Los Escenarios de Contabilización son entidades en las que se indican las cuentas de contabilidad con movimientos por inventario al ejecutar operaciones en documentos asociados a estos escenarios.

Régimen de inventario permanente

El enlace del módulo de inventario con la contabilidad es definido de acuerdo con el tipo de contabilización definido en el administrador. En este sentido, al configurar la empresa para trabajar en modo de inventario permanente, todo el proceso de contabilización es garantizado por el módulo de inventario y los valores integrados en inventario corresponden a los disponibles para el enlace a contabilidad. Esto significa que los cálculos son realizados a través de una lógica única y centralizada, asegurando de forma exacta los valores procesados.

Los valores son integrados siempre por el total, o sea, en vez de multiplicar cantidades por los costes unitarios, el procesamiento del inventario permanente considera siempre el valor total a mover. De este modo, son eliminadas las diferencias de redondeo entre la contabilidad y el inventario.

Para garantizar la precisión de los cálculos sobre el Coste Unitario, es necesario configurar el número de decimales de gestión del coste unitario, o sea, definir que estos valores deben ser constituidos por un número de decimales igual o superior a 4.

Por defecto, el sistema está configurado con 5 decimales y, por eso, todos los extractos y exploraciones reflecten esta configuración en la presentación de los costes unitarios. Los restantes valores monetarios son presentados de acuerdo con las definiciones de la moneda.

Configuración de cuentas

Las cuentas que pueden ser configuradas son generalizadas en cuentas a mover en las entradas, salidas y en su contrapartida. También son indicadas cuentas para casos especiales, como el registro de ajustes de movimientos efectuados con existencias previsionales (inventario negativo) y ganancias o pérdidas en inventario.

Teniendo esto en cuenta, los escenarios de configuración tienen las siguientes configuraciones de cuentas:

Entradas en Inventario;
Entradas en Inv. (Contrapartida);
Salidas de Inventario;
Salidas de Inv. (Contrapartida);
Inventario negativo;
Ganancias en Inventario;
Pérdidas en Inventario.

Caso sea necesario, pueden ser añadidas nuevas líneas al escenario y estas deben ser obligatoriamente de uno de los tipos indicados anteriormente.

Esta configuración mantiene comportamientos conocidos en la configuración General del enlace a contabilidad, como el uso de variables que serán sustituidas por los respectivos valores en el acto de la contabilización (A para el artículo, K para el almacén, N para la entidad, etc.). También se pueden definir otros criterios, como:

Centros de Coste;
Plan Funcional;
Analítica Crédito;
Analítica Débito;
Descripción.

Configuración de documentos

Para que los escenarios de contabilización estén incluidos en las transacciones, ellos tienen de estar asociados a los documentos. Aunque sea posible crear y asociar escenarios de contabilización a diferentes tipos de documentos, las configuraciones están disponibles de origen en el producto en los siguientes documentos:

Ventas;
Compras;
Devoluciones;
Documentos internos;
Transferencias de stock;
Composiciones;
Desgloses.

Crear escenarios de contabilización

Los Escenarios de Contabilización son entidades en las que se indican las cuentas de contabilidad con movimientos por inventario al ejecutar operaciones en documentos asociados a estos escenarios.

La activación de la contabilización en régimen de inventario permanente implica que todos los movimientos que afectan el inventario sean contabilizados obligatoriamente. Esto significa que al activar la integración en stock/inventario, también es necesario activar el enlace a contabilidad y la configuración del respectivo escenario de contabilización.

Para crear escenarios de contabilización, deben seguirse los siguientes pasos:

Etapa 1: Activar la contabilización de inventario

Acceder al Administrador seleccionar a Empresa que desea configurar;
Acceder a Base de las Aplicaciones de Negocio | Parámetro de la Empresa | Contabilidad;
Activar la opción Contabilización del inventario bajo el régimen de inventario permanente;
Hacer clic en Confirmar.

Etapa 2: Crear escenarios de contabilización

Acceder a [Marketing & Ventas / Compras] | Inventario | Recursos | Tablas | Escenarios de Contabilización;
Crear un nuevo escenario o editar un escenario ya existente;
Introducir las configuraciones deseadas;
Hacer clic en Guardar.

