Cómo funciona el sistema de Workflow

Procesos en curso

En cuanto a los procesos en curso, se muestra una lista previa de registros con la información básica de los procesos. Al seleccionar uno de ellos, se muestra su detalle:

• Datos generales del proceso.
• Pasos en curso.
• Pasos realizados.

Desde el detalle de un proceso en curso el administrador puede realizar las siguientes acciones:

• Reasignar la actividad en curso de un usuario a otro usuario.
• Cancelar el flujo en curso.
• Notas. Consultar las notas vinculadas al proceso así como añadir nuevos comentarios.
• Cancelar el proceso en curso. Al cancelar el proceso, pasa al histórico de procesos.

Desde la lista previa de procesos en curso, el administrador puede realizar las siguientes acciones sobre todos los elementos seleccionados:

• Cancelar procesos. Cancelar los procesos preseleccionados en la lista previa. Al cancelar el proceso, pasa al histórico de procesos.
• Reasignar actividades. Reasignar las actividades manuales de los procesos en curso preseleccionados en la lista previa; reasignar del usuario actual a otro usuario.

¿Se puede visualizar el diagrama del proceso?

Para visualizar el diagrama del proceso y poder ver su estado, los pasos que se deben realizar son los siguientes:

1. Pulse el botón Ver diagrama Business Navigator de la barra de herramientas para desplegar el diagrama.
2. Para cambiar el tamaño del diagrama dispone de un acceso directo y acción:
   • Aumentar o disminuir el zoom del diagrama (Ctrl + RuedaRatón (desplazamiento)).
3. Pulse el botón Ver diagrama Business Navigator de la barra de herramientas para ocultar el diagrama.

En la lista previa se muestran los procesos completados.

Cómo funcionan los atributos

El atributo consiste en una definición lógica de un tipo de dato al que se pueden vincular campos de distintos objetos de negocio, permitiendo definir reglas independientes del objeto de negocio. Ejemplos de atributos pueden ser: importe, dirección, número de cuenta, etc.

Se utilizan para relacionar objetos conceptualmente del mismo tipo.

Ejemplos de uso:

• En el objeto de negocio. Se puede indicar un atributo a campos del objeto de negocio, denotando que a nivel lógico son del mismo tipo. Por ejemplo, se puede definir un atributo asociado al concepto Importe y utilizarlo en varios campos de distintos objetos de negocio que se utilizan para importes para indicar que conceptualmente están relacionados porque son del mismo tipo.

Se ofrecen las herramientas de diseño necesarias:

• Para mantener los atributos, desde la vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Atributos.

¿Qué pasos hay que seguir para definir un atributo?

Desde la definidora de atributos se deben indicar:

• Nombre. Indica el nombre corto que describe el atributo.
• Producto. Producto al que se asocia el atributo.
• Descripción. Definición completa multiidioma del atributo.

¿Cómo vincular campos de objetos de negocio a un atributo?

Desde la herramienta de diseño, en el Editor de atributos se vinculan los campos de objetos de negocio a un atributo.

Algunas reglas:

• No pueden haber dos o más campos de un mismo objeto de negocio vinculados a un mismo atributo.
• El tipo de dato del atributo se hereda del tipo de dato del primer campo seleccionado.
• Todos los campos vinculados a un atributo deben ser de un mismo tipo de datos.

¿Dónde se hace uso de los atributos?

Los atributos se usan en distintos ámbitos relacionados con Business Navigator:

• En variables de proceso; como tipo de valor por defecto.
• En el enlace con los parámetros de entrada y salida de las actividades automáticas.
• En el enlace con las variables de un subproceso.
• En la construcción de las expresiones de una bifurcación.
• En la construcción de las expresiones de una regla de distribución.
• En una personalización de mensaje de una actividad manual; el token ATR.Name permite referenciar al valor del atributo Name.

Cómo funcionan las reglas de distribución

Una regla de distribución consiste en un conjunto ordenado de expresiones lógicas evaluables (cierto/falso), a las que se les asigna un destinatario. Pueden estar definidas con el fin de determinar el usuario destinatario de la actividad manual. Las reglas se evalúan de manera correlativa hasta encontrar una regla que se evalúe como "cierto", pasando a ser su usuario el destinatario de la actividad manual.

Las propiedades generales de una regla de distribución son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la regla.
• Regla de distribución. La descripción de la regla de distribución.
• Producto. Identificador del nivel de personalización.
• Estructura. La estructura del modelo organizativo al que puede estar vinculada la regla. Para conocer más consulte el Modelo organizativo Cegid.
• Permitir múltiples. Tal y como se ha indicado antes, las reglas se evalúan de manera correlativa hasta encontrar la primera regla que se evalúe como "cierto", pero existe la posibilidad de una distribución múltiple. Activando la opción esta opción se evalúan todas las reglas y se seleccionan por tanto todos los destinatarios de las expresiones que se evalúen como "cierto".

Las reglas de distribución son expresiones de la forma IF condition THEN action, de tal manera que si se cumplen todas las condiciones de IF, se ejecutan las acciones de THEN. Por lo tanto, una regla de distribución consta de condiciones, acciones y el entorno.

