Estados

Um estado documental refere-se à condição em que um documento se encontra ao longo do seu ciclo de vida.

Criar Estados

Os estados documentais proporcionam uma forma eficaz de rastrear e gerir o fluxo documental, garantindo que cada documento seja processado adequadamente em todas as etapas da sua utilização.

No Cegid Docs, poderá criar os estados necessários ao fluxo documental da organização, tendo em consideração que deverá criar criar estados com valores numéricos e estes devem ser superiores a 100. Os estados com um valor inferior ou igual a 100 são utilizados pelo sistema.

Para criar estados, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Estados;
2. Clicar em Criar;
3. Inserir um código identificativo do estado;
4. No campo Nome clicar em Traduções. Poderá inserir o nome em vários idiomas;
5. Indicar uma Descrição clicando em Traduções (opcional). Poderá inserir a descrição em vários idiomas;
6. Atribuir uma Cor para o indicador do estado;
7. Ativar a opção Bloquear Ficheiros caso pretenda impedir a edição dos documentos que estejam no estado que está a criar;
8. Clicar em Guardar.

Eliminar Estados

Quando os estados entretanto criados já não forem necessários, poderá eliminá-los. No entanto, não poderá eliminar:

• estados de sistema;
• estados que foram criados por aplicações terceiras e estão definidos com Gerido Externamente;
• estados que estejam a ser utilizadas por documentos. Nestes casos, deverá removê-los primeiramente das respetivas pastas inteligentes e dos documentos.

Para eliminar estados, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Estados;
2. Selecionar os estados pretendidos;
3. Clicar no ícone Eliminar;
4. Confirmar a operação.