Etapa 3: Asociar escenarios de contabilización a documentos

Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Recursos | Tablas | Documento de Ventas (ver otros documentos);
En la pestaña Inventario, en la opción Escenarios de Contabilización seleccionar el escenario deseado;
Hacer clic en Guardar.

Soporte de CDUs en los escenarios de contabilización

En los escenarios de contabilización, es posible decodificar la cuenta a través de CDUs.

Los CDUs deben ser creados en la tabla "INV_Origens" y su introducción es de la responsabilidad de su implementación. De este modo, en cuanto al funcionamiento solo se recuperan los valores registrados en los CDUs para la decodificación de la cuenta a integrar en contabilidad.

Para usar los CDUs, deben seguirse los siguientes pasos:

Crear los CDUs que desea usar en la tabla "INV_Origens";
Introducir los CDUs con los valores deseados;
Acceder a [Marketing & Ventas / Compras] | Inventario | Recursos | Tablas | Escenarios de Contabilización;
Crear un escenario o seleccionar uno ya existente;
En la tabla, en el campo para la indicación de la cuenta o tokens introducir el CDU deseado a través de la expresión $CDU_TESTE$, donde “CDU_TESTE” se refiere al nombre del CDU que ha creado en la tabla "INV_Origens" para la decodificación de la cuenta.

Al decodificar el valor por el inventario, en la contabilidad este será registrado en la cuenta introducida con el respectivo CDU.

Integrar en la CBL documentos sin valor

En determinados escenarios, es natural que existan documentos en que la decodificación para integración en la contabilidad sea sin valor, por ejemplo, en los escenarios de:

transferencias de stock entre almacenes que comparten el mismo grupo de coste;
documentos de compra o venta de artículos no valorados (ofertas);
documentos de transacciones de artículos de bajo valor.

Para evitar la existencia de documentos en borrador pendientes de integración en contabilidad, podrá activar en el Administrador la integración de estos documentos en contabilidad.

Para integrar en la contabilidad documentos sin valor provenientes de Logística, deben seguirse los siguientes pasos:

Acceder al Administrador y seleccionar la empresa que desea configurar;
Acceder la Base de las Aplicaciones de Negocio | Parámetros de la Empresa;
En la pestaña Contabilidad, activar la opción Permite la contabilización de documentos de logística sin valor;
Hacer clic en Confirmar.

Casos de uso

Considerando que todos los movimientos de inventario deben ser contabilizados para garantizar la correcta contabilización del inventario permanente, se presentan a continuación los diversos casos de uso con las respectivas recomendaciones de la configuración del sistema para suportarlos.

¿Cómo contabilizar un albarán de proveedor/recepción de mercancías?

Para contabilizar un albarán de transporte deberá crear un escenario de contabilización que responda a la entrada de stock y a la respectiva valorización. Se recomienda utilizar una cuenta 225 (facturas en recepción y punteo) como contrapartida da entrada en inventario, una vez que el registro de la factura será posterior y deberá saldar esta cuenta.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entradas en Inventario	320
Entradas en Inv. (Contrapartida)	225DN

Esta configuración está disponible en el escenario "CMP - Compras" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar una factura de compras?

La contabilización de las facturas de proveedor, además permitir el registro directo de facturas (sin documentos de recepción), también debe permitir el registro de eventuales diferencias de valor que hayan ocurrido frente al valor previsto (valor de la entrada en almacén de mercancías). En estos casos, es necesario realizar los ajustes de CMVMC ya ocurridos y actualizar el inventario con la diferencia de valor.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entradas en Inventario	320
Entradas en Inv. (Contrapartida)	225DN

Esta configuración está disponible en el escenario "CMP - Compras" distribuido en los escenarios estándar.

Para que esta configuración resulte en contabilizaciones correctas y cuadradas en los diferentes tipos de movimiento, será necesario proceder al débito de la cuenta 225 en la configuración general de enlace a contabilidad (Administrador).

Además de las cuentas de Compras, SSE, Impuestos, etc., es necesario configurar la siguiente cuenta:

Cuenta	Valor	Naturaleza
225DN	MER	D

De este modo, la cuenta 225 incluirá el crédito total de los bienes adquiridos, al saldar la totalidad de los movimientos ocurridos en la 225 y 32 en la entrada del inventario (recepción de mercancías + factura del proveedor).

