Como criar o meu primeiro processo

Para modelar o diagrama

Foi encomendado um processo comercial de validação de encomendas para mecanizar um processo comercial de validação de encomendas; processo Circuito de aprovação de encomendas.

O primeiro passo da metodologia Lean é observar e analisar; compreender o processo, detetar desperdícios, variações e práticas injustificadas.

O passo seguinte consiste em normalizar o processo; identificar os participantes e modelar o processo.

Relativamente aos participantes:

• Em primeiro lugar, podem ser criadas as funções necessárias:
  • O comercial. A pessoa que regista a encomenda que precisa de ser aprovada.
  • O supervisor de vendas. Valida a encomenda e decide se a aceita ou rejeita em função do cliente e do montante.
  • O supervisor do armazém. Valida a encomenda e decide se a aceita ou rejeita em função da disponibilidade dos artigos solicitados.
  • A pessoa responsável pela melhoria contínua; o Business Navigator Master. Será responsável pela modelação dos processos, pelo arranque e acompanhamento da produção, introduzindo as melhorias necessárias.
• Em segundo lugar, os utilizadores são atribuídos às novas funções.

Para a modelação de processos, aceda ao Desenhador de diagramas do Business Navigator, que permite criar diagramas e modelar processos graficamente. Para atualizar os diagramas, a partir da IU e da vista Principal, em Sistema e Design, aceda a Business Navigator, Diagramas.

• Criar um novo diagrama com base no objeto de negócio de encomendas; diagrama kw_dgorders.
• Modelar o circuito de aprovação com um par de atividades manuais Verificar o risco e Verificar a encomenda.
  • A atividade Verificar o risco tem como destinatário o supervisor de vendas.
  • A atividade Verificar a encomenda tem como destinatário o supervisor de armazém.
• Propõe-se seguidamente uma possível mensagem de apoio para a primeira das atividades:

A encomenda foi recebida '[/av_xorder_number]' del cliente [DESC.xcustomer_id]' con fecha '[CTL.xorder_date]’.  Por favor, [LM.ADR], verifique el riesgo de este cliente para el importe de pedido de '[CTL.xorder_total]'.

Para executar o processo

Após a modelação do diagrama, este pode agora ser ativado; isto significa que um processo pode ser iniciado a partir deste ponto. O diagrama é ativado a partir da página de propriedades do diagrama, ativar o indicador Ativo, Aceitar e guardar o diagrama.

Quando o diagrama está ativo, se um utilizador aceder à manutenção, é apresentada uma mensagem de aviso na área azul, informando o utilizador de que existe um diagrama ativo ligado ao objeto de negócio de encomendas. O utilizador pode visualizar o diagrama clicando no ícone Ver o diagrama de Business Navigator.

Criar uma nova encomenda ou atualizar a encomenda e guardar inicia um novo processo.

Para intervir no processo

Uma vez iniciado o processo associado à encomenda, se a utilizadora Maria Tomelloso, supervisora de vendas, aceder à manutenção da encomenda número cinco, poderá ver na área azul e no diagrama em que ponto do processo se encontra, podendo aceitar ou rejeitar a encomenda como entender.

A partir da IU, pode aceder às ferramentas de acompanhamento de tarefas pessoais a partir do Business Navigator. Pode consultar os seguintes pontos:

• Alertas. Processos atrasados, em que o tempo máximo desejável para a realização da tarefa foi ultrapassado.
• Tarefas pendentes. Processos em curso para os quais a atenção do utilizador é necessária.
• Processos. Processos que podem ser iniciados pelo utilizador.

Como é que fazemos isto?

• Um primeiro passo consiste em ativar os indicadores gerais, conforme adequado.
• A partir da vista Principal, em Sistema | Administração | Business Navigator | KPI do Business Navigator acede-se à Ativação de KPI.
  • Ativar todos os indicadores do sistema.

Que indicadores analisamos?

• Os primeiros a serem analisados são Tempo total e Tempo de valor acrescentado, tempos em segundos.
  • Indicam a duração total do processo (Lead Time) e o tempo de valor acrescentado ou tempo real trabalhado, coincidindo este último com o primeiro em que foram descontados os tempos mortos em que uma atividade ficou pendente de atribuição.
  • Quanto mais próximos estiverem, mais eficaz será o processo.
• Quantas atividades foram rejeitadas? Quantas desatribuições? São o Contador global de desatribuições e o Contador global de rejeições; são contadores.
  • Quanto mais pequenas forem, mais eficiente será o processo.
• Os tempos limite foram excedidos? Ver os indicadores Contador global de tempos limite e Duração do tempo limite.
  • A ultrapassagem dos tempos limite é fatal para um processo eficiente.

Onde é que vamos procurar?

