Información adicional por cambio de ejercicio

Creación del calendario

1. En primer lugar, crear el calendario de festivos nacionales en el formulario ubicado en Despachos profesionales (Base) | Administración | Lista de valores | Calendario de festivos | Festivos anuales.
2. Indicar el ejercicio 20yy y pulsar Calendario.
3. Indicar los festivos anuales y guardar los cambios.
4. A continuación, realizae el proceso para la creación de los calendarios de festivos por población y por autonomía en los formularios ubicados en Despachos profesionales (Base) | Administración | Lista de valores | Calendario de festivos | Festivos por población y Despachos profesionales (Base) | Administración | Lista de valores | Calendario de festivos | Festivos autonómicos, respectivamente.

Si fuera necesario, crear el calendario de festivos por actividad en el formulario ubicado en Despachos profesionales (Base) | Administración | Lista de valores | Calendario de festivos | Festivos por actividad.

Duplicación del periodo de nómina

El siguiente paso es duplicar el periodo de nómina. Este proceso se realiza mediante el formulario ubicado en Nómina | Utilidades | Duplicación de periodos.

En el campo Ejercicio origen indicar el año del ejercicio que se cierra y en el campo Ejercicio destino el año del nuevo ejercicio. Para que se dupliquen todos los periodos del año, el campo Mes se debe dejar vacío.

Finalmente, pulsar Aceptar.

Actualización de declaraciones juradas

1. Actualizar las declaraciones juradas de los trabajadores mediante el formulario ubicado en Nómina | Utilidades | Datos declaración jurada | Actualización datos declaración jurada.
2. Seleccionar la empresa o empresas de las que se va a actualizar la declaración jurada a los trabajadores.
3. En el formulario que se abre, marcar la casilla Modificación situación personal para actualizar la edad de los ascendientes y descendientes según la información existente en Despachos profesionales (Base). En el campo Traspaso datos económicos seleccionar la opción 2- Se traspasa para traspasar los datos económicos de las declaraciones juradas: pensiones alimenticias, anualidades por alimento, etc.

Cambio del ejercicio por defecto

Duplicación de datos de contabilidad

Duplicación de clasificaciones presupuestarias

Recálculo del porcentaje de IRPF

Condiciones previas

Antes de proceder a la generación del resumen es necesario realizar una serie de comprobaciones. Son las siguientes:

Creación de la carpeta TELE190

Para la generación del fichero telemático del resumen anual es necesario crear en el directorio C:aeat la carpeta TELE190, para ello debe seguir estos pasos:

1. Hacer doble clic sobre el icono Mi PC del escritorio.
2. Seleccionar la unidad Disco local (C.).
3. Abrir la carpeta aeat.
4. Posiciónese en la parte derecha del formulario y hacer clic en el botón secundario del ratón.
5. Seleccionar la opción Nueva y en el siguiente menú la opción Carpeta.
6. Se crea una carpeta con el nombre Nueva carpeta, marcar la misma y, mediante la opción Cambiar nombre del botón secundario del ratón, cambiar el nombre por TELE190.

Comprobación de los parámetros del despacho

El siguiente paso es comprobar los parámetros necesarios para la confección del modelo 190 en Parámetros Despacho, ubicado en Configuración | Parámetros de despacho.

Los campos que se utilizan en la confección del Modelo 190 están repartidos en las diferentes pestañas:

• Datos despacho. Se generan los campos Persona contacto, Teléfono fijo contacto para que, al generar el fichero telemático, asuma estos valores al guardarlo. Estos valores se asumen cuando en el campo Origen del contacto de los datos del retenedor se selecciona la opción Despacho.
• Valores de defecto. En esta pestaña se cumplimentan los campos Ámbito, Ejercicio y Resumen anual. Estos valores se visualizan por defecto al generar el modelo 190.
• Facturación. Si se utiliza Despachos profesionales (GID), marca el campo Enlazar con facturación y, en el campo Cód. operación anual, indicar el código de operación por el que se facturan los honorarios por la confección del modelo 190.

Desde este punto también se habilita la opción de poder realizar el envío del 190 a través de TGVI. Para más información sobre el envío a través del TGVI, consultar el apartado Presentación del modelo 190 a través de TGVI.

