Integración Cegid Ekon XRP con Cegid Revo Retail

A continuación, se describen los aspectos técnicos que permiten realizar la configuración entre las aplicaciones Cegid Ekon XRP y Cegid Revo Retail para poder trabajar de forma integrada.

Configuración

Punto de enlace

La comunicación entre Cegid Ekon XRP y Cegid Revo Retail se realiza mediante un servicio web cuya definición está ubicada en Ventas | Avanzado | Configuración | Servicios web.

En esta definición se indica la URL del servicio web y los recursos disponibles que la aplicación puede utilizar para comunicarse con Revo Retail.

Cabe destacar dos aspectos importantes:

• En esta configuración no es necesario indicar usuario y contraseña, ya que la conexión de la aplicación con el punto de enlace se realiza con un token o contraseña que se configura en la tienda definida en los parámetros del enlace con Cegid Revo Retail como tienda principal o máster.
• Desde un entorno de pruebas o staging no es posible configurar la comunicación con un entorno productivo de Cegid Revo Retail, por lo tanto, en este caso la URL debe ser siempre la de un entorno de pruebas.

Parámetros de enlace con Revo Retail

En los parámetros del enlace se define la configuración que establece la forma de comunicarse entre ambos sistemas y se indican algunos datos que permiten diferenciar la información entre las diferentes tiendas. El proceso está ubicado en Ventas | Avanzado | Configuración | Integración con Cegid Revo Retail | Parámetros Cegid Revo Retail.

La información que se configura es la siguiente:

• Punto de enlace. Nombre del servicio web que se utiliza para la comunicación con Revo Retail. Previamente se debe haber definido en el mantenimiento de servicios web.
• Tipo de movimiento. Código del tipo de movimiento de almacén con el que se realizan las salidas de stock de las ventas que se registran en el sistema. Solo se permite indicar un código de movimiento de tipo salida de existencias.
• Propagar artículos en tiendas. Indica si los artículos se sincronizan en la tienda definida como principal o máster de Cegid Revo Retail y se propagan automáticamente hacia el resto de las tiendas de la cuenta con la que se trabaja.
• Acción y método de personalización de movimientos. Permite personalizar la información de los movimientos de stock que se realizan en la incorporación de una venta. Si se programa un script de personalización, debe recibir los siguientes parámetros:
  • Empresa (String). Código de empresa a la que pertenece la venta.
  • Tienda (String). Código de tienda a la que pertenece la venta.
  • Fecha y hora (Date). Fecha y hora que identifica la venta.
  • Id (Integer). Identificador de la venta.
  • Movimientos (LinkedHashMap). Lista con el movimiento asociado a cada línea de la venta antes de su creación, permitiendo modificar los valores de cada movimiento.
• Acción y método de personalización de contabilización: Permite personalizar la generación del asiento contable que se realiza en la incorporación de una venta. Si se programa un script de personalización, debe recibir los siguientes parámetros:
  • Empresa (String). Código de empresa a la que pertenece la venta.
  • Tienda (String). Código de tienda a la que pertenece la venta.
  • Fecha y hora (Date). Fecha y hora que identifica la venta.
  • Id (Integer). Identificador de la venta.
  • Lote contable (String). Código del lote contable que identifica los registros de la tabla pc_enlace_fin que contienen la información de los tipos de línea que se utilizan para la generación del asiento contable asociado a la venta.

