Pastas Inteligentes

As Pastas Inteligentes são uma ferramenta altamente configurável e dinâmica que fornecem uma forma flexível de armazenar e organizar documentos, tendo como base critérios específicos. As respetivas subpastas atuam como filtros fornecendo uma forma rápida e fácil de aceder aos documentos pretendidos.

Criar Pastas Inteligentes

Para criar pastas inteligentes, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
2. Clicar em Criar;
3. Inserir um código identificativo da pasta inteligente;
4. No campo Nome, clicar em Traduções para inserir o nome da pasta em vários idiomas;
5. No campo Grupo, selecionar o agrupamento em que pretende que a pasta seja agregada na raiz do arquivo da empresa (opcional);
6. Definir o Ícone da pasta. Se não definir, será atribuído um ícone genérico;
7. Indicar uma Descrição da pasta clicando em Traduções (opcional)  Aqui, poderá inserir a descrição da pasta em vários idiomas;
8. Ativar a opção Predefinido caso pretenda que a Pasta Inteligente seja adicionada automaticamente quando é criado um arquivo para uma empresa. Caso contrário, deverá desativar esta opção e indicar em que arquivos de empresa a pasta inteligente deve ser criada;
9. Aceder ao separador Designer para configurar os detalhes dos ficheiros;
10. Na secção Categorias, poderá:
    • selecionar as categorias aplicáveis aos ficheiros que estão armazenados na Pasta Inteligente. É obrigatório existir no mínimo uma categoria;
    • reordenar a ordem pela qual as categorias serão listadas arrastando cada uma delas para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novas categorias (se aplicável);
    • selecionar a categoria predefinida. Ao mover um ficheiro para a pasta inteligente, será atribuída a categoria predefinida caso não seja possível determiná-la através da hierarquia das pastas;
11. Na secção Estados, poderá:
    • introduzir os estados aplicáveis aos ficheiros que estão na Pasta Inteligente. É obrigatório existir no mínimo um estado;
    • reordenar a ordem pela qual os estados serão listados arrastando cada um deles para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novos estados (se aplicável);
    • definir o estado predefinido. Ao mover um ficheiro para a pasta inteligente, será atribuído o estado predefinido caso não seja possível determiná-lo através da hierarquia das pastas;
12. Na secção Campos, poderá:
    • indicar os campos personalizados criados anteriormente e aplicáveis aos ficheiros que estão armazenados na Pasta Inteligente.
    • adicionalmente poderá adicionar espaços vazios ou divisores de modo a organizar o layout da página conforme pretender;
    • reordenar a ordem pela qual os campos serão listados arrastando cada um deles para a respetiva ordem pretendida (opcional);
    • clicar em Adicionar caso pretenda acrescentar novos campos (se aplicável);
    • clicar em + para aceder à configuração do campo:
      - Largura: poderá definir a Largura que o campo irá ocupar na página de detalhes;
      - Valor Predefinido: poderá definir o valor a atribuir ao campo quando se envia um documento para a pasta. Se enviar o documento para uma subpasta, será preenchido o valor associado à subpasta e os valores dos vários campos que compõem a hierarquia da mesma;
      - Preenchimento Obrigatório: poderá indicar se o campo é de preenchimento obrigatório. Caso defina, deverá obrigatoriamente definir um valor predefinido e se deve estar Visível na lista de documentos. Caso esteja oculto, poderá colocá-lo visível nas configurações da lista de documentos;
      - Apenas de Leitura: poderá indicar se é apenas de leitura e, neste caso, não será possível alterar o valor do campo;
13. Na secção Subpastas, poderá:
    • definir a hierarquia das subpastas;
    • adicionar um novo nível e, de seguida, selecionar as opções disponíveis;
    • reordenar a ordem pela qual as pastas serão apresentadas arrastando cada uma delas para a respetiva ordem pretendida (opcional);
14. Na secção Pré-visualização, poderá verificar os campos que serão apresentados nos detalhes do ficheiro e as respetivas configurações atribuídas a cada um;
15. Clicar em Gravar.

Eliminar Pastas Inteligentes

Quando as pastas inteligentes entretanto criadas já não forem necessárias, poderá eliminá-las.

No entanto, não poderá eliminar:

• pastas de sistema;
• pastas que contenham documentos. Nestes casos, deverá movê-los para outra pasta antes de remover a pasta.

Ao eliminar uma pasta inteligente predefinida, a mesma será removida em todos os arquivos de empresas. Caso uma pasta inteligente predefinida possua documentos nuns arquivos mas noutros não, essa pasta será apenas removida dos arquivos que não tem documentos e, consequentemente, deixará de ser considerada uma pasta inteligente predefinida.

Como o Cegid Docs permite que outras aplicações possam gerir pastas e documentos através da sua API, podem existir cenários em que essas aplicações criem e configurem pastas para serem geridas externamente. Nestes casos, não é possível editar ou remover a pasta.

Para eliminar pastas inteligentes, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Pastas Inteligentes;
2. Selecionar as pastas inteligentes pretendidas;
3. Clicar no ícone Eliminar;
4. Confirmar a operação.

Atribuir Permissões às Pastas

Além de poder controlar todo o conteúdo dos seus arquivos, também é possível gerir que utilizadores têm acesso a cada pasta e quais os respetivos perfis.

Com a gestão de utilizadores por pastas, é possível convidar utilizadores específicos para determinadas pastas garantindo que cada um tem acesso apenas ao que precisa.