Asistente de configuración del sistema informático de facturación
El asistente de configuración del sistema informático de facturación ayuda a realizar los pasos necesarios para configurar la aplicación y empezar a trabajar y generar facturas que cumplan con la normativa Verifactu. La aplicación muestra un banner o mensaje en la parte superior con acceso a este asistente de configuración siempre que se detecte alguna empresa que no tenga totalmente configurado el sistema informático de facturación. Este asistente muestra la lista de empresas que no están totalmente configuradas para trabajar con los sistemas de facturación y guía para realizar los pasos necesarios para dejar el sistema totalmente configurado, que pueden variar en función de la normativa de facturación con la que trabaje la empresa y del estado de configuración en el que se encuentre la empresa, ya sea parcial o totalmente pendiente de configurar. Los pasos configuración son los siguientes:
Si dispone de alguna sección de la empresa registrada con un NIF diferente al de la empresa y que, por lo tanto, realiza las facturas con ese NIF, puede indicarlo en la pestaña Secciones de Empresas. El asistente guía, de igual forma, solicitando la misma información para este NIF que, a efectos de facturación, se trata como de una empresa independiente de la empresa en la que está configurada la sección. Todas estas acciones se pueden realizar, también, accediendo desde Ventas (Avanzado) | Configuración | Empresa y están disponibles en el grupo de datos Sistema informático de facturación. El primer paso para configurar la aplicación para trabajar con la normativa Veri*Factu es indicar el sistema informático de facturación en Ventas (Avanzado) | Configuración | Empresa, pero previamente se deben indicar una serie de datos importantes para la configuración automática que registra la empresa en los Servicios conectados de Cegid se realice correctamente. Estos datos son los siguientes: Una vez indicados estos datos, en Sistema informático de facturación simplemente se debe indicar el sistema de facturación con el que se va a trabajar: Verifactu o No-Verifactu, especificar la fecha de inicio del periodo de acogida al sistema y guardar el registro para que automáticamente se registre la empresa en los Servicios conectados de Cegid. Además de estos datos básicos, también hay otros campos en este mismo grupo: Número de omisión de datos o Número de resolución de no aplicación que, junto con Fecha de vigencia, permiten configurar el sistema de facturación para que, en algunos casos específicos autorizados por la AEAT, algunas empresas con particularidades especiales puedan omitir cierta información en la comunicación de las facturas incluso el hecho de estar exentas de realizar la comunicación de las facturas. El botón Firma delegada, ubicado Sistema informático de facturación del formulario ubicado en Ventas (Avanzado) | Configuración | Empresa, da acceso a una pantalla desde la que es posible realizar la firma de un documento para otorgar el consentimiento a Cegid para el uso de un certificado que se utiliza para firmar las facturas. La firma de las facturas con el certificado de Cegid se utiliza en el sistema informático de facturación para realizar dos tipos de operaciones: En la pantalla se detectan, automáticamente, los tipos de operaciones que se necesitan realizar con las facturas en función del sistema informático de facturación seleccionado en Empresa, teniendo en cuenta también si se ha seleccionado la opción de trabajar con el sistema de intercambio electrónico de facturas entre empresas (e-Invoicing). El documento de consentimiento es específico para cada tipo de operación y, para firmarlo, se deben proporcionar los datos de una persona que, como representante legal de la empresa, firma el documento de consentimiento. Este documento se genera automáticamente con los datos proporcionados y se firma a través de un proveedor externo de firma digital, que se encarga de enviar un correo electrónico a la persona para que realice la firma de estos documentos. Una vez realizada la firma de los documentos, el proveedor externo de firma digital informa automáticamente a la aplicación del estado de la firma. Es posible proporcionar los datos de diferentes personas para cada tipo de operación para la que se firma el documento de consentimiento o, simplemente, indicar los datos de una misma persona representante legal de la empresa. Para la firma del documento del consentimiento, el usuario debe disponer de un certificado digital y realizar la firma a través del programa Autofirma (programa de libre descarga del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital del Gobierno de España). En el caso de haber realizado alguna personalización o adaptación sobre el sistema informático de facturación estándar, se debe generar un PDF con una declaración responsable del software en que se indica que el software de facturación cumple con los requerimientos exigidos por la ley para los programas de software de facturación adaptados a la normativa Verifactu. Este documento es necesario para todos los programas de software de facturación adaptados a la normativa Verifactu y debe estar accesible por el usuario de la aplicación. Cegid proporciona la declaración responsable del software estándar de facturación, pero si se realiza alguna adaptación de software por parte del cliente, ya sea directamente o a través de un partner autorizado, el software pasa a ser una versión del software de facturación diferente y debe cumplir con este requerimiento legal y disponer también y de forma accesible de una declaración responsable que acredite el cumplimiento de la normativa Verifactu. Para facilitar la generación de este PDF, el Auditor Verifactu guía a través de unos sencillos pasos para detectar las posibles personalizaciones que existan en el sistema relacionados con los procesos de facturación y generar un documento PDF con la declaración responsable del software de facturación adaptado. Las personalizaciones que el Auditor detecta de forma automática se deben revisar y, en el caso de estar conforme con la personalización, marcar la casilla Compromiso de conformidad, indicando una breve explicación de lo que realiza la personalización. Si, por el contrario, el Auditor detecta alguna personalización realizada en el sistema que considera que no afecta al sistema informático de facturación y que se deba indicar en la declaración responsable, se descarta marcando la casilla No procede. Además, existe la posibilidad de añadir, de forma manual, mediante el botón Añadir otras personalizaciones que se hayan podido realizar en el sistema de facturación y que el Auditor no haya detectado de forma automática. Sobre todo, es importante tener en cuenta que las personalizaciones o adaptaciones realizadas sobre el sistema informático de facturación deben respetar lo siguiente: Una vez revisadas todas las personalizaciones, ya se puede generar el documento de declaración responsable mediante el botón Generar declaración. Al pulsarlo, se genera un PDF para cada uno de los productos cuyo sistema de facturación tenga algún tipo de personalización en la que se haya indicado el compromiso de conformidad. Estos documentos PDF se generan en la carpeta Ficheros privados del usuario de conexión en la transferencia de archivos de la aplicación. Para finalizar, los PDF generados se deben firmar y adjuntar a la aplicación mediante el botón Adjuntar declaración del propio Auditor de Veri*Factu. Tanto la declaración responsable de los productos de Cegid como la que se haya podido adjuntar referente a personalizaciones realizadas en el sistema de facturación, se pueden consultar desde el propio Auditor, ejecutando el proceso de auditoría del sistema y pulsando sobre los botones correspondientes. XRP Enterprise se puede configurar para trabajar en modalidad No-Verifactu. Esta opción implica que los registros de facturación no se envían automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de generar facturas, pero se almacenan en los Servicios conectados de Cegid, estando disponibles y cumpliendo con los requisitos técnicos establecidos en la normativa Verifactu. Es posible consultar estos registros de facturación a través de una webapp y facilitarlos a la Agencia Tributaria de una forma sencilla en caso de existir un requerimiento legal por parte de la Administración. Si se opta por esta modalidad, es posible activar al modo Verifactu en cualquier momento, pero no al revés. Una vez se empieza a trabajar en modo Verifactu ya es obligatorio continuar en esta modalidad como mínimo hasta final de año. Los impresos de las facturas emitidas en modo No-Verifactu también llevan un código QR, pero en este caso enlazan con la web en la que la Administración indica que la factura no está verificada.
Sistema informático de facturación
Firma delegada
Declaración responsable (Auditor)
Modo No-Verifactu