Cómo funciona EDI en compras

Conceptos básicos

En términos generales, EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia de datos de información comercial por medios electrónicos en un formato estándar de carácter público.

EDI nació como un sistema de intercambio electrónico de información para las operaciones comerciales. Así, en lugar de enviar un documento en papel con un pedido de compra, se envía en formato electrónico al proveedor, consiguiendo una mayor rapidez y seguridad en el proceso. El proveedor por su parte, con el pedido de compra recibido, puede generar un albarán y una factura sin tener que volver a introducir los datos en su sistema, evitando posibles errores.

EDI se utiliza para transmitir todo tipo de información técnica y/o comercial, es por tanto una parte fundamental del comercio electrónico.

Ejemplo de EDI

• Una ferretería necesita determinadas piezas para reponer sus existencias. Mediante EDI, envía un mensaje al ordenador de su distribuidor, solicitando las mismas.
• El ordenador del distribuidor toma nota de las referencias y la cantidad de material solicitado. Si están disponibles, genera un albarán con todos los datos de la petición y despacha el pedido.

Ventajas de utilizar EDI

• Inmediatez en el envío y recepción de información. Incrementa por tanto la capacidad de respuesta del negocio.
• Reducción del coste de creación, almacenaje y mantenimiento de archivos en papel, ya que todo se envía y se recibe en formato digital.
• Eficacia. Se elimina la necesidad de reintroducir los datos. Se ahorra tiempo y se disminuye la posibilidad de errores en la entrada de los documentos.
• Reducción de existencias, debido a la facilidad de aplicación de técnicas Just In Time.

Condiciones previas

Antes de a la utilización de EDI en compras, es necesario que tanto la empresa como el proveedor estén preparados para el intercambio electrónico de datos. Para realizar este intercambio, el producto dispone de estructuras en las que se define la información que interviene en cada operación de intercambio de documentos.

Es necesario por tanto realizar los siguientes pasos:

• Configure las plantillas. Las plantillas son herramientas de configuración que se utilizan para definir la estructura de los diferentes mensajes. Para más información, consulte el manual de implantación de la aplicación.
• Configure los mensajes de EDI. Los mensajes de EDI son una réplica de un documento tradicional, diseñado para su intercambio electrónico. Contiene toda la información esencial del documento original en forma de estructura de datos jerárquica. Existen datos obligatorios y datos opcionales complementarios. Para más información, consulte el manual de implantación de la aplicación.
• Marque en la empresa que se permite el intercambio electrónico de datos. Para más información, consulte el manual de implantación de la aplicación.
• Indique en el proveedor los puntos operacionales y señalar si el intercambio electrónico de datos se permite en pedidos, albaranes y/o facturas. Los puntos operacionales están basados en códigos EAN-13. Son códigos numéricos que identifican las diferentes partes de la empresa que intervienen en la transacción comercial. Utilizar puntos operacionales hace que la comunicación sea más eficiente y automática y son, por tanto, un concepto clave en el sistema EDI. Por ejemplo, sólo es necesario indicar el código para identificar el punto de entrega de la mercancía.

Qué pasos hay que seguir

El circuito de EDI se basa en los siguientes procesos:

• La empresa prepara el pedido de compra que desea enviar al proveedor. En lugar de imprimirlo y enviarlo en papel, lo exporta por medio del proceso Exportación de pedidos a EDI y envía el fichero generado en formato electrónico al sistema EDI. El sistema EDI procesa el pedido recibido y lo envía al proveedor.
• El proveedor incorpora el pedido a su sistema, lo procesa y genera el albarán correspondiente. El albarán pasa por el sistema EDI y lo envía a la empresa. La empresa realiza la importación del albarán recibido y, una vez confirmados los datos recibidos, se procede a realizar la recepción del albarán para incorporarlo al sistema.
• Por otro lado, el proveedor tiene la posibilidad de enviar también la factura a la empresa a través del sistema EDI. La empresa recibe la factura y, a continuación, realiza el proceso de verificación de ésta.