Estructura de la Contabilidad General

Los Diarios son la base de organización de cualquier contabilidad, reflejando la organización de los diversos documentos en expedientes independientes.

Nota: Es común la organización de los documentos contables por diario de ventas, diario de compras, diario de caja, diario de bancos, diario de diversos, diario de liquidaciones, etc.

El usuario es libre de crear los diarios que necesita, sin embargo, es verdad que a cada diario corresponde una ordenación numérica de los documentos asociados al mismo. La ordenación de los documentos en los diarios puede ser continua (para todo el año) o mensual. En un caso o en el otro, se sugiere automáticamente el numerador del diario siguiente.

Cuanto a los Documentos, su utilidad es obvia, ya que refleja directamente la diversidad de los documentos contables con movimientos (Facturas, Abonos, Pagos, Cobros, etc.).

Los documentos asumen una gran importancia, ya que su correcta utilización permite automatizar la introducción de documentos. La configuración de los documentos también permite al usuario acceder a determinadas funcionalidades, como la gestión de Op. con Terceros y de Flujos de Caja.

Casos prácticos

Teniendo en cuenta los objetivos anteriores, se enumeran algunos casos prácticos para la organización de su entorno de trabajo:

• Crear Documentos con códigos equivalentes al Diario en el que se van a archivar. Si, por ejemplo, se selecciona para el Diario de Ventas el código 40, hay que definir los documentos con los códigos 41-n/Factura, 42-n/Abono, 43-n/Cargo, etc.);
• Crear códigos diferentes para gestionar documentos con la misma naturaleza pero que puedan estar o no sujetos a operaciones con terceros. Por ejemplo: 41-n/Factura sujeta a operaciones con terceros, 42-n/Factura no sujeta a operaciones con terceros;
• Asociar siempre un Diario a un Documento. Así, al introducir documentos, cuando el operador introduce el código del Documento, se le sugiere inmediatamente el Diario asociado;
• Crear documentos de Cobros y/o Pagos diferentes según la naturaleza del flujo de efectivo. Por ejemplo: 10 – Caja Cobros, 11 – Caja Pagos, 20 – Bancos Ingresos, 21 – Bancos Pagos a Proveedores, 22 – Bancos Pagos al Personal. Asociar a cada uno de los Documentos anteriores el flujo de efectivo equivalente (ver el Plan de Flujos de Efectivo). Si se procede como se indica, el operador, al introducir los documentos, no tendrá que preocuparse con la naturaleza del flujo de efectivo y así tendrá un precioso elemento de gestión;
• Usar los indicadores de cuadre de Financiera y Analítica para "forzar" siempre el cuadre de los documentos introducidos;
  Nota: En un determinado Diario pueden existir Documentos con y sin cuadres (más común en la gestión de la contabilidad analítica);
• Predefinir movimientos en los documentos en los que se realizan movimientos siempre en las mismas cuentas. Por ejemplo, en el Documento de Caja Cobros, y si solo existe una caja, hay que indicar la cuenta de caja y la naturaleza del movimiento.
  Nota: Se evita que el usuario tenga que introducir la cuenta al introducir los documentos.

Plan de IVA

En el módulo de Contabilidad, el Plan de IVA es un concepto base, que permite gestionar el IVA de forma automática y completa.

El Plan de IVA permite crear movimientos de forma sencilla, calcular el IVA (incluido o no) asociado a un determinado documento y calcular la Declaración Periódica y Anual.

Nota: En el Plan de IVA se definen las cuentas del subgrupo, las cuentas integradoras y las cuentas de movimiento.

La organización de los tipos de IVA como un Plan de IVA ofrece muchas ventajas de informes, entre las que se destacan:

• Balances de IVA: En los diversos niveles de jerarquía de las cuentas del Plan de IVA se mantienen siempre actualizados los valores acumulados de las bases imponibles con movimientos. Así, el punteo de las bases imponibles del IVA, para la Declaración Anual, está garantizado a cualquier momento, sin que sea necesario usar ningún otro mecanismo (por ejemplo las distribuciones a analítica);
• Extractos de IVA: Pueden emitirse a cualquier momento para las cuentas del plan de IVA con movimientos. Así, los punteos del IVA están muy facilitados, en particular si se usa la opción de Diagnóstico del IVA;
• Consultas de valores mensuales y acumulados..