Como funciona o sistema de Workflow (fluxo de trabalho)

Processos em curso

Para os processos em curso, é apresentada uma lista anterior de registos com informações básicas dos processos. Selecionar um deles mostra os seus detalhes:

• Dados gerais do processo.
• Passos em curso.
• Passos dados.

A partir do detalhe de um processo em curso, o administrador pode realizar as seguintes ações:

• Reatribuir a atividade em curso de um utilizador a outro utilizador.
• Cancelar o fluxo atual.
• Notas. Consultar as notas ligadas ao processo, bem como acrescentar novos comentários.
• Cancelar o processo em curso. Quando o processo é cancelado, vai para o histórico de processos.

A partir da lista anterior de processos em curso, o administrador pode executar as seguintes ações em todos os itens selecionados:

• Cancelar processos. Cancelar os processos selecionados na lista anterior. Quando o processo é cancelado, vai para o histórico de processos.
• Reatribuir atividades. Reatribuir as atividades manuais dos processos em curso pré-selecionados na lista anterior; reatribuir do utilizador atual para outro utilizador.

É possível visualizar o diagrama do processo?

Para visualizar o diagrama de processo e poder ver o seu estado, os passos a efetuar são os seguintes:

1. Clique no botão Ver diagrama Business Navigator na barra de ferramentas para exibir o diagrama.
2. Está disponível um atalho e uma ação para alterar o tamanho do diagrama:
   • Aumentar ou diminuir o zoom do diagrama (Ctrl + deslocamento da roda do rato).
3. Clique no botão Ver diagrama Business Navigator na barra de ferramentas para ocultar o diagrama.

A lista anterior mostra os processos concluídos.

Como funcionam os atributos

O atributo é uma definição lógica de um tipo de dados ao qual podem ser ligados campos de diferentes objetos de negócio, permitindo a definição de regras independentes do objeto de negócio. Exemplos de atributos podem ser: valor, endereço, número de conta, etc.

São utilizados para relacionar objetos concetualmente do mesmo tipo.

Exemplos de utilização:

• No objeto de negócio. Um atributo pode ser indicado para campos do objeto de negócio, indicando que, a nível lógico, são do mesmo tipo. Por exemplo, um atributo associado ao conceito Valor pode ser definido e utilizado em vários campos de diferentes objetos de negócio que são utilizados para valores para indicar que estão concetualmente relacionados por serem do mesmo tipo.

São fornecidas as ferramentas de conceção necessárias:

• Para atualizar os atributos, a partir da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Atributos.

Quais são os passos para definir um atributo?

A partir do definidor do atributo, deve ser indicado:

• Nome. Indica o nome abreviado que descreve o atributo.
• Produto. Produto ao qual o atributo é associado.
• Descrição. Definição completa multilingue do atributo.

Como ligar campos de objetos de negócio a um atributo?

A partir da ferramenta de design, no Editor de atributos, ligam-se os campos de objetos de negócio a um atributo.

Algumas regras:

• Não pode haver, dois ou mais campos do mesmo objeto de negócio vinculados ao mesmo atributo.
• O tipo de dados do atributo é herdado do tipo de dados do primeiro campo selecionado.
• Todos os campos ligados a um atributo devem ter o mesmo tipo de dados.

Onde é que os atributos são utilizados?

Os atributos são utilizados em diferentes domínios relacionados com o Business Navigator:

• Em variáveis de processo; como tipo de valor por defeito.
• Na ligação para os parâmetros de entrada e saída das atividades automáticas.
• Na ligação às variáveis de um subprocesso.
• Na construção das expressões de uma bifurcação.
• Na construção das expressões de uma regra de distribuição.
• Numa personalização de mensagem de uma atividade manual; o token ATR.Name permite fazer referência ao valor do atributo Name.

Como funcionam as regras de distribuição

Uma regra de distribuição consiste num conjunto ordenado de expressões lógicas avaliáveis (verdadeiro/falso), a que é atribuído um destinatário. Podem ser definidas para determinar o utilizador-alvo da atividade manual. As regras são avaliadas sequencialmente até ser encontrada uma regra que seja avaliada como "verdadeira" e o seu utilizador se torne o destinatário da atividade manual.

As propriedades gerais de uma regra de distribuição são as seguintes:

• Código. O nome interno que identifica a regra.
• Regra de distribuição. A descrição da regra de distribuição.
• Produto. Identificador do nível de personalização.
• Estrutura. A estrutura do modelo organizacional ao qual a regra pode ser vinculada. Para mais informações, consulte o Modelo organizacional Cegid.
• Permitir múltiplos. Como indicado acima, as regras são avaliadas sequencialmente até ser encontrada a primeira regra que é avaliada como "verdadeira", mas existe a possibilidade de uma distribuição múltipla. A ativação desta opção avalia todas as regras e, por conseguinte, seleciona todos os destinatários de expressões que são avaliadas como "verdadeiras".

