Como funciona a gestão de documentos

Conceitos básicos

A Gestão de documentos permite-lhe associar documentação externa a dados do seu próprio sistema e, assim, geri-los em conjunto. Por exemplo, anexar a imagem de uma fatura digitalizada juntamente com a fatura registada no sistema.

Através da gestão de documentos é possível associar documentos relacionados de qualquer tipo (imagem, som, documentos do Microsoft Word, imagens digitalizadas, etc.) aos registos de uma determinada tabela da aplicação.

Podem ser citados vários exemplos:

• Documentação como faturas digitalizadas, listas de preços, propostas, correspondência, etc. pode ser associada a cada fornecedor.
• Relatórios comerciais, correspondência, etc. podem ser associados a cada cliente.
• A cada artigo pode ser associada documentação técnica, imagens, planos, etc., como uma fatura, um cliente, uma encomenda, etc.
• O documento original digitalizado pode ser associado a cada pedido de venda.

A gestão de documentos permite o acesso a informações relacionadas de uma forma ordenada, rápida e fácil.

Como podem existir documentos relacionados de diferentes tipos em cada tabela, a ferramenta pode ser utilizada para organizar os diferentes documentos numa estrutura de pastas.

A cada uma destas pastas podem ser associados diferentes tipos de ficheiros (Word, imagens, Excel, filmes, etc.). Esta associação impedirá a inclusão de ficheiros de tipos não desejados.

Para poder utilizar esta opção, a estrutura da pasta de documentos associada ao objeto de negócio utilizado deve ser criada corretamente com a ferramenta de design. Cada uma destas pastas pode ser associada a qualquer tipo de ficheiro (qualquer tipo: texto, imagens, filmes, etc.). Esta associação impede que ficheiros de tipos não autorizados sejam adicionados à pasta.

Condições prévias

A gestão de documentos armazena as informações associadas no disco. Para poder trabalhar com a gestão de documentos, é necessário determinar previamente as vias em que a informação será armazenada.

Se estiver a trabalhar em modo multiutilizador (vários PCs a aceder à aplicação), é essencial que o caminho indicado seja comum a todos os computadores.

Para definir uma pasta partilhada na qual serão armazenados os documentos de gestão de documentos, é necessário aceder à implementação assistida.

Como aceder aos documentos associados a um registo

Passos a seguir

1. Abra a manutenção pretendida.
2. Selecione o registo a cujos documentos pretende aceder.
3. Clique no botão Gestão de documentos na barra de ferramentas.

Se a marca de gestão de documentos estiver ativada nas opções do utilizador do formulário, o ícone na barra de ferramentas muda se o registo atual contiver elementos associados na gestão de documentos.

Depois de abrir o gestor de documentos, pode navegar entre os registos utilizando as teclas de navegação na barra de ferramentas. No cabeçalho da janela do gestor de documentos, o registo em que está posicionado é indicado pelo nome do objeto e pelo valor das chaves primárias visíveis.

Como incorporar novos documentos

Conceitos básicos

Para incorporar documentos, é possível utilizar uma das seguintes opções:

1. Clique no botão Adicionar documento para solicitar que uma cópia do documento seja guardada na pasta.
2. Clique no botão Adicionar atalho se pretender que este guarde um atalho no documento. Desta forma, o documento não é copiado, mas o documento original onde está armazenado será sempre acedido.
3. Clique no botão Digitalização se pretender digitalizar um documento.

Se tiver selecionado uma pasta de gestão de documentos, o documento digitalizado será automaticamente adicionado à gestão de documentos.

Se o diretório de digitalização estiver visível, o ficheiro será copiado para o mesmo.

Como efetuar uma incorporação em massa de documentos a partir do diretório de digitalização

Conceitos básicos

O gestor de documentos permite a incorporação de mais do que um documento de cada vez quando os ficheiros a incorporar se encontram num diretório onde ficam os documentos digitalizados.

Passos a seguir

1. Se o caminho para o diretório de digitalização não tiver sido especificado, faça-o a partir da janela de opções, conforme explicado na secção Como modificar as opções da gestão de documentos.
2. Se o diretório de digitalização não estiver visível, clique no botão Ver diretório de digitalização.
3. Selecione na lista da caixa da direita os ficheiros a incorporar.
4. Clique no botão Adicionar documento para começar a adicionar documentos.

Como eliminar documentos

Conceitos básicos

A gestão de documentos permite-lhe eliminar um ou mais documentos de cada vez.

Passos a seguir

1. Na gestão de documentos, selecione os documentos a eliminar da grelha.
2. Clique no botão Eliminar elementos selecionados.

Como utilizar o visualizador de imagens

Passos a seguir

1. Clique no botão Abrir o visualizador.
2. Abre-se então uma janela que permite visualizar documentos de tipo imagem.

Além disso...

Se pretender visualizar o ficheiro em tamanho real, faça duplo clique no nome do ficheiro ou coloque o cursor no documento, clique com o botão direito do rato e selecione Abrir no menu pendente. Dependendo da classificação do ficheiro, este será apresentado com a ferramenta adequada.