• Avaliar a recolha de indicadores:
  • Acesso à vista Principal, em Sistema | Administração | Business Navigator e pasta KPI do Business Navigator.
    • A ferramenta de consulta alargada Relatório KPI por mês está disponível.
    • O Histórico de KPI, inclui a possibilidade de listar os valores, filtros e eliminação do histórico com dump para ficheiro.
  • Acesso à vista Principal, em Sistema | Administração | Business Navigator e área de trabalho de Business Navigator.
• Rever o estado dos processos e incidentes concluídos:
  • Acesso à vista Principal, em Sistema | Administração | Business Navigator, Processos em curso e Processos concluídos.

Um objeto de negócio pode ter mais do que um diagrama associado?

Embora só possa haver um diagrama ativo por objeto de negócio, é possível utilizar mais do que um diagrama. As regras de negócio podem ser utilizadas para definir condições de modo que, se forem cumpridas quando um registo é criado ou atualizado, seja possível iniciar um ou outro diagrama.

• Neste caso, os diagramas nem sequer precisam de estar ativos.
• O evento pode ser indicado, personalizando o diagrama consoante se trate de uma atualização ou de uma criação.

Qual é o diagrama mais simples que pode ser representado?

O diagrama mais simples que pode ser representado é aquele que contém apenas um nó inicial e um nó final, com o seu conector.

Notificações?

Ao trabalhar com o Business Navigator, um utilizador pode ser alertado em várias circunstâncias, por exemplo, quando uma atividade manual excede o seu limite de tempo ou quando uma nova atividade manual é adicionada à caixa de entrada de tarefas. Os avisos são geralmente do tipo de mensagem Cegid.

É possível personalizar a notificação de modo que, para além da mensagem Cegid, seja enviado um e-mail ao utilizador.

Quais são os passos para personalizar o modo de notificação?

• Abra o menu Ferramentas e Opções se já tiver iniciado sessão.
• Posicione o cursor no elemento Notificações na árvore de opções.
• Marque a caixa Utilizar e-mail no grupo Notificações para indicar que são pretendidas notificações por e-mail, avisos de novas tarefas ou alertas de tempo limite.

Como utilizar um modelo HTML?

Em caso de notificação por e-mail, o sistema envia ao utilizador em causa um e-mail muito simples. É possível personalizá-lo utilizando um modelo HTML. O sistema utiliza simplesmente o modelo como corpo do e-mail, incluindo a mensagem na etiqueta EMAIL_BODY.

• O modelo deve ter o nome ekon_bn_notification_template.html.
• O modelo deve ser copiado para a pasta $ {sharedcommonworkdir}/nome_configuraçãomodelos. Existe um modelo de amostra em $(karat)/conf/samples.
• O modelo é único para cada configuração.
• Pode ser personalizado por idioma, acrescentando o sufixo do mesmo, por exemplo: ekon_bn_notification_template_en.html para espanhol.

Como é que os idiomas são codificados?

Utiliza-se a abreviatura normalizada: es para espanhol, en-gb para inglês, fr para francês, de para alemão, it para italiano, etc.

É necessária alguma licença especial?

O Business Navigator utiliza uma licença de produto EKLM.

Qual é o diagrama mais simples que pode ser representado?

O diagrama mais simples que pode ser representado é aquele que contém apenas um nó inicial e um nó final, com o seu conector.

Notificações?

Ao trabalhar com o Business Navigator, um utilizador pode ser alertado em várias circunstâncias, por exemplo, quando uma atividade manual excede o seu limite de tempo ou quando uma nova atividade manual é adicionada à caixa de entrada de tarefas. Os avisos são geralmente do tipo de mensagem Cegid.

É possível personalizar a notificação de modo que, para além da mensagem Cegid, seja enviado um e-mail ao utilizador.

Quais são os passos para personalizar o modo de notificação?

• Abra o menu Ferramentas e Opções se já tiver iniciado sessão.
• Posicione o cursor no elemento Notificações na árvore de opções.
• Marque a caixa Utilizar e-mail no grupo Notificações para indicar que são pretendidas notificações por e-mail, avisos de novas tarefas ou alertas de tempo limite.

Como utilizar um modelo HTML?

Em caso de notificação por e-mail, o sistema envia ao utilizador em causa um e-mail muito simples. É possível personalizá-lo utilizando um modelo HTML. O sistema utiliza simplesmente o modelo como corpo do e-mail, incluindo a mensagem na etiqueta EMAIL_BODY.

• O modelo deve ter o nome ekon_bn_notification_template.html.
• O modelo deve ser copiado para a pasta $ {sharedcommonworkdir}/nome_configuraçãomodelos. Existe um modelo de amostra em $(karat)/conf/samples.
• O modelo é único para cada configuração.
• Pode ser personalizado por idioma, acrescentando o sufixo do mesmo, por exemplo: ekon_bn_notification_template_en.html para espanhol.

Como é que os idiomas são codificados?

Utiliza-se a abreviatura normalizada: es para espanhol, en-gb para inglês, fr para francês, de para alemão, it para italiano, etc.

É necessária alguma licença especial?

O Business Navigator utiliza uma licença de produto EKLM.