Cómo funciona la gestión documental

Conceptos básicos

La Gestión documental permite asociar documentación externa con datos del propio sistema, y así gestionarlos de forma conjunta. Por ejemplo, adjuntar la imagen de una factura escaneada junto con la factura registrada en el sistema.

Mediante la gestión documental es posible asociar documentos relacionados de cualquier tipo (imagen, sonido, documentos de Microsoft Word, imágenes escaneadas, etc.) a los registros de una determinada tabla de la aplicación.

Se pueden citar varios ejemplos:

• A cada proveedor se le puede asociar documentación como facturas escaneadas, listas de precios, ofertas, correspondencia, etc.
• A cada cliente se le pueden asociar informes comerciales, correspondencia, etc.
• A cada artículo se le puede asociar documentación técnica, imágenes, planos, etc. como puede ser el caso de una factura, un cliente, un pedido, etc.
• A cada pedido de ventas se le puede asociar el documento original escaneado.

La gestión documental permite el acceso a la información relacionada de forma ordenada, rápida y fácil.

Dado que en cada tabla puede haber documentos relacionados de distinta índole, mediante la herramienta se pueden organizar los diferentes documentos en una estructura de carpetas.

A cada una de estas carpetas se les podrá asociar tipos de ficheros diferentes (Word, imágenes, Excel, películas, etc.). Esta asociación evitará que se puedan incorporar ficheros de tipos no previstos.

Para poder utilizar esta opción, primeramente mediante la herramienta de diseño se habrá debido crear adecuadamente la estructura de carpetas de documentos asociada al objeto de negocio que se esté utilizando. A cada una de estas carpetas se les podrá asociar tipos de ficheros asociables (cualquier tipo: texto, imágenes, películas, etc.). Esta asociación evita que se puedan incorporar ficheros de tipos no autorizados a la carpeta.

Condiciones previas

La gestión documental almacena la información asociada en el disco. Para poder trabajar con la gestión documental es necesario que previamente se hayan determinado las rutas sobre las que se almacenará la información.

En caso de estar trabajando en modo multipuesto (múltiples PC acceden a la aplicación) es imprescindible que la ruta indicada sea común para todos los equipos.

Para definir una carpeta compartida sobre la que se almacenarán los documentos de la gestión documental, hay que acceder a la implantación asistida.

Cómo acceder a los documentos asociados a un registro

Pasos que hay que seguir

1. Abra el mantenimiento deseado.
2. Seleccione el registro a cuyos documentos desea acceder.
3. Pulse el botón Gestión documental de la barra de herramientas.

Si se activa el indicador de gestión documental en las opciones de usuario de formulario, el icono de la barra de herramientas cambiará si el registro actual contiene elementos asociados en la gestión documental.

Una vez abierto el gestor documental, se puede navegar entre los registros mediante las teclas de navegación de la barra de herramientas. En la cabecera de la ventana del gestor documental se indica el registro en el que se está posicionado mediante el nombre del objeto y el valor de las claves primarias visibles.

Cómo incorporar nuevos documentos

Conceptos básicos

Para incorporar documentos, puede utilizar una de las opciones siguientes:

1. Pulse el botón Añadir documento para solicitar que se guarde en la carpeta una copia del documento.
2. Pulse el botón Añadir acceso directo si desea que ese guarde un acceso directo al documento. De esta forma, el documento no se copia sino que siempre se accederá al documento original donde esté almacenado.
3. Pulse el botón Escaneo si desea escanear un documento.

Si tiene seleccionada una carpeta de la gestión documental se añadirá automáticamente el documento escaneado a la gestión documental.

Si tiene visible el directorio de escaneo se copiará en el directorio de escaneo.

Cómo realizar una incorporación masiva de documentos desde el directorio de escaneo

Conceptos básicos

El gestor documental permite incorporar más de un documento a la vez cuando los archivos que se van a incorporar se encuentran en un directorio donde se dejan los documentos escaneados.

Pasos que hay que seguir

1. Si no se ha indicado la ruta del directorio de escaneo, hágalo desde la ventana de opciones, tal y como se explica en el apartado Cómo modificar opciones de la gestión documental.
2. Si el directorio de escaneo no está visible, pulse el botón Ver directorio de escaneo.
3. Seleccione de la lista del cuadro derecho los archivos que se deben incorporar.
4. Pulse el botón Añadir documento para iniciar la incorporación de documentos.

Cómo eliminar documentos

Conceptos básicos

La gestión documental permite eliminar uno o varios documentos a la vez.

Pasos que hay que seguir

1. Dentro de la gestión documental, seleccione los documentos que desea eliminar en la parrilla.
2. Pulse el botón Eliminar elementos seleccionados.

Cómo utilizar el visor de imágenes

Pasos que hay que seguir

1. Pulse el botón Abrir visor.
2. A continuación, se abre una ventana que permitirá la visualización de documentos de tipo imagen.

Además...

Si desea visualizar el archivo a tamaño completo, haga doble clic sobre el nombre del archivo, o bien sitúe el cursor en el documento, pulse el botón secundario y escoja la opción Abrir del menú desplegable. Dependiendo de la clasificación del archivo, se visualizará con la herramienta oportuna.