Se ofrecen las herramientas de diseño necesarias:

• Para mantener las reglas de distribución, desde la vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Reglas de distribución.

Además...

Definición de condiciones

• Una condición es una expresión booleana que se evalúa como cierta o falsa, compuesta por uno o más predicados. Los predicados se combinan mediante operadores lógicos AND u OR.
• Las condiciones están basadas en el entorno.

Definición de acciones

• Un destinatario de una actividad manual.

Definición del entorno

• Datos sobre los que operan las reglas.
• Las condiciones están basadas en el entorno de atributo, variable de entorno o constante.
• Se dispone de un subsistema, el motor de reglas de distribución, el cual permite evaluar las reglas y, si procede, seleccionar los candidatos.

Acerca de los destinatarios

En cuanto a los destinatarios o encargados de realizar la actividad manual pueden ser de diversos tipos:

• Un elemento del modelo organizativo:
  • Un usuario.
  • Un grupo o rol; como destinatarios múltiples.
• Un elemento del modelo organizativo, en caso de haber informado las estructura:
  • Una persona.
  • Los miembros de una unidad; como destinatarios múltiples.
  • El responsable de una unidad.
• Un tipo predefinido como los siguientes:
  • LAUNCHER. El destinatario es el mismo usuario que el que inició la actual instancia del circuito.
  • PREVIOUS. El destinatario es el mismo usuario que el que se responsabilizó de la actividad manual anterior.
  • RESP.LAUNCHER. El responsable del usuario que inició la actual instancia del circuito.
  • RESP.PREVIOUS. El responsable del usuario que se responsabilizó de la actividad manual anterior.
  • DELE.LAUNCHER. El delegado del usuario que inició la actual instancia del circuito.
  • DELE.PREVIOUS. El delegado del usuario que se responsabilizó de la actividad manual anterior.

Por último, existe la posibilidad de deshabilitar temporalmente uno de los destinatarios. Para ello, desmarque el indicador Activo.

Cómo diseñar un diagrama

Los flujos de trabajo se crean mediante el Diseñador de diagramas, el cual permite crear los diagramas y modelar los procesos de forma gráfica. Para mantener los diagramas, desde vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Diagramas.

Los procesos que se representan mediante diagramas constan de los siguientes elementos y sus conectores:

• Inicio
• Actividad
• Bifurcación
• Unión
• Subproceso
• Fin

Dichos elementos disponen de propiedades que pueden ser consultadas y editadas para su modificación.

Las propiedades generales de un diagrama son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica al diagrama.
• Diagrama. La descripción del diagrama.
• Objeto de negocio. El objeto de negocio al que está asociado el diagrama.
• Activo. Indica si el diagrama ya está en producción o sólo está en proceso de diseño.
• Traza. Indica si el diagrama activo está en modo traza. Con este modo se facilitan las pruebas del diagrama ya que todos los destinatarios de las actividades manuales son el propio iniciador (LAUNCHER). Solo se puede activar este modo en caso de que el diagrama esté activo.
• Estructura. La estructura del modelo organizativo al que está vinculado el diagrama. Para conocer más consulte el Modelo organizativo Cegid.
• Clase de personalización. Clase de apoyo Java del diagrama.
• Tipo de administrador:
  • En cuanto al método para determinar el administrador del diagrama, puede ser de diversos tipos:
    • Un elemento del modelo organizativo:
      • Un usuario.
      • Un grupo o rol; como destinatarios múltiples.
    • Un elemento del modelo organizativo, en caso de haber informado las estructura:
      • Una persona.
      • Los miembros de una unidad; como destinatarios múltiples.
      • El responsable de una unidad.
• Administrador. Usuario, grupo o rol con capacidad para realizar acciones de administración sobre él diagrama y sus instancias.
• Enlace con la ayuda. Página web de acceso a la ayuda del proceso.
• Versión. La versión actual del diagrama.
• Número de versión. Número total de versiones del diagrama en el histórico de versiones.
• Fecha modificación. Fecha de la última modificación.
• Usuario modificación. Usuario que ha realizado la última modificación.
• Variables. La lista de variables globales del diagrama.

El sistema permite tratar con tareas manuales y automáticas:

• La tarea manual requiere de un destinatario que se responsabilice de su ejecución, generalmente con la ayuda de una aplicación interactiva.
• La tarea automática es aquélla que se realiza sin ninguna intervención humana.

¿Cuál es el diagrama más simple que se puede representar?

El diagrama más simple que se puede representar es el que sólo contiene un nodo inicio, una actividad y un fin, con sus dos conectores.

¿Cómo agregar un conector entre dos elementos?

Para agregar un conector entre dos elementos, sitúe el cursor sobre el centro del primer elemento. Haga clic y sin dejar de pulsar el botón del ratón, la imagen del cursor cambia por la de una mano. Arrastre el elemento hacia el centro del segundo nodo. Al soltar el botón, se agrega el conector y se muestra el diálogo de propiedades de la transición, siendo posible indicar su nombre y título.

