¿Cómo configurar un aplazamiento?

Configurar aplazamientos

Los aplazamientos representan los movimientos que se desea que sean reconocidos de forma repartida por varios periodos contables.

Basado en la selección de un movimiento contable existente, que representa el coste/ingreso que se va a reconocer, pueden definirse diversas opciones que permiten controlar la forma como éste se aplazará a lo largo de los ejercicios.

Para configurar un aplazamiento deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Procesamientos | Aplazamientos;
2. Seleccionar la opción Nuevo;
3. Seleccionar el ejercicio al que se va a asociar el Aplazamiento;
4. Indicar un código y una descripción para el Aplazamiento que se va a crear;
5. Seleccionar el método de cálculo de los valores que se van a aplazar en cada periodo:
   - Linear Mensual: El valor que se va a aplazar se calcula según el número de meses del periodo definido para el Aplazamiento (p. ej. aplazar 1.200 € durante 12 meses, aplaza 100 € al mes);
   - Linear Diario: El valor que se va a aplazar se calcula basado en el número de días de calendario del periodo que se va a aplazar, basado en el total de días del periodo del Aplazamiento (p. ej. aplazar 1.840 € entre el 1/7 y el 31/12 (184 días), aplaza 310 € en los meses con 31 días y 300 € en los meses con 30 días);
6. Seleccionar el periodo inicial y final del aplazamiento;
7. Para cada movimiento(s) a diferir:
   - Indicar el Tipo de Movimiento;
   - Indicar el Tipo de Documento;
   - A través de la lista F4, seleccionar la línea del documento que incluye el movimiento que se va a aplazar (Cuenta Origen);
   - Indicar la cuenta de Aplazamiento;
   - Indicar la cuenta de Destino (Opcional. Representa la necesidad de generación de documento inicial);
   - Indicar el Valor que se desea aplazar (reconocer) del documento origen;
   - Definir la Moneda en la que se van a registrar los aplazamientos;
   - Indicar el Modelo de Movimiento asociado;
   - Indicar el Tipo de Movimiento del documento de aplazamiento.
8. En la pestaña Modelo indicar el documento que se usará en la creación automática del modelo de movimiento;
9. Indicar el Diario que se usará en la creación automática del modelo de movimiento.
10. En la pestaña Opciones:
    • seleccionar la posibilidad de abrir el modelo de movimiento después de guardar el aplazamiento;
    • indicar si desea copiar las Distribuciones (Analítica, C. Coste, Proyecto, etc.) del documento original o mantener las que están en la configuración de la cuenta en el Plan.

Regularizar aplazamientos

La regularización de aplazamientos permite que calcular los aplazamientos activos mensualmente, reconociendo el ingreso/gasto.

Los Aplazamientos se regularizan en los periodos incluidos entre su fecha inicial y final, o hasta que el Valor para Aplazar se encuentre totalmente reconocido.

Según los criterios definidos en cada Aplazamiento, la aplicación sugiere el valor para reconocer. Sin embargo, el usuario puede modificar este valor para permitir regularizaciones diferentes a lo largo del tiempo.

Nota: Los valores sugeridos para reconocimiento se basan en el método, en el valor y en el periodo que falta para completar el Aplazamiento.

Para regularizar los aplazamientos deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Contabilidad | Procesamientos | Aplazamientos;
2. Seleccionar la opción Regularizaciones;
3. En la pestaña Resultados seleccionar el ejercicio y el periodo a regularizar, así como definir la fecha a regularizar;
4. En la pestaña Opciones seleccionar los aplazamientos que se deben mostrar:
   - Todos: Se muestran todos los aplazamiento activos en el periodo;
   - Regularizados: Solo se muestran los aplazamientos regularizados en el periodo seleccionado;
   - Por Regularizar: Solo se muestran los aplazamientos aún no regularizados en el periodo seleccionado;
5. Definir los criterios para mostrar los resultados.
6. En la pestaña Contable, definir la fecha de lanzamiento, la fecha y la descripción de los documentos de regularización que se van a generar (opcional);
7. Por fin, hacer clic en Actualizar.

Después de actualizar, se cargan los resultados con los aplazamientos que respetan los criterios definidos.