¿Cómo contabilizar un albarán de transporte/expedición de mercancías?

En movimientos de salida de inventario originados por documentos de seguimiento de bienes en circulación, es necesario asegurar también el movimiento en contabilidad de forma a asegurar la paridad de movimientos entre la contabilidad y el inventario.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar una factura de ventas?

Uno de los casos de uso más comunes es la emisión de facturas de venta que, además de incluir bienes directos en la factura, pueden hacer referencia a materiales previamente expedidos. La contabilización del inventario permanente asegura el movimiento de los valores adecuados a cada caso.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611

Esta configuración está disponible en el escenario "CMP - Compras" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar un abono de ventas?

En el caso de la creación de documentos rectificativos con movimiento de stock, como en el caso de los abonos que reflejan la devolución de la mercancía, es importante asegurar que este movimiento de stock también es acompañado del movimiento contable correspondiente.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar un abono de compras?

En situaciones en que la devolución de la mercancía es realizada a través del registro de un abono de una compra, es necesario asegurar que la contabilización del movimiento de stock es realizada. En este escenario, es importante referir que todos los movimientos de salida de inventario son realizados al coste unitario del artículo y este movimiento no es una excepción.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611
Ganancias en Inventario	784
Pérdidas en Inventario	684

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

Nota: Es necesario introducir las cuentas de ganancias y pérdidas, una vez que el valor que sale de inventario podrá ser diferente del valor registrado en el abono, resultando en una ganancia o pérdida, en el caso de que el valor sea inferior o superior al del documento.

¿Cómo contabilizar una transferencia de almacén?

Una transferencia de almacén supone siempre la creación de un movimiento de salida y de un movimiento de entrada de stock. Aquí pueden existir dos enfoques distintos sobre como contabilizar estos movimientos, o sea, realizando el movimiento solo en la cuenta 32 o utilizar una cuenta de transferencia. Abajo presentamos dos ejemplos de configuración de estos escenarios:

Movimientos solo en la 32:

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	32O
Entrada en Inventario	32O

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

Utilización de una cuenta de transferencia:

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	325
Entrada en Inventario	32O
Entrada en Inv. (Contrapartida)	325

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar una composición?

En los movimientos realizados en una composición, es importante referir que la entrada del producto compuesto es valorizada por la suma del valor de los componentes más los costes adicionales registrados en la composición. Por su vez, la salida de los componentes puede ser valorizada de dos formas distintas, o al coste unitario o al coste manual.

Cabe referir que, al utilizar una valorización manual, en el caso de que existan variaciones de coste en el valor de los componentes, estas no tendrán cualquier impacto en la valorización de la composición por tratarse de un coste manual. En el caso de la utilización del coste unitario, eso no pasa y las variaciones afectarán la composición.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611
Entrada en Inventario	34O
Entrada en Inv. (Contrapartida)	73

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar un desglose?

El proceso de desglose asume la creación de dos movimientos distintos, el movimiento de salida del compuesto y el movimiento de entrada de los componentes.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	611
Entrada en Inventario	33O
Entrada en Inv. (Contrapartida)	73

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

Al efectuar un desglose, el valor por el que se da salida al artículo compuesto, por veces, es diferente de la suma del valor por el que son registradas las entradas de sus componentes. En estos casos, existen ganancias o pérdidas de valor en inventario, dependiendo si el valor que da entrada de los componentes sea superior o inferior al valor que da salida del compuesto.

De este modo, en los escenarios de contabilización, es necesario indicar una cuenta para decodificación de la línea/escenario de Ganancias y Pérdidas.

¿Cómo contabilizar documentos internos de entrada de stock?

Los documentos internos son para uso de movimientos internos a la organización. En el caso de movimientos de entrada en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entrada en Inventario	320
Entrada en Inv. (Contrapartida)	382

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar documentos internos de salida de stock?

Los documentos internos son para uso de movimientos internos a la organización. En el caso de movimientos de salida en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	320
Salidas de Inv. (Contrapartida)	382

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar documentos con imputación de costes (gastos/descuentos)?