Tabla de tarifas de facturación

Si se utiliza Despachos profesionales (GID), crear la tarifa correspondiente para poder facturar la confección del modelo 190.

La facturación del modelo 190 se realiza al editar la última carta de pago del ejercicio.

Esta tarifa se crea en el formulario al que se accede desde Administración | Lista de valores | Tarifas de facturación.

En este formulario indica el importe de los honorarios en los campos Fijo y Trab. de la columna Anual-honorarios que se facturan según el número de perceptores del 190. Si, además, se factura por impresos, cumplimentar los campos Fijo y Trab. de la columna Anual-impresos.

Datos del retenedor

La última comprobación previa que debe realizar es comprobar los datos del retenedor desde el formulario al que se accede desde Administración |  Retenedores | Retenedores o mediante el botón Retenedores del explorador del Retenedor.

Comprobar los campos Origen contacto, Firmante, Cargo firmante, Soporte resumen anual y Código administración. Si el campo Origen contacto tiene seleccionada la opción Retenedor, cumplimentar los campos Persona contacto y Tel. fijo contacto.

Generación del modelo 190

A continuación, se detallan los pasos que se siguen para obtener el modelo 190 de forma individual.

Traspaso de datos de nómina y entrada de percepciones

Las percepciones son necesarias para poder realizar la generación del modelo 190. Hay tres opciones para obtenerlas:

• Entrada manual
• Importación desde un fichero u hoja Excel
• Traspaso desde laboral

La información sobre los pasos que se deben seguir para realizar el traspaso de datos desde Nómina y la entrada de percepciones en el manual de formación Cómo generar el modelo 111 publicado en el apartado Cómo... de la Web de Clientes

Perceptores con más de un tipo de relación

Es habitual que durante el ejercicio un contrato temporal se convierta en fijo, al realizar el traspaso desde Nómina, se traspasa el tipo de relación existente en el momento de realizar el traspaso, por lo que en los casos de transformación de contratos y prorrogas, existan percepciones con el tipo de relación temporal y fijo.

En el modelo 190 sólo se puede presentar un único tipo de relación, por ese motivo existen dos herramientas en la aplicación para detectar los perceptores con más de un tipo de relación y unificar los tipos de relación.

Perceptores con más de un tipo de relación contrato

El primer paso es obtener la relación de los perceptores que tienen más de un tipo de relación en las percepciones del ejercicio mediante el formulario ubicado en Listados | Listado de perceptores con más de un tipo relación contrato.

Seleccionar el ámbito y el ejercicio que se va a controlar y dejar vacíos los campos Retenedor inicial y Retenedor final para obtener los perceptores de todos los retenedores de la base de datos con más de un tipo relación en el ejercicio y ámbito seleccionado.

Asignación masiva tipo relación contrato

Después de obtener la relación de los perceptores, proceder a la unificación del tipo de relación mediante el formulario ubicado en Administración / Utilidades | Asignación masiva tipo relación contrato.

Seleccionar el ámbito, ejercicio, retenedor y perceptor y en el campo Tipo relación contrato indicar el tipo de relación que se refleja en el modelo 190. Al pulsar el botón Asignar se realiza la modificación de todos los tipos de relación del perceptor en el ejercicio y ámbito seleccionado al tipo de relación indicado.

Edición del modelo 190

Una vez traspasadas o creadas las percepciones del último periodo se realiza el resumen anual, que no es más que el resultado de todo el año recogido en un solo documento. El proceso de edición es semejante al de las cartas de pago. La generación del modelo 190 se puede realizar de forma individual desde el explorador del Retenedor o de forma masiva desde el formulario ubicado en Edición de documentos oficiales | Resumen anual.

El formulario de la edición consta de dos grupos de campos que contienen los diferentes parámetros de selección:

• Selección retenedores. Campos que permiten restringir la edición del resumen según el ámbito, retenedores, delegaciones de la AEAT, grupo de retenedores y tipo de soporte. Estos campos hacen referencia a los que tienen indicados los retenedores en su mantenimiento, por ejemplo, si en el campo Soporte edición se selecciona el tipo de soporte telemática, se seleccionan sólo los retenedores que tienen indicado dicho valor en el campo Soporte resumen anual del formulario de retenedores.
• Parámetros edición. Campos que hacen referencia al formato (tipo de soporte) en el que se editan los resúmenes, criterio de ordenación y restringir la edición únicamente de los resúmenes que no están marcados como editados. Si en el campo Soporte de Selección retenedores, se selecciona el tipo de soporte Papel continuo y en el campo Soporte edición se selecciona la opción Telemática, se generan telemáticamente los resúmenes de todos los retenedores que tienen indicado el valor Papel continuo en Soporte resumen anual del formulario de retenedores.