As regras de distribuição são expressões da forma IF condition THEN action, ou seja, se todas as condições IF forem cumpridas, então serão executadas as ações THEN. Por conseguinte, uma regra de distribuição é constituída por condições, ações e ambiente.

São fornecidas as ferramentas de conceção necessárias:

• Para atualizar as regras de distribuição, a partir da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Regras de distribuição.

Além disso...

Definição de condições

• Uma condição é uma expressão booleana que é avaliada como verdadeira ou falsa, consistindo em um ou mais predicados. Os predicados são combinados utilizando os operadores lógicos AND ou OR.
• As condições são baseadas no ambiente.

Definição de ações

• Um destinatário de uma atividade manual.

Definição do ambiente

• Dados sobre os quais as regras operam.
• As condições baseiam-se no ambiente de atributo, na variável de ambiente ou na constante.
• Está disponível um subsistema, o motor de regras de distribuição, que permite avaliar as regras e, se necessário, selecionar os candidatos.

Acerca dos destinatários

Quanto aos destinatários ou pessoas encarregadas de realizar a atividade manual, podem ser de diferentes tipos:

• Um elemento do modelo organizacional:
  • Um utilizador.
  • Um grupo ou função; como múltiplos destinatários.
• Um elemento do modelo organizacional, se tiver informado a estrutura:
  • Uma pessoa.
  • Membros de uma unidade; como destinatários múltiplos.
  • A pessoa responsável por uma unidade.
• Um tipo predefinido, como os seguintes:
  • LAUNCHER. O destinatário é o mesmo utilizador que iniciou a instância atual do circuito.
  • PREVIOUS. O destinatário é o mesmo utilizador que foi responsável pela atividade manual anterior.
  • RESP.LAUNCHER. A pessoa responsável pelo utilizador que iniciou a instância atual do circuito.
  • RESP.PREVIOUS. A pessoa responsável pelo utilizador que foi responsável pela atividade manual anterior.
  • DELE.LAUNCHER. O delegado do utilizador que iniciou a instância atual do circuito.
  • DELE.PREVIOUS. O delegado do utilizador que foi responsável pela atividade manual anterior.

Por último, existe a possibilidade de desativar temporariamente um dos destinatários. Para isso, desmarque o indicador Ativo.

Como desenhar um diagrama

Os fluxos de trabalho são criados usando o Desenhador de diagramas, que permite criar diagramas e modelar processos graficamente. Para atualizar os diagramas, a partir da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Diagramas.

Os processos representados por diagramas são constituídos pelos seguintes elementos e respetivos conectores:

• Início
• Atividade
• Bifurcação
• União
• Subprocesso
• Fim

Estes elementos têm propriedades que podem ser visualizadas e editadas para modificação.

As propriedades gerais de um diagrama são as seguintes:

• Código. O nome interno que identifica o diagrama.
• Diagrama. A descrição do diagrama.
• Objeto de negócio. O objeto de negócio ao qual o diagrama está associado.
• Ativo. Indica se o diagrama já se encontra em produção ou apenas no processo de conceção.
• Rastreio. Indica se o diagrama ativo está em modo de rastreio. Este modo facilita o teste do diagrama, uma vez que todos os destinatários das atividades manuais são o próprio iniciador (LAUNCHER). Este modo só pode ser ativado se o diagrama estiver ativo.
• Estrutura. A estrutura do modelo organizacional ao qual este diagrama está vinculado. Para mais informações, consulte o Modelo organizacional Cegid.
• Classe de personalização. Classe de suporte Java do diagrama.
• Tipo de administrador:
  • Quanto ao método para determinar o administrador do diagrama, este pode ser de vários tipos:
    • Um elemento do modelo organizacional:
      • Um utilizador.
      • Um grupo ou função; como múltiplos destinatários.
    • Um elemento do modelo organizacional, se tiver informado a estrutura:
      • Uma pessoa.
      • Membros de uma unidade; como destinatários múltiplos.
      • A pessoa responsável por uma unidade.
• Administrador. Utilizador, grupo ou função com capacidade para realizar ações de administração no diagrama e nas suas instâncias.
• Ligação para a ajuda. Website de acesso à ajuda do processo.
• Versão. A versão atual do diagrama.
• Número da versão. Número total de versões do diagrama no histórico de versões.
• Data de modificação. Data da última modificação.
• Modificado por. Utilizador que fez a última alteração.
• Variáveis. A lista de variáveis globais no diagrama.

