Downloads e Exportações

Os downloads e exportações oferecem duas opções distintas para obter os documentos armazenados no Cegid Docs:

• Download: permite o download dos ficheiros presentes numa pasta específica, facilitando o acesso a conteúdos pontuais;
• Exportações: abrange um arquivo completo ou o arquivo legal para efeitos de auditoria, permitindo que a exportação dos ficheiros e dos metadados associados. Possibilita ainda a partilha de um link de download e o acompanhamento detalhado através de um log de exportações, garantindo um histórico completo das operações.

Descarregar Pastas

Para efetuar o download de pastas das empresas, siga os seguintes passos:

1. Aceder à pasta da empresa;
2. Clicar em Mais ações (três pontinhos) da pasta pretendida;
3. Clicar em Descarregar.

Enquanto o download está em curso não poderá fechar o browser.

Exportar Arquivo

Juntamente com os ficheiros, serão enviados os respetivos metadados dos documentos fiscalmente relevantes e a referência aos respetivos lançamentos na contabilidade para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019.

A Cegid apenas assume a responsabilidade pelo Arquivo Legal enquanto a empresa se encontra no Cegid Docs. Se for realizada uma exportação com o objetivo de guardar os documentos noutros sistemas (sejam cloud ou locais) e remover a informação do Cegid Docs, a Cegid não tem condições de garantir:

1. a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento, dado que os documentos ficam armazenados em noutros locais fora do nosso controlo;
2. as funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
3. os processos de backup automáticos da informação e demais questões de segurança relacionadas com a proteção de dados.

Desta forma, estando o arquivo guardado num sistema que não o Cegid Docs, a Cegid não assume qualquer responsabilidade sobre eventuais coimas que possam surgir pelo uso indevido do backup realizado.

É possível exportar o arquivo de duas formas:

1. Apenas exportar o arquivo fiscalmente relevante;
2. Exportar todos os ficheiros da empresa.

Para exportar o arquivo, siga os seguintes passos:

1. Aceder à pasta da empresa e, na barra de ações, clicar em Exportar;
2. No modal, indicar os Emails que irão receber o arquivo. Este campo é automaticamente  preenchido com o email do utilizador que está a efetuar esta operação;
3. Nas opções de exportação, selecionar a opção Apenas arquivo fiscalmente relevante ou Arquivo completo, caso pretenda exportar todas as pastas do arquivo da empresa;
4. Se selecionou a primeira opção, deverá indicar o Ano Fiscal, o Período Inicial e Final;
5. Clicar em Exportar.

O pedido de exportação será submetido e processado pelo Docs. Quando o processo estiver concluído, será enviado o link do ficheiro zip para os emails indicados no pedido, através do qual poderá efetuar o download do arquivo.

Consultar Exportações

É possível consultar todas as exportações realizadas seja por empresa ou por utilizador, reenviar os links para os destinatários originais como para novos destinatários ou descarregar os ficheiros a partir da aplicação.

Para consultar o histórico de exportações, deverá aceder à funcionalidade Exportar no menu lateral. Serão apresentadas as exportações realizadas de todas as empresas a que tem acesso e as suas especificidades: parâmetros, estado, utilizador, data e hora.

Aqui, poderá:

• Efetuar download do ficheiro da exportação através da opção Descarregar na linha de cada exportação;
• Selecionar cada exportação de forma individual e clicar em Descarregar;
• Enviar o link do ficheiro da exportação para novos destinatários através da opção Enviar na linha de cada exportação;
• Consultar os envios através da opção Ver Envios disponível nas ações da linha (três pontinhos) de cada exportação. Aqui, poderá consultar a lista dos destinatários a quem foram enviados os links e, ao clicar em Reenviar em cada uma das linhas, o link será reenviado para o destinatário.