Diseñadora de documentos comerciales

Conceptos básicos

La diseñadora de documentos comerciales es una herramienta que permite al usuario definir sus propios listados de documentos comerciales, por ejemplo, de pedido, de albarán o de factura, tanto de compras como de ventas.

Condiciones previas

Para poder definir un listado con la diseñadora, se aconseja disponer de una imagen de fondo, que sirve a modo de preimpreso. Puede ser una imagen JPG o PNG, con el logotipo de la empresa, por ejemplo, y con las etiquetas en las posiciones en las que se van a situar los campos en el documento comercial. La aplicación distribuye algunos listados a modo de ejemplo: PL_FRACLI_CDD_L1 y PL_FRAPRO_CDD_L1.

Para trabajar con un papel preimpreso, e imprimir los documentos con impresora (en lugar de PDF), se permite no imprimir la imagen de fondo.

Qué pasos hay que seguir

Para poder definir un listado de un documento comercial  se deben seguir los siguientes pasos:

1. Indicar el tipo de documento que se va a crear.
2. Indicar el nombre del listado. Se debe tener en cuenta que el nombre del listado no puede empezar por números ni puede tener espacios en blanco.
3. Indicar una descripción para el listado que está creando.
4. A continuación, abrir la diseñadora para definir el listado que se va a crear.
5. La diseñadora solicita una imagen de fondo, que se utiliza a modo de preimpreso.
6. En la diseñadora se dispone tres zonas: zona de diseño, zona de campos y zona de elementos del documento.
7. La zona de diseño, zona central de la pantalla, es la zona de trabajo en la que se visualiza como queda el documento comercial se está diseñando. Es posible arrastrar los campos desde el panel lateral izquierdo y, así, construir de una manera fácil e intuitiva el informe. Es necesario disponer de una imagen previamente cargada como plantilla.
8. La zona de campos es la zona izquierda de la pantalla, en la que se seleccionan los campos para añadir a la zona de trabajo. Es posible añadir campos tanto de cabecera como de líneas del documento comercial arrastrándolos a la zona de diseño (drag & drop). Dispone de un buscador de campos en la parte superior izquierda y, además, es posible filtrar por tipo de dato, por ejemplo, datos numéricos, alfanuméricos, de tipo fecha o de tipo casilla.
9. La zona de elementos del documento es la zona de la derecha de la pantalla, en la que se muestran los elementos añadidos al diseño del documento, permitiendo, de esta manera, localizarlo en el informe, modificar sus propiedades o, en caso, necesario borrarlo.
10. Para añadir un campo nuevo al impreso, se selecciona desde la zona de campos situada a la izquierda y se arrastra hasta la zona de trabajo, situada en el centro de la pantalla para ubicarlo en el lugar que interese.
11. En el caso de añadir un campo de línea del documento comercial, se observan dos franjas, la primera franja es el ancho de la línea. Es posible modificar el ancho de la línea seleccionando el borde de la misma y arrastrando. La segunda franja indica hasta dónde se reparten las líneas en el documento comercial, basta con seleccionar la franja por la parte inferior y arrastrar para hacerla más ancha.
12. Una vez definido el listado y guardado desde la diseñadora, indicar las secciones de la empresa en las que se va a imprimir el listado creado, marcando la casilla Activo.

Además

Información sobre vencimientos y desglose de IVA en facturas

Al crear el listado del documento comercial con la diseñadora, en el caso de las facturas, la información sobre vencimientos y los desgloses de IVA se encuentra en la cabecera. Se aconseja el uso del buscador de campos, situado en la parte superior izquierda, encima de los campos disponibles.

Activar o desactivar listados

Es posible decidir en qué secciones se utiliza el listado de documento comercial creado, para hacer esto basta con marcar la casilla Activo en la sección en la que se va a utilizar. En el caso de que esté activado más de un listado para la misma sección, en el momento de imprimir es posible seleccionar entre los listados disponibles cuál de ellos se utiliza.

Diseñado por el usuario

La casilla Diseñado por el usuario indica que es un listado creado por medio de esta diseñadora de documentos comerciales. Es posible acceder para activar y desactivar listados en las diferentes secciones de listados no creados por la esta diseñadora, sin embargo, si el listado no está creado por medio de esta diseñadora no es posible editarlo por medio de la misma.

Trabajar con papel preimpreso

Si se trabaja con papeles con imágenes de preimpreso es posible indicar que el listado no imprima la imagen de fondo desmarcando en la diseñadora la opción que Imprimir imagen de fondo. Esta opción está disponible en la zona de elementos del documento, en Documento comercial.