Gestão de acessos (Workspace)

Seletor de Empresas

Se clicar no seletor, este expande-se e apresenta os diversos workspaces (áreas de trabalho) nas quais tem autorização para gerir acessos, sendo possível alternar entre estas. 

O seletor apresenta ainda uma caixa de pesquisa para localizar rapidamente a área de trabalho, bem como a possibilidade de destacar áreas de trabalho colocando estas no topo da lista.

Explorador de Recursos

O Explorador de Recursos proporciona uma navegação hierárquica eficiente para explorar o workspace (organizações, aplicações e empresas). Esta funcionalidade está estruturada em forma de árvore para que possa navegar até ao nível pretendido para gerir acessos.

É importante destacar que pode alterar os nomes do workspace, organização e aplicações para atribuir nomes mais identificativos da sua realidade.

Poderá também pesquisar pelo nome do recurso. Esta pesquisa abrangente e flexível torna a utilização do explorador mais prática e eficaz na hierarquia dos recursos.

Lista de Acessos

Esta área apresenta informações detalhadas sobre os utilizadores com acesso ao recurso selecionado no Explorador, ou seja, se selecionar a aplicação Cegid Docs serão apresentados todos os utilizadores com acesso às empresas existentes nesta aplicação. Caso selecione apenas uma determinada empresa, só são apresentados os utilizadores com acesso a essa empresa.

Através desta lista, pode consultar de forma clara e organizada os utilizadores com acesso, incluindo informações relevantes como o nome e perfil.

Com os filtros disponíveis, poderá consultar os acessos com base em diferentes critérios, por exemplo:

• filtrar por um utilizador específico para ver apenas os acessos atribuídos;
• filtrar por permissões para saber que utilizadores têm uma determinada permissão.
• quando aplicável, filtrar por funções para saber que utilizadores têm uma determinada função ao nível das empresas.

Para facilitar a gestão dos acessos, poderá editar ou remover permissões diretamente na lista.

Atribuir Acessos

Com a permissão de Gestor, pode atribuir acessos a outros utilizadores ou convidar para esse mesmo recurso.

Para atribuir acessos, siga os seguintes passos:

1. Selecionar o Recurso específico ao qual pretende conceder acesso (área de trabalho, organização, aplicação ou empresa);
2. Clicar na opção Conceder Permissão ou Conceder Acesso, se o recurso selecionado for uma Empresa;
3. Indicar os dados do utilizador;
4. Se o utilizador indicado não aparecer na lista de utilizadores, clicar em + Adicionar Utilizador, e de seguida indicar o nome e e-mail do utilizador. Após clicar em Adicionar será enviado um convite para o e-mail do utilizador e caso este ainda não possua uma conta Cegid deverá definir uma password. Até que a password seja definida, o utilizador criado permanecerá no estado de onboarding;
5. Escolher a Permissão a atribuir aos utilizadores selecionados;
6. Se estiver a atribuir acesso ao nível da empresa, deverá também selecionar o perfil do Cegid Docs aos utilizadores selecionados;
7. Se estiver a atribuir acesso ao nível aplicação, pode limitar o acesso a determinadas empresas, selecionando as empresas às quais pretende conceder o acesso;
8. Clicar em Guardar.

Ao atribuir um novo acesso com o perfil de Proprietário na Empresa, este utilizador irá herdar este perfil em todas as pastas inteligentes existentes nessa empresa.

Editar Acessos

Com permissões de Gestor, é possível editar os acessos já existentes. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Selecionar o recurso específico (workspace, organização, aplicação ou empresa) cujo acesso pretende editar;
2. Clicar no botão "..." do utilizador em questão e, de seguida, em Editar;
3. Alterar a permissão e/ou a função do Cegid Docs, se estiver a editar o acesso ao nível das Empresas;
4. Clicar em Guardar.

Ao alterar o perfil do Cegid Docs, não irá afetar as permissões atribuídas anteriormente às pastas inteligentes, excepto se a mudança seja para o perfil Proprietário.

Remover Acesso

Com a permissão Gestor, é possível remover acessos existentes do workspace, organização, aplicação ou empresa. Existem duas formas de o fazer. Para tal, siga os seguintes passos:

Por utilizador:

1. Escolher o recurso específico cujo acesso pretende remover (área de trabalho, organização, aplicação ou empresa);
2. Clicar no botão "..." para remover o utilizador pretendido e, de seguida, clicar em Remover;
3. Confirmar a mensagem apresentada.

Em lote:

1. Escolher o recurso específico cujo acesso pretende remover (área de trabalho, organização, aplicação ou empresa);
2. Clicar no botão Remover Permissão;
3. Selecionar os utilizadores para os quais pretende remover o acesso;
4. No caso de pretender especificar as empresas às quais pretende remover os acessos, deverá selecionar a opção Selecionar empresas com acesso e escolher a partir da lista apresentada;
5. Clicar em Guardar.

Ao remover um utilizador de uma ou mais empresas do Cegid Docs, as respetivas permissões às pastas inteligentes bem como os Remetentes também serão removidas.