Como ordenar o conteúdo da grelha

Conceitos básicos

É possível ordenar o conteúdo da grelha de acordo com diferentes critérios.

Passos a seguir

1. Na gestão de documentos, clique no botão Filtrar dados.
2. É apresentada uma janela para selecionar os critérios pelos quais pretende ordenar o conteúdo da pasta. Os critérios são os seguintes:
   • Restringir por... Palavra-chave pela qual o conteúdo da grelha pode ser restringido. Deve selecioná-la entre as que aparecem na lista pendente.
   • Restringir por idioma... Idioma através do qual o conteúdo da grelha pode ser restringido. Deve selecioná-lo entre os que aparecem na lista pendente.
   • Ordenar. Nome da coluna que deve definir a ordenação da grelha. Deve selecioná-lo entre os que aparecem na lista pendente.
   • Tipo. Um quadro para determinar a direção em que a ordenação deve ser efetuada. As opções possíveis são Ascendente ou Descendente.
3. Depois de fazer a sua seleção, clique no botão Aceitar. Os itens da grelha serão ordenados de acordo com os critérios selecionados.

Como associar palavras-chave a um documento

Conceitos básicos

É possível associar palavras-chave a cada documento para facilitar a sua pesquisa. Por exemplo, se guardar correspondência de fornecedores, pode associar palavras-chave a cada carta ou e-mail indicando o seu conteúdo, como "proposta", "valor a pagar", "reclamação", etc.

Passos a seguir

1. Posicione o cursor na linha do documento.
2. Clique com o botão direito do rato para visualizar o menu pendente.
3. Selecione a opção Palavras. Abre-se assim a janela onde devem ser preenchidos os seguintes dados:
   • Palavra-chave. Selecione na lista Disponíveis do lado esquerdo da janela a palavra-chave que pretende associar ao documento. Para efetuar o processo de associação, utilize os botões de direção entre as duas listas. Depois de selecionar as palavras-chave, clique no botão Aceitar. A janela fecha-se e as palavras-chave selecionadas são apresentadas na coluna Palavras na linha do documento ativo.

Além disso...

A palavra-chave também determina a ordem em que os registos são apresentados na grelha. Este processo é feito através do botão Filtrar dados explicado em Como ordenar o conteúdo da grelha.

Como realizar uma pesquisa avançada

Conceitos básicos

Através do gestor de documentos é possível efetuar pesquisas avançadas com base numa série de critérios específicos. Para efetuar pesquisas, é necessário abrir uma nova janela utilizando o procedimento seguinte.

Passos a seguir

1. Clique no botão Pesquisa avançada.
2. A janela a que acede permite-lhe efetuar a pesquisa avançada preenchendo os dois dados comuns que contém:
   • Pesquisar em todas as pastas. Local onde pretende procurar os elementos. Se a opção estiver selecionada, a pesquisa será efetuada em todas as pastas; se não estiver selecionada, a pesquisa será efetuada na pasta ativa.
   • Tipo de pasta. Categoria da pasta na qual se pretende realizar a pesquisa.
3. Clique no botão Pesquisar agora se pretender iniciar o processo de pesquisa.
4. Se clicar no botão Nova pesquisa, os critérios e resultados existentes são apagados e pode efetuar uma nova especificação de pesquisa.

Além disso...

O resto dos dados desta janela está distribuído por dois separadores, cujos elementos são detalhados nos pontos seguintes:

Geral

A partir deste separador da janela de pesquisa avançada, são estabelecidos os critérios básicos de pesquisa do ficheiro. Para tal, deve seguir este procedimento:

• Indicar o nome do ficheiro a procurar nos dados Nome do documento. Para restringir ainda mais a sua pesquisa, pode utilizar uma das seguintes opções: Igual a..., A começar com... ou Que contenha... na lista suspensa.
• Nos dados Descrição, é possível introduzir o padrão de texto cujas correspondências no campo de descrição se pretende encontrar. Para restringir ainda mais a sua pesquisa, pode utilizar uma das seguintes opções: Igual a..., A começar com... ou Que contenha... na lista suspensa.
• Finalmente, através dos dados Contador entre/e, é possível indicar os dígitos inicial e final do intervalo de contadores associados aos registos entre os quais se pretende efetuar a pesquisa.

Datas

Através deste separador é possível definir o intervalo de tempo ao qual se pretende limitar a pesquisa de elementos. Através dela, pode restringir a pesquisa a documentos que satisfaçam os critérios especificados no primeiro separador e um dos seguintes critérios cronológicos da lista pendente:

• Pesquisar entre datas. Selecione as datas de início e de fim do intervalo de tempo a pesquisar. Cada data é selecionada utilizando as caixas de texto De e Até.
• Durante os dias anteriores. As pesquisas nos documentos totalizaram tantos dias quanto os indicados nesta entrada.
• Durante as horas anteriores. As pesquisas nos documentos totalizaram tantas horas quantas as indicadas nesta entrada.
• Durante os minutos anteriores. As pesquisas nos documentos totalizaram tantos minutos quanto os indicados nesta entrada.