O sistema permite tratar de tarefas manuais e automáticas:

• A tarefa manual exige que um destinatário assuma a responsabilidade pela sua execução, geralmente com a ajuda de uma aplicação interativa.
• Uma tarefa automática é aquela que é executada sem qualquer intervenção humana.

Qual é o diagrama mais simples que pode ser representado?

O diagrama mais simples que pode ser representado é aquele que contém apenas um nó inicial, uma atividade e um nó final, com os seus dois conectores.

Como adicionar um conector entre dois elementos?

Para adicionar um conector entre dois elementos, coloque o cursor sobre o centro do primeiro elemento. Clique e mantenha clicado o botão do rato e a imagem do cursor muda para a de uma mão. Arraste o elemento para o centro do segundo nó. Quando o botão é libertado, o conector é adicionado e a caixa de diálogo de propriedades da transição é apresentada, podendo ser especificados o seu nome e título.

Um objeto de negócio pode ter mais do que um diagrama associado?

Um objeto de negócio só pode ter um diagrama associado ativo. É possível definir mais do que um diagrama, mas apenas um deles pode estar em produção, ou seja, ativo.

Versões de diagramas?

O controlo de versões dos diagramas significa que a alteração de um diagrama não afeta os processos que possam estar em curso.

Ao guardar um diagrama, é perguntado ao utilizador se quer manter a versão atual ou criar uma nova. A pergunta exata é a seguinte:

• Pretende guardar as alterações e criar uma nova versão do diagrama?
  • Selecione Sim para guardar as alterações e criar automaticamente uma nova versão.
  • Selecione Não para guardar as alterações e manter a versão atual.

Adicionalmente:

• Ao consultar um processo em execução, vê-se a sua versão do diagrama.

Algumas regras:

• As versões não são exportadas.
• O utilizador pode ver, mas não modificar, as versões ativas.

Como adicionar uma atividade automática

O sistema de WF permite tratar de tarefas manuais e automáticas; estão disponíveis atividades manuais e automáticas. A atividade automática é aquela que se realiza sem qualquer intervenção humana e que, em última análise, é a execução de um programa.

As propriedades da atividade automática são as seguintes:

• Código. O nome interno que identifica a atividade.
• Atividade. A descrição da atividade.
• Conta. Utilizador com o qual se inicia a sessão de trabalho e se executam os programas de avanço e recuo.
• Avanço do programa. Programa a ser executado no caso de o processo aceder a esta atividade. Este campo é obrigatório.
• Recuo do programa. Programa a ser executado no caso de o processo retroceder até esta atividade. Este campo é opcional e a sua finalidade é anular as alterações efetuadas pelo Avanço do programa.

A atividade automática executa o programa de avanço e não avança para a atividade seguinte até que esta esteja concluída.

Quando ocorre um retrocesso e é alcançada uma atividade automática, o programa de retrocesso é executado e, uma vez concluído, retrocede para a atividade anterior.

Para mais informações, consulte Como funciona um programa.

Como exportar ou importar um diagrama

A ferramenta de modelação suporta a importação de diagramas a partir de um ficheiro e a exportação do diagrama para um ficheiro.

São suportados dois formatos: O formato BPMN 2.0 ou o formato JSON.

BPMN

As normas de intercâmbio de diagramas estabelecem um formato de ficheiro para guardar e recuperar um diagrama. A maioria dos modeladores de fluxos de trabalho segue a norma BPMN (Business Process Modelling Notation) para definir o aspeto visual do diagrama. A versão BPMN 2.0, publicada em 2010, para além de modificar e acrescentar notações visuais, incorpora também uma norma para o intercâmbio de diagramas. O formato de intercâmbio baseia-se em XML.

JSON

JSON (JavaScript Object Notation) é um formato de texto simples para intercâmbio de dados. É um subconjunto da notação literal de objetos do JavaScript, embora, devido à sua adoção generalizada como alternativa ao XML, seja considerado (ano 2019) um formato independente da linguagem.

Como exportar um diagrama?

Para exportar os diagramas do Business Navigator, a partir da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Diagramas:

1. É necessário abrir o diagrama a exportar.
2. Aceda à ação Exportar BPMN ou Exportar JSON.
3. Em seguida, indique o nome do ficheiro para o qual pretende exportar.

Como importar um diagrama?

Para importar os diagramas do Business Navigator, a partir da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Diagramas:

1. A partir da lista anterior aceda à ação Importar BPMN ou Importar JSON.
2. Selecione um ficheiro no formato BPMN ou JSON.
3. Em seguida, indique o nome do objeto de negócio ao qual o novo diagrama está associado.