¿Un objeto de negocio puede tener más de un diagrama asociado?

Un objeto de negocio sólo puede tener un diagrama asociado activo. Es posible definir más de un diagrama pero sólo uno de ellos puede estar en producción, es decir, activo.

¿Versionado de diagramas?

El versionado de los diagramas consiste en que la modificación de un diagrama no afecte a los procesos que pudieran estar en curso.

Al guardar un diagrama se pregunta al usuario si desea mantener la actual versión o crear una de nueva. La pregunta exacta es la siguiente:

• ¿Desea guardar las modificaciones y crear una nueva versión del diagrama?
  • Seleccione Sí para guardar los cambios y crear automáticamente una nueva versión.
  • Seleccione No para guardar los cambios y mantener la versión actual.

Además:

• Al consultar un proceso en ejecución se ve su versión de diagrama.

Algunas reglas:

• Las versiones no se exportan.
• El usuario puede ver, no modificar, las versiones activas.

Cómo añadir una actividad automática

El sistema de WF permite tratar con tareas manuales y automáticas; dispone de actividades de tipo manual y de tipo automático. En cuanto a la actividad automática, es aquélla que se realiza sin ninguna intervención humana y en último término se trata de la ejecución de un programa.

Las propiedades de la actividad automática son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la actividad.
• Actividad. La descripción de la actividad.
• Cuenta. Usuario con el que se iniciará la sesión de trabajo y se ejecutarán los programas de avance y retroceso.
• Programa avance. Programa que se ejecutará en el caso de que el proceso acceda a esta actividad. Este campo de obligatorio.
• Programa retroceso. Programa que se ejecutará en el caso de que el proceso retroceda hasta esta actividad. Este campo es opcional y su objetivo es deshacer los cambios realizados por el Programa avance.

La actividad automática ejecuta el programa de avance y hasta que éste no termina, no se avanza a la siguiente actividad.

Cuando se produce un retroceso y se llega a una actividad automática, se ejecuta el programa retroceso y, una vez terminado, se retrocede a la actividad anterior.

Si desea más información consulte Cómo funciona un programa.

Cómo exportar o importar un diagrama

La herramienta de modelado soporta la importación de diagramas desde un archivo y la exportación del diagrama a un archivo.

Se soportan dos formatos: El formato BPMN 2.0 o bien el formato JSON.

BPMN

Los estándares sobre intercambio de diagramas establecen un formato de fichero para poder salvar y recuperar un diagrama. La mayor parte de modeladores de workflow siguen el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation) para definir la apariencia visual del diagrama. La versión BPMN 2.0, publicada en el 2010, aparte de modificar y añadir notaciones visuales, también incorpora un estándar para el intercambio de diagramas. El formato de intercambio está basado en XML.

JSON

JSON (JavaScript Object Notation) es un formato de texto sencillo para el intercambio de datos. Se trata de un subconjunto de la notación literal de objetos de JavaScript, aunque, debido a su amplia adopción como alternativa a XML, se considera (año 2019) un formato independiente del lenguaje.

¿Cómo exportar un diagrama?

Para exportar los diagramas de Business Navigator, desde la vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Diagramas:

1. Debe abrir el diagrama que se desee exportar.
2. Acceda a la acción Exportar BPMN o bien Exportar JSON.
3. A continuación indique el nombre del archivo al cual desea exportar.

¿Cómo importar un diagrama?

Para importar los diagramas Business Navigator, desde la vista Principal, en Sistema y Diseño, acceda a Business Navigator, Diagramas:

1. Desde la lista previa acceda a la acción Importar BPMN o bien Importar JSON.
2. Seleccionar un archivo en formato BPMN o JSON.
3. A continuación indique el nombre del objeto de negocio al que se asocia el nuevo diagrama.

Cómo añadir una actividad manual

El sistema de BN permite tratar con tareas manuales y automáticas. La actividad manual requiere de un destinatario que se responsabilice de su ejecución, generalmente con la ayuda de una aplicación interactiva.