Configuración de tiendas

En primer lugar, se debe indicar el código que identifica de cada tienda de Cegid Revo Retail y, a continuación, asociarle la siguiente información:

• Tienda. Código de la tienda o cuenta según está definida en Cegid Revo Retail. Es importante respetar el mismo código en ambos sistemas ya que este dato permite identificar la información que se recibe de Cegid Revo Retail.
• Descripción. Descripción que identifica de forma inequívoca a cada tienda.
• Almacén. Almacén de Cegid Ekon XRP en el que se gestiona el stock de la tienda. La relación debe ser una tienda/un almacén, no permitiendo asociar un mismo almacén a varias tiendas.
• Token de conexión. Código o contraseña que permite la conexión con el servicio web de Cegid Revo Retail para el intercambio de información entre Ekon XRP y la tienda. Este token o contraseña se debe obtener previamente en el backoffice de Cegid Revo Retail y es único para cada tienda. Solo es necesario indicar el token en la tienda marcada como tienda principal o máster.
• Principal o máster. Tienda que actúa como principal o máster en Cegid Revo Retail. Solo se puede marcar una tienda como principal. Esta tienda actúa de enlace entre ambos sistemas y es a la que se envía la información desde Cegid Ekon XRP (artículos, familias y subfamilias) y que luego se sincroniza con el resto de las tiendas.

Pulsando el botón Probar conexión se verifica si la conexión que se establece entre ambos sistemas utilizando el token indicado es correcta. Al pulsar este botón, se visualiza un mensaje informativo del estado de la conexión.

Parámetros de contabilización de ventas

Los parámetros de configuración para la contabilización de las ventas se establecen para cada una de las tiendas y permiten realizar una contabilización diferenciada o conjunta de cada una de ellas de las ventas recibidas.

A través de estos parámetros, se puede indicar la entidad contable, el modelo de petición, el prefijo que tendrá el lote contable que se utiliza para crear los asientos, y otra serie de datos que determinan como se deben crear los asientos contables.

La contabilización se realiza siempre con un identificador fiscal genérico.

Cuentas contables por método de pago y tienda

De forma adicional, se debe indicar la cuenta contable asociada a cada método de pago permitido en cada tienda para poder contabilizar los pagos de forma diferenciada.

Estos métodos de pago se deben haber relacionado previamente, entre ambos sistemas, a través del asistente del despliegue del enlace con Cegid Revo Retail.

Parámetros de contabilización de cierres de turno

Los parámetros de configuración para la contabilización de los cierres de turno se establecen para cada una de las tiendas y permiten realizar una contabilización diferenciada o conjunta de cada uno de los cierres de turno, que contienen la información de los arqueos de caja realizados.

En estos parámetros se indican las cuentas contables que se utilizan para realizar los asientos que permiten contabilizar las diferencias detectadas en el arqueo de caja, ya sean positivas (ingresos diversos) o negativas (otras perdidas).

El fondo de caja y las entradas de caja no se contabilizan de forma específica en cada turno, ya que son acciones que se deben contabilizar de forma genérica desde la gestión financiera para dotar de efectivo a cada una de las tiendas. Las salidas de caja tampoco se contabilizan, ya que toda salida se considera que va destinada al pago de alguna factura que se contabiliza, posteriormente, por otra vía.

Despliegue de información

Despliegue del enlace con Cegid Revo Retail

Las equivalencias entre la codificación de algunos datos que existen tanto en Cegid Ekon XRP como en Cegid Revo Retail y que son necesarios para la sincronización de los artículos definidos en Cegid Ekon XRP que van a estar disponibles en cada una de las tiendas de Cegid Revo Retail se establecen con un asistente que facilita el despliegue del enlace con Cegid Revo Retail.

Los datos para los que se deben establecer las equivalencias son los siguientes:

• Plazos de pago. Equivalencia entre los métodos de pago de Cegid Revo Retail: efectivo, tarjeta, crédito, etc., y los plazos de pago de Cegid Ekon XRP que contienen el método de pago equivalente.
• Impuestos. Código de tipo impositivo de Cegid Ekon XRP equivalente al impuesto utilizado en las ventas realizadas en Cegid Revo Retail, cuyos porcentajes coinciden.
• Unidades de medida. Códigos de unidad de medida utilizados en los artículos de Cegid Ekon XRP equivalentes a los de unidad de medida que se utilizan en los productos de venta de Cegid Revo Retail.

