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Arquivo Legal

Última alteração a 17/11/2025

O arquivo digital é um tema cada vez mais relevante na era da informação e tecnologia, pois permite que documentos e informações sejam armazenados de forma eletrónica, reduzindo custos e facilitando o acesso à informação.

Em Portugal, o DL 28/2019, publicado em fevereiro de 2019, regulamenta a utilização do arquivo digital e estabelece as regras para a sua implementação e gestão, definindo as condições de validade e eficácia dos documentos eletrónicos, assim como os requisitos técnicos e as medidas de segurança necessárias para garantir a integridade, autenticidade e confidencialidade dos documentos digitais.

Dessa forma, o DL 28/2019 procura modernizar e otimizar os processos de gestão de documentos e veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes em formato papel (faturas, documentos de transporte, recibos ou outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços) possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.

Estão, desta forma, criadas as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais.

Neste sentido, e em conformidade com o DL 28/2019, a solução cloud Cegid Docs permite aos Escritórios de Contabilidade e Empresas reduzirem custos e aumentarem a produtividade ao eliminarem a necessidade de um arquivo físico de documentos.

De acordo com o art.º 23.º do DL 28/2019, os documentos em papel só poderão ser eliminados após ter sido exercido o direito à dedução do IVA, se os documentos digitalizados não perderem legibilidade ou informação e se o arquivo onde os serão guardados os documentos cumprirem com todos os requisitos de integridade e segurança da informação.

Índice do Arquivo Legal

De acordo com o DL 25/2019, o plano de arquivo é constituído por duas realidades distintas mas cumulativas:
  1. O ficheiro relativo ao índice, ou seja, a listagem identificativa dos documentos;
  2. As imagens dos documentos.

O Cegid Docs considera como ficheiro relativo ao índice o ficheiro SAF-T(PT) que deve ser exportado do software de faturação e/ou contabilidade.

Utilizando o SAF-T(PT) como índice, as imagens são guardadas de forma sequencial e ininterrupta, intitulando-as de acordo a al. b) do n.º 3 do art.º 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, ou seja:

  • Documentos rececionados e documentos emitidos por meios não informáticos: o índice é constituído pelo SAF-T(PT) relativo à contabilidade e as imagens dos documentos devem ser denominadas de acordo com a Chave única do movimento contabilístico da estrutura do SAF-T(PT), campo TransactionID do registo contabilístico a que derem suporte;
  • Documentos emitidos por meios informáticos: o índice é constituído pelo SAF-T(PT) relativo à faturação e as imagens dos documentos devem ser denominadas acordo com Tipo de documento ou Tipo de recibo e Identificação única do documento ou Identificação única do recibo do grupo de dados Documentos Comerciais da estrutura do SAF-T(PT), isto é, binómios compostos pelos campos:
    1. InvoiceType e InvoiceNo no caso de documentos da categoria Vendas;
    2. PaymentType e PaymentRefNo para os documentos da categoria Recebimentos;
    3. MovementType e DocumentNumber para documentos da categoria Transporte de Mercadorias;
    4. WorkType e DocumentNumber para os documentos da categoria Conferência de Mercadorias/Serviços.
O primeiro cenário corresponde tipicamente a Escritórios de Contabilidade que rececionam os documentos dos seus clientes, já o segundo corresponde ao caso das Empresas que fazem a faturação e a contabilidade no mesmo software. Neste caso, os documentos emitidos pela empresa não necessitam de estar contabilizados para aparecer no arquivo legal, sendo que o índice do arquivo constituído pelo SAF-T(PT) da faturação e os respetivos ficheiros serão denominados de acordo com o ponto 2.

Arquivar Docs. Fiscalmente Relevantes

Os documentos fiscalmente relevantes podem ser arquivados de duas formas:

  • Aplicação Externa: as aplicações externas integradas com o Cegid Docs são responsáveis por gerir o arquivo de documentos fiscalmente relevantes, nomeadamente, a definição dos fluxos documentais pretendidos e as operações que os utilizadores podem efetuar nos documentos arquivados;
  • Manualmente: os documentos fiscalmente relevantes podem ser arquivados manualmente por cada utilizador no Cegid Docs, sem que dependa de nenhuma aplicação externa.

Os documentos fiscalmente relevantes arquivados podem estar em qualquer Pasta desde que a opção Trata documentos fiscalmente relevantes esteja ativa. Os documentos guardados em pastas sem esta configuração ativa não serão considerados como sendo fiscalmente relevantes.