Las propiedades de la actividad manual son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la actividad.
• Actividad. La descripción de la actividad.
• Tipo de destinatario. En cuanto a los destinatarios o encargados de realizar la actividad manual pueden ser de diversos tipos:
  • Un elemento del modelo organizativo:
    • Un usuario.
    • Un grupo o rol; como destinatarios múltiples.
  • Un elemento del modelo organizativo, en caso de haber informado las estructura:
    • Una persona.
    • Los miembros de una unidad; como destinatarios múltiples.
    • El responsable de una unidad.
  • Una regla de distribución.
  • Un tipo predefinido como los siguientes:
    • LAUNCHER. El destinatario es el mismo usuario que el usuario que inicia la instancia del circuito.
    • PREVIOUS. El destinatario es el mismo usuario que el usuario que se ha responsabilizado de la actividad manual anterior.
    • RESP.LAUNCHER. El responsable del usuario que inició la actual instancia del circuito.
    • RESP.PREVIOUS. El responsable del usuario que se responsabilizó de la actividad manual anterior.
    • DELE.LAUNCHER. El delegado del usuario que inició la actual instancia del circuito.
    • DELE.PREVIOUS. El delegado del usuario que se responsabilizó de la actividad manual anterior.
    • EMPTY. Usuario no definido en tiempo de diseño. El destinatario se informará en tiempo de ejecución desde el evento de la transición.
• Destinatario. Es el encargado de la realización de la actividad manual. Dependiendo de su tipo tendrá un valor u otro.
• Tiempo límite y Unidades. Permite indicar un tiempo límite o plazo límite para que sea ejecutada la actividad manual. Transcurrido este tiempo, en caso de que no se haya cumplimentado la actividad, se notificará un mensaje recordatorio a los destinatarios afectados.
• Sin delegados. Indica si se desea deshabilitar el uso de los delegados para esta actividad. Afecta solo en caso de que haya una estructura del modelo organizativo vinculada al diagrama.
• Aprobación. Formulario que se mostrará al usuario cuando éste acceda a una tarea desde su lista de tareas pendientes. Valores posibles:
  • . Formulario por defecto definido para el objeto de negocio.
  • . Formulario estándar del sistema para la aprobación de acciones.
  • Otros formularios con el mismo objeto de negocio.
• Enlace con la ayuda. Página web de acceso a la ayuda de la actividad.
• Permitir retroceso. Indica si se permite el retroceso de la actividad actual a la actividad anterior. No siempre debe estar permitido.
• Permitir asignar. En caso de que haya más de un candidato para realizar esta actividad, indica que es necesario asignar o reservar la actividad antes de realizarla.
• Sólo lectura. Indica si el registro afectado por la actividad manual se debe abrir en modo "Sólo lectura" (bloqueado) incluso para el propio usuario asignado. Por defecto esta deshabilitado con lo que el usuario asignado y sólo él puede manipular el registro.
• Mensaje. Texto descriptivo que se puede personalizar detallando el trabajo que debe realizar el destinatario de la actividad manual.

A continuación se presenta un ejemplo de un mensaje personalizado. Si desea más información consulte Cómo personalizar un mensaje.

Se ha recibido el pedido '[CTL.xorder_number]' del cliente [DESC.xcustomer_id]' con fecha '[CTL.xorder_date]’. Por favor, [LM.ADR], verifique el riesgo de este cliente para el importe de pedido de '[CTL.xorder_total] €'.

Cómo añadir una unión

Se trata de un tipo de nodo que representa la sincronización de varios flujos de ejecución. Durante la ejecución de un proceso, un nodo de tipo unión detiene el avance de todos los flujos de ejecución que están en su camino hasta que llegan todos a él, para así reunificarlos y continuar como uno solo.

Las propiedades de la unión son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la unión.
• Unión. La descripción de la unión.
• Tipo de espera. Tipo de espera que se realiza en la unión.
  • El flujo continúa cuando le llega la primera transición de entrada.
  • El flujo espera a que lleguen todas las transiciones de entrada.

Cómo añadir una bifurcación

La bifurcación es un tipo de nodo que representa una división de los posibles caminos de ejecución del proceso.

La selección de los caminos de salida durante la ejecución del proceso, se realiza a partir de su tipo y de la definición de sus reglas y condiciones.

Las propiedades de la bifurcación son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la bifurcación.
• Bifurcación. La descripción de la bifurcación.
• Tipo de bifurcación. Se describe cómo se bifurcarán los caminos en este elemento. Los valores posibles son:
  • El flujo se bifurca en la primera regla válida activa. Se validan las condiciones de las reglas y se bifurca por la transición que marque la primera regla cuyas condiciones sean correctas. Esto indica que habrá un sólo camino válido.
  • El flujo se bifurca en todas las reglas válidas activas. Se validan las condiciones de las reglas y se bifurca por todas las transiciones correspondientes a las reglas cuyas condiciones sean correctas. Esto indica que puede haber varios caminos válidos.
    • Si dos reglas bifurcan por la misma transición, sólo se realizará una vez la bifurcación.
  • El flujo se toma todas las transiciones de salida. Se bifurca por todas las transiciones definidas sin dar la posibilidad de definir regla alguna. Esto indica que habrá tantos caminos válidos como transiciones tenga definidas la bifurcación.
• Reglas. Indica los flujos de salida posibles.
• Condiciones. Para cada regla indica las condiciones que han de cumplirse para que elegir su flujo de salida.

Definición de reglas

• Una regla es una expresión booleana que se evalúa como cierta o falsa, compuesta por una o más condiciones.

Las propiedades de la regla son las siguientes:

• Nombre. El identificador interno de la regla.
• Transición. Identificador del flujo de salida con su descripción.
• Activada. Para activar o no la regla. Una regla desactivada es como si no existiese.

Además dispone de las siguientes acciones:

• La precedencia en la reglas viene indicada por su posición. Las de más arriba son más prioritarias. Por ello puede cambiar su posición mediante las acciones de Subir o Bajar.
• Puede validar la regla y sus condiciones con la acción Validar. En este caso se muestra una representación de la expresión en la que podrá ver la disposición de los operadores y paréntesis.