Após a execução de uma pesquisa, é possível realizar as seguintes ações nos elementos resultantes da pesquisa. Colocando o cursor sobre um elemento e clicando com o botão direito do rato sobre ele, são apresentadas as seguintes opções:

• Abrir. Abre o documento utilizando a ferramenta associada. Esta opção também pode ser efetuada fazendo duplo clique no item selecionado.
• Ir para... É colocado no elemento selecionado na grelha de documentos, previamente colocado na pasta onde se encontra o documento.
• Ver. Apresenta o item selecionado, desde que seja uma imagem.

Como modificar as opções de gestão de documentos

Conceitos básicos

Clicando no botão Opções apresenta uma janela que contém as opções de gestão de documentos:

• Eliminar ficheiros do diretório de origem. Se esta opção estiver marcada, todos os ficheiros do diretório de origem são automaticamente eliminados quando são adicionados à gestão de documentos. Esta opção não se aplica quando a incorporação é efetuada através do botão de atalho.
• Perguntar antes de eliminar ficheiro do diretório de origem. Esta opção só é ativada quando a opção anterior está ativa. Se estiver assinalada, cada vez que um documento é adicionado, o utilizador é questionado se pretende eliminar o ficheiro do diretório de origem. Esta opção não se aplica quando a incorporação é efetuada através do botão de atalho.
• Incorporação rápida. Esta opção só é ativada em ambientes em que a máquina cliente tem acesso às mesmas unidades de rede que o servidor Web (ambiente com várias estações). Quando esta opção está selecionada, o ficheiro é adicionado diretamente da unidade física onde o ficheiro se encontra para a unidade física associada à pasta de destino. Desta forma, evita-se o tráfego de dados entre o cliente e o servidor, acelerando significativamente o processo.
• Pré-diálogo das propriedades do documento. Se esta opção estiver selecionada, abre-se uma janela quando os documentos são adicionados, na qual podem ser indicadas as características de cada documento.
• Mostrar imagem no pré-diálogo. Se esta opção estiver selecionada, o documento é apresentado quando é incorporado, desde que seja uma imagem.
• Ampliar imagem.
• Expandir todas as pastas. Se esta opção estiver selecionada, as pastas de gestão de documentos são apresentadas quando se entra na ferramenta.

Na parte inferior desta janela de opções, existe uma moldura denominada Diretório temporário de digitalização, onde deve ser introduzido o caminho completo para o diretório de digitalização.

Além disso, existe uma caixa de verificação que ativa a atualização automática do diretório de digitalização e é possível especificar o intervalo de atualização pretendido (em segundos). Esta opção pode prejudicar o desempenho da ferramenta, pelo que se recomenda a sua utilização apenas quando necessário (por exemplo, em ambientes multiposto através da Web).

O quadro no canto inferior direito, denominado Filtragem de documentos, permite-lhe ativar um filtro de documentos, de modo que apenas sejam apresentados os documentos de uma determinada data. Isto pode ser muito útil quando muitos documentos estão associados a registos.

Como visualizar a grelha de documentos

Conceitos básicos

É possível visualizar a grelha com os documentos associados à pasta ativa.

Passos a seguir

1. Clique no botão Grelha.
2. A grelha é apresentada com cinco colunas fixas: Contador, Descrição, Documento, Palavras, Idioma e Criação, e dez opcionais que podem ser definidos para cada pasta, e que aparecem entre as colunas Contador e Descrição.

Como funcionam o scanner e o diretório de digitalização

Conceitos básicos

O scanner pode ser utilizado para adicionar documentos ao diretório de digitalização ou para adicionar documentos diretamente a uma pasta de gestão de documentos.

O diretório de digitalização é um diretório temporário que nos permite guardar documentos antes da sua incorporação nas pastas de gestão de documentos. Para o configurar, é necessário selecionar um diretório local, como diretório temporário de digitalização nas opções de gestão de documentos apresentadas ao clicar no botão Configuração.

O botão Digitalização permite-nos interagir com o dispositivo de digitalização, scanner, para obter um documento a partir de uma imagem digitalizada. Para ter esta funcionalidade disponível, o diretório de digitalização deve ser especificado e o scanner a ser utilizado deve ser selecionado em Opções | Dispositivos e Impressoras | Scanner no menu Ferramentas.

Uma vez configurado o scanner e o diretório de digitalização, pode ser utilizada uma das seguintes opções:

• Se estivermos a visualizar o diretório de digitalização, clique no botão Digitalização para digitalizar um documento e adicioná-lo ao diretório de digitalização temporário.
• Se estiver a visualizar os documentos numa pasta de gestão de documentos, clique no botão Digitalização para digitalizar um documento e adicioná-lo à pasta de gestão de documentos selecionada.