Como funciona o EDI em compras

Conceitos básicos

Em termos gerais, EDI (Electronic Data Interchange) é a transferência de dados de informação comercial por meios eletrónicos num formato normalizado publicamente disponível.

O EDI nasceu como um sistema de intercâmbio eletrónico de informações para transações comerciais. Assim, em vez de enviar um documento em papel com uma encomenda de compra, esta é enviada eletronicamente para o fornecedor, tornando o processo mais rápido e seguro. Por outro lado, o fornecedor, com a encomenda de compra recebida, pode gerar uma guia de remessa e uma fatura sem ter de voltar a introduzir os dados no sistema, evitando possíveis erros.

O EDI é utilizado para transmitir todo o tipo de informações técnicas e/ou comerciais e constitui, por conseguinte, um elemento fundamental do comércio eletrónico.

Exemplo de EDI

• Uma loja de ferragens precisa de certas peças para reabastecer as suas existências. Através do EDI, envia uma mensagem para o computador do distribuidor, solicitando as mesmas.
• O computador do distribuidor regista as referências e a quantidade de material encomendado. Se disponível, gera uma guia de remessa com todos os detalhes do pedido e envia a encomenda.

Vantagens de utilizar o sistema de EDI

• Imediatismo no envio e na receção de informações. Como tal, aumenta a capacidade de reação do negócio.
• Redução dos custos de criação, armazenamento e manutenção de ficheiros em papel, uma vez que tudo é enviado e recebido em formato digital.
• Eficácia. A necessidade de voltar a introduzir dados é eliminada. Poupa tempo e reduz a possibilidade de erros na introdução de dados em documentos.
• Redução das existências, devido à facilidade de aplicação das técnicas Just In Time.

Condições prévias

Antes da utilização de EDI em compras, é necessário que tanto a empresa como o fornecedor estejam preparados para o intercâmbio eletrónico de dados. Para realizar este intercâmbio, o ekon dispõe de estruturas para definir as informações envolvidas em cada operação de intercâmbio de documentos.

Como tal, são necessários os seguintes passos:

• Configurar os modelos. Os modelos são ferramentas de configuração utilizados para definir a estrutura das diferentes mensagens. Para mais informações, consulte o manual de implementação da aplicação.
• Configurar as mensagens de EDI. As mensagens de EDI são uma réplica de um documento tradicional concebido para intercâmbio eletrónico. Contém toda a informação essencial do documento original sob a forma de uma estrutura hierárquica de dados. Existem dados obrigatórios e dados complementares opcionais. Para mais informações, consulte o manual de implementação da aplicação.
• Marque na empresa se é permitido o intercâmbio eletrónico de dados. Para mais informações, consulte o manual de implementação da aplicação.
• Indicar, nos pontos operacionais do fornecedor, se o intercâmbio eletrónico de dados é permitido para encomendas, guias de remessa e/ou faturas. Os pontos operacionais são baseados em códigos EAN-13. Trata-se de códigos numéricos que identificam as diferentes partes da empresa envolvidas na transação comercial. A utilização de pontos operacionais torna a comunicação mais eficaz e automática e é, por conseguinte, estes são um conceito-chave do sistema de EDI. Por exemplo, apenas é necessário indicar o código para identificar o ponto de entrega do material.

Quais os passos a seguir

O circuito de EDI baseia-se nos seguintes processos:

• A empresa prepara a encomenda de compra para ser enviada ao fornecedor. Em vez de a imprimir e enviar em papel, exporta-a através do processo Exportar encomendas para EDI e envia o ficheiro gerado em formato eletrónico para o sistema de EDI. O sistema de EDI processa a encomenda recebida e envia-a para o fornecedor.
• O fornecedor introduz a encomenda no seu sistema, processa-a e gera a guia de remessa correspondente. A guia de remessa passa pelo sistema de EDI e é enviada para a empresa. A empresa efetua a importação da guia de remessa recebida e, uma vez confirmados os dados recebidos, procede à receção da guia de remessa para a incorporar no sistema.
• Por outro lado, o fornecedor também tem a possibilidade de enviar a fatura à empresa através do sistema de EDI. A empresa recebe a fatura e, em seguida, efetua o processo de verificação da mesma.