Cómo ordenar los contenidos de la parrilla

Conceptos básicos

Puede ordenar los contenidos de la parrilla según diferentes criterios.

Pasos que hay que seguir

1. Dentro de la gestión documental, pulse el botón Filtrar datos.
2. Se muestra una ventana de selección de criterios por los que se desea ordenar el contenido de la carpeta. Los criterios son los siguientes:
   • Restringir por... Palabra clave por la que se puede restringir el contenido de la parrilla. Debe seleccionarla de entre las que aparecen en la lista desplegable.
   • Restringir por idioma... Idioma por el que se puede restringir el contenido de la parrilla. Debe seleccionarlo de entre los que aparecen en la lista desplegable.
   • Ordenar. Nombre de la columna que debe definir la ordenación de la parrilla. Debe seleccionarlo de entre los que aparecen en la lista desplegable.
   • Tipo. Marco que permite determinar el sentido en el que se efectuará la ordenación. Las opciones posibles son Ascendente o Descendente.
3. Después de llevar a cabo la selección que considere oportuna, pulse el botón Aceptar. Los elementos de la parrilla aparecerán ordenados según el criterio seleccionado.

Cómo asociar palabras clave a un documento

Conceptos básicos

Existe la posibilidad de asociar palabras clave a cada documento para facilitar su búsqueda. Por ejemplo, si se guarda correspondencia de los proveedores, se puede asociar a cada carta o correo electrónico palabras clave que indiquen su contenido, como por ejemplo, "oferta", "impagado", "reclamación", etc.

Pasos que hay que seguir

1. Sitúe el cursor sobre la línea del documento.
2. Pulse el botón secundario del ratón para mostrar el menú desplegable.
3. Seleccione la opción Palabras. De este modo se abre la ventana en la que se debe completar el siguiente dato:
   • Palabra clave. Seleccione de la lista Disponibles, en la parte izquierda de la ventana, la palabra clave que desea asociar al documento. Para llevar a cabo el proceso de asociación utilice los botones de dirección situados entre las dos listas. Tras seleccionar las palabras clave, pulse el botón Aceptar. La ventana se cerrará y las palabras clave seleccionadas se mostrarán en la columna Palabras en la fila del documento activo.

Además...

La palabra clave también determina el orden de visualización de los registros en la parrilla. Este proceso se efectúa mediante el botón Filtrar datos explicado en Cómo ordenar los contenidos de la parrilla.

Cómo realizar una búsqueda avanzada

Conceptos básicos

A través del gestor de documentos es posible realizar búsquedas avanzadas en función de una serie de criterios específicos. Para efectuar las búsquedas se debe acceder a una nueva ventana a través del siguiente procedimiento.

Pasos que hay que seguir

1. Pulse el botón Búsqueda avanzada.
2. La ventana a la que accede permite realizar la búsqueda avanzada rellenado los dos datos comunes que contiene:
   • Buscar en todas las carpetas. Ubicación en la que se desea realizar la búsqueda de elementos. Si la opción está marcada, la búsqueda se realizará en todas las carpetas; si no lo está, se realizará en la carpeta activa.
   • Tipo de carpeta. Categoría de carpeta en la que se desea realizar la búsqueda.
3. Pulse el botón Buscar ahora si desea iniciar el proceso de búsqueda.
4. Si pulsa el botón Nueva búsqueda, se borran los criterios y resultados existentes y puede realizar una nueva especificación para búsquedas.

Además...

El resto de datos de esta ventana está distribuido en dos fichas cuyos elementos se detallan en los puntos siguientes:

General

A partir de esta ficha de la ventana de búsqueda avanzada se establecen aquellos criterios básicos de búsqueda del archivo. Para ello se debe seguir este procedimiento:

• Indique el nombre del fichero que desea buscar en el dato Nombre de documento. Para acotar aún más la búsqueda, puede utilizar una de las siguientes opciones: Igual a..., Comenzar por... o Que contenga... de la lista desplegable.
• En el dato Descripción puede introducir el patrón de texto cuyas coincidencias en el campo de descripción desea encontrar. Para acotar aún más la búsqueda, puede utilizar una de las siguientes opciones: Igual a..., Comenzar por... o Que contenga... de la lista desplegable.
• Finalmente, mediante del dato Contador comprendido entre/y puede indicar los dígitos inicial y final del intervalo de contadores asociados a los registros entre los que se desea realizar la búsqueda.

Fechas

Por medio de esta ficha se puede establecer el intervalo temporal al que se desea acotar la búsqueda de elementos. A través de la misma, puede acotar la búsqueda de los documentos que cumplan los criterios especificados en la primera ficha y uno de los siguientes, de carácter cronológico, que se encuentran en la lista desplegable:

• Buscar entre fechas. Selecciona las fechas inicial y final del intervalo temporal en el que se desea realizar la búsqueda. Cada fecha se selecciona mediante los cuadros de texto Desde y Hasta.
• Durante los días anteriores. Realiza la búsqueda entre los documentos añadidos hasta tantos días previos como se haya indicado en este dato.
• Durante las horas anteriores. Realiza la búsqueda entre los documentos añadidos hasta tantas horas previas como se haya indicado en este dato.
• Durante los minutos anteriores. Realiza la búsqueda entre los documentos añadidos hasta tantos minutos previos como se haya indicado en este dato.