Definición de condiciones

• Una condición es una expresión booleana que se evalúa como cierta o falsa. Las condiciones se combinan mediante operadores lógicos AND u OR. Puede construir reglas más complejas combinando las condiciones con la Prioridad, mediante la cual podrá añadir paréntesis, del tipo '(', ')' o bien ') ('.
• Las condiciones están basadas en el entorno.

Definición del entorno

• Datos sobre los que operan las reglas.
• Las condiciones están basadas en el entorno de un campo del objeto de negocio, atributo, variable de entorno, variable de BN o una constante.

Cómo añadir un subproceso

Un subproceso es un proceso en sí mismo, cuya finalidad se considera como parte de un proceso más grande.

Tipo de nodo que representa la derivación del control a otro proceso de BN al que llamaremos subproceso.

Las propiedades generales del subproceso son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica el nodo subproceso.
• Subproceso. La descripción del nodo subproceso.
• Proceso. Nombre del proceso con el que se enlaza.
• Tipo de enlace. Tipo de enlace con el subproceso.

¿Cómo enlazar con un subproceso?

Existen un par de técnicas para vincular un proceso con un subproceso:

• Arrancar subproceso:
  • Deben enlazarse los campos que definen el boID del objeto de negocio del subproceso con elementos del proceso padre.
  • Cuando se está ejecutando el proceso, en el momento en el que el flujo del proceso padre llega a un nodo subproceso:
    • El subproceso se crea de forma automática.
    • El motor de BN vincula el subproceso con el proceso padre.
• Esperar a proceso externo:
  • Deben enlazarse los campos que definen el boID del objeto de negocio del proceso padre con elementos del subproceso.
  • Cuando se está ejecutando el proceso, en el momento en el que el flujo del proceso padre llega a un nodo subproceso:
    • El proceso padre queda a la espera.
    • El subproceso se debe arrancar manualmente como cualquier otro proceso. Al iniciarse el subproceso se construye el boID del padre.
  • El motor de BN vinculará el subproceso con el proceso padre cuyo boID sea el indicado.

¿Cómo vincular las variables del subproceso?

Existe la posibilidad de vincular las variables del subproceso; es decir definir sus valores iniciales con valores tomados del proceso padre así como poder disponer de sus valores al finalizar el subproceso:

• En la lista se muestran todas las variables del subproceso; con su nombre, descripción y tipo de datos.
• Se necesita vincular cada una de las variables del subproceso con un elemento del proceso padre; con ello se indica el valor inicial para esa variable en el subproceso.
• En caso de haberse vinculado a una variable del proceso padre, y sólo para este caso, al finalizar el subproceso se actualiza la variable del proceso padre con el valor final de la variable del subproceso. Útil por ejemplo para gestionar un estado de retorno del subproceso.

Cómo añadir un conector

Transición o conector entre nodos de un diagrama.

Las propiedades básicas de una transición son las siguientes:

• Código. El nombre interno que identifica la transición.
• Transición. El título o descripción de la transición.
• Nota obligatoria. Opción para forzar que se añada una nota antes de seleccionar la transición.

¿Cómo agregar un conector entre dos elementos?

Para agregar un conector entre dos elementos, sitúe el cursor sobre el centro del primer elemento. Haga clic y sin dejar de pulsar el botón del ratón, la imagen del cursor cambia por la de una mano. Arrastre el elemento hacia el centro del segundo nodo. Al soltar el botón, se agrega el conector y se muestra el diálogo de propiedades de la transición, siendo posible indicar su nombre y título.

¿Es posible personalizar la posición relativa de los botones de acción?

Afirmativo y para ello en la transición se dispone del atributo Orden.

El atributo Orden indica la posición relativa del botón de acción, valor numérico comprendido entre 1 y 99. En ejecución los botones se presentarán al usuario de izquierda a derecha según el valor de la posición relativa.

¿Cómo informar valores durante la transición?

Desde la transición existe la posibilidad de informar valores en variables globales del diagrama o campos del objeto de negocio. Para ello hay que indicar el tipo de elemento (campo o variable) y elemento así como el tipo de valor y valor. Esta funcionalidad presenta las siguientes limitaciones en el entorno de ejecución:

• Sólo se informan en caso de transición de avance, no en caso de transición de retroceso.
• En caso de que haya multiflujo, se informan cada vez que un flujo avanza por la transición.
• En caso de informar un valor constante el tamaño máximo permitido es de 512 caracteres. Al igual que el valor contenido en una variable que es de 512 caracteres.

¿Cómo informar destinatarios dinámicos desde una transición?

