Se trata de una herramienta que pretende gestionar impresos compuestos por varias páginas y cada una de ellas en distinto formato. El ejemplo más representativo de un impreso es una declaración de renta. Este impreso está compuesto por varias páginas, cada una de ellas con un formato distinto, en cada página pueden existir secciones en formato tabular y cada una de estas páginas tiene varias copias con diferente información.

Estos impresos (impuestos, declaraciones fiscales, etc.), además, tienen la propiedad de ser cambiantes en el tiempo. Cada ejercicio de renta tiene nuevos datos, datos cambiados de página, etc. y no son impresos distintos (el modelo D-100, continua siéndolo un año tras otro). Para gestionar los cambios, Impress writer gestiona versiones de impresos, es decir, el mismo impreso pero con formatos distintos o datos diferentes.

Una vez conocido esto, nos damos cuenta que estas páginas tienen secciones en las que los datos pueden no caber en una sola página. Para ello, la herramienta utiliza la gestión de repeticiones (de una página).

Debido a que las imprentas que generan impresos pueden cambiar el orden de las páginas (con la carta de pago al principio, al final, sin segundo plazo, etc.) se utilizan los bloques de página, que no son más que la agrupación de las páginas de un impreso en un orden u otro; llegando a permitir que se puedan imprimir o no si estas páginas no contienen datos.

Cabe aclarar también el concepto de copia. Las copias no son idénticas. Por esto, cada dato posee una propiedad en la que se indica en qué copia/s se imprime.

Aclarados estos puntos, podemos afirmar que el objetivo es gestionar impresos compuestos por bloques multiformato de página (declaración de renta, el modelo 390, etc). Para ello proporciona un sistema de edición de impresos que permite:

Diseño de las plantillas.
Diseño de los datos dentro del impreso.
Posibilidad de copias con diferente información (ejemplar para la administración, ejemplar para la entidad bancaria, etc.).
Vista previa.
Generación de archivos telemáticos.
Diferentes versiones del impreso.
Ajuste y centrado de los datos.

En resumen un impreso está compuesto por una lista de objetos (personas, facturas, declaraciones de renta, albaranes, etc.) que se deben tratar. Estos objetos se les denominan Ordenaciones. Cada una de estas ordenaciones puede contener datos en una o más páginas (Página). Y, a su vez, estas páginas pueden tener una o más secciones (Secciones) además de los datos que no pertenezcan a ninguna sección (Datos generales).

Glosario

Impreso. Conjunto de páginas de diferente diseño y en un orden determinado. Posiblemente el mejor ejemplo es una declaración de renta.
Versión. Cada una de las diferentes versiones que aparecen del impreso. En el caso de una renta, el ejercicio 2009, 2010, etc.
Página. Cada una de las diferentes páginas del impreso. Ejemplo: página Rendimientos de trabajo, página Deducciones, etc.
Bloque. Orden en el que se agrupan las páginas.
Sección. Sección de la página en la que los datos se presentan como una rejilla.
Datos generales. Conjunto de datos de una página que no pertenecen a ninguna sección.
Control. Representación física de un dato.
Operación. Tipo de control específico de datos numéricos en el que se permiten determinadas operaciones aritméticas.
Literal. Control específico para datos de cadena en el que se posibilita definir literales multiidioma.
Total. Tipo de control que se encarga de almacenar la suma de los controles de una sección.

Cómo funciona el diálogo de impresión de impresos

Conceptos básicos

El diálogo de impresión es una ventana que siempre se muestra antes de la impresión de cualquier impreso.

En esta ventana se pueden modificar algunas opciones de impresión, por ejemplo, indicar filtros sobre los datos y páginas que se desea imprimir, o bien decidir cuál será el formato de salida del listado.

Pasos que hay que seguir para seleccionar un impreso

Sitúese en la lista de impresos cargados y pulse sobre el impreso que se desea imprimir.

En la mayoría de los casos sólo existirá un impreso.

Pasos que hay que seguir para seleccionar la versión y el bloque de impresión

Para seleccionar la versión, sitúe el cursor sobre el campo Versión y seleccione la versión que desee. Al cambiar de versión, cambiarán los bloques disponibles.
Sitúe el cursor en el campo Bloque y seleccione el bloque que desea imprimir.

En la mayoría de los casos sólo existirá una versión y es posible que el dato no sea seleccionable.

Pasos que hay que seguir para centrar las páginas del impreso

Pulse el botón Centrar que se muestra en la parte inferior del diálogo de impresión.
Seleccione la página que desea centrar situando el cursor en la línea correspondiente de la parrilla Páginas.
Puede modificar el margen superior e izquierdo. Si no los indica, se centrarán asumiendo el centrado que aparece en Valores por defecto.
También hay la posibilidad de que una página se imprima o no si no tiene datos para imprimir. Para ello, marque o desmarque la casilla Sin datos. Si se marca, la página se imprimirá aunque no tenga datos. Si la desmarca, la página no se imprimirá cuando no tenga datos.
Pulse el botón Aceptar.

Es posible que algunas páginas se impriman aunque no tengan datos (por ejemplo, determinadas hojas en impresos oficiales).

Pasos que hay que seguir para seleccionar identificadores y páginas para imprimir

Pulse el botón Seleccionar que se muestra en la parte inferior del diálogo de impresión.
Seleccione la ordenación por la que desea restringir las páginas que se imprimen mediante los botones Primer registro, Registro anterior, Registro siguiente, Último registro.
Seleccione la página que desea cambiar situando el cursor en la línea correspondiente de la parrilla Datos cargados.
Puede seleccionar si la página se imprime o no marcando o desmarcando la casilla ¿Imprimir?
Puede marcar todas las páginas de todas las ordenaciones pulsando el botón Seleccionar todas las ordenaciones.
Puede marcar todas las páginas de una ordenación pulsando el botón Seleccionar esta ordenación.
Puede desmarcar todas las páginas de todas las ordenaciones pulsando el botón Deseleccionar todas las ordenaciones.
Puede desmarcar todas las páginas de una ordenación pulsando el botón Deseleccionar esta ordenación.
Pulse el botón Aceptar.

Pasos que hay que seguir para previsualizar el impreso

Pulse el botón Ver que se muestra en la parte inferior del diálogo de impresión.
En la ventana que se abre, en la parrilla Datos, seleccione:
- Una fila para cada una de las páginas con datos.
- Una columna para cada una de las repeticiones de la página seleccionada.
- Seleccione una ordenación mediante los botones de la barra de navegación.

Es posible que algunas páginas tengan más repeticiones que otras. En la vista previa no se contemplan las diferentes copias del impreso, sólo la primera copia.

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