Empresas

O Cegid Docs é uma aplicação de gestão/repositório documental que permite que aplicações terceiras, tais como softwares de contabilidade e de gestão de faturação, se possam integrar para gerir a documentação gerada por essas aplicações.

Criar Empresas

A criação das pastas das empresas poderá ser realizada manualmente ou através de aplicações terceiras que usam o Cegid Docs (caso implementem a criação de empresas nos seus produtos).

Uma vez que cada aplicação poderá ter processos de criação de pastas diferentes, deverá consultar a documentação do respetivo produto para orientá-lo na criação das pastas no Cegid Docs.

Após a criação das pastas na aplicação terceira, poderá convidar utilizadores a aceder às mesmas no Cegid Workspace.

Para criar pastas de empresas manualmente, siga os seguintes passos:

1. Em Início clicar em Criar Empresa;
2. No assistente de criação de empresas, preencher o País, Espaço Fiscal e NIF. O Nome da empresa será preenchido automaticamente se os dados forem públicos, caso contrário, deverá indicá-lo manualmente;
3. Selecionar a opção Demo caso se trate de uma empresa de testes. Esta opção é irreversível, ou seja, não é possível transformar uma empresa demo numa empresa produtiva. Nesses casos, é necessário adicionar uma nova empresa, contudo, não é possível migrar os dados entre empresas;
4. Clicar em Seguinte;
5. Selecionar as pastas que não estão configuradas como predefinidas que pretende criar na empresa. As pastas inteligentes predefinidas serão adicionadas automaticamente à empresa.
6. Clicar em Seguinte;
7. Indicar os utilizadores que pretende que tenham permissões para aceder à pasta da empresa e respetivos perfis, bem como definir os acessos às pastas inteligentes. Poderá adicionar todos os utilizadores com acesso ao nível da aplicação no Cegid Workspace clicando em Adicionar utilizadores da subscrição. Os utilizadores com acesso à pasta da empresa serão adicionados no separador Pastas com os respetivos perfis. Neste separador, poderá alterar ou remover permissões;
8. Clicar em Seguinte;
9. Indicar os remetentes que podem enviar ficheiros para o email da empresa. Os utilizadores com acesso à empresa serão adicionados automaticamente;
10. Clicar em Seguinte;
11. Validar a configuração da pasta que será criada;
12. Clicar em Criar.

Editar Empresas

Apenas é possível editar o nome da empresa. Esta alteração tanto poderá ser realizada no Cegid Workspace como no Docs.

Para editar o nome da pasta da empresa, siga os seguintes passos:

1. Em Início clicar em Mais Ações (três pontinhos) da pasta;
2. Selecionar a opção Editar;
3. No painel lateral definir o novo nome;
4. Se os dados da empresa forem públicos, poderá clicar no botão Atualizar localizado na caixa de texto do nome;
5. Clicar em Gravar.

Inativar e Ativar Empresas

Para inativar a pasta da empresa, siga os seguintes passos:

1. Em Início clicar em Mais Ações (três pontinhos) da pasta;
2. Selecionar a opção Inativar. Em alternativa, poderá clicar em Editar e no painel lateral com os dados da pasta clicar em Inativar.

Sempre que a uma empresa se encontra Inativa, esta fica como leitura apenas, não sendo possível editar, remover ou adicionar ficheiros.

Posteriormente, caso necessite, também poderá ativá-la. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Em Início clicar em Mais ações (três pontinhos) da pasta;
2. Selecionar a opção Ativar. Em alternativa, poderá clicar em Editar e no painel lateral com os dados da pasta clicar em Ativar.

Eliminar e Restaurar Empresas

As pastas das empresas podem ser removidas do Docs, mesmo sendo pastas geridas por aplicações terceiras.

Sempre que elimina pastas, as mesmas ficarão na Reciclagem durante seis meses e, neste período, poderá restaurá-las. Após seis meses, as empresas serão removidas permanentemente, no entanto, receberá um email a avisá-lo desta operação.

Caso não necessite das empresas que se encontrem na reciclagem, deverá removê-las permanentemente para diminuir o espaço de armazenamento. Deverá ter em consideração que a eliminação da pasta na Reciclagem é uma operação irreversível. Depois de efetuar esta operação, não é possível recuperar a pasta nem os ficheiros contidos nela.

Para eliminar pastas, siga os seguintes passos:

1. Em Início clicar em Mais Ações (três pontinhos) da pasta;
2. Clicar em Eliminar;
3. Na janela de confirmação, caso se trate de uma empresa que é gerida por uma aplicação terceira, selecionar a opção Concordo e desejo continuar;
4. Clicar em Eliminar.

A pasta e respetivos ficheiros serão movidos para a Reciclagem. Os ficheiros que estão nas pastas eliminadas e que se encontram na Reciclagem serão considerados no cálculo do armazenamento utilizado.

Para restaurar uma pasta de empresa, siga os seguintes passos:

1. No menu lateral clicar em Reciclagem;
2. Na opção Mais Filtros da lista, selecionar o tipo Empresas;
3. Clicar em Restaurar na linha da empresa que pretende recuperar. Se pretender recuperar várias em simultâneo, deverá selecionar as pretendidos e clicar em Restaurar nas ações da lista.