Aunque no es lo habitual se pueden informar destinatarios de una actividad manual desde una transición previa a ella. Solo para usos avanzados del sistema y que no se pueden solucionar de otra manera. Para ello:

• Crear variables globales de proceso con el siguiente nombre predefinido según el caso que necesite:
  • En los siguientes casos se añaden usuarios a los que haya definidos en la actividad manual:
    • LMUSER.VAR. El destinatario añadido corresponde al usuario informado en la variable.
    • LMPERSON.VAR. El destinatario añadido corresponde a la persona indicada en la variable.
    • LMDELE.VAR. El destinatario añadido corresponde al delegado de la unidad a la que pertenece el usuario indicado en la variable. Primero busca a que persona se halla vinculada el usuario y a que unidad pertenece.
  • En el caso que sigue, no añade sino que sustituye:
    • ADDRESSEE.VAR. Permite indicar destinatarios dinámicos desde la transición.
      • El destinatario único corresponde al usuario informado en la variable.
      • Además de un nombre de usuario también se puede indicar alternativamente un nombre de Rol.
      • En resumen:
        • En caso de uso de MO admite nombre de usuario o bien nombre de Rol.
        • En caso de uso de MOE admite nombre de usuario, con lo que añade los delegados de las unidades a las que pertenece el usuario.
• Informar valores a dichas variables globales desde un script del diagrama o bien desde la propia transición en la definición del diagrama. Si desea más información de cómo, consulte Cómo usar las variables del proceso.

Cómo usar las variables del proceso

En un diagrama es posible definir un conjunto de variables globales de proceso.

Las propiedades de una variable de proceso son las siguientes:

• Nombre. El nombre interno que identifica la variable.
• Descripción. La descripción de la variable.
• Tipo de dato. El tipo de dato de la variable pudiendo ser uno de los siguientes: currency, date, double, integer o text.
• Tipo de valor por defecto. Con cada nueva instancia de proceso se crean las variables y se inicializan sus valores. Con esta propiedad se indica cómo debe obtenerse el valor inicial de la variable, pudiendo ser uno de los siguientes:
  • Campo. Toma el valor de un campo del objeto de negocio.
  • Variable de entorno. Toma el valor de una variable de entorno, variable del objeto de negocio.
  • Variable de entorno global. Toma el valor de una variable de entorno, variable global.
  • Constante. Toma un valor constante. En este caso el tamaño máximo permitido es de 512 caracteres.
  • Atributo. Toma el valor de un ítem del objeto de negocio que esté asignado al atributo indicado.
• Valor por defecto. El propio valor dependiendo de su tipo.
• KPI. Esta variable está asignada a un indicador KPI con lo que es caso de que se haya activado se recolectarán en el histórico de KPI el valor inicial de la variable al iniciar el proceso y su valor final al finalizar el proceso.

¿Dónde se hace uso de las variables del proceso?

Las variables del proceso se usan en distintos puntos:

• En el enlace con los parámetros de entrada y salida de las actividades automáticas. Los valores de las variables pueden cambiar después de la llamada a una actividad automática.
• En el enlace con las variables de un subproceso. Los valores de las variables pueden cambiar después de la llamada a un subproceso.
• En la construcción de las expresiones de una bifurcación.
• En una personalización de mensaje de una actividad manual; el token LMV.VarName permite referenciar al valor de la variable VarName.

¿Cómo actualizar una variable desde un script de un diagrama?

Desde programación la clase LMEvent ofrece los servicios getProcessVariable(String key) y setProcessVariable(String key, String value) para manipular los valores de una variable.

Las variables del proceso se pueden manipular desde un script asociado al diagrama. Entorno de modelado. Conformado por el Editor de scripts. Para acceder a la herramienta, desde Platform Studio 2023, en la vista Script View, seleccione el producto deseado, en la carpeta Business Navigator, se tiene acceso a la lista de scripts definidos, siendo posible consultar, modificar, añadir nuevos, etc.

Para añadir un nuevo script, sobre la carpeta Business Navigator seleccionar la acción New object y en el diálogo de New script seleccionar objeto de negocio y Finish.

Ejemplo de script asociado al diagrama ksk_dgcustomrisk:

package lm; 
    import com.unit4.karat.base.OTException; 
    import com.unit4.karat.bo.BOObject; 
    import com.unit4.karat.lm.LMEvent; 
    import com.unit4.karat.session.Session; 
    public class ksk_dgcustomrisk extends com.unit4.karat.lm.LMDefaultEvents {
        public ksk_dgcustomrisk(Session session) {
            super(session);
        }     
        @Override     
        public void doAction(LMEvent lmEvent) throws OTException {
            if ("tracustommanko".equals(lmEvent.getAction())) {
                lmEvent.setProcessVariable("customerrisk", "1");
            }
        }
    }

Cómo funciona el versionado

Con idea de explotar al máximo las posibilidades de los Business Navigator KPI se necesita disponer de un histórico de versiones de diagramas. Si el objetivo de los Business Navigator KPI es la mejora del proceso, se necesita disponer de los indicadores para las diferentes versiones del diagrama para ir ajustando el modelado del proceso a aquel que aporte el máximo valor o minimice los desperdicios.

El versionado es transparente al usuario final. Al guardar un diagrama se gestiona el versionado del diagrama; se pregunta al usuario:

• ¿Desea guardar las modificaciones del diagrama creando una nueva versión del diagrama?
  • Seleccione Sí para guardar los cambios creando automáticamente una nueva versión.
  • Seleccione No para guardar los cambios manteniendo la versión actual.
• Puede cancelar la operación seleccionado Cancelar.

