Downloads e Exportações

Os downloads e exportações oferecem duas opções distintas para obter os documentos armazenados no Cegid Docs:

• Download: permite o download dos ficheiros presentes numa pasta específica, facilitando o acesso a conteúdos pontuais;
• Exportar: abrange um a exportação de todos os documentos de uma empresa (incluíndo os documentos do arquivo legal) para efeitos de backup. Possibilita ainda a partilha de um link de download e o acompanhamento detalhado através de um log de exportações, garantindo um histórico completo das operações.

Além disso, poderá exporar apenas o arquivo legal para efeitos de auditoria.

Descarregar Pastas

Para efetuar o download de pastas das empresas, siga os seguintes passos:

1. Aceder à pasta da empresa;
2. Clicar em Mais ações (três pontinhos) da pasta pretendida;
3. Clicar em Descarregar.

Não poderá fechar o browser enquanto o download está em curso.

Exportar Arquivo

Juntamente com os ficheiros, serão enviados os respetivos metadados dos documentos fiscalmente relevantes e a referência aos respetivos lançamentos na contabilidade para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019.

A Cegid apenas assume a responsabilidade pelo Arquivo Legal enquanto a empresa se encontra no Cegid Docs. Se for realizada uma exportação com o objetivo de guardar os documentos noutros sistemas (sejam cloud ou locais) e remover a informação do Cegid Docs, a Cegid não tem condições de garantir:

1. a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento, dado que os documentos ficam armazenados em noutros locais fora do nosso controlo;
2. as funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
3. os processos de backup automáticos da informação e demais questões de segurança relacionadas com a proteção de dados.

Desta forma, estando o arquivo guardado num sistema que não o Cegid Docs, a Cegid não assume qualquer responsabilidade sobre eventuais coimas que possam surgir pelo uso indevido do backup realizado.

Para exportar o Arquivo Legal, siga os seguintes passos:

1. No menu lateral, aceder a Arquivo Legal e clicar em Exportar;
2. No modal, selecionar a Empresa e o Exercício pretendidos. Se já foi feita uma seleção prévia na lista, estes dois campos já estarão preenchidos. Contudo poderá alterar os parâmetros se pretender;
3. Indicar o Tipo de Transação contabilística que mpretende exportar. Por pré-definição estarão todos preenchidos;
4. Indicar o Período contabilístico inicial e final da exportação;
5. Em Configurações do Link pode:
   1. Indicar os Emails que irão receber o arquivo. Este campo é automaticamente  preenchido com o email do utilizador que está a efetuar esta operação;
   2. Em Definir Expiração indicar a validade do link. Poderá definir um valor pré-definido ou selecionar a opção Personalizado caso pretenda definir uma data;
   3. Se selecionou a última opção, deverá indicar a data de expiração;
6. Clicar em Exportar.

O link do ficheiro zip será enviado para os emails indicados no pedido, e ficará também visível no campo Link Direto, onde poderá ser copiado. Também poderá iniciar a descarga do ficheiro zip na opção Descarregar.

Consultar Exportações

É possível consultar todas as exportações realizadas seja por empresa ou por utilizador, reenviar os links para os destinatários originais como para novos destinatários ou descarregar os ficheiros a partir da aplicação.

Para consultar o histórico de exportações, deverá aceder à funcionalidade Exportar no menu lateral. Serão apresentadas as exportações realizadas de todas as empresas a que tem acesso e as suas especificidades: parâmetros, estado, utilizador, data e hora.

Aqui, poderá:

• Efetuar download do ficheiro da exportação através da opção Descarregar na linha de cada exportação;
• Selecionar cada exportação de forma individual e clicar em Descarregar;
• Enviar o link do ficheiro da exportação para novos destinatários através da opção Enviar na linha de cada exportação;
• Consultar os envios através da opção Ver Envios disponível nas ações da linha (três pontinhos) de cada exportação. Aqui, poderá consultar a lista dos destinatários a quem foram enviados os links e, ao clicar em Reenviar em cada uma das linhas, o link será reenviado para o destinatário.