Os documentos arquivados podem estar em qualquer pasta. Por isso, ao consultar as listas dos documentos, conseguirá identificar visualmente quais são os documentos que estão arquivados e também se o próprio arquivo foi efetuado por uma aplicação externa ou de forma manual.

Sempre que um documento fiscalmente relevante está arquivado, só é possível movimentá-lo para pastas que gerem documentos fiscalmente relevantes e caso este não se encontre bloqueado.

Aplicação Externa

É recomendável consultar a documentação de apoio da aplicação externa para saber mais pormenores sobre este processo, dado que é da responsabilidade de cada aplicação externa definir os fluxos documentais e os tipo de operações que os utilizadores do Cegid Docs podem realizar sobre os documentos arquivados.

A maioria dos dados são preenchidos pela aplicação externa que efetua a integração dos documentos fiscalmente relevantes nos respetivos módulos da contabilidade. Neste sentido, não conseguirá editá-los.

Contudo, é possível adicionar determinados dados sobre o lançamento contabilístico. De referir que estes campos editáveis serão todos preenchidos pela aplicação terceira, logo o seu preenchimento é facultativo.

Para adicionar dados, siga os seguintes passos:

  1. No grupo Contabilidade, indicar o Diário. Em alternativa, poderá clicar na lupa disponível para selecionar os diários que são utilizados na entidade definida. Poderá alterar os filtros para visualizar mais diários;
  2. Introduzir uma Descrição do Diário. Caso tenha selecionado um diário já existente no sistema, este campo é automaticamente preenchido;
  3. Definir a Data da Transação (opcional). Esta data deve ser igual à data indicada na secção Geral;
  4. Indicar o Centro de Custo;
  5. Introduzir uma Descrição do Centro de Custo. Em alternativa, poderá clicar na lupa disponível para selecionar os centros de custo que são utilizados na entidade definida. Poderá alterar os filtros para visualizar mais centros de custo
  6. Clicar em Guardar.

Os restantes campos serão preenchidos pela aplicação terceira.

Estes documentos têm uma indicação de que foram arquivados pela aplicação externa no grupo Contabilidade.

Todos os documentos arquivados por aplicações externas podem continuar a ser editados desde que não estejam bloqueados, seja pelo estado ou pela pasta (quando configurada como Leitura Apenas). Os campos da secção Contabilidade nunca podem ser editados, uma vez que estarão bloqueados para garantir a consistência de dados entre aplicações.

Também não é possível eliminar os documentos arquivados por aplicações externas.

Arquivo Manual

Para arquivar manualmente um documento fiscalmente relevante, siga os seguintes passos:

  1. Na edição de um documento, abrir a secção Contabilidade e, de seguida, clicar em Ativar Edição Manual no canto superior direito da secção;
  2. Indicar o n.º do Diário ou clicar na Lupa para selecionar o diário associado à entidade definida para o documento (poderá alterar os filtros para visualizar mais diários);
  3. Introduzir uma Descrição do Diário. Esta será preenchida automaticamente caso tenha selecionado um diário já existente no sistema;
  4. Indicar o N.º do Diário;
  5. Indicar a Data de Lançamento contabilístico, o Período e o Exercício. Estes dois últimos campos são preenchidos automaticamente em função da data contabilística, contudo, poderá alterá-los;
  6. Definir a Data da Transação. Esta data deve ser igual à data indicada na secção Geral;
  7. Indicar a Moeda. Esta será preenchida automaticamente caso tenha definido alguma moeda no grupo Geral, contudo, poderá alterá-la;
  8. Indicar o Centro de Custo;
  9. Introduzir uma Descrição do Centro de Custo. Em alternativa, poderá clicar na lupa disponível para selecionar os centros de custo que são usados na entidade definida. Poderá alterar os filtros para visualizar mais centros de custo;
  10. Indicar o Tipo de Transação do movimento contabilístico;
  11. Indicar a Descrição do movimento;
  12. O campo Entrada de Diário (Transaction ID) será preenchido automaticamente com os campos Data da Transação, Diário e N.º Diário;
  13. Clicar em Guardar.

Caso pretenda retirar o documento do arquivo legal, é necessário clicar na opção Desativar edição manual no canto superior direito da secção Contabilidade. Os dados introduzidos manualmente serão removidos e, consequentemente, o documento deixará de estar no arquivo.

Os documentos arquivados manualmente podem continuar a ser editados desde que não estejam bloqueados, seja pelo estado ou pela pasta (quando configurada como Leitura Apenas).