Para cada aplazamiento se muestra la siguiente información:

Este cálculo creará un documento contable basado en el modelo de movimiento para cada uno de los movimientos que se van a reconocer, en la fecha indicada anteriormente.

Podrá anular regularizaciones efectuadas cuando no existan regularizaciones en periodos posteriores. Los movimientos de Regularización no son editables en el editor de contabilidad.

Crear modelos de movimiento para aplazamientos

La Regularización de Aplazamientos genera documentos contables basados en el Modelo de Movimiento asociado a cada movimiento que se va a aplazar.

Este tipo de modelos de movimiento solo se usan para esta operación y deben respetar algunas condiciones para que se puedan utilizar en el aplazamiento correspondiente:

1. Debe estar configurado con la opción Modelo Aplazamiento;
2. Debe contabilizar en la Cuenta Origen definida en el aplazamiento;
3. El saldo de la cuenta origen en el modelo debe ser igual que el valor que se va a aplazar;
4. Debe contabilizar en la Cuenta Aplazamiento definida en el aplazamiento;
5. Debe contabilizar en la Cuenta Destino cuando esté definida en el aplazamiento.

os valores contabilizados en cada cuenta del modelo se usarán en regularización de aplazamientos, para determinar el valor que se va a aplazar.

Deben respetarse las siguientes reglas:

1. Se definirá el ratio del valor que se va a aplazar, definido en el Aplazamiento, y del valor contabilizado en cada cuenta del modelo;;
2. En cada regularización se determinará un valor para aplazar;
3. El valor que se contabilizará en cada cuenta del modelo corresponderá a la aplicación del ratio calculado en 1, sobre el valor para aplazar calculado en 2.

Ejemplo:

• Para un aplazamiento total de 1.200 €, definido con el método “Lineal Mensual” del 01/01 al 31/12, con el siguiente modelo de movimiento:
  - Cuenta 2819 con 1.200 € en el haber;
  - Cuenta 6111 con 480 € (40% de 1.200 €) en el debe;
  - Cuenta 6112 con 720€ (60% de 1.200 €) en el debe;
• En cada periodo se regularizan 100€, registrados de la forma siguiente:
  - Cuenta 2819 con 100 € (100% de 100 €) en el haber;
  - Cuenta 6111 con 40 € (40% de 100 €) en el debe;
  - Cuenta 6112 con 60 € (60% de 100 €) en el debe.

Crear movimiento inicial de reconocimiento del aplazamiento

La decisión sobre los costes e ingresos que se aplazan se toma muchas veces cuando el documento ya está registrado, a veces con periodos contables cerrados.

Esta funcionalidad permite definir, en la definición de Aplazamiento, la necesidad de efectuar un movimiento previo al inicio de la regularización que cree un debe/haber en las cuentas de aplazamientos, como contrapartida de las cuentas de costes/ingresos - respectivamente - contabilizadas en el documento original.

Para que la aplicación reconozca la necesidad de crear el documento inicial antes de la primera regularización, en el Aplazamiento deben introducirse los siguientes campos:

1. Cuenta Origen - cuenta en la que se contabilizó el coste/ingreso, en el documento origen;
2. Cuenta Aplazamiento - cuenta en la que se contabilizará el coste/ingreso que se va a reconocer;
3. Cuenta Destino - cuenta en la que se contabilizará el coste/ingreso reconocido a través de la Regularización del Aplazamiento.
   Nota: La introducción de este campo define la creación del documento inicial en la primera regularización de cada Aplazamiento.

Ejemplo:

• Factura de coste (original):
  - Movimiento de 1.200 € en el Debe, el 01/03, en la cuenta 6111;
• Aplazamiento:
  - Método Mensual;
  - Periodo de 01/01 a 31/12;
  - Cuenta Origen: 6111;
  - Cuenta Aplazamiento: 281;
  - Cuenta Destino: 6112.

En la regularización de marzo se realizarán los siguientes movimientos:

• Reconocimiento inicial contabilizado el 31/03:
  - Cuenta 6111 con -1.200€ en el haber;
  - Cuenta 281 con 1.200€ en el debe.
• Documento de Regularización contabilizado el 31/03 (el valor sugerido para reconocer será de 300 €, ya que se acumulan los meses de enero a marzo)
  - Cuenta 281 con 300€ en el haber;
  - Cuenta 6112 con 300€ en el debe.