Enviar Ficheiros

Última alteração a 06/05/2025

No Cegid Docs, poderá gerir os seus ficheiros desde que estejam num dos seguintes formatos:

Documentos no formato PDF;
Imagem nos formatos JPG, TIF ou PNG;
Ficheiros de texto nos formatos TXT ou XML;
Ficheiros MS Office como Excel, Word ou Powerpoint;
Ficheiros comprimidos no formato ZIP.

Apesar de serem aceites vários formatos de documentos, apenas é possível pré-visualizar os formatos de imagens e PDF.

Caso pretenda organizar os documentos fiscalmente relevante, recomendamos a consulta do artigo Arquivo Legal.

Regras

Nos documentos com múltiplos Códigos QR (ex. Via Verde) será realizada uma cópia do ficheiro por cada código QR detetado e a cada uma serão adicionados os respetivos metadados extraídos.

Na importação de documentos fiscalmente relevantes, à excepção dos documentos com múltiplos Códigos QR (ex. Via Verde), cada ficheiro deverá corresponder a um documento apenas. Se for enviado para o Cegid Docs um ficheiro que incluí diversos documentos, não será possível fazer a separá-los em ficheiros diferentes.

Caso envie um ficheiro diretamente para uma pasta específica, não será possível enviá-lo posteriormente para processamento. Para isso, deverá eliminar esses ficheiros da pasta e importá-los novamente por email ou na raiz da pasta da empresa.

Enviar Ficheiros

Os ficheiros podem ser enviados para o Cegid Docs de três formas:

Através do email;
Importação na pasta da empresa;
Importação diretamente na pasta inteligente pretendida.

Para enviar documentos, siga os seguintes passos:

Importação por Email

O remetente do email previamente autorizado pode enviar documentos para o email da empresa, devendo garantir os requisitos obrigatórios e boas práticas de envio dos documentos por email (ver requisitos).

Importação na pasta da Empresa

Aceder à pasta da empresa e clicar em Importar;
Arrastar os ficheiros para a janela de importação ou clicar em Selecionar;
Nota: caso seja necessário, poderá remover um ficheiro. Para tal, deverá clicar em Remover na lista de ficheiros a importar ou nas ações do importador para eliminar todos os documentos;
Clicar em Importar.

Importação na Pasta Inteligente

Aceder ao arquivo da empresa e, de seguida, à pasta pretendida;
Clicar em Importar;
Arrastar os ficheiros para a janela de importação ou clicar em Selecionar;
Nota: caso seja necessário, poderá remover um ficheiro. Para tal, deverá clicar em Remover na lista de ficheiros a importar ou nas ações do importador para eliminar todos os documentos;
Clicar em Importar.

Após esta operação, os ficheiros serão enviados para o Docs.

Se alterar o nome da extensão do ficheiro (por exemplo passar de nomedoficheiro.jpg para nomedoficheiro.png), este será rejeitado pelo arquivo por questões de segurança.

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