Una vez introducidos los campos, pulsar Editar. A continuación, se visualiza un formulario que indica la cantidad de retenedores incluidos en la selección y los modelos 190 que se han generado.

Y, a continuación, se abre otro para indicar el número de justificante.

En la generación telemática, el número de justificante lo facilita la AEAT una vez realizada la presentación en su web.

Presentación del modelo

Conectarse a la web de la AEAT y capturar el fichero que se ha generado en la carpeta TELE190 del directorio C:aeat. Para obtener información de cómo realizar la presentación a través de TGVI, consultar el apartado Presentación del modelo 190 a través de TGVI

Validación del modelo 190

Al realizar la presentación del modelo 190 en la web de la Agencia Tributaria, la propia web realiza la validación y muestra los errores que se deben corregir y los avisos.

Los avisos no impiden la presentación del modelo 190 son mensajes para que se compruebe si la información enviada en determinados campos es correcta. La consulta el detalle del registro está disponible pulsando el botón Ir al Aviso.

Al pulsar Descargar listado de errores se obtiene un fichero XML con a relación de los registros erróneos. También es posible consultar el detalle de los registros erróneos uno a uno mediante el botón Ir al Error.

Corregir las incidencias en Nómina (IRPF) y volver a generar la edición del modelo 190.

Condiciones previas

Antes de proceder a la presentación del resumen a través de TGVI es necesario:

• Tener instalado un certificado digital que permita su presentación.
  Tener activada la presentación a través de TGVI en la configuración del programa.
  Haber generado el 190 con TGVI activado.

Activación de TGVI en los parámetros del despacho

La activación del TGVI para la presentación del modelo 190 se realiza desde en el formulario Parámetros Despacho, ubicado en Configuración | Parámetros de despacho. Una vez en el formulario, en en el campo Modo de envío por TGVI de la pestaña Datos despacho se debe seleccionar uno de los siguientes valores:

• Activado. Activa el envío por TGVI desde la Edición de documentos oficiales | Envío masivo por TGVI del modelo 190 nacional.
• Activado + abrir formulario de envío. Al finalizar la edición del resumen anual enlaza con el formulario de envío masivo por TGVI del modelo nacional.

Presentación a través de TGVI

Para proceder a la presentación del modelo a través de TGVI, una vez generados los modelos con el TGVI activado, abrir el formulario ubicado en Edición de documentos oficiales / Envío masivo por TGVI del modelo 190 nacional y seguir los siguientes pasos:

1. Indicar el ejercicio, el modelo 190 y el periodo 0A.
2. Pulsar Cargar ficheros.
3. En la parrilla, seleccionar los ficheros que se van a tratar.
4. Pulsar el botón Validar.
5. Seleccionar el certificado digital.
6. En la pestaña Errores se visualizan los ficheros que han dado error con el detalle del error que ha devuelto la Agencia Tributaria y en la pestaña Ficheros validados los ficheros que han superado la validación y que se van a remitir a la Agencia Tributaria mediante el botón Presentar.
7. Marcar la casilla Conforme a realizar la presentación para que se active el botón Firmar y Presentar.
8. Para finalizar la presentación de las declaraciones, pulsar Firmar y Presentar.

Condiciones previas

Antes de proceder a la generación del resumen es necesario realizar una serie de comprobaciones. Son las siguientes:

Creación de la carpeta TELE345

Para la generación del fichero telemático del resumen anual es necesario crear en el directorio C:\aeat la carpeta TELE345, para ello debe seguir estos pasos:

1. Haga doble clic sobre el icono Mi PC del escritorio.
2. Seleccione la unidad Disco local (C.).
3. Abra la carpeta aeat.
4. Posiciónese en la parte derecha de la ventana y haga clic en el botón secundario del ratón.
5. Seleccione la opción Nueva y en el siguiente menú la opción Carpeta.
6. Se crea una carpeta con el nombre Nueva carpeta, marque la misma y con la opción cambiar nombre del botón secundario del ratón, cambie el nombre por TELE345.