En el proceso logístico es natural existir la necesidad de registrar documentos con imputación de costes, sean gastos o descuentos. Una vez que estos valores afectarán el valor del inventario, también es fundamental que sean debidamente contabilizados para asegurar que no existen diferencias con contabilidad.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entrada en Inventario	320
Entrada en Inv. (Contrapartida)	225

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

Además de las cuentas de Compras, SSE, Impuestos, etc., es necesario configurar la siguiente cuenta:

Cuenta	Valor	Naturaleza
225DN	MER	D

¿Cómo contabilizar movimientos de stock en negativo?

Para empresas que permiten que el stock pueda estar negativo, es importante contabilizar correctamente los movimientos en negativo para que la contabilidad acompañe lo que está en inventario. En la cuestión del stock negativo, existen dos momentos distintos, la salida de stock, o sea, la entrada en negativo o continuidad en negativo y la entrada de stock que puede recuperar el stock para positivo o mantener el stock en negativo.

La salida es generalmente contabilizada y no existe la necesidad de una configuración adicional. Lo mismo no ocurre en los movimientos de entrada, una vez que el coste de la entrada puede diferir del coste de la salida y es necesario liquidar estas diferencias.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entrada en Inventario	32O
Entrada en Inv. (Contrapartida)	225
Dif. Inventario Negativo	611

Esta configuración está disponible en el escenario "VND - Ventas" distribuido en los escenarios estándar.

¿Cómo contabilizar documentos de salida para orden de fabricación (SOF)?

Los documentos de salida para orden de fabricación (SOF) son registros de producción soportados por los documentos internos y, como su nombre indica, son utilizados para registrar los consumos de componentes (materias primas y/o productos intermedios) realizado en las diferentes operaciones de una orden de fabricación, realizando la salida de stock de las cantidades indicadas. En el caso de movimientos de salida en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Salidas de Inventario	331[TOK] Crédito – Materias Primas, subsidiarias y de consumo
Salidas de Inv. (Contrapartida)	361[TOK] Débito – Productos y Trabajos en curso

[TOK] - sustituir por los tokens adecuados, asociados a la estructura del plan de cuentas de la organización

¿Cómo contabilizar documentos de entrada de la orden de fabricación (EOF)?

Los documentos de entrada de la orden de fabricación (EOF) son registros de producción soportados por los documentos internos y, como su nombre indica, son utilizados para registrar la entrada en stock de las cantidades del producto fabricado (acabado y/o intermedio) producidas. En el caso de movimientos de entrada en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cuenta
Entrada en Inventario	341[TOK] Débito – Productos e Intermedios
Entrada en Inv. (Contrapartida)	361[TOK] Crédito – Productos y Trabajos en curso

[TOK] - sustituir por los tokens adecuados, asociados a la estructura del plan de cuentas de la organización.

¿Cómo contabilizar documentos de devoluciones de la orden de fabricación (DOF)?

Los documentos de entrada de la orden de fabricación (EOF) son registros de producción soportados por los documentos internos y, como su nombre indica, son utilizados para registrar la entrada en stock de las cantidades de componentes (materias y/o producto intermedio) para las que se haya realizado previamente una salida de stock para el piso de producción pero cuya cantidad no se ha consumido totalmente y se desea dar nueva entrada en almacén. En el caso de movimientos de entrada en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cueenta
Entrada en Inventario	331[TOK] Débito – Materias primas, subsidiarias y de consumo
Entrada en Inv. (Contrapartida)	361[TOK] Crédito – Productos y Trabajos en curso

[TOK] - sustituir por los tokens adecuados, asociados a la estructura del plan de cuentas de la organización.

¿Cómo contabilizar documentos de entrada de derivados (EDR)?

Los documentos de entrada de derivados (EDR) son registros de producción soportados por los documentos internos y, como su nombre indica, son utilizados para registrar la entrada en stock de las cantidades de subproductos (derivados) resultantes del proceso de fabricación. En el caso de movimientos de entrada en inventario, es necesario asegurar que estos documentos sean debidamente contabilizados.

Configuración recomendada:

Configuración	Cueenta
Entrada en Inventario	351[TOK] Débito – Subproductos, rechazos y desechos
Entrada en Inv. (Contrapartida)	361[TOK] Crédito – Productos y Trabajos en curso

[TOK] - sustituir por los tokens adecuados, asociados a la estructura del plan de cuentas de la organización.

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