En cuanto al entorno de administración:

• Se ofrecen las herramientas de gestión de las versiones de un diagrama.
• Un administrador puede acceder a la herramienta, desde vista Principal, en Sistema y Administración, acceda a Business Navigator, Versiones de diagramas Business Navigator:
  • Se permite consultar las distintas versiones de un diagrama. Mostrándose el diagrama de la versión seleccionada y en caso de desearlo permite consultar su diseño; mediante la acción Ver detalle.
  • Se permite restaurar una versión de diagrama como diagrama base.
  • Se permite eliminar versiones de diagramas.

Además:

• Al consultar un proceso en ejecución se ve su versión de diagrama.

Algunas reglas:

• El usuario puede consultar, que no modificar, las distintas versiones de un diagrama.
• Las distintas versiones no se exportan; sólo es posible exportar el diagrama base.

¿Se puede visualizar el diagrama del proceso?

Para visualizar el diagrama del proceso y poder ver su estado, los pasos que se deben realizar son los siguientes:

• Pulse el botón Ver diagrama Business Navigator de la barra de herramientas para desplegar el diagrama.
• Para cambiar el tamaño del diagrama dispone de un acceso directo y acción:
  • Aumentar o disminuir el zoom del diagrama (Ctrl + RuedaRatón (desplazamiento)).
• Pulse el botón Ver diagrama Business Navigator de la barra de herramientas para ocultar el diagrama.

En la lista previa se muestran los procesos completados.

Acerca de la validación múltiple

Un usuario dispone de una carpeta de Tareas pendientes integrada en el árbol de navegación. Al seleccionar una de ellas, se le presenta una lista previa con las tareas ordenadas cronológicamente. En caso de que hayan muchas a tratar, ¿es posible algún tipo de validación múltiple? La respuesta es que sí; la validación optimizada o validación múltiple.

En la lista previa de Tareas pendientes se muestra el botón Procesar; el cual permite procesar simultáneamente todas las tareas pendientes seleccionadas; de otro modo; lo que se haga para la primera tarea dentro del formulario se repetirá a todas las demás tareas seleccionadas.

Al pulsar el botón se muestra un diálogo con un mensaje adicional: Al procesar las tareas pendientes seleccionadas en la lista previa, la acción que se aplique a la primera de ellas se repetirá en las tareas seleccionadas siguientes. ¿Desea continuar?

Algunas limitaciones:

• Sólo si se ha indicado el formulario genérico de aprobación, el formulario estándar del sistema para la aprobación de acciones.
• El botón sólo se muestra si el modo autosiguiente está activado.
• Esta funcionalidad no se aplica en movilidad. ya que en este entorno no se necesita la validación múltiple.

¿Qué pasos hay que seguir para activar la opción de autosiguiente?

1. Abra el menú Herramientas y Opciones si está ya conectado.
2. En Sesión sitúe el cursor en el elemento Opciones avanzadas del árbol de opciones.
3. Marque la casilla Autosiguiente del grupo Business Navigator. Con ello indica que se muestre automáticamente la siguiente tarea pendiente al validar una tarea.

Acerca de las notificaciones

Un usuario puede recibir avisos en diversas circunstancias, por ejemplo trabajando con Business Navigator en el caso de que una actividad manual no cumplimentada haya excedido su tiempo límite. Los avisos suelen ser del tipo mensaje.

Es posible personalizar la notificación para que además del mensaje se envíe un correo electrónico al usuario.

En caso de notificación por correo electrónico el sistema envía al usuario afectado un correo muy simple. Es posible personalizarlo mediante una plantilla HTML. Simplemente el sistema usa la plantilla como cuerpo de correo incluyendo el mensaje dentro de la etiqueta EMAIL_BODY. Por ejemplo .

Para el correcto uso de la plantilla:

• La plantilla debe tener el nombre ekon_bn_notification_template.html.
• La plantilla debe copiarse en la carpeta $(sharedcommonworkdir)/configuration_name/templates. Hay una plantilla de muestra en $(karat)/conf/samples.
• La plantilla es única por configuración.
• Se puede personalizar por idioma, añadiendo el sufijo del idioma, p.ej. ekon_bn_notification_template_es.html para el español.

Relación con los Portales

En las notificaciones para usuarios activos en los portales, la plantilla es distinta:

• La plantilla debe tener el nombre ekon_portal_notification_template.html.
• La plantilla debe copiarse en la carpeta $(sharedcommonworkdir)/configuration_name/templates. Hay una plantilla de muestra en $(karat)/conf/samples.
• La plantilla es única por configuración.
• Se puede personalizar por idioma, añadiendo el sufijo del idioma, p. ej. ekon_portal_notification_template_es.html para el español.

Pero aún hay más, !Podemos personalizar la plantilla!

Para el caso de un portal podemos seleccionar un objeto de repositorio de tipo plantilla. Para ello hay que crear una nueva plantilla de nombre igual al nombre del portal.

En caso de portal, en la notificación, primero busca si hay una plantilla en el repositorio con el mismo nombre del portal, en el idioma en curso.