Además, hay un apartado para la configuración del uso de tarjetas regalo como forma de pago para las ventas realizadas desde cada tienda, en el que simplemente se deben identificar los artículos o productos de Cegid Revo Retail que se utilizan para la venta y canjeo de tarjetas regalo.

Finalmente, en el asistente se debe seleccionar los artículos para sincronizar con las tiendas enlazadas de Cegid Revo Retail.

Solo se pueden seleccionar artículos con una familia y subfamilia asignadas, que se crean como grupo y categoría respectivamente en Cegid Revo Retail, y un precio de venta para la divisa base de la empresa.

La sincronización se realiza siempre con la tienda principal o máster que realiza automáticamente la propagación de los artículos hacia el resto de las tiendas, si así se ha indicado en los parámetros de configuración, pero es importante tener en cuenta que existe un límite temporal de una hora aproximadamente entre propagaciones masivas que se ejecuten automáticamente para evitar sobrecargas del sistema. No obstante, siempre se puede forzar esta propagación de forma manual desde el backoffice de la tienda principal o máster hacia el resto de las tiendas.

Mantenimiento de artículos

Si está configurado el enlace con Cegid Revo Retail, en el formulario Artículos se habilita el botón Datos Cegid Revo Retail para acceder a un formulario con el acceso a la consulta sobre el estado de la sincronización de datos del artículo entre ambas aplicaciones, pudiendo sincronizar los datos del artículo o desvincularlo.

La sincronización se realiza entre Cegid Ekon XRP y la tienda principal o máster de Cegid Revo Retail. Una vez sincronizada la información, se debe realizar la propagación al resto de tiendas desde el backoffice de la tienda principal o máster de Cegid Revo Retail.

Recepción de ventas y cierres de turno

Ventas recibidas

Las ventas que se realizan desde las tiendas con Cegid Revo Retail se envían en tiempo real a Cegid Ekon XRP, donde se registran y se pueden consultar en el formulario ubicado en Ventas | Avanzado | Consultas e informes | Integración con Cegid Revo Retail | Ventas registradas.

El proceso de registro de cada venta realiza, de forma automática, varias acciones:

• Validación de datos. Comprueba que la información es correcta mirando que la venta es de una tienda bien configurada, que contiene artículos que están sincronizados, con cantidades diferente de cero, con unos métodos de pago asociados un plazo de pago, etc.
• Rebaje de stock de los productos incluidos en la venta en el almacén asociado a la venta. Esta acción solo se realiza si la venta no contiene incidencias de validación de datos.
• Registro contable de la venta según se haya indicado en los parámetros de configuración para la tienda que realiza la venta. Esta acción solo se realiza si la venta no contiene incidencias de validación de datos.

El formulario contiene toda la información referente a la venta: importes, detalle de líneas, pagos, vencimientos, etc.

Si se detecta alguna incidencia en cualquiera de las acciones anteriores, se puede volver a procesar la venta pulsando el botón Procesar, que realiza acciones pendientes de ejecutar en la venta, que pueden ser la de validación de datos, rebaje de stock o la contabilización.

Mediante el botón Ver asiento se accede directamente al asiento contable generado.

Cierres de turno

Los cierres de turno que se realizan desde las tiendas con Cegid Revo Retail se envían en tiempo real a Cegid Ekon XRP, donde se registran y se pueden consultar en el formulario ubicado en Ventas | Avanzado | Consultas e informes | Integración con Cegid Revo Retail | Cierres de turno.

Los cierres de turno se contabilizan, de forma automática, registrando las posibles diferencias detectadas en el arqueo de caja respecto al saldo inicial con el que se inicia el turno.

El formulario contiene toda la información referente al cierre de turno: fondo de caja inicial, saldo final, diferencias detectadas durante el arqueo de caja para cada forma de pago, así como las posibles entradas o salidas que se hayan podido registrar.

Si se detecta alguna incidencia en el proceso de contabilización, se puede volver a ejecutar el proceso pulsando el botón Contabilizar o, en función del caso, revisando directamente el borrador de asiento.