Estes documentos podem ser eliminados mesmo estando arquivados manualmente.

Consultar Arquivo Legal

Os documentos fiscalmente relevantes arquivados podem estar em qualquer pasta desde que a opção Trata documentos fiscalmente relevantes esteja ativa. Além disso, todos estes documentos têm uma indicação de que estão ou não arquivados.

Através da funcionalidade Arquivo Legal poderá consultar de forma centralizada todos os documentos arquivados e filtrá-los pela Empresa, Exercício, Diários, etc.

Assim, esta funcionalidade facilita a consulta do arquivo em várias empresas e evita a procura manual dos documentos por empresa.

Para consultar o Arquivo Legal, siga os seguintes passos:

  1. No menu lateral, selecionar Arquivo Legal;
  2. Selecionar a Empresa e o Exercício pretendidos;
  3. Aplicar Mais Filtros (opcional);
  4. Serão apresentados todos os documentos fiscalmente relevantes arquivados manualmente e por aplicações terceiras.

Na lista serão apresentados todos os documentos arquivados mesmo que estejam em pastas a que o utilizador não tem acesso. Neste caso, o utilizador apenas poderá pré-visualizar o documento. Não pode, por isso,navegar para os detalhes do mesmo.

Exportar Arquivo Legal

A Cegid apenas assume a responsabilidade pelo Arquivo Legal enquanto a empresa se encontra no Cegid Docs. Se for realizada uma exportação com o objetivo de guardar os documentos noutros sistemas (sejam cloud ou locais físicos) e remover a informação do  Docs, a Cegid não tem condições de garantir:

  1. a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento, dado que os documentos ficam armazenados em noutros locais fora do nosso controlo;
  2. as funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
  3. os processos de backup automáticos da informação e demais questões de segurança relacionadas com a proteção de dados.

Desta forma, estando o arquivo guardado num sistema que não o Docs, a Cegid não assume qualquer responsabilidade sobre eventuais coimas que possam surgir pelo uso indevido do backup realizado.

Para exportar o Arquivo Legal, siga os seguintes passos:

  1. No menu lateral, aceder a Arquivo Legal e clicar em Exportar;
  2. No modal, selecionar a Empresa e o Exercício pretendidos. Se já selecionou estes dados previamente na lista, estes dois campos já estarão preenchidos. Contudo, poderá alterá-los;
  3. Indicar o Tipo de Transação contabilística que pretende exportar. Por predefinição, estarão todos preenchidos;
  4. Indicar o Período contabilístico inicial e final da exportação;
  5. Selecionar as Categorias de documentos fiscalmente relevantes que pretende incluir na exportação;
  6. Selecionar a opção Adicionar Anexos, caso pretenda incluir os anexos dos documentos fiscalmente relevantes na exportação;
  7. Clicar em Configurações do Link para:
    • indicar os Emails que irão receber o arquivo. Este campo é automaticamente  preenchido com o email do utilizador que está a efetuar esta operação;
    • no campo Definir Expiração indicar a validade do link. Poderá definir um valor predefinido ou selecionar a opção Personalizado caso pretenda definir uma data. Caso defina uma validade personalizada, de seguida terá de indicar a data de expiração;
  8. Clicar em Exportar.

O link do ficheiro .zip será enviado para os emails indicados no pedido e ficará também visível no campo Link Direto, onde poderá ser copiado. Também poderá efetuar o download do ficheiro .zip na opção Descarregar.

Juntamente com os ficheiros, serão enviados os respetivos metadados dos documentos fiscalmente relevantes e a referência aos respetivos lançamentos na contabilidade para garantir o cumprimento do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Consultar Exportações

É possível consultar todas as exportações realizadas seja por empresa ou por utilizador, reenviar os links para os destinatários originais como para novos destinatários ou descarregar os ficheiros a partir da aplicação.

Para consultar o histórico de exportações, deverá aceder à funcionalidade Exportações no menu. Serão apresentadas as exportações realizadas de todas as empresas a que tem acesso e as suas especificidades: parâmetros, estado, utilizador, data e hora.

Aqui, poderá:

  • efetuar download do ficheiro da exportação através da opção Descarregar na linha de cada exportação;
  • enviar o link do ficheiro da exportação para novos destinatários através da opção Enviar na linha de cada exportação;
  • consultar a lista dos destinatários a quem foram enviados os links através da opção Partilhado com em cada exportação.
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