Definición del plan de pensiones

El plan de pensiones se define en el formulario ubicado en Administración | Lista de valores | Planes de pensiones.

Los datos identificativos del plan de pensiones los debe proporcionar la entidad gestora del plan.

Datos del retenedor

La última comprobación previa que debe realizar es comprobar los datos del retenedor desde el formulario al que se accede desde Administración | Retenedores | Retenedores o mediante el botón Retenedores del explorador del Retenedor:

• En la pestaña Mod. 345, compruebe si la persona y el teléfono de contacto es diferente a la del 111/190. Se deben cumplimentar los campos Persona de  contacto y Tel. de contacto.
• El Ámbito y el Plan de pensiones de cada uno de los planes y ámbitos que se vayan a presentar para el retenedor deben estar indicados.
• Los campos Inicio y Final sólo deben estar cumplimentados si el plan de pensiones es de carácter temporal, para indicar cuándo estará activo.
• El campo Origen está relacionado con el traspaso desde Nómina y indica el plan asignado en función del origen: E4 si el concepto de origen es de tipo E4, E5 si el concepto de origen es de tipo E5, o EPSV si es para el traspaso de aportaciones EPSV.

Generación del modelo 345

A continuación, se detallan los pasos que debe seguir para obtener el modelo 345 de forma individual. Son los siguientes:

Traspaso de datos de nómina y entrada de aportaciones

Las aportaciones son necesarias para poder realizar la generación del modelo 345. Hay tres opciones para obtenerlas:

• Entrada manual
• Importación desde un fichero u hoja Excel
• Traspaso desde laboral

Entrada manual

La entrada manual se puede realizar desde Perceptores | Aportaciones mensuales o desde el Explorador retenedor posicionándose sobre la línea correspondiente al modelo 345 y el ámbito que se quiera entrar los datos pulsando el botón Percep/Aport.

Traspaso desde Laboral

El traspaso desde Laboral se realiza mediante el formulario ubicado en Utilidades | Traspaso desde nómina | Traspaso de aportaciones desde Laboral.

Se traspasan tres tipos de datos en función de:

• Aportaciones desde especies de origen E4. Si en los datos acumulados de nómina existe importe en el dato Especies 4 y en la definición de los planes de pensiones del retenedor/declarante existe, como mínimo, uno que esté vigente en el ejercicio seleccionado y sea de origen E4, se traspasan el importe sobre ese plan.
• Aportaciones desde especies de origen E5. Si en los datos acumulados de nómina existe importe en el dato Pensión contrib. (relacionado con conceptos de especies E5) y en la definición de los planes de pensiones del retenedor/declarante existe, como mínimo, uno que esté vigente en el ejercicio seleccionado y sea de origen E5, se traspasa el importe sobre ese plan.
• Aportaciones EPSV. Si existen datos de EPSV y en la definición de los planes de pensiones del retenedor/declarante existe como mínimo uno que esté vigente en el ejercicio seleccionado y sea de origen EPSV, se traspasa el importe sobre ese plan.

Generación del modelo 345

Una vez traspasadas o creadas las aportaciones del ejercicio, se procede a realizar la edición del 345. La generación del modelo 345 se puede realizar de forma individual desde el explorador del Retenedor o de forma masiva desde el formulario ubicado en Edición de documentos oficiales / Planes de pensiones.

El formulario de la edición consta de dos grupos de campos que contienen los diferentes parámetros de selección:

• Selección retenedores. Campos que permiten restringir la edición del resumen según el ámbito, retenedores, delegaciones de la AEAT, grupo de retenedores y tipo de soporte.
• Parámetros edición. Campos que hacen referencia al criterio de ordenación y restringir la edición únicamente de los resúmenes que no están marcados como editados.

Una vez introducidos los campos, pulse el botón Editar. A continuación, se visualiza un formulario que indica la cantidad de retenedores incluidos en la selección y los modelos 345 que se han generado.

Y, a continuación, se abre otro para indicar el número de justificante.