• En caso de que exista usa esta plantilla.
• En caso de que no exista, busca la plantilla por defecto en disco, la indicada en el apartado anterior, o sea la plantilla de nombre ekon_portal_notification_template.html.

La plantilla puede incluir los siguientes TAG:

•  El mensaje.
•  La página web de la empresa.
•  El texto del Copyright de la empresa.
•  El correo electrónico de la empresa.
•  El correo electrónico del responsable de lo relativo al RGPD.

¿Qué pasos hay que seguir para activar la personalización del modo de notificación?

1. Abra el menú Herramientas y Opciones si está ya conectado.
2. Sitúe el cursor en el elemento Notificaciones del árbol de opciones.
3. Marque la casilla Usar correo electrónico del grupo Notificaciones para indicar que se desea que las notificaciones se realicen mediante correo electrónico, avisos de nuevas tareas o alertas de tiempos límite.

¿Cómo se codifican los idiomas?

Se usa la abreviatura estándar: es para el español, en-gb para el inglés, fr para el francés, de para el alemán, it para el italiano, etc.

Actividad manual

• Se trata de un tipo de tarea ejecutada por un usuario. La tarea define una lista de opciones que el usuario podrá seleccionar para dar por finalizada la tarea y en la ejecución del proceso

Actividad automática

• Se trata de un tipo de tarea que ejecuta un programa de Workflow. La tarea se mantiene en estado de espera hasta la finalización del programa de SW, momento en el que el proceso avanza a la siguiente tarea.

Administrador

• El administrador de un proceso es el responsable del proceso. Usuarios con capacidad para realizar acciones de administración sobre el proceso.

Bifurcación

• Tipo de nodo que representa una división de los posibles caminos de ejecución del proceso de BN. La selección del camino que se seguirá durante la ejecución del proceso se realiza mediante una regla. Es posible que durante su ejecución varios de los caminos sean seleccionados, creando así diversos flujos de ejecución.

BPMN

• Los estándares sobre intercambio de diagramas establecen un formato de fichero para poder salvar y recuperar un diagrama. La mayor parte de modeladores de workflow siguen el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation) para definir la apariencia visual del diagrama. La versión BPMN 2.0, publicada en el 2010, aparte de modificar y añadir notaciones visuales, también incorpora un estándar, para el intercambio de diagramas. El formato de intercambio está basado en XML.

Destinatario

• Es el usuario encargado de la realización de una actividad manual. El destinatario se determina a partir de la evaluación de su conjunto de reglas de distribución.

Diagrama o Circuito

• Definición gráfica de un proceso de BN. Esta representación se basa en un gráfico donde los nodos representan las tareas que realizarán los usuarios y los vértices indican la secuencia que éstas han de seguir durante la ejecución del proceso.

Fin de proceso

• Tipo de nodo en los diagramas de BN para indicar la finalización de un camino de ejecución. Un diagrama de BN puede tener varios nodos de tipo fin. La ejecución de un proceso se da por finalizada cuando todos sus flujos de ejecución llegan a un nodo de finalización.

Histórico de procesos

• Se trata de un repositorio con información sobre los procesos de BN que han finalizado y el camino de ejecución que han seguido durante su ejecución.

Inicio de proceso

• Tipo nodo en los diagramas de BN para indicar la primera de las tareas que se ejecuta al iniciarse el proceso. Únicamente puede haber un nodo de tipo inicio en un diagrama de BN.

Parámetros de entrada y salida

• Lista de variables con sus tipos que se definen al inicio y final de una actividad automática y de un subproceso, para definir los valores con los que ha de operar de inicio y los valores de retorno al finalizar. Durante su ejecución, los parámetros son mapeados por los valores de las variables del proceso que los llama.

Proceso

• Representa una actividad realizada dentro de una organización, representada como una red de tareas conectadas para determinar su secuencia de ejecución y control.

Reglas de distribución

• Se trata de un conjunto ordenado de expresiones lógicas evaluables (cierto/falso), a las que se les asigna un usuario. Están definidas para cada tarea del proceso, con el fin de determinar el usuario destinatario de la tarea. Las reglas se evalúan de manera consecutiva hasta encontrar una regla que se evalúe como "cierto", pasando a ser su usuario el destinatario de la tarea.

Subproceso

• Similar a un proceso de BN, tiene como finalidad ser utilizado como bloque de construcción reaprovechable para definir procesos de BN más complejos. A diferencia de los procesos, no está asociado a un objeto de negocio, sino que define parámetros de entrada y salida que son mapeados con variables del proceso que lo llama.

Tiempo límite

• Se trata de una restricción de tiempo en la ejecución de una actividad manual. Al finalizar el tiempo límite de ejecución, BN envía un aviso configurable a los usuarios implicados informando de tal circunstancia.

Unión

• Se trata de un tipo de nodo que representa la sincronización de varios flujos de ejecución. Durante la ejecución de un proceso, un nodo de tipo unión detiene el avance de todos los flujos de ejecución que están en su camino hasta que llegan todos a él, para así reunificarlos y continuar como uno solo.