Después de ejecutar una búsqueda es posible efectuar las siguientes acciones sobre los elementos resultantes de la misma. Situando el cursor sobre un elemento y pulsando el botón secundario del ratón, se muestran las siguientes opciones:

• Abrir. Abre el documento utilizando la herramienta que tenga asociada. Esta opción también se puede llevar a cabo haciendo doble clic sobre el elemento seleccionado.
• Ir a... Se sitúa en el elemento seleccionado dentro de la parrilla de documentos, ubicándose previamente en la carpeta en la que se encuentra el documento.
• Ver. Visualiza el elemento seleccionado, siempre y cuando se trate de una imagen.

Cómo modificar opciones de la gestión documental

Conceptos básicos

Pulsando el botón Opciones se muestra una ventana que contiene las opciones de la gestión documental:

• Eliminar archivos del directorio origen. Si esta opción está marcada, se eliminan de manera automática todos los archivos del directorio origen cuando éstos son incorporados a la gestión documental. Esta opción no se aplica cuando la incorporación se lleva a cabo mediante el botón de acceso directo.
• Preguntar antes de eliminar archivo del directorio origen. Esta opción está habilitada sólo cuando la opción anterior está activa. En el caso de que esté marcada, cada vez que se lleva a cabo la incorporación de un documento, se pregunta al usuario si desea borrar el archivo del directorio origen. Esta opción no se aplica cuando la incorporación se lleva a cabo mediante el botón de acceso directo.
• Incorporación rápida. Esta opción sólo está habilitada en entornos en los que la máquina cliente tenga acceso a las mismas unidades de red que el servidor web (entorno multipuesto). Cuando esta opción está marcada, la incorporación del archivo se lleva a cabo de manera directa desde la unidad física donde éste se encuentre hasta la unidad física que tenga asociada la carpeta destino. De este modo, se evita el tráfico de datos entre cliente y servidor, agilizando notablemente el proceso.
• Prediálogo de las propiedades del documento. Si esta opción está marcada, al incorporar los documentos, se abre una ventana en la que se pueden indicar las características de cada documento.
• Mostrar imagen en prediálogo. Si se marca esta opción, se visualiza el documento a la hora de incorporarlo, siempre y cuando se trate de una imagen.
• Extender imagen.
• Desplegar todas las carpetas. Si esta opción está marcada, se muestran las carpetas de la gestión documental desplegadas al entrar en la herramienta.

En la parte inferior de esta ventana de opciones, se encuentra el marco llamado Directorio temporal de escaneado, en el que se debe indicar la ruta completa del directorio de escaneo.

Además, existe una casilla de verificación que activa la actualización automática del directorio de escaneo, siendo posible especificar el intervalo de actualización (en segundos) que se desee. Esta opción puede perjudicar el rendimiento de la herramienta por lo que se recomienda utilizarla sólo cuando sea necesario (por ejemplo, en entornos multipuesto vía web).

El marco situado en la parte inferior derecha, llamado Filtraje de documentos, permite activar un filtro de documentos, de forma que sólo se mostrarán a partir de una fecha indicada. Esto puede ser muy útil cuando se asocian muchos documentos los registros.

Cómo ver la parrilla de documentos

Conceptos básicos

Puede visualizar la parrilla con los documentos asociados a la carpeta activa.

Pasos que hay que seguir

1. Pulse el botón Parrilla.
2. Se visualiza la parrilla con cinco columnas fijas: Contador, Descripción, Documento, Palabras, Idioma y Creado, y diez opcionales que se pueden definir para cada carpeta, y que aparecen entre las columnas Contador y Descripción.

Cómo funcionan el escáner y el directorio de escaneo

Conceptos básicos

El escáner se puede utilizar para añadir documentos al directorio de escaneo o para añadir documentos directamente en una carpeta de la gestión documental.

El directorio de escaneo es un directorio temporal que nos permite guardar documentos antes de su incorporación en las carpetas de la gestión documental. Para configurarlo, debe seleccionar un directorio local, como directorio temporal de escaneo en las opciones de la gestión documental que se muestran al pulsar el botón Configuración.

El botón Escaneo nos permite interactuar con el dispositivo de escaneo, escáner, para obtener un documento a partir de una imagen escaneada. Para disponer de esta funcionalidad se debe indicar el directorio de escaneo y seleccionar el escáner a utilizar en Opciones | Dispositivos e impresoras | Escáner en el menú de Herramientas.

Una vez configurado el escáner y el directorio de escaneo, se puede utilizar una de las opciones siguientes:

• Si estamos visualizando el directorio de escaneo, pulse el botón Escaneo para escanear un documento y añadirlo al directorio temporal de escaneo.
• Si estamos visualizando los documentos de una carpeta de la gestión documental, pulse el botón Escaneo para escanear un documento y añadirlo en la carpeta de gestión documental seleccionada.