Mediante el botón Ver asiento se accede directamente al asiento contable generado.

Ámbito y características particulares de la integración

Ámbito general

El ámbito general de la integración entre Cegid Ekon XRP y Cegid Revo Retail es el siguiente:

• Los artículos se crean en Cegid Ekon XRP y se sincronizan en la tienda principal o máster de Cegid Revo Retail que, a su vez, realiza la propagación hacia el resto de las tiendas.
• El sistema está diseñado únicamente para enlazar con una nueva instalación de Cegid Revo Retail, es decir, no es posible enlazar de forma automática los artículos de Ekon XRP con un catálogo de productos ya existentes en Cegid Revo Retail.
• El control de stock se realiza de forma única y centralizada en Cegid Ekon XRP, lo que determina que Cegid Revo Retail envía la información de cada venta realizada a Cegid Ekon XRP, donde se descuenta el stock del almacén asociado a la tienda correspondiente.
• Solo se soporta la relación entre una tienda de Cegid Revo Retail con un almacén de Cegid Ekon XRP. Debe ser un almacén que se haya definido de forma exclusiva para gestionar el stock de la venta de la tienda, y no debe tener configurada ni la gestión de lotes ni de ubicaciones.
• La contabilidad de las ventas y de los cierres de turno es configurable y se puede realizar conjunta o de forma independiente por tienda, o por grupo de tiendas. No se realiza la contabilización por cliente. Se utiliza un cliente o declarado genérico.
• Las ventas registradas no forman parte del circuito de ventas del ERP del producto Ventas, Compras y Almacenes. Solo se gestiona el stock y la contabilización, por lo que estos registros no aparecen en las consultas y cuadros de mando relacionado con ventas.

Cegid Ekon XRP

La integración con Cegid Revo Retail hace necesaria aplicar una serie de condiciones particulares en algunos puntos de Cegid Ekon XRP:

• Los almacenes asociados a cada tienda no deben gestionar ni lotes ni ubicaciones. Son almacenes exclusivos para gestionar únicamente el stock disponible para realizar las ventas en cada una de las tiendas, en las que no es necesario este tipo de control de stock.
• No se realiza un control de existencias negativas al realizar el movimiento de rebaje correspondiente al registro de una venta. La venta se realiza en Cegid Revo Retail, desde donde existe la posibilidad de realizar una consulta del stock disponible de un producto en el almacén de Cegid Ekon XRP asociado a la tienda, así como ver el stock disponible en el resto de las tiendas.
• No se permite enlazar conceptos de venta con Cegid Revo Retail. En el caso de necesitar realizar ventas de productos que no sean una mercancía física, se deben utilizar artículos de tipo servicio o cualquier otro artículo sin gestión de existencias. La familia o subfamilia de estos artículos permite diferenciarlos fácilmente en Cegid Revo Retail.
• Los artículos siempre deben tener asociados una familia y una subfamilia, ya que en Cegid Revo Retail se trabaja de forma equivalente y obligatoria con grupos y categorías.
• No se permite sincronizar artículos desde un entorno no productivo de Cegid Ekon XRP hacia un entorno productivo de Cegid Ekon XRP.
• El servidor en el que reside la aplicación Cegid Ekon XRP no puede ser balanceado ya que el envío de las ventas realizadas desde Cegid Revo Retail hacia Cegid Ekon XRP se realiza mediante un servicio web que se configura mediante una URL fija en el backoffice de Cegid Revo Retail.
• No se gestionan ventas en múltiples divisas. Las ventas recibidas se registran siempre tratando sus importes en divisa base de la empresa.

Cegid Revo Retail

No se permite trabajar con la gestión de variantes en artículos, por ejemplo, tallas y colore), ya que en Cegid Ekon XRP no se gestiona esta funcionalidad de forma estándar. En caso de necesitar disponer de esta funcionalidad, cada variante debe ser un artículo diferente.

La carga de imágenes de los artículos se realiza de forma manual desde la tienda principal o máster.