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Firma de documentos PDF

Última modificación el 22/07/2024

Conceptos básicos

Se dispone de la firma digital de ficheros PDF mediante la integración de Cegid con VIDsigner.

Para la integración de VIDsigner y Cegid se dispone de una API integrable con cualquiera de los productos de Cegid. Y como se verá desde UI un administrador puede acceder al Configurador y a la Consola.

Existe la posibilidad de firma remota (VIDremote) y firma centralizada (VIDmobile). Un documento puede ser firmado por múltiples firmantes; pudiéndose combinar diferentes tipos de firma. Según sea la necesidad, unos firmantes pueden firmar con VIDremote y otros pueden firmar con VIDmobile.

Para el caso de VIDremote se posibilita un proceso de aprobación de un documento PDF con firma por evidencias a través de un portátil, tablet o smartphone en la que se guarda traza de todo el proceso de firma. Para asegurar la identidad del firmante se usa una doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password) en el smartphone.

Para escenarios, que requieren que las firmas sean recopiladas por usuarios inscritos con certificados centralizados, VIDmobile permite a los usuarios consultar los documentos pendientes de firmar en un navegador o app de smartphone y les da la posibilidad de firmarlos introduciendo un código PIN. El código PIN activa un certificado digital almacenado en la nube, que se está utilizando para firmar los documentos pendientes.

Configuración

Se permiten múltiples configuraciones, estableciendo los parámetros necesarios para generar y enviar los documentos a firmar.

Un administrador puede configurar el acceso desde UI, accediendo a Sistema, Administración y Firma digital; abriendo Configuración VIDsigner. Accede a la gestión de los entornos de firma.

Seleccione un nombre de entorno; donde se agrupa la información necesaria para el acceso a los servicios de firma remota de VIDsigner:

Suscripción El nombre de la suscripción.
Contraseña La contraseña para el acceso a la suscripción.
URL La URL de acceso.

Con las siguientes acciones interesantes:

Comprobar Para validar el acceso al servidor de firma con los datos del entorno.

Suelen ser necesarios un par de entornos. Uno para el acceso a preproducción y otro para el acceso a producción.

Estado de las firmas

Un administrador puede realizar un seguimiento de las firmas de los documentos. Para ello dispone de la consola de seguimiento de los documentos enviados a firmar. Desde UI, acceda a Sistema, Administración y Firma digital; abriendo Estado de las firmas.

Con las siguientes acciones interesantes:

Refrescar Para refrescar el estado de una solicitud de firma enviada. En caso de que ya se haya completado la firma, se descarga el documento firmado y la evidencia si la hubiera.
Cancelar la firma Para cancelar la solicitud de la firma y dejarla en estado Cancelado.
Ver evidencia Para ver la evidencia de la solicitud ya completada. Es posible que no haya evidencia dependiendo del tipo de firma y firmantes.

¿Quién firma?

En el caso de firma remota o VIDremote se necesita:

El documento PDF que tenemos que firmar y donde se encuentra.
El acceso al servidor de firma.
Las personas que firman; los firmantes.
Donde se posiciona la firma en el documento.
Se personaliza el correo que recibe el firmante; el asunto y el cuerpo del correo.

¿Cómo firma un usuario?

En el caso de firma remota o VIDremote el proceso es el siguiente:

Un emisor envía un documento PDF a un destinatario.
El destinatario recibe un correo electrónico con un enlace para acceder al documento.
Antes de poder visualizar el contenido del documento, se utiliza un segundo factor de autenticación que consiste en enviar un código OTP al teléfono móvil del destinatario. Una vez validado este código OTP, el destinatario podrá visualizar y descargar el documento.
El destinatario podrá firmar o rechazar el documento.
Se genera un informe con todas las evidencias del proceso así como el documento original. El proceso se rastrea con una serie de evidencias que permiten al emisor conocer el estado de la entrega en cualquier momento.

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