada actividad se asigna un usuario o grupo de usuarios, identificados a través del login del ERP. Si no existe ninguna actividad asociada a la oportunidad, se presenta el mensaje "No se han cargado registros". Para añadir una nueva actividad asociada a la oportunidad, deberá seleccionar la opción Nuevo del menú de contexto.

Aquí también se mostrarán las actividades generadas a partir de las fases del ciclo de ventas, y puede existir una agrupación en la tabla que permita una mejor percepción de la fase en la que éstas se han generado. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

Añadir a la tabla la columna "Fase" utilizando el menú de contexto;
En la celda de la Fase (que ahora ya se muestra en la tabla), seleccionar la opción Agrupar del menú de contexto.

Pestaña Contactos

En esta pestaña pueden ser listados/añadidos contactos importantes relacionados con la Oportunidad de Venta. Los contactos pueden añadirse directamente a través de la edición de los campos de la tabla o pueden cargarse. Para cargar un contacto previamente guardado, pulsar la tecla F4 en el campo Contacto y Seleccionar el contacto deseado.

Pueden añadirse datos importantes sobre el contacto, como por ejemplo su grado de decisión dentro de la empresa.

Pestaña Competidores

En esta pestaña pueden ser visualizadas/añadidas las empresas competidoras que disputan la misma Oportunidad de Venta. Para añadir una empresa participante, en la primera línea vacía hacer clic en F4 y añadir la empresa participante. Después, puede ser necesario incluir más información sobre las ventajas de los competidores.

Nota: Una empresa participante se define en la ficha de Entidad Externa, seleccionando la opción Participante en Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Recursos | Tablas | Entidades Externas o Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Entidades Externas o a través de la opción Entidades Externas en el menú de Contexto.

Lo campos Total, Rentabilidad, Margen (%) y Cotizado son editables para que sea posible crear Oportunidades de Venta sin propuestas, pero con valor. A partir del momento que existen propuestas, estos valores dejan de poder editarse.

Analizar propuestas

Esta opción tiene como objetivo comparar las propuestas asociadas a las Oportunidades de Venta. Existen dos formas de acceder a este tipo de análisis:

En el menú de contexto, dentro de una Oportunidad de Venta (Marketing y Ventas | Contactos y Oportunidades | Oportunidad de Venta), haciendo clic en la opción Comparación de Propuestas. En la ventana Comparación de propuestas de OV surgirá de forma automática una lista de todas las Propuestas asociadas a la Oportunidad de Venta.
También se puede acceder a través de Marketing y Ventas | Contactos y Oportunidades | Exploraciones | Comparación de Propuestas de OV.

Para visualizar las propuestas de las varias Oportunidades de Venta, deben seguirse los siguientes pasos:

En la pestaña Oportunidades de Venta, definir el intervalo de análisis;
En Estado Oportunidades de Venta, filtrar las Oportunidades de Venta por estado: Abiertas, Ganadas, Perdidas y Todas. Por defecto se seleccionan todos los estados;
En la pestaña Otras Restricciones, aplicar los filtros necesarios;
Pulsar el botón Actualizar.

Para facilitar la consulta, los resultados se agrupan automáticamente por Oportunidad de Venta y Propuesta. Dentro de esta agrupación de datos, es posible efectuar nuevas agrupaciones y, con el botón derecho del ratón, hacer clic en Agrupar.

También se pueden añadir nuevos atributos. Para ello, en la tabla, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Columnas. En la ventana Configuración de la Tabla, seleccionar en Campos Disponibles los campos que se desean ver en la tabla. Después de que los campos seleccionados pasen a Campos Visibles, hacer clic en Confirmar. Los nuevos atributos aparecen disponibles en la tabla.

Analizar oportunidades de venta

El análisis de Oportunidades de Venta (OV) en curso tiene la finalidad de ofrecer los datos más relevantes sobre las Oportunidades de Venta que se encuentran en ejecución.

Para visualizar los datos de las Oportunidades de Venta en Curso deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Exploraciones | Op. de Venta en Curso;
En la pestaña Oportunidades de Venta, definir el intervalo de análisis;
En la pestaña Otras Restricciones, aplicar los filtros necesarios;
Pulsar el botón Actualizar.

Para facilitar la interpretación de los datos, estos pueden agruparse (por ejemplo por ciclo de venta). Para ello basta seleccionar con el botón derecho del ratón la opción Agrupar. También se pueden añadir nuevos atributos. Para ello, en la tabla, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Columnas. En la ventana Configuración de la Tabla, seleccionar en Campos Disponibles los campos que se desean ver en la tabla. Después de que los campos seleccionados pasen a Campos Visibles, hacer clic en Confirmar. Los nuevos atributos aparecen disponibles en la tabla.