En la generación telemática, el número de justificante lo facilita la AEAT una vez realizada la presentación en su web.

Presentación del modelo

Para realizar la presentación individual conéctese a la web de la AEAT y capture el fichero que se ha generado en la carpeta TELE345 del directorio C:\aeat.

Para Bizkaia, los ficheros se generarán en los directorios propios de BILA, dentro de C:\BFA\MOD_345.

Eliminación del periodo 20yy099(*)

Antes de proceder al recálculo de IRPF, se debe eliminar el periodo de nómina de recálculo 20yy099, debido a que el recálculo se va a realizar con los datos reales del mes de diciembre.

Para realizar el proceso de eliminación se deben seguir estos pasos:

1. Abrir el formulario ubicado en Utilidades | Bajas | Periodos de nómina.
2. Seleccionar la empresa o empresas de las que va a eliminar el periodo.
3. En el formulario que se abre a continuación, indicar 20yy099 en el campo Periodos para eliminar, dejando los campos Datos absentismo SILTRA y Factores variables marcados.

Incidencias del mes de diciembre

El siguiente paso es indicar, en el periodo de nómina, las incidencias del mes: factores variables, procesos de IT, absentismos, etc., del mismo modo que se realiza en los meses anteriores. Puede realizarlo desde los formularios ubicados en:

• Procesos de nómina | Nómina | Factores variables | Importación/Exportación hoja de cálculo
• Procesos de nómina | Nómina | Factores variables | Trabajador

Para que los factores variables se incorporen en el periodo 20yy099 es necesario que esté marcado el marcador Periodo recálculo antes de indicar los valores o realizar la importación.

Cálculo del periodo de nómina

A continuación, realizar el cálculo de la nómina de diciembre: 20yy032. El proceso es el mismo que en un mes normal. El proceso se realiza desde el formulario ubicado en:

• Procesos de nómina | Nómina | Cálculo de la nómina | Proceso de cálculo de la nómina

Cálculo del porcentaje

Finalmente, calcular el porcentaje de IRPF mediante el formulario ubicado en Procesos de nómina | Nómina | Cálculo % IRPF | Cálculo % IRPF.

Seleccionar la empresa o empresas de las que se calcula el porcentaje de IRPF.

En el formulario que se abre a continuación, cumplimentar los campos que se solicitan:

• Periodo de nómina. No modificar el periodo de recálculo 20yy-099.
• Mes y año cálculo. Mes y año del cálculo 12-20yy.
• Tipo de cálculo. Seleccionar el mismo tipo de cálculo que el realizado durante el resto del año para realizar las regularizaciones.
• Acumulados manuales. Marcar esta casilla para indicar que se tengan en cuenta los acumulados manuales.
• Especies. Marcar esta casilla para indicar que se tengan en cuenta las retribuciones en especies.
• Recálculo combinado. Marcar esta casilla, en el caso de que haya trabajadores de alta en más de una empresa, cuenta de cotización o centro de trabajo, para tener en cuenta lo devengado en las otras empresas, cuentas de cotización o centro de trabajo.
• Atrasos ejercicios anteriores. Marcar esta casilla si durante el año se han realizado atrasos de ejercicios anteriores al año en curso y se han acumulado este año.
• Cálculo con datos calculados. Marcar esta casilla para realizar el recálculo con los datos reales de los periodos de nómina de diciembre.
• Periodos para recalcular. Visualización de los periodos de nómina ya calculados en el mes de diciembre, al marcar el campo anterior. Si no  se recalcula el periodo de la paga, indicar sólo el periodo del mes.
• Control incremento retención > incremento base. Marcar esta casilla para controlar que el incremento de la retención que pueda tener el trabajador no supere el incremento que pueda tener la base de cálculo.

El campo No incluir ERE permite decidir si los importes que los trabajadores han cobrado del SEPE, que están en los periodos 20yy-08x, se tienen en cuenta al calcular la base anual del trabajador. Por defecto, el campo está desmarcado y, por tanto, sí los tiene en cuenta.

Incorporar los porcentajes calculados y vuelva a calcular los periodos indicados en el campo Periodos para recalcular. Para que se asuma el nuevo porcentaje, al calcular la nómina marcar el campo IRPF.