Categorias

No Cegid Docs, uma categoria é uma classificação ou agrupamento específico atribuído a documentos com características ou propósitos semelhantes.

Criar Categorias

As categorias devem ser criadas para otimizar a organização, pesquisa e acesso aos documentos, tornando o arquivo mais intuitivo e fácil de usar. Desta forma, as categorias permitem classificar documentos com base nas suas especificidades.

Apesar da aplicação disponibilizar um conjunto de categorias de base, poderá criar as categorias necessárias à realidade da organização.

Esta operação apenas pode ser efetuada por utilizadores com perfil de Gestor no Cegid Workspace.

Para criar categorias, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Categorias;
2. Clicar em Criar;
3. Inserir um código identificativo da categoria;
4. Inserir o Nome da categoria clicando em Traduções. Poderá indicar o nome em vários idiomas;
5. Indicar uma Descrição clicando em Traduções (opcional). Poderá inserir a descrição em vários idiomas;
6. Clicar em Gravar.

Eliminar Categoria

Quando as categorias entretanto criadas já não forem necessárias, poderá eliminá-las. No entanto, não poderá eliminar:

• categorias de sistema;
• categorias que foram criadas por aplicações terceiras e estão definidas com Gerido Externamente;
• categorias que estejam a ser utilizadas por documentos. Nestes casos, deverá removê-las das respetivas pastas inteligentes e dos documentos.

Para eliminar categorias, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Configurações | Categorias;
2. Selecionar as categorias pretendidas;
3. Clicar no ícone Eliminar;
4. Confirmar a operação.