Si la categoría Oportunidades de Venta tiene condiciones, los valores presentados tendrán estas condiciones en cuenta.

Generar documentos

La gestión de las Oportunidades de Venta incluye la creación de documentos de venta en dos momentos:

En la creación de propuestas, permitiendo crear documentos de oferta;
En los documentos asociados a la OV, permitiendo crear pedidos a partir de ofertas aprobadas.

Al crear documentos en los dos momentos descritos anteriormente es posible escoger los documentos (oferta y pedido) y las series correspondientes que se crearán en las ventas.

Al crear las ofertas, la ventana de selección de las propuestas que se incluirán en la oferta permite ahora la selección del documento de oferta y la serie que se va a crear;
Al crear pedidos surge ahora una ventana que permite seleccionar el documento y la serie del pedido que se va a crear.

Generar documento de oferta en una Oportunidad de Venta

Para que pueda realizarse la creación de documentos de oferta y conversión en pedidos pueda ser realizada en la propia Oportunidad de Venta. En el cuadro Creación de Documentos deben ser indicados los tipos de documentos que usados en este automatismo. Con la opción Muestra el documento creado antes de guardar activa, los documentos creados estarán siempre disponibles en el editor antes de guardar el documento.

Para crear un documento de oferta en una oportunidad de venta deben realizarse los siguientes pasos:

En el Administrador acceder a Empresa | Contactos y Oportunidades | Parámetros de la Empresa | Oportunidades de Venta;
Acceder a la pestaña Propuestas de una Oportunidad de venta;
Seleccionar la opción Crear Oferta. Surgirá una ventana con la descripción de las propuestas;
Deben seleccionarse las propuestas para las que se van a crear documentos de oferta;
Tras confirmar la creación de documentos de oferta, en la pestaña Documentos de la Oportunidad de Venta, podrán consultarse los documentos de oferta creados.

Los documentos pueden seguirse. Para ello, en la pestaña Documentos de la Oportunidad de Venta, seleccionar con el botón derecho del ratón el documento de oferta deseado y hacer clic en Trazabilidad. La ventana Trazabilidad de documentos estará disponible y al seleccionar Visualizar, pueden ser consultados los detalles del documento en el editor de ventas. En este momento puede modificarse el estado del documento en la pestaña Estado.

Convertir un documento de oferta en un pedido

En la pestaña Documentos de la Oportunidad de Venta, seleccionar el documento de oferta deseado;
Con el botón en el lado derecho del ratón, hacer clic en la opción Pedir;
Será presentada la ventana Editor de Ventas con el documento de oferta "transformado" en pedido;
Confirmar la grabación del documento;
En la pestaña Documentos de la Oportunidad de Venta, después de pulsar el botón Actualizar surgirá, además de los documentos de oferta, el documento de pedido. Los documentos se separan por Tipo de Documento.

Pueden existir diversos documentos asociados a las Oportunidades de Venta.

Modificar fases o estados

Las fases de la Oportunidad de Venta permiten definir el estado del negocio, así como reflejar el impacto de la oportunidad en el pipeline. Estas fases deberán modificarse según la evolución del negocio y están condicionadas por el ciclo de venta correspondiente. Por otro lado, el estado de la Oportunidad de Venta podrá modificarse automáticamente según la fase del ciclo de venta.

Para modificar las fases de una Oportunidad de Venta, hacer clic con el botón derecho del ratón en la opción Nuevo/Anular, disponible la pestaña Ciclo de Venta de la Oportunidad de Venta.

Para modificar manualmente el estado de una Oportunidad de Venta, independientemente de la fase de venta en la que se encuentra la oportunidad, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Oportunidades de Venta;
Crear o editar la oportunidad de venta;
En la pestaña Otros indicar el estado de la oportunidad de venta: Ganada, Abierta o Perdida;
Hacer clic en Guardar.

Puede modificarse el estado de una Oportunidad de Venta automáticamente a Ganada. Para ello, deberá activar la opción Cerrar automáticamente las Oportunidades de Venta en el Administrador (Parámetros de Contactos y Oportunidades). Siempre que un documento de tipo Oferta (asociado a una Oportunidad de Venta) se transforme en un documento Financiero, el estado de la Oportunidad de Venta se modificará automáticamente a Ganada.

Asociar actividades y propuestas

La asociación de productos a las Oportunidades de Venta es realizada a través de propuestas, o sea, para cada propuesta es posible asociar diversos productos y, así, ofrecer formas alternativas de gestión.

Además de las propuestas, es posible asociar actividades a las oportunidades de venta en función de una campaña, permitiendo seguirla y evaluar el posterior éxito de las ventas.

Para asociar actividades y propuestas, deben realizarse los siguientes pasos:

Asociar propuestas

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Oportunidades de Venta;
Seleccionar o crear una Oportunidad de Venta;
En la pestaña Propuestas hacer clic en Nueva;
En la ventana de la Propuesta introducir la siguiente información:
- Número de la propuesta: Identificador de la Propuesta (automático);
- Descripción: Descripción de la Propuesta;
- Tipo: Identifica la categoría de la Propuesta (Principal / Opcional / Complementaria / Alternativo);
- No Totalizadora: si esta opción está seleccionada, la propuesta no contribuirá para los totales de la Oportunidad de Venta;
- Pestaña General: en esta pestaña el cliente se carga automáticamente, solo hay que indicar los descuentos de entidad y financiero;
- Pestaña Condiciones: los valores Forma de Pago y Cond. de Pago se cargan automáticamente a partir de la ficha de cliente;
- Pestaña Observaciones: Pueden modificarse en esta pestaña;
En la tabla, después de introducir la información general, deben asociarse artículos a la propuesta pulsando F4;
Seleccionar los artículos que se desean asociar a la propuesta;
Indicar las informaciones relativas al artículo:
- Artículo: Artículo, pertenece a la lista de Artículos disponibles en el ERP (automático);
- Descripción: Descripción artículo (automático);
- Unidad: unidad pertenece a la lista de Unidades disponibles en el ERP. Asume Unidad Base del Artículo (Unidad, Metros, Horas);
- Cantidad: cantidad Prevista;
- Coste;
- Tipo: tipo coste asociado (PC Medio, PC Último, PC Referencia, Manual);
- Valor: coste previsto asociado;
Introducir los datos de venta:
- Tipo: Tipo de precio de venta (PVP1... PVP6, Manual);
- Valor: precio unitario;
- %Desc.(1/2/3): Porcentaje primer/segundo y tercer descuento;
. %Desc.: porcentaje de descuento total;
- Valor Desc.: valor total del descuento del artículo;
Definir los valores de rentabilidad:
- Valor: Rentabilidad por unidad;
- Margen: Margen por unidad;
Comprobar los totales que son calculados automáticamente:
- Coste: coste total de la Propuesta calculado a partir del coste de los artículos;
- Mrc./ Serv.: valor total de la Propuesta calculado a partir del valor de venta de los artículos;
- Descuento: descuentos totales de la Propuesta calculados a partir del coste de los artículos y de los descuentos generales;
- Rentabilidad: rentabilidad total de la Propuesta;
- Margen: margen total de la propuesta calculado a partir de los márgenes de los artículos;
Por fin, hacer clic en Guardar.

La propuesta se incluirá en la tabla de las propuestas de la Oportunidad de Venta.

En la parte inferior de la ventana está disponible el botón Mostrar Detalles, que presenta una tabla con algunos detalles de los artículos seleccionados, como por ejemplo con información sobre Stocks y Precios de Coste.

Asociar campañas

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Oportunidades de Venta;
Crear o editar la oportunidad de venta;
En la pestaña Otros indicar la zona donde la campaña ocurrirá;
Indicar campaña;
Hacer clic en Guardar.

La propuesta se puede modificar haciendo clic dos veces en la propuesta deseada en la pestaña Propuestas de la Oportunidad de Venta.

Todos los artículos registrados en esta tabla deberán tener uno de sus valores bloqueados, que servirá como referencia de cálculo para los demás. Para bloquear o desbloquear cualquier valor, hay que seleccionar con el botón derecho del ratón la opción Bloquear o Desbloquear.

Consultar Pipeline de OV

El Pipeline de Oportunidades de Venta tiene como objetivo reflejar el estado en el que están las oportunidades de venta dentro de determinados periodos temporales para así poder realizar un análisis de los negocios en cartera.

Para agrupar información por ciclo de venta y sus fases, así como por un conjunto de otras restricciones, deben realizarse los siguientes pasos:

Acceder a Marketing & Ventas | Contactos y Oportunidades | Actividades | Pipeline;
En la pestaña Restricciones indicar el Periodo de Duración. Por defecto se sugiere el último año (opcional);
Indicar los Estados. Por defecto se sugieres todos los estados del ciclo de venta (opcional);
Indicar el Ciclo de Venta (opcional);
Hacer clic en Actualizar.

Nota: Si la categoría Oportunidades de Venta incluye condiciones, los valores mostrados tendrán en cuenta estas condiciones.

Cuando el usuario es Administrador, no se aplica cualquier filtro a los vendedores y usuarios. Si el usuario no es administrador, este debe estar relacionado para un vendedor (Propiedades del Usuario